路巍，王蕾

首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京地壇醫(yī)院人事處，北京 100015

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的全面深化和人事制度的不斷改革， 醫(yī)院的人力資源管理工作也迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)無(wú)法應(yīng)對(duì)新的管理要求。 實(shí)踐證明，醫(yī)院的人力資源管理信息化將成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)[1]。 人力資源管理信息化可以為醫(yī)院提供全面且系統(tǒng)化的信息數(shù)據(jù)支持，從而大幅度提升醫(yī)院人事部門(mén)的工作效率，在簡(jiǎn)化辦事流程的同時(shí)增強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的共享性與可靠性。該文通過(guò)北京市某三級(jí)甲等傳染病專科醫(yī)院的人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)實(shí)踐進(jìn)行分析， 提出了“循序漸進(jìn)”的建設(shè)原則，在實(shí)施時(shí)抓住系統(tǒng)建設(shè)基線工作，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)管理和有效應(yīng)用；逐步開(kāi)放各級(jí)用戶的自助查詢與線上業(yè)務(wù)辦理，通過(guò)不斷挖掘和完善系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能和人機(jī)功效的最優(yōu)組合，取得了較好的實(shí)施效果。

1 醫(yī)院基本情況

該院是北京市醫(yī)院管理中心下屬的三級(jí)甲等傳染病?？漆t(yī)院，是一家集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防為一體的臨床醫(yī)療機(jī)構(gòu)，主要承擔(dān)除結(jié)核病以外的所有法定傳染病的診治、研究和培訓(xùn)任務(wù)。 其作為首都醫(yī)科大學(xué)的臨床醫(yī)院和北京大學(xué)教學(xué)醫(yī)院，設(shè)編制床位758 張，實(shí)際開(kāi)放床位807 張，開(kāi)放臨床學(xué)科30 余個(gè)，擁有國(guó)家級(jí)重點(diǎn)?？? 個(gè)，年門(mén)診量80 萬(wàn)人次，出院量3 萬(wàn)余人次，手術(shù)量近萬(wàn)例，現(xiàn)有職工1 400 余名。

2 人力資源管理系統(tǒng)信息化建設(shè)背景

該院應(yīng)用的人力資源管理系統(tǒng)主要為單機(jī)版的某信息系統(tǒng)，設(shè)備采購(gòu)于2008 年，未做過(guò)任何升級(jí)，該系統(tǒng)主要的功能是人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理，主要應(yīng)用者為人事處的工作人員，數(shù)據(jù)采集的方式為手工錄入。 其管理方式在該院原有職工人數(shù)不多，管理內(nèi)容單一的情況下具有適用，但隨著近年來(lái)該院遵循“大?？疲【C合”和“醫(yī)教研防”四位一體的發(fā)展思路，不斷引進(jìn)各類專業(yè)人才，職工總數(shù)激增，管理內(nèi)容日趨復(fù)雜化、多維化，人事管理工作中的各類問(wèn)題也日益凸顯。

2.1 工作模式效率低，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)誤差大

該院應(yīng)用的人力資源信息系統(tǒng)的維護(hù)權(quán)僅在人事處一個(gè)科室，且全部采取手工錄入方式，數(shù)據(jù)量大。很多在其他科室的人員信息， 如醫(yī)務(wù)處的執(zhí)業(yè)醫(yī)師信息、護(hù)理部的護(hù)士執(zhí)業(yè)信息等均需通過(guò)紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)遞到人事處，再由人事處的工作人員進(jìn)行錄入，這種工作模式的直接結(jié)果是錄入人員工作量大， 職工個(gè)人信息更新滯后。 并且由于原有系統(tǒng)沒(méi)有統(tǒng)計(jì)功能，各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和報(bào)表，均需通過(guò)Excel 表加工完成，統(tǒng)計(jì)起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率很低且存在一定的錯(cuò)誤率。

2.2 管理信息碎片化，資源共享能力差

職工的檔案信息和社保信息在人事處，工資核算、發(fā)放、計(jì)稅在財(cái)務(wù)處，公積金、房補(bǔ)的核算和發(fā)放在總務(wù)處，醫(yī)生調(diào)配在醫(yī)務(wù)處，護(hù)士調(diào)配在護(hù)理部，不同的數(shù)據(jù)分散在不同的科室，各科之間因?yàn)楣ぷ髁鞒痰牟煌瑢?dǎo)致數(shù)據(jù)不能實(shí)時(shí)匯總到人事處，管理信息分散，且碎片化。醫(yī)院管理人員在調(diào)取人員數(shù)據(jù)時(shí)所獲得的信息大多是靜態(tài)的，嚴(yán)重阻礙醫(yī)院的有關(guān)規(guī)劃和決策，影響醫(yī)院發(fā)展。

2.3 招聘工作手工化，缺少招聘數(shù)據(jù)分析

長(zhǎng)期以來(lái)，該院在人才招聘環(huán)節(jié)中采用傳統(tǒng)的人力招聘體系，該體系存在的主要問(wèn)題是接收的簡(jiǎn)歷格式不統(tǒng)一，篩選工作量大，在公告期截止后要留出大量篩選和資質(zhì)審核時(shí)間， 無(wú)法快速啟動(dòng)下一步的面試程序，獲取亟須人才。 在招聘工作完成后，還需手工進(jìn)行招聘工作數(shù)據(jù)分析，在招聘季往往會(huì)因工作量大而無(wú)法及時(shí)完成有關(guān)分析。

2.4 管理人員超負(fù)荷，職工滿意度低

該院人事處有工作人員5 名，負(fù)責(zé)該院1 400 余名編內(nèi)、派遣、外包等不同身份的人員管理，經(jīng)常加班加點(diǎn)，每逢年度晉級(jí)、工資晉檔、調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)、年度報(bào)表都會(huì)涉及到大量的數(shù)據(jù)處理工作，工作量巨大；加之近幾年醫(yī)院人員的頻繁流動(dòng)也使得招聘壓力劇增，人事處80%的工作時(shí)間都在處理常規(guī)性工作，對(duì)于人力規(guī)劃、人才培訓(xùn)、員工職業(yè)生涯規(guī)劃等核心人力資源業(yè)務(wù)根本無(wú)法深入開(kāi)展。 職工對(duì)帶薪休假、年度考核、工資級(jí)別、職稱晉升等很多人事政策和辦事流程不熟悉，相關(guān)管理工作封閉運(yùn)行，職工滿意度降低。

3 人力資源管理系統(tǒng)信息化實(shí)施路徑

人力資源管理信息系統(tǒng)是信息化時(shí)代一種整體解決人力資源問(wèn)題的方案，通過(guò)信息化建設(shè)，醫(yī)院人力資源管理部門(mén)可以從復(fù)雜的行政事務(wù)中逐漸解脫出來(lái)，將工作的重心轉(zhuǎn)移到為醫(yī)院職工服務(wù)和支持醫(yī)院發(fā)展管理的戰(zhàn)略上[2]。該院在調(diào)研了多家兄弟醫(yī)院后發(fā)現(xiàn)，目前各家醫(yī)院應(yīng)用的人力資源管理信息系統(tǒng)， 通常是以下4種類型：①醫(yī)院信息中心自行開(kāi)發(fā)系統(tǒng)；②由軟件公司量身定制開(kāi)發(fā)系統(tǒng)；③使用商品化人力資源管理信息系統(tǒng)；④使用醫(yī)院某個(gè)系統(tǒng)中附帶的人力資源管理模塊[3]。每個(gè)醫(yī)院都有不同的組織架構(gòu)，所面臨的人力資源現(xiàn)狀及管理模式也不盡相同。最終該院選取了某商品化的人力資源管理信息系統(tǒng)，同時(shí)根據(jù)該院情況進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，使該系統(tǒng)的功能模塊與醫(yī)院的實(shí)際情況和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)相結(jié)合。

3.1 分步實(shí)施，把握系統(tǒng)建設(shè)基線工作

該院在進(jìn)行人力資源管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)遵循循序漸進(jìn)的原則，系統(tǒng)建設(shè)初期，把握住數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)這個(gè)基線工作，以現(xiàn)行的電子信息及職工人事檔案為依據(jù)，采取批量導(dǎo)入、手工錄入、圖片上傳等多種途徑維護(hù)人員數(shù)據(jù)，搭建信息化工作系統(tǒng)平臺(tái)。 在平臺(tái)中建設(shè)分層清晰的信息子集和信息指標(biāo)，做到圍繞全部個(gè)人信息的電子集中管理。 在獲取信息時(shí)，只需輸入相應(yīng)的查詢或統(tǒng)計(jì)條件，符合條件的人員信息就可以表單、花名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等多種形式清晰地顯示出來(lái)，且統(tǒng)計(jì)報(bào)表可以實(shí)現(xiàn)表內(nèi)、表間校對(duì)，點(diǎn)擊相應(yīng)歸屬子集中的附件，附件材料可以直接在線預(yù)覽。 通過(guò)搭建信息化工作系統(tǒng)平臺(tái)，充分調(diào)動(dòng)、搜集、整合醫(yī)院人力資源方面信息，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)推動(dòng)人力資源管理工作更加科學(xué)、規(guī)范，人力資源部門(mén)工作人員通過(guò)人力資源管理系統(tǒng)對(duì)有關(guān)信息進(jìn)行查看、篩選、分析，得到相應(yīng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)[4]，進(jìn)而做好深層次拓展工作， 確保醫(yī)院人力資源管理工作更高效，推動(dòng)醫(yī)院人力資源現(xiàn)代化建設(shè)。

3.2 依托電子考勤，同步推廣應(yīng)用

在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基礎(chǔ)工作時(shí)，以電子考勤為切入點(diǎn)，進(jìn)行系統(tǒng)的第一次深度應(yīng)用。 該院調(diào)整了原有的紙質(zhì)考勤上報(bào)模式，在人力資源管理系統(tǒng)中設(shè)置電子考勤賬套，通過(guò)設(shè)置各種班次類型及各類請(qǐng)假標(biāo)識(shí)，每月只需考勤人員登錄個(gè)人系統(tǒng)填寫(xiě)考勤（或批量導(dǎo)入），提交給科室領(lǐng)導(dǎo)后，由科室領(lǐng)導(dǎo)審核提交至人事處，人事處再審核完畢后即可完成當(dāng)月全院考勤的匯總統(tǒng)計(jì)。對(duì)于科室調(diào)動(dòng)人員，由上一科室填報(bào)完該科室考勤后隨即流轉(zhuǎn)到下一考勤上報(bào)科室， 由下一考勤科室繼續(xù)填報(bào)，填報(bào)完畢后繼續(xù)流轉(zhuǎn)， 最終考勤由人事部門(mén)審核歸檔。電子考勤運(yùn)行后，改善了原有紙質(zhì)考勤因科室負(fù)責(zé)人簽字不及時(shí)等原因?qū)е碌倪t報(bào)問(wèn)題，同時(shí)也杜絕了人員調(diào)換頻繁而出現(xiàn)的人員漏報(bào)問(wèn)題，還淘汰了原有紙質(zhì)考勤在提交前的高壓消毒環(huán)節(jié)（該院為傳染病?？漆t(yī)院），基本可以做到人員實(shí)時(shí)調(diào)整，科室實(shí)時(shí)上報(bào)，人事實(shí)時(shí)審核，考勤實(shí)時(shí)掌握。

3.3 搭建工資模塊，實(shí)現(xiàn)工資核算、保險(xiǎn)福利的自動(dòng)化處理

醫(yī)院人力資源管理中薪酬管理屬重要內(nèi)容，不僅與員工待遇直接掛鉤，還關(guān)系著醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。 高效的薪酬管理對(duì)于調(diào)動(dòng)員工的工作積極性與主動(dòng)性具有重要意義。 對(duì)于醫(yī)院而言，為了推進(jìn)人力資源信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)薪酬管理電子化、透明化顯得尤為重要。 該院根據(jù)預(yù)先導(dǎo)入的工資標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定好醫(yī)院工資核算計(jì)發(fā)規(guī)則，最終通過(guò)系統(tǒng)完成職工入職起薪、年度工資晉升、職稱工資晉檔等工作；每月根據(jù)電子考勤匯總結(jié)果，一鍵完成月工資扣款計(jì)算。 如有工資補(bǔ)發(fā)情況也可隨時(shí)設(shè)置補(bǔ)發(fā)條件，及時(shí)完成補(bǔ)發(fā)金額核算。 在完成工資調(diào)整后，即可批量打印工資變動(dòng)審批表和調(diào)資花名冊(cè)。 內(nèi)設(shè)社會(huì)保險(xiǎn)的繳費(fèi)基數(shù)和固定費(fèi)率，在工資專員完成職工的工資核定后，保險(xiǎn)專員即可點(diǎn)擊計(jì)算生成保險(xiǎn)繳費(fèi)明細(xì)，每月通過(guò)預(yù)設(shè)的保險(xiǎn)賬套自動(dòng)進(jìn)行人員增減變動(dòng)比對(duì)，自動(dòng)生成保險(xiǎn)繳費(fèi)月報(bào)。高效、便捷的工資和保險(xiǎn)系統(tǒng)， 大大提高了人事處工作效率和工作質(zhì)量，同時(shí)，精準(zhǔn)的工資核算和及時(shí)的工資發(fā)放也扭轉(zhuǎn)了職工的不良情緒。

3.4 建立招聘模塊，助力招聘工作

信息時(shí)代，醫(yī)院要改變傳統(tǒng)的人才招聘方式，發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)招聘，不僅可以使招聘?jìng)鞑シ秶鷶U(kuò)大，而且使得招聘程序得以簡(jiǎn)化，從而提升人才招聘質(zhì)量與效率。 借助該信息系統(tǒng)，該院建立了招聘模塊，應(yīng)聘者只需在線注冊(cè)賬號(hào)，即可按照操作指引完成個(gè)人簡(jiǎn)歷填寫(xiě)，在公告期間，管理員可隨時(shí)登錄系統(tǒng)查看簡(jiǎn)歷投遞情況，在公告期結(jié)束后，可自動(dòng)匯總各崗位接收簡(jiǎn)歷情況，根據(jù)關(guān)鍵詞的提取自動(dòng)生成面試情況一覽表。 招聘結(jié)束后還可以自動(dòng)觸發(fā)入職流程，完成應(yīng)聘比、錄用比分析，對(duì)其他候選人納入待用人才庫(kù)，便于在產(chǎn)生新的崗位空缺時(shí)快速匹配候選人[5]。對(duì)于錄用人員，可以手動(dòng)移庫(kù)，由應(yīng)聘人員庫(kù)調(diào)整到在職人員庫(kù)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)全部遷移，無(wú)需重復(fù)錄入，為后續(xù)的職工入職信息采集節(jié)省了大量時(shí)間。招聘模塊的成功上線大大縮短了該院的招聘工作周期，在近2 年的招聘季前期基本就可以完成大部分崗位的招聘工作，使該院的人員招聘效率和質(zhì)量都上了一個(gè)臺(tái)階。

3.5 開(kāi)放各級(jí)自助和數(shù)據(jù)共享，打破原有信息分散格局

利用員工自助平臺(tái)， 實(shí)現(xiàn)人性化管理及個(gè)性化服務(wù)，提高員工滿意度[6]。職工在登錄自助平臺(tái)后即可查看個(gè)人比較關(guān)心的考勤、年假等基礎(chǔ)信息，經(jīng)過(guò)授權(quán)還可對(duì)家庭地址、手機(jī)號(hào)碼等部分信息進(jìn)行修改。 登錄公告欄可查看各類人事管理制度和最新人事工作通知，使人事管理工作公開(kāi)化和透明化。 同時(shí)，修改原有工作審批模式，將各類申請(qǐng)電子化，員工作為業(yè)務(wù)發(fā)起人只需點(diǎn)擊相應(yīng)業(yè)務(wù)申請(qǐng)，在線完成業(yè)務(wù)填寫(xiě)，提交負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，隨時(shí)查看審批進(jìn)度和審批結(jié)果。作為科室負(fù)責(zé)人，可查看該科室所轄職工的人事基本信息， 審批職工考勤、休假、培訓(xùn)等業(yè)務(wù)申請(qǐng)；作為院領(lǐng)導(dǎo)，可查看醫(yī)院人力資源總體配置情況，全院人員各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表；作為職能科室，經(jīng)過(guò)授權(quán)可進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和查詢，實(shí)現(xiàn)了對(duì)人員信息全面、動(dòng)態(tài)地管理。 該人事系統(tǒng)應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)一次性處理與共享，加強(qiáng)了各職能科室之間的信息合作和開(kāi)放，使很多業(yè)務(wù)處理更加透明化、流程化和具有可參與性，醫(yī)院管理人員反饋較好。

3.6 不斷發(fā)掘系統(tǒng)應(yīng)用，信息建設(shè)無(wú)止境

為滿足醫(yī)院的管理需求和業(yè)務(wù)需求，需對(duì)醫(yī)院信息系統(tǒng)的功能進(jìn)行豐富和優(yōu)化[7]。 該院在建設(shè)時(shí)一直秉承“邊建設(shè)、邊應(yīng)用、邊完善”的工作原則，醫(yī)院搭建好人事信息平臺(tái)，規(guī)范各類業(yè)務(wù)流程后，需要進(jìn)行更加深入的應(yīng)用和挖掘，使系統(tǒng)功能更加豐富，應(yīng)用更加流暢，職工更加便捷。力爭(zhēng)通過(guò)信息系統(tǒng)規(guī)范人力資源管理業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)職工招聘、入職、薪酬、福利、調(diào)動(dòng)、晉升、婚育、離退的職業(yè)全生命周期管理[8]?？傊诓粩嗵剿骱驮囉眠^(guò)程中，逐步完善系統(tǒng)功能，優(yōu)化系統(tǒng)功能設(shè)置，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能和人機(jī)功效的最優(yōu)組合。

4 注意事項(xiàng)

4.1 安全性

信息安全是信息化建設(shè)工作中的一個(gè)關(guān)鍵性問(wèn)題[9]。在內(nèi)外網(wǎng)前端設(shè)計(jì)包括訪問(wèn)控制、防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)的加密技術(shù)等安全技術(shù)措施。 要確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性,攔截非法用戶訪問(wèn),確保數(shù)據(jù)不被非法用戶竊取。 加強(qiáng)人事信息數(shù)據(jù)安全控制，建立從網(wǎng)絡(luò)層、系統(tǒng)層和應(yīng)用層面的安全機(jī)制和科學(xué)的安全管理體系[10]。 同時(shí)，在科室內(nèi)部設(shè)立信息專員，嚴(yán)格進(jìn)行各級(jí)用戶密碼管理和權(quán)限管理。 個(gè)人自助用戶，在初次登錄系統(tǒng)后自動(dòng)提示修改密碼， 且密碼設(shè)置要符合醫(yī)院信息中心的安全要求，在修改密碼完成后方可正常訪問(wèn)系統(tǒng)；職能及臨床各類業(yè)務(wù)用戶，要根據(jù)科室的工作需要進(jìn)行授權(quán)，確保在不影響工作的前提下，最大化地保護(hù)職工個(gè)人信息，所有業(yè)務(wù)科室均需簽署安全保密協(xié)議，保證職工信息不泄露。根據(jù)工作需要，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)備份，定期查看備份日志，同時(shí)為了充分保證數(shù)據(jù)安全，所有數(shù)據(jù)除存儲(chǔ)在服務(wù)器上，還需定期復(fù)制到移動(dòng)硬盤(pán)中，實(shí)行數(shù)據(jù)雙備份制。通過(guò)以上系統(tǒng)設(shè)置及人為干預(yù)，充分確保數(shù)據(jù)安全。

4.2 兼容性

根據(jù)信息系統(tǒng)涉及的管理部門(mén)多、信息交換要求及時(shí)等業(yè)務(wù)特點(diǎn),系統(tǒng)設(shè)計(jì)要兼容性強(qiáng),擴(kuò)充靈活,維護(hù)方便[11]。在設(shè)計(jì)時(shí)一定要充分結(jié)合醫(yī)院的工作實(shí)際和工作流程，確定業(yè)務(wù)需求和建設(shè)目標(biāo)，進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)的可行性研究，考慮項(xiàng)目的實(shí)施周期，制訂項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃和保障措施， 在實(shí)施前要充分考慮系統(tǒng)兼容性及未來(lái)升級(jí)需求,在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)字典、編程規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議等環(huán)節(jié)時(shí),參照行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的開(kāi)放性。同時(shí)，要充分考慮系統(tǒng)未來(lái)擴(kuò)容需求,及未來(lái)系統(tǒng)應(yīng)用內(nèi)容的增加,保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)的平穩(wěn)過(guò)渡,以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目投資的最大利用率。

4.3 便捷性和實(shí)用性

該系統(tǒng)建設(shè)目的之一是通過(guò)提升數(shù)據(jù)處理速度和處理效率來(lái)提高職工滿意度，最終提升人力資源管理部門(mén)的價(jià)值。在各級(jí)用戶登錄的使用功能設(shè)計(jì)上一定要操作簡(jiǎn)單、界面友好。對(duì)于大家的拓展需求，由人事處信息專員負(fù)責(zé)收集匯總，與系統(tǒng)實(shí)施工程師和醫(yī)院信息中心進(jìn)行對(duì)接，因?yàn)槿耸绿帉?duì)醫(yī)院情況更了解，系統(tǒng)工程師對(duì)于軟件實(shí)施更了解，信息中心對(duì)項(xiàng)目可行性和安全性更有經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)三方力量共同配合，才能使開(kāi)放的每一個(gè)系統(tǒng)功能更具有實(shí)用價(jià)值，提升人力資源管理的效率和質(zhì)量，為職工帶來(lái)便捷[12]。

綜上所述，隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，及智能終端的開(kāi)發(fā)普及，移動(dòng)化、智能化將是未來(lái)醫(yī)院人事系統(tǒng)發(fā)展的主要趨勢(shì)。醫(yī)院要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，借助于現(xiàn)代化信息技術(shù)的有效應(yīng)用，在提升信息數(shù)據(jù)處理效率的同時(shí)，保證人力資源管理的合理性與科學(xué)性，不斷提高醫(yī)院人力資源管理水平，充分發(fā)揮人力資源的價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院的整體管理質(zhì)量健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。