霍紅偉，張俊紅，張秀菊，魏 巍，梁紅年

（遼寧省蠶業(yè)科學(xué)研究所，遼寧鳳城 118100）

1 農(nóng)業(yè)科研干部人事檔案的特性

人事檔案管理是一門完整的科學(xué)體系，以一種特殊的形式在社會(huì)中延續(xù)保存下來。需要管理人員去組織整理，運(yùn)用得當(dāng)?shù)募夹g(shù)和方法而整理的記錄過去、面向未來的文字材料，有很強(qiáng)的歷史價(jià)值。要做好人事檔案的管理工作，不僅要提高檔案人員的工作效率和素質(zhì)，更要對(duì)相關(guān)人員的檔案嚴(yán)格審核，依據(jù)“凡進(jìn)必審、凡轉(zhuǎn)必審”的原則，做好實(shí)體的基礎(chǔ)、服務(wù)、管理等方面工作。

農(nóng)業(yè)科研是關(guān)乎國家發(fā)展的根本，農(nóng)業(yè)科研單位的人事檔案是國家檔案的重要組成部分。農(nóng)業(yè)科研單位是農(nóng)業(yè)科技工作者和科技人才集中的地方，科技人才是單位發(fā)展的關(guān)鍵，把科技人才發(fā)展的軌跡、真實(shí)情況顯現(xiàn)成文件材料，進(jìn)行記載存檔尤為重要，也彰顯出人事檔案管理的必要性。干部人事檔案的管理，按照黨的干部管理政策，在培養(yǎng)、任用、選拔等工作中起到了重要作用。隨著農(nóng)業(yè)科研干部人事制度改革的不斷規(guī)范和深化，干部人事檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。

1.1 人事檔案的重要性

人事干部檔案記載著一個(gè)人學(xué)習(xí)、工作活動(dòng)的過程，提供了個(gè)人發(fā)展第一手資料，是提干選用、干部聘任、晉職的重要依據(jù)。人事干部檔案是在培養(yǎng)、選拔、使用干部過程中形成的文字記錄。

農(nóng)業(yè)科研單位的人事檔案，是記載著每個(gè)科技工作者的個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、政治思想等內(nèi)容的文件材料，是全面了解、選拔使用科技干部的重要依據(jù)。人事檔案管理工作是一項(xiàng)枯燥、細(xì)致、需要耐心的工作，在進(jìn)行干部人事檔案審核裝訂工作過程中，收集、整理等一系列材料的裝訂工作繁雜，工作量較大，要確保每一份材料的真實(shí)性和完整性，對(duì)所欠缺的材料通過本人提供逐一登記進(jìn)行追收，增大了編纂工作的困難。要想做好這項(xiàng)工作，不能有一點(diǎn)馬虎，需要工作人員嚴(yán)格把關(guān)，保證文件材料的真實(shí)完整，同時(shí)必須掌握相應(yīng)的管理方法。做好檔案管理工作，是維護(hù)和反映農(nóng)業(yè)科技人才在個(gè)人發(fā)展過程中真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力直接影響人事檔案管理工作的質(zhì)量、水平。培養(yǎng)出具備現(xiàn)代化人事檔案管理能力、熟悉人事檔案專業(yè)知識(shí)的人才是干部管理當(dāng)中的一部分，提高檔案工作管理人員的知識(shí)水平和管理能力，要充分發(fā)揮工作人員的創(chuàng)新意識(shí)和積極的創(chuàng)造意識(shí)。因此，做好檔案管理工作對(duì)農(nóng)業(yè)科研人員的發(fā)展具有重要的意義。

1.2 人事干部檔案對(duì)個(gè)人履歷的作用

農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的人事檔案材料包括干部履歷、學(xué)業(yè)經(jīng)歷、成績等原始記載，翔實(shí)客觀地反映了個(gè)人在政治、工作業(yè)績、人事考評(píng)狀況等方面的情況。檔案材料隨著社會(huì)發(fā)展對(duì)個(gè)人過往有著重要價(jià)值，是不能再生的信息資源，它的原始性、真實(shí)性不僅具有憑證作用和法律效應(yīng)，更是今后組織部門在選人、用人等方面的依據(jù)。人事干部檔案對(duì)干部個(gè)人專業(yè)技術(shù)水平等基本情況進(jìn)行了真實(shí)記載，它能為干部的評(píng)價(jià)、晉升等提供可靠的第一手考核材料。

2 人事干部檔案工作存在問題

2.1 人事檔案認(rèn)知不足，主觀隨意性較強(qiáng)

隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)科研工作人員的人事檔案的管理和利用提出了新的要求，人事干部檔案工作管理的要求也越來越嚴(yán)謹(jǐn)，科研事業(yè)單位人事檔案管理的不足也逐步顯現(xiàn)出來。人事檔案管理工作中有明確規(guī)定：任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案，這一規(guī)定源自于《干部人事檔案制度》，是出于對(duì)當(dāng)事人各自材料保密的目的，但這樣高度保密性的信息壟斷也降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性。

在檔案整理過程中，經(jīng)常有人不夠重視文件材料的整理和上交，書寫時(shí)很隨意，部分人員甚至錯(cuò)誤地認(rèn)為人事干部檔案管理無足輕重，平時(shí)又不能隨意查閱，利用率較低，利用價(jià)值不大，主觀上產(chǎn)生了隨意性。這就會(huì)造成在特殊時(shí)期對(duì)干部身份、職級(jí)、轉(zhuǎn)正定級(jí)、調(diào)動(dòng)等產(chǎn)生無法挽回的影響和損失。

2.2 人事檔案的不穩(wěn)定性

農(nóng)業(yè)事業(yè)人事檔案管理專業(yè)性強(qiáng)，有自己完整的操作方法和法規(guī)，具有獨(dú)立工作的范圍和程序。檔案管理中的責(zé)任意識(shí)落后與新形勢(shì)下的干部人事改革的要求不相適應(yīng)，很多單位在人事檔案管理上沒有設(shè)立專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)制，管理人事檔案工作的人員通常都兼職其他工作，不能做到及時(shí)歸檔，因時(shí)間長而導(dǎo)致材料歸檔不全。并且，負(fù)責(zé)檔案工作業(yè)務(wù)的熟練度也需要一個(gè)過程才能達(dá)到，人事檔案專業(yè)化程度高，業(yè)務(wù)性強(qiáng)，負(fù)責(zé)工作人員再經(jīng)常流動(dòng)，保管期限等標(biāo)準(zhǔn)暫時(shí)還不統(tǒng)一，再加上對(duì)業(yè)務(wù)的理解深度不一，加大了管理人事檔案的難度，在實(shí)際工作操作上難免存在不穩(wěn)定性，對(duì)檔案的管理無法快速深入、有序開展，對(duì)人事檔案管理工作的持續(xù)性造成影響。

2.3 人事檔案內(nèi)容鑒別困難

農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的人事干部檔案是歷史地、全面地考察了解干部的重要依據(jù)，但在整理管理檔案中存在個(gè)別書寫錯(cuò)誤的問題，例如在入黨、入團(tuán)、入學(xué)、入伍時(shí)的日期前后書寫不一致，姓名中同音字不同，是否有曾用名前后不一致的現(xiàn)象。干部人事檔案材料來源廣泛，材料內(nèi)容破損殘缺，字跡模糊，補(bǔ)充的材料不符合檔案歸檔要求，裝訂也不規(guī)范等，導(dǎo)致個(gè)別干部檔案在某一時(shí)間的材料有缺失，甚至查無可查，在一定程度上給審查工作帶來了困擾，嚴(yán)重影響了干部檔案的質(zhì)量。

另外，隨著人事檔案管理“三齡兩歷一身份”的實(shí)施，對(duì)科研干部人員定級(jí)、調(diào)資等方面不能重復(fù)得利有著明確規(guī)定。因事關(guān)干部職工的切身利益，對(duì)農(nóng)業(yè)科技干部人員的每一階段經(jīng)歷都要認(rèn)真審核，必要時(shí)都須一一走訪確認(rèn)，才能完成最終認(rèn)定?？萍几刹吭趯W(xué)習(xí)生活、工作經(jīng)歷上內(nèi)容較多，為了克服這些困難，按時(shí)完成檔案的審核工作任務(wù)，在人力物力、管理水平上都有著更高的要求。

2.4 管理系統(tǒng)不完善

檔案信息管理有利于檔案的高效利用，但為了提高檔案信息管理水平，必須建立與之配套的管理系統(tǒng)。目前，農(nóng)業(yè)科研單位尚未建立與檔案信息管理相配套的管理系統(tǒng)，信息管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，對(duì)檔案信息建設(shè)沒有明確規(guī)定，檔案審查、檔案監(jiān)督等相關(guān)機(jī)制缺失，這嚴(yán)重影響了檔案的開發(fā)利用。由于網(wǎng)絡(luò)的開放性和虛擬性，農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理過程中存在很大的安全風(fēng)險(xiǎn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息系統(tǒng)很容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。如果文件信息系統(tǒng)的安全性不高，會(huì)導(dǎo)致文件信息被盜或破壞，這將使文件失去其原始價(jià)值，不能反映農(nóng)業(yè)科研單位的真實(shí)情況，不利于單位相關(guān)工作的開展。

農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理?xiàng)l件建設(shè)不到位，導(dǎo)致檔案管理方法不能與大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求緊密結(jié)合，無法建立資源數(shù)據(jù)庫，也無法系統(tǒng)地分析和優(yōu)化單位檔案管理結(jié)構(gòu)。農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理方法陳舊，嚴(yán)重影響管理效果。

2.5 缺乏檔案管理技術(shù)

在信息化時(shí)代，農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理是一個(gè)非常復(fù)雜的過程。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理需要建立一個(gè)完整的信息平臺(tái)，將網(wǎng)絡(luò)信息應(yīng)用于這項(xiàng)工作?，F(xiàn)階段，檔案管理人員大多不是專業(yè)人員，也不是檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，大部分是由其他部門直接安排的。開展工作前只通過一系列簡單的培訓(xùn)，所以他們不太了解檔案管理系統(tǒng)，檔案的利用率低，因此，檔案管理的效果也不是很好。

專業(yè)的檔案管理人員不僅要具備較高的專業(yè)知識(shí)，還要具有一定的職業(yè)道德和素養(yǎng)，能夠積極地為檔案信息管理服務(wù)。經(jīng)過一段時(shí)間的試驗(yàn)，我們可以知道網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理是非常方便的，可以充分發(fā)揮檔案的作用，使用起來也更加方便。因此，對(duì)于農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理，必須加強(qiáng)其信息化建設(shè)，使其發(fā)揮最大的作用。同時(shí)，要將檔案信息平臺(tái)建設(shè)與學(xué)校交流平臺(tái)建設(shè)相結(jié)合，促使農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作的開展。

3 檔案管理工作的建議

3.1 加快電子化人事檔案管理

現(xiàn)階段，農(nóng)業(yè)科技人才的人事檔案管理工作的信息化程度不高。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)在現(xiàn)代化工作中起到了便捷辦公的重要作用，但在人事檔案管理工作上，現(xiàn)代化工作方式的優(yōu)勢(shì)還沒被很好地發(fā)揮出來，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事管理中廣泛應(yīng)用。人事檔案電子化管理的發(fā)展嘗試，對(duì)人事檔案管理創(chuàng)新具有重要作用。

農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)該依靠科技的發(fā)展和進(jìn)步，建立符合新時(shí)代的檔案管理系統(tǒng)。首先，對(duì)人事檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)錄入、審核來源途徑，將干部信息和人力資源緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息資源的整合利用，完善農(nóng)業(yè)科技人員庫，將科技干部檔案和干部選拔信息有效整合，建立專家?guī)?。其次，采用電子化管理人事檔案，是加強(qiáng)新時(shí)期人事干部檔案管理的有效手段。

3.2 增強(qiáng)人事檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能

農(nóng)業(yè)科技人員的人事檔案保密性強(qiáng)，管理檔案工作人員必須堅(jiān)持原則，強(qiáng)化保密理念。工作人員要通過不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)來提高自身的專業(yè)水平，精煉業(yè)務(wù)能力，嚴(yán)守紀(jì)律，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，了解歸檔材料要及時(shí)，掌握任務(wù)要求，檔案整理要認(rèn)真細(xì)致。要杜絕虛假的檔案材料歸檔，對(duì)重要信息反復(fù)鑒別核對(duì)。檔案工作人員既要規(guī)范化管理，又不能墨守成規(guī)，以全新的服務(wù)理念體現(xiàn)干部人事檔案的社會(huì)價(jià)值，為進(jìn)一步滿足新時(shí)期檔案管理工作發(fā)揮作用。

3.3 完善管理規(guī)章制度

農(nóng)業(yè)科技人員的干部檔案管理具有嚴(yán)肅、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍v史政治性。在管理中要嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，以確保歸檔材料的真實(shí)性。人事檔案的存檔材料內(nèi)容是不可能脫離個(gè)人軌跡而單獨(dú)存在的一個(gè)動(dòng)態(tài)工作過程，具有很強(qiáng)的機(jī)要性，是反映農(nóng)業(yè)科技干部真實(shí)事跡的材料。由于種種原因，在復(fù)雜的社會(huì)關(guān)系中總會(huì)有人投機(jī)取巧，企圖篡改檔案，要避免有人無檔、有檔無人的現(xiàn)象發(fā)生，盡量減少因管理不善造成的漏洞，避免材料流失。建立科學(xué)、規(guī)范的人事檔案管理制度對(duì)檔案管理有著至關(guān)重要的作用，在實(shí)際工作中，需要不斷加強(qiáng)完善，及時(shí)完成歸檔文件材料在收集、傳遞、登記等環(huán)節(jié)的工作，有效完成個(gè)人歸檔材料的立卷和裝訂，并做好相應(yīng)的檔案入庫等工作。

3.4 加強(qiáng)人事檔案的保管

對(duì)事業(yè)單位農(nóng)業(yè)科技干部檔案，應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)的保管，不斷完善現(xiàn)行的保管方法和技術(shù)，牢固樹立“安全來自長期警惕，事故來自一時(shí)麻痹”的思想信念，嚴(yán)謹(jǐn)確保檔案的安全存放。首先，要保持檔案室的空氣清新，密切監(jiān)控檔案庫房的溫濕度變化，并及時(shí)做好記錄，嚴(yán)禁有毒、有害物品進(jìn)入檔案庫房。其次，要定期對(duì)放置檔案的庫房進(jìn)行驅(qū)蟲、防霉。另外，滅火器要定點(diǎn)放置，不得隨意挪動(dòng)或另作它用，對(duì)滅火器要進(jìn)行定期檢查，失效過期的滅火器要及時(shí)更換。

為進(jìn)一步探索新時(shí)期科技干部檔案的工作特性，推動(dòng)科技干部檔案工作的創(chuàng)新，應(yīng)實(shí)行科學(xué)規(guī)范化管理?？萍几刹咳耸聶n案的管理工作，看似簡單，但其意義重大。檔案管理必須有法可依、有章可循，才能更好地發(fā)揮其作用。

3.5 創(chuàng)新檔案管理理念

農(nóng)業(yè)科研單位受到資源、資金、技術(shù)等條件的制約，導(dǎo)致檔案管理發(fā)展緩慢。為了提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，各單位應(yīng)結(jié)合自身的發(fā)展情況，制定合理可行的檔案管理發(fā)展規(guī)劃。首先，要明確檔案管理的短期和長期發(fā)展目標(biāo)，并結(jié)合目標(biāo)制定發(fā)展步驟。其次，要結(jié)合發(fā)展現(xiàn)狀，圍繞檔案管理的法規(guī)，制定適合農(nóng)業(yè)科研院所的檔案管理制度。農(nóng)業(yè)科研單位要安排專門負(fù)責(zé)人監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，制定獎(jiǎng)懲制度，對(duì)違反管理制度的人員要嚴(yán)格處理。