“雙一流”建設(shè)下高校二級學(xué)院教務(wù)管理模式創(chuàng)新探討

王欣 楊華

摘要：“雙一流”建設(shè)對高校二級學(xué)院本科教務(wù)管理提出了更高要求，令后者呈現(xiàn)出事項(xiàng)繁、壓力大和責(zé)任重等特征。針對二級學(xué)院本科教務(wù)管理存在的效率不高、效益弱化、效能阻滯等問題，應(yīng)從技術(shù)改造、流程優(yōu)化和管理民主等角度入手，不斷提升二級學(xué)院本科教務(wù)管理的效率、效益和效能，為加快高?！半p一流”建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：“雙一流”建設(shè)；二級學(xué)院；本科教務(wù)管理

中圖分類號：F27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.23.027

2015年10月，國務(wù)院出臺《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》，明確提出推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)（以下簡稱“‘雙一流建設(shè)”）的重大使命?！半p一流”建設(shè)是我國高等教育領(lǐng)域繼“211”“985”“優(yōu)勢學(xué)科創(chuàng)新平臺”等重點(diǎn)工程之后的又一戰(zhàn)略舉措，是新時代深化高等教育管理體制改革、推動我國從高等教育大國向高等教育強(qiáng)國跨越的重要部署?！半p一流”戰(zhàn)略對一流師資、拔尖人才、科研水平等提出了更大期盼，也對高校自身的教務(wù)管理工作提出了更高要求。本科教務(wù)管理是負(fù)責(zé)保障教學(xué)秩序、組織教學(xué)活動、實(shí)施教學(xué)計(jì)劃和維護(hù)教學(xué)檔案等管理工作的重要崗位，是高校開展常規(guī)教學(xué)工作的重要樞紐，對于實(shí)現(xiàn)本科教學(xué)可持續(xù)發(fā)展，提升本科教學(xué)實(shí)力和水平發(fā)揮著基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性和全局性的作用。二級學(xué)院是高等院校的基石，承擔(dān)著不同專業(yè)的本科教學(xué)與人才培養(yǎng)工作，學(xué)校整體教學(xué)水平需要通過二級學(xué)院來體現(xiàn)。因此，當(dāng)前做好二級學(xué)院本科教務(wù)管理工作，對于增強(qiáng)學(xué)校整體教學(xué)質(zhì)量，加快推動“雙一流”建設(shè)具有重大現(xiàn)實(shí)意義。

1“雙一流”建設(shè)下高校二級學(xué)院本科教務(wù)管理的特征

一流的本科應(yīng)當(dāng)配備一流的本科教務(wù)管理，“雙一流”戰(zhàn)略在賦予高校本科教務(wù)管理更光榮使命的同時，也令其任務(wù)更為艱巨，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1管理事項(xiàng)繁

院級本科教務(wù)管理工作始終處于多任務(wù)疊加的“陀螺”狀態(tài)，其不但要按崗位職責(zé)從事常規(guī)性教學(xué)服務(wù)保障工作，還要隨時應(yīng)對上級部門和領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的臨時任務(wù)，協(xié)調(diào)本崗位和學(xué)院其他管理工作之間的交叉事項(xiàng)，以及處理學(xué)院任課老師課務(wù)訴求和解答學(xué)生提出的即時性教學(xué)管理方面的問題。盡管如此，教務(wù)管理工作和問題的多源性，使得教務(wù)管理工作常常被打斷，難以確保工作的有序性和銜接性。例如，一些突發(fā)性的課務(wù)矛盾需要教務(wù)秘書或教務(wù)員去協(xié)調(diào)處理，日常工作中的會議、出差等事項(xiàng)，也會占據(jù)教務(wù)管理相當(dāng)一部分時間，給“日事日畢”添加了難度。此外，一些協(xié)調(diào)性的事務(wù)還需要教務(wù)口去和多方溝通或斡旋，扮演傳聲筒和上傳下達(dá)的中介角色。二級學(xué)院教務(wù)管理工作的獲得感和滿意度因而普遍不高，工作積極性極易受到影響。

1.2管理壓力大

在高教改革逐步深化、高校事業(yè)快速發(fā)展及人才需求不斷升級等多重背景疊加下，高校管理尤其是著眼于本科人才培養(yǎng)的教務(wù)管理，使命在不斷強(qiáng)化，任務(wù)在不斷加重，造成二級學(xué)院本科教務(wù)管理的壓力逐日增強(qiáng)。一是高校擴(kuò)招帶來本科生數(shù)量的激增，增強(qiáng)了教務(wù)口的管理事權(quán)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2016-2020年全國大學(xué)招生人數(shù)分別為749萬、761萬、790萬、915萬和967萬，呈逐年遞增態(tài)勢，給教務(wù)管理工作增加了更多壓力。二是教務(wù)管理內(nèi)容和難度的增加給教務(wù)秘書和教務(wù)員的工作能力提出了更高要求，亟須掌握更多技能才能有效應(yīng)對，如調(diào)查研究能力、寫作能力、溝通協(xié)調(diào)能力、計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用能力等。三是“雙一流”建設(shè)要求教務(wù)管理必須做到工作的零失誤，教務(wù)管理的神經(jīng)必須時刻保持緊繃狀態(tài)，以應(yīng)對日益增加的工作強(qiáng)度和難度?？傊虅?wù)管理工作通常時間緊、條塊多、任務(wù)重，教務(wù)管理人員常常扮演消防員角色，“上面千條線，下面一根針”，在不同事務(wù)中疲于奔命，使二級學(xué)院本科教務(wù)管理壓力日益加大。

1.3管理責(zé)任重

教務(wù)管理作為高校本科教學(xué)活動有序運(yùn)行的關(guān)鍵一環(huán)，是實(shí)現(xiàn)一流辦學(xué)的基本依托，高效順暢地完成各項(xiàng)本科教務(wù)管理工作，是達(dá)成高校人才培養(yǎng)目標(biāo)的基本前提。隨著“雙一流”戰(zhàn)略的進(jìn)一步實(shí)施，高校間的人才培養(yǎng)競爭愈加激烈，教學(xué)質(zhì)量的提升使得教務(wù)工作首當(dāng)其沖。在此背景下，二級院系間的競爭態(tài)勢日益加劇，各學(xué)院教務(wù)口除了要確保正常教學(xué)秩序外，還須想方設(shè)法創(chuàng)新教務(wù)管理，以工作思路和方法的革新推動教學(xué)績效的更高產(chǎn)出，為學(xué)校“雙一流”建設(shè)提供充分支持。在此背景下，“雙一流”建設(shè)給教務(wù)工作提出的更高要求，將會直接傳導(dǎo)給二級學(xué)院負(fù)責(zé)教務(wù)工作的教學(xué)秘書和教務(wù)員，并賦予后者更大的使命和責(zé)任。從最直觀意義上看，教務(wù)管理工作牽連著學(xué)生、教師和學(xué)校三重主體。對學(xué)生而言，教務(wù)管理能否做到精細(xì)入微，關(guān)系到學(xué)籍、選課、考試、學(xué)分、答辯等學(xué)業(yè)任務(wù)能否順利完成；對教師而言，教務(wù)管理能否做到按時有序，關(guān)系著講課、監(jiān)考、指導(dǎo)學(xué)生等教學(xué)任務(wù)能否圓滿完成；對學(xué)校而言，教務(wù)管理能否做到創(chuàng)新快捷，關(guān)系著學(xué)校本科教學(xué)和人才培養(yǎng)使命能否高效完成。

2“雙一流”建設(shè)下高校二級學(xué)院本科教務(wù)管理存在的不足

高校二級學(xué)院本科教務(wù)管理是推動學(xué)校“雙一流”事業(yè)發(fā)展的重要支撐，但當(dāng)前二級學(xué)院教務(wù)管理卻存在管理系統(tǒng)不完善、管理民主化程度不夠高以及內(nèi)部流程不夠順暢等不足，對學(xué)校本科教學(xué)和人才培養(yǎng)工作形成了一定制約，不利于“雙一流”建設(shè)的有序推進(jìn)。

2.1教務(wù)管理信息系統(tǒng)不夠完善，管理效率得不到充分保障

隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的深入發(fā)展，高校各項(xiàng)管理教學(xué)工作已走上信息化道路，絕大多數(shù)管理事項(xiàng)實(shí)現(xiàn)了線上辦理和實(shí)施。作為本科教務(wù)工作中最重要的信息化終端——高校教務(wù)管理系統(tǒng)普遍搭載了應(yīng)用軟件、智能硬件和大數(shù)據(jù)等模塊，集成了方案實(shí)施、開課計(jì)劃、成績選課、排課排考、學(xué)位學(xué)籍等主線功能，發(fā)揮著提供教學(xué)資訊、保障教學(xué)秩序、維護(hù)教學(xué)資源、強(qiáng)化教學(xué)監(jiān)督等管理服務(wù)作用，為實(shí)現(xiàn)高校本科教學(xué)活動的規(guī)范化、智慧化和精細(xì)化運(yùn)行提供了技術(shù)基礎(chǔ)。然而現(xiàn)實(shí)中，雖然國內(nèi)高校普遍上線了教務(wù)管理信息系統(tǒng)，但也存在一些亟待解決的問題。一是系統(tǒng)普遍缺乏維護(hù)，使用中常出現(xiàn)停滯、崩潰或響應(yīng)時間過長等現(xiàn)象，影響正常使用。二是系統(tǒng)功能擴(kuò)展性較差，很多子功能有待完善。例如在導(dǎo)出成績表或?qū)W籍信息統(tǒng)計(jì)表時，應(yīng)設(shè)置復(fù)選框功能，避免冗余信息被一并導(dǎo)出，減少二次表格調(diào)整或排版的時間浪費(fèi)。三是系統(tǒng)兼容性有待提升，通常情況下，本科教務(wù)系統(tǒng)必須在學(xué)校IP范圍內(nèi)才能使用，但在后疫情時代和居家辦公常態(tài)化情況下，教務(wù)系統(tǒng)應(yīng)放開校外登錄權(quán)限，或設(shè)置簡潔的遠(yuǎn)程接入方式，減少居家使用中的時間精力耗散。

2.2教務(wù)管理流程不夠順暢，管理效益得不到充分顯現(xiàn)

高校二級學(xué)院本科教務(wù)管理事項(xiàng)瑣碎，細(xì)節(jié)要求高，對接部門多，常在多重疊加事務(wù)中疲于奔命。日常工作中除了要做好領(lǐng)導(dǎo)隨時交辦的工作外，還要及時回應(yīng)全院師生在課務(wù)、教學(xué)、考試等方面的提出疑問，此外還常常因?qū)W生成績選課問題對接教務(wù)處，因?qū)I(yè)評估和教學(xué)檢查問題對接評估中心，因?qū)W科競賽或科創(chuàng)活動問題對接團(tuán)委等。繁雜多樣的本科教務(wù)管理工作呼喚行之有效地教務(wù)管理流程，以確保管理效益的充分釋放。現(xiàn)實(shí)中很多二級學(xué)院并沒有出臺具有較強(qiáng)可操作性、便于實(shí)施的教務(wù)管理流程，令管理工作成效得不到可靠保障。一方面，本科教務(wù)管理常規(guī)工作缺乏程式化的文本規(guī)定。本科教務(wù)管理常涉及成績學(xué)籍、教學(xué)考試、畢業(yè)論文、科創(chuàng)項(xiàng)目、學(xué)科競賽、專業(yè)評估等工作，這些工作周期性強(qiáng)、流程化高，業(yè)務(wù)手冊等工作規(guī)定的缺失使得原本可以高效完成的任務(wù)變成了周期性“負(fù)擔(dān)”。另一方面，本科教務(wù)管理非常規(guī)工作缺乏制度化的應(yīng)對機(jī)制。本科教務(wù)管理中的突發(fā)事項(xiàng)，常需要向分管院長或上級部門請示后才能加以處置。實(shí)踐中，這種匯報(bào)多是通過面對面或在線溝通方式進(jìn)行，使一些事項(xiàng)多是“口頭交辦”或“口頭承諾”。缺乏制度化的管理程式，使例外問題常得不到有效解決，甚至“卷土重來”。

2.3教務(wù)管理民主化程度不夠高，管理效能得不到有效釋放

一段時期以來，高校內(nèi)涵建設(shè)雖然大大提升了教務(wù)管理的人性化水平，但在具體的教學(xué)管理制度推行中，教務(wù)管理的民主化程度卻顯得不是那么充分，不利于教務(wù)管理工作的高效開展。首先，日常的教務(wù)管理工作雖在一定程度上吸收了各教學(xué)系科或?qū)I(yè)的意見，但從具體管理任務(wù)的執(zhí)行角度看，教學(xué)任務(wù)布置、考課安排等決策性工作，并非任課教師、學(xué)生、學(xué)院等多主體共同協(xié)商的結(jié)果，而是學(xué)院層面統(tǒng)一安排后交由教務(wù)口直接執(zhí)行的。這種集中性做法雖然能夠提高教學(xué)管理的效率，但卻顯得不夠民主，容易埋下問題的種子，增添額外的協(xié)調(diào)處置成本。其次，二級學(xué)院教務(wù)管理工作通常是在分管教學(xué)院長直接領(lǐng)導(dǎo)下開展的，教務(wù)秘書和教務(wù)員由于缺乏獨(dú)立處置問題的權(quán)力，在遇到突發(fā)情況時勢必需要請示報(bào)告，這一上傳下達(dá)過程帶來時間的耗費(fèi)容易耽誤決策良機(jī)，使突發(fā)問題變得更為棘手。再次，本科教務(wù)管理不僅要對學(xué)院和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)，更應(yīng)對其所服務(wù)的師生群體負(fù)責(zé)，而教務(wù)管理監(jiān)督機(jī)制的缺失，容易使管理上的一些弊端和問題得不到有效糾偏，教務(wù)管理效能難以真正提升。

3“雙一流”建設(shè)下高校二級學(xué)院本科教務(wù)管理模式創(chuàng)新

“雙一流”戰(zhàn)略是新時代我國本科教育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵之舉，必將成為推動我國高等教育發(fā)展的重要引擎。二級學(xué)院本科教務(wù)管理需要從信息化水平、內(nèi)部管理流程和民主化建設(shè)等方面入手，推動管理模式創(chuàng)新，更好適應(yīng)“雙一流”建設(shè)的時代要求。

3.1加強(qiáng)本科教務(wù)管理信息化改造，提高教務(wù)管理工作效率

新技術(shù)革命的深入發(fā)展催生了大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等全新技術(shù)手段，為經(jīng)濟(jì)社會各領(lǐng)域的發(fā)展提供了強(qiáng)勁動力。在新技術(shù)時代，管理活動逐步實(shí)現(xiàn)線下向線上、文本向數(shù)據(jù)、手動向智能等方向演變，推動社會效率大幅躍升。高校“雙一流”建設(shè)離不開一流的技術(shù)應(yīng)用為支撐，針對當(dāng)前二級學(xué)院本科教務(wù)管理信息化建設(shè)的不足，首先，學(xué)院應(yīng)充分認(rèn)識信息化建設(shè)對學(xué)院本科教務(wù)管理效率的支撐乃至決定性作用，加大技術(shù)人才引進(jìn)力度，開設(shè)專項(xiàng)技術(shù)培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，為推動信息技術(shù)優(yōu)勢向管理效能的轉(zhuǎn)化提供人才保障。其次，加強(qiáng)學(xué)院本科教務(wù)信息系統(tǒng)的友善化建設(shè)，通過在全院征集教務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行的意見和建議，不斷改進(jìn)系統(tǒng)界面和具體操作，提升教務(wù)系統(tǒng)的人性化與便捷度，讓數(shù)據(jù)“多跑路”師生“少跑腿”，助力教務(wù)管理高效運(yùn)行。再次，發(fā)揮政府采購優(yōu)勢，通過招投標(biāo)渠道將本院教務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)、擴(kuò)容、升級等基礎(chǔ)功能進(jìn)行外包，讓專業(yè)的人做專業(yè)的事，降低學(xué)院教務(wù)管理工作總成本，從而將有限的教務(wù)管理精力放在如何向師生提供更高質(zhì)量的教務(wù)服務(wù)上來，提升二級學(xué)院本科教務(wù)管理服務(wù)效率。

3.2優(yōu)化本科教務(wù)內(nèi)部管理流程，增強(qiáng)教務(wù)管理工作效益

二級學(xué)院本科教務(wù)管理流程是學(xué)院價值主張、管理模式、行為特質(zhì)、履職風(fēng)格的集中體現(xiàn)，決定著教務(wù)管理的效率和效益?！半p一流”建設(shè)背景下，二級學(xué)院本科教務(wù)管理工作任務(wù)繁、時間緊、責(zé)任重，教務(wù)管理人員常常處于高壓狀態(tài)，唯有建立順暢的教務(wù)管理流程，才能有效應(yīng)對多任務(wù)并行帶來的工作重?fù)?dān)。首先，對于教務(wù)管理中的常規(guī)任務(wù)，如學(xué)生的成績學(xué)籍、選課考試、畢業(yè)論文、科創(chuàng)競賽或教師的教學(xué)排課、評估認(rèn)證、方案執(zhí)行等，應(yīng)出臺相應(yīng)的管理手冊，實(shí)現(xiàn)工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化。在操作流程制作過程中，應(yīng)充分參考教務(wù)管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)，廣泛吸收學(xué)院師生意見和建議，并報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審核后出臺。其次，對于日常管理中出現(xiàn)的例外事項(xiàng)或緊急突發(fā)情況，應(yīng)建立嚴(yán)格有序的報(bào)批流程，將本科教務(wù)秘書或教務(wù)員的及時請示責(zé)任與上級領(lǐng)導(dǎo)和部門的按時批示責(zé)任置于同一責(zé)任鏈，明確責(zé)任歸屬，避免下級人員“背鍋”或無辜擔(dān)責(zé)等不公正現(xiàn)象，提高教務(wù)人員的應(yīng)急處置能力。再次，建立教務(wù)管理流程公開和問責(zé)機(jī)制，將教務(wù)管理工作置于廣大師生監(jiān)督之下，使這種流程不因管理人員的改變而改變。從而實(shí)現(xiàn)以剛性程序管人管事，推動教務(wù)管理的制度化、非人格化運(yùn)行，提升二級學(xué)院教務(wù)管理工作的整體滿意度。

3.3提升本科教務(wù)管理民主化水平，釋放教務(wù)管理工作效能

教務(wù)民主是教務(wù)管理的生命，是提高學(xué)院教務(wù)工作師生滿意度的重要途徑?！半p一流”建設(shè)對完善高校內(nèi)部民主管理和監(jiān)督程序，擴(kuò)大有序參與，建立師生員工民主決策機(jī)制提出了明確要求。首先，二級學(xué)院本科教務(wù)管理工作是在分管教學(xué)院長的直接領(lǐng)導(dǎo)下開展的，教學(xué)院長能夠從學(xué)院發(fā)展大局和戰(zhàn)略高度制定學(xué)院本科教學(xué)規(guī)劃，但其對于教務(wù)管理實(shí)踐中存在的問題卻不甚了解。對此，學(xué)院層面應(yīng)加大放權(quán)力度，積極賦權(quán)本科教務(wù)管理人員。通過擴(kuò)大后者的工作自主性和自由裁量空間，提高教務(wù)管理例外問題的處置效率。與此同時，“擴(kuò)權(quán)增責(zé)”的過程也能進(jìn)一步強(qiáng)化教務(wù)管理人員的自我激勵，從而增強(qiáng)教務(wù)管理的角色認(rèn)同和工作積極性。其次，大力提升本科教務(wù)管理的柔性化水平，在培養(yǎng)方案執(zhí)行、考課安排、管理方式與流程等方面主動吸納廣大師生意見和建議，創(chuàng)新管理方式，提升管理的人性化程度，增強(qiáng)教務(wù)管理活動的協(xié)調(diào)性、流暢性，提高工作支持度和滿意度。再次，要建立健全二級學(xué)院本科教務(wù)管理工作的監(jiān)督機(jī)制，除強(qiáng)化上級領(lǐng)導(dǎo)和部門對教務(wù)管理的定期考核外，還要加強(qiáng)學(xué)院師生群體的日常監(jiān)督作用，充分釋放全體師生的主人翁意識，倒逼本科教務(wù)管理主動提高工作效率并增強(qiáng)服務(wù)意識，為加快學(xué)校“雙一流”建設(shè)步伐集聚強(qiáng)大外推動力。

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基金項(xiàng)目：江蘇省高等教育教改研究項(xiàng)目（2021JSJG241）。

作者簡介：王欣，揚(yáng)州大學(xué)電氣與能源動力工程學(xué)院研究實(shí)習(xí)員；楊華，揚(yáng)州大學(xué)電氣與能源動力工程學(xué)院教授。