電子發(fā)票單套報(bào)銷入賬歸檔流程研究

趙璐璐 蘇旭 李越

【摘 要】 電子發(fā)票是電子會(huì)計(jì)檔案發(fā)展的重要里程碑，而電子發(fā)票的單套制歸檔更是會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要組成部分。目前電子發(fā)票的報(bào)銷、入賬、歸檔有著容易篡改、重復(fù)報(bào)賬和重復(fù)打印紙質(zhì)文件等諸多問(wèn)題，令財(cái)務(wù)人員苦不堪言。文章為了解決電子發(fā)票在企業(yè)實(shí)務(wù)流轉(zhuǎn)過(guò)程中遭遇的種種困境及紙電混合管理的問(wèn)題，基于電子發(fā)票單套報(bào)銷、入賬、歸檔在企業(yè)中成功應(yīng)用案例的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，提供一種可靠易用的電子發(fā)票無(wú)紙化報(bào)銷、入賬、歸檔操作流程，創(chuàng)新紙質(zhì)檔案與電子檔案的聯(lián)動(dòng)管理模式，總結(jié)電子會(huì)計(jì)檔案當(dāng)下建設(shè)的重難點(diǎn)，確保電子發(fā)票能夠合理合規(guī)地實(shí)現(xiàn)單套制歸檔，切實(shí)做好企業(yè)實(shí)務(wù)流轉(zhuǎn)鏈條中電子發(fā)票智能傳送帶的作用。

【關(guān)鍵詞】 電子發(fā)票； 電子檔案； 單套制； 數(shù)字化轉(zhuǎn)型

【中圖分類號(hào)】 F233? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A? 【文章編號(hào)】 1004-5937（2023）05-0078-06

“十四五”期間，建設(shè)數(shù)字中國(guó)已成為社會(huì)各界的共識(shí)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)的觸角已進(jìn)入各行各業(yè)，電子文件數(shù)量呈指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)。面對(duì)海量的電子數(shù)據(jù)，其安全性和可利用性問(wèn)題備受關(guān)注。其中各類電子文件、電子票據(jù)、電子檔案是數(shù)字中國(guó)戰(zhàn)略中最重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是保障全社會(huì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。發(fā)票作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)流轉(zhuǎn)中最重要最基礎(chǔ)的交易憑證，其電子化改革進(jìn)程成為關(guān)注熱點(diǎn)。

2012—2022年，國(guó)家在財(cái)稅票據(jù)電子化改革、檔案電子化升級(jí)方面相繼出臺(tái)了一系列政策。2012年起，我國(guó)出臺(tái)政策推動(dòng)電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案的普及。2015年首先推行增值稅電子普票，逐步開(kāi)始在財(cái)政和海關(guān)票據(jù)中進(jìn)行試點(diǎn)，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部、國(guó)家檔案局第79號(hào)令）明確了企業(yè)可以把符合條件的內(nèi)外部產(chǎn)生的電子會(huì)計(jì)憑證僅以電子形式歸檔。2018年區(qū)塊鏈電子發(fā)票出現(xiàn)，區(qū)塊鏈技術(shù)融入發(fā)票電子化中。2019年又對(duì)客運(yùn)服務(wù)憑據(jù)進(jìn)行電子化改革。2020年連續(xù)出臺(tái)《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》、修訂《中華人民共和國(guó)檔案法》等法規(guī)政策，明確電子會(huì)計(jì)憑證的合理合法性，明確符合條件的電子會(huì)計(jì)憑證可以僅以電子形式保存，不再打印紙質(zhì)文件，同時(shí)電子原文件必須保存。同年，國(guó)家稅務(wù)總局正式發(fā)布《關(guān)于在新辦納稅人中實(shí)行增值稅專用發(fā)票電子化有關(guān)事項(xiàng)的公告》，這意味著所有基礎(chǔ)憑證電子化改革的大幕正式拉開(kāi)。2021年《關(guān)于進(jìn)一步擴(kuò)大增值稅電子發(fā)票電子報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)工作的通知》提出，通過(guò)試點(diǎn)工作，形成示范效應(yīng)，進(jìn)一步完善了數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展所需的制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，歸檔存儲(chǔ)格式符合要求，歸檔過(guò)程中電子發(fā)票真實(shí)性、完整性、可用性、安全性得以保障。試點(diǎn)企業(yè)要及時(shí)總結(jié)試點(diǎn)工作，形成可推廣、可復(fù)制的經(jīng)驗(yàn)和做法。

諸多專家學(xué)者在此前提下展開(kāi)了研究。孫文[1]總結(jié)了電子檔案研究的四大特征與兩大熱點(diǎn)。楊茜茜等[2]通過(guò)對(duì)不同電子檔案單套制歸檔的案例進(jìn)行了研究，從理論上給出了單套制不同模式。賈麗麗[3]對(duì)單套制歸檔的各個(gè)問(wèn)題給出了解決手段。杜小平[4]針對(duì)電子檔案的建設(shè)給出了一些解決手段。韓峰[5]從大數(shù)據(jù)的角度進(jìn)行了單套制的建檔分析。陳艷[6]針對(duì)數(shù)據(jù)治理體系框架構(gòu)建展開(kāi)了研究，但是對(duì)于電子檔案單套制建設(shè)沒(méi)有一個(gè)明確的解決方案。

總體而言，當(dāng)前電子檔案單套制歸檔研究領(lǐng)域?qū)τ趯?shí)質(zhì)的企業(yè)實(shí)際應(yīng)用案例缺乏深入研究，當(dāng)前電子發(fā)票在企業(yè)中的流轉(zhuǎn)銜接問(wèn)題還存在空白。

基于此，本文旨在基于電子發(fā)票單套報(bào)銷、入賬、歸檔在企業(yè)中成功應(yīng)用的經(jīng)驗(yàn)，提供了一種可靠易用的操作流程，并提出了相應(yīng)的建設(shè)重點(diǎn)，確?？朔?dāng)下電子發(fā)票單套制歸檔的諸多難題。

一、發(fā)票檔案紙電混合管理現(xiàn)狀

對(duì)于企業(yè)而言，隨著各類電子檔案試點(diǎn)工作的推進(jìn)及電子專票全面鋪開(kāi)，需更加嚴(yán)肅地看待企業(yè)各類票據(jù)、憑證、檔案的電子化管理。這是因?yàn)樵陔娮影l(fā)票普及的過(guò)程中，紙電混合管理的現(xiàn)狀矛盾突出，電子票據(jù)重復(fù)打印、假發(fā)票驗(yàn)證煩瑣、電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷等問(wèn)題，給財(cái)務(wù)人員帶來(lái)了諸多困難。

一是電子發(fā)票眾多，篡改難度低，財(cái)務(wù)人員難辨真假。增值稅專用發(fā)票（含電子專票）、增值稅普通發(fā)票（含電子普通發(fā)票、卷式發(fā)票、通行費(fèi)發(fā)票）、定額發(fā)票等種類繁多，電子票據(jù)的格式類型眾多（如PDF、OFD、區(qū)塊鏈等）。此外，各種“技巧”層出不窮，電子發(fā)票信息篡改比起紙質(zhì)發(fā)票來(lái)說(shuō)更加容易且不易被發(fā)現(xiàn)。與此同時(shí)，電子發(fā)票金額、抬頭篡改輕而易舉，而發(fā)票的編碼沒(méi)有變化，就算校驗(yàn)，也很難發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。財(cái)務(wù)人員通過(guò)仔細(xì)檢查雖可以降低上述問(wèn)題出現(xiàn)的可能性，但是對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，常常有數(shù)以百計(jì)千計(jì)的報(bào)銷單在等待審批，大量的人力浪費(fèi)在這樣低效的真?zhèn)尾轵?yàn)上。

二是電子發(fā)票復(fù)制成本極低，重復(fù)報(bào)賬，財(cái)務(wù)人員難以察覺(jué)。國(guó)家稅務(wù)總局明確規(guī)定電子發(fā)票具有與紙質(zhì)發(fā)票同等的法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定等。所以無(wú)論是紙質(zhì)發(fā)票還是電子發(fā)票，在報(bào)銷時(shí)同樣適用。但是目前電子發(fā)票在監(jiān)管上存在漏洞。比如電子發(fā)票不限制打印次數(shù)，并且不需要額外加蓋專用章，故而存在拿著重復(fù)打印的發(fā)票用于報(bào)銷的可能性，進(jìn)而導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及公司的財(cái)務(wù)損失。

三是紙電混合管理，電子發(fā)票重復(fù)打印，財(cái)務(wù)人員苦不堪言。電子發(fā)票推行普及過(guò)程中，紙電雙軌并行勢(shì)必在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)存續(xù)。然而，電子發(fā)票的重復(fù)打印卻背離了國(guó)家推行電子票據(jù)降本增效的初衷。電子發(fā)票推行的首要目標(biāo)是全線上無(wú)紙化管理，但企業(yè)實(shí)務(wù)管理中，傳統(tǒng)檔案管理觀念深入人心，較為復(fù)雜的全流程電子化架構(gòu)讓大家望而卻步，只能按傳統(tǒng)紙票時(shí)代的要求流轉(zhuǎn)。企業(yè)對(duì)電子發(fā)票與紙票管理兩條線同時(shí)抓，不但沒(méi)有降低財(cái)務(wù)人員負(fù)擔(dān)，反倒多出了電子發(fā)票打印、上傳票據(jù)影像的額外負(fù)擔(dān)。此外，線上線下票據(jù)如何同步管理、如何裝訂、如何檢索也給檔案管理帶來(lái)了新挑戰(zhàn)。

因此，如何解決上述問(wèn)題是業(yè)內(nèi)刻不容緩的課題。下一節(jié)將針對(duì)以上電子發(fā)票應(yīng)用過(guò)程中的痛點(diǎn)，提供一種單套制電子發(fā)票簡(jiǎn)易報(bào)銷入賬歸檔流程。

二、電子發(fā)票報(bào)銷入賬歸檔流程

近年，國(guó)家檔案局大力推進(jìn)檔案電子化進(jìn)程，在全國(guó)各行業(yè)及企事業(yè)單位相繼進(jìn)行了檔案電子化試點(diǎn)，如建設(shè)數(shù)字檔案館、開(kāi)展電子文件及電子檔案管理、執(zhí)行電子發(fā)票電子化報(bào)銷入賬歸檔等。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2020年底，共60多家單位通過(guò)了國(guó)家檔案局的驗(yàn)收。2021年，國(guó)家四部委共同推進(jìn)，在全國(guó)范圍內(nèi)選取500余家單位作為電子發(fā)票電子化報(bào)銷入賬歸檔試點(diǎn)，涵蓋了各類企業(yè)及政府部門。

本次研究從參與電子發(fā)票試點(diǎn)的企業(yè)中選取H金融企業(yè)作為研究案例，該公司自國(guó)家針對(duì)電子發(fā)票政策下發(fā)以來(lái)，大力進(jìn)行電子發(fā)票改革，以期實(shí)現(xiàn)降本增效、強(qiáng)化征管。疫情期間也以“非接觸”的特點(diǎn)極大降低了病毒傳播的風(fēng)險(xiǎn)。然而，在電子發(fā)票普及的過(guò)程中也暴露出相較于傳統(tǒng)發(fā)票的諸多痛點(diǎn)。如上章所述的假發(fā)票報(bào)銷、發(fā)票重復(fù)讓財(cái)務(wù)人員防不勝防，每張發(fā)票查驗(yàn)起來(lái)費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，電子發(fā)票非但沒(méi)給財(cái)務(wù)減輕工作負(fù)擔(dān)，反而帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

與此同時(shí)，隨著H金融企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展壯大，檔案管理工作的不斷細(xì)化深入，在檔案管理方面耗費(fèi)的各類成本逐年遞增。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，H金融企業(yè)目前包含人力、耗材、保管等年平均成本超千萬(wàn)元。

針對(duì)以上痛點(diǎn)，提供一種電子發(fā)票入賬歸檔流程，如圖1所示，電子會(huì)計(jì)檔案的管理由會(huì)計(jì)人員、檔案人員分工共同負(fù)責(zé)，涉及包括前端業(yè)務(wù)生產(chǎn)系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)等，管理過(guò)程包括電子會(huì)計(jì)資料的形成、收集、整理、移交歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案的接收、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等。會(huì)計(jì)人員及檔案管理人員對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的管理職責(zé)在辦理完檔案移交后進(jìn)行轉(zhuǎn)移。電子發(fā)票單套制歸檔項(xiàng)目在原有財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)基礎(chǔ)上增加影像OCR識(shí)別、發(fā)票查重查驗(yàn)以及歸檔四性檢測(cè)（即真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)）、電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子發(fā)票的歸集、報(bào)銷、入賬、歸檔四個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)全生命周期無(wú)紙化管理。

（一）電子發(fā)票歸集

財(cái)政部《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)）明確了單位可僅使用電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔的要求。為滿足上述要求，企業(yè)通過(guò)多種方式獲取電子發(fā)票進(jìn)行歸集，力求接收的電子發(fā)票來(lái)源合法、真實(shí)。

在發(fā)票歸集環(huán)節(jié)，利用電子票夾進(jìn)行多終端采集，對(duì)于電子發(fā)票，系統(tǒng)對(duì)上傳的票據(jù)自動(dòng)識(shí)別，采集電子發(fā)票的票面信息；對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票，可利用圖像識(shí)別技術(shù)進(jìn)行票面的影像信息識(shí)別，獲取發(fā)票信息。所有進(jìn)入電子票夾的發(fā)票信息與發(fā)票庫(kù)中已有的發(fā)票信息進(jìn)行比對(duì)，防止發(fā)票重復(fù)報(bào)銷；同時(shí)可以讀取校驗(yàn)發(fā)票電子簽章信息，確定是否為電子發(fā)票原件，防止電子發(fā)票篡改；根據(jù)識(shí)別到的票面信息調(diào)用稅務(wù)局發(fā)票底賬庫(kù)接口，進(jìn)行發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)。

除了OCR識(shí)別、電子數(shù)字簽名外，公司還基于后續(xù)報(bào)銷、入賬、歸檔的需求，在云票夾針對(duì)不同發(fā)票類型設(shè)定了結(jié)構(gòu)化、分層式的采集校驗(yàn)邏輯。比如，對(duì)于電子發(fā)票僅可以采集PDF、OFD等文件格式，任何以拍照或掃描等形式采集的電子發(fā)票都將因不滿足原始性而出現(xiàn)校驗(yàn)提示。另外，考慮到實(shí)際操作過(guò)程中存在發(fā)票墨水印字不清、紅章覆蓋驗(yàn)證碼等特殊場(chǎng)景導(dǎo)致OCR識(shí)別出現(xiàn)錯(cuò)漏，增設(shè)了手工補(bǔ)錄。從發(fā)票歸集源頭完成發(fā)票的查重、查驗(yàn)、篡改提醒工作。

（二）電子發(fā)票報(bào)銷

網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)線上填寫報(bào)賬單及流程審批，在滿足管理需求的基礎(chǔ)上，按照電子文件管理規(guī)范將基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性會(huì)計(jì)核算要素進(jìn)行提取，形成可供后端會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)讀取、識(shí)別的描述經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生實(shí)質(zhì)的元數(shù)據(jù)，如報(bào)賬摘要信息、發(fā)票號(hào)碼、金額等。

報(bào)銷流程中針對(duì)增值稅電子發(fā)票，提供了“智能領(lǐng)用”的專屬功能模塊，支持從電子票夾引入的方式，對(duì)未占用發(fā)票進(jìn)行領(lǐng)用上傳，發(fā)起報(bào)銷流程。若引入的發(fā)票已被其他報(bào)銷流程占用，將自動(dòng)跳出“該發(fā)票已被某業(yè)務(wù)流程關(guān)聯(lián)”的提示，有效防控重復(fù)報(bào)銷的情況發(fā)生。

員工可通過(guò)電子票夾拉取已歸集好的電子發(fā)票進(jìn)行報(bào)賬，也可以直接上傳電子發(fā)票，系統(tǒng)將識(shí)別查驗(yàn)電子發(fā)票信息，建立報(bào)賬單與發(fā)票的關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)查驗(yàn)不通過(guò)、重復(fù)發(fā)票進(jìn)行提示。員工補(bǔ)充報(bào)銷單其他信息后提交審核即可。業(yè)務(wù)審批人、財(cái)務(wù)稽核人員可在系統(tǒng)中查閱到電子發(fā)票文件。

財(cái)務(wù)稽核人員根據(jù)業(yè)務(wù)邏輯規(guī)則及管理辦法對(duì)員工報(bào)銷單進(jìn)行稽核，由過(guò)去的人工查驗(yàn)、建立臺(tái)賬的方式，轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)注電子發(fā)票的電子簽章真實(shí)性、查驗(yàn)通過(guò)標(biāo)識(shí)，極大地提高稽核效率。保證效率的同時(shí)，也設(shè)置了“雙重稽核”的操作規(guī)程以保證可靠性，即負(fù)責(zé)報(bào)銷流程審核的財(cái)務(wù)人員，將對(duì)流程票據(jù)模塊中上傳的發(fā)票進(jìn)行二次人工復(fù)核，確保發(fā)票所載票面內(nèi)容與報(bào)銷內(nèi)容一致。人機(jī)協(xié)同審核護(hù)航電子發(fā)票的流轉(zhuǎn)，確保公司消費(fèi)真實(shí)透明。

（三）電子發(fā)票入賬

會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)依據(jù)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則——應(yīng)用指南》（財(cái)會(huì)〔2006〕18號(hào)）的要求進(jìn)行會(huì)計(jì)科目的設(shè)置，并能夠通過(guò)自動(dòng)讀取業(yè)務(wù)生產(chǎn)系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)，按照企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、公司會(huì)計(jì)制度和核算辦法等要求進(jìn)行基礎(chǔ)會(huì)計(jì)核算。

搭建智能核算平臺(tái)，自動(dòng)讀取業(yè)務(wù)系統(tǒng)元數(shù)據(jù)，在稽核業(yè)務(wù)完成后根據(jù)報(bào)銷單自動(dòng)生成記賬憑證，全過(guò)程有效校驗(yàn)電子發(fā)票的真實(shí)可靠，防止電子發(fā)票篡改。生成的會(huì)計(jì)憑證與報(bào)銷單、電子發(fā)票建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，支持從會(huì)計(jì)憑證聯(lián)查報(bào)銷單、聯(lián)查電子發(fā)票影像。此外設(shè)定了必要的經(jīng)辦、審核、審批等功能。經(jīng)辦財(cái)務(wù)人員可通過(guò)記賬憑證聯(lián)查后附原始單據(jù)，對(duì)自動(dòng)制單的憑證與發(fā)票所載信息進(jìn)行二次人工復(fù)核校驗(yàn)。最終，會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)會(huì)輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料。

（四）電子發(fā)票歸檔

財(cái)務(wù)人員完成期末結(jié)轉(zhuǎn)之后，系統(tǒng)可按憑證類型、賬期等自動(dòng)生成記賬憑證（OFD或PDF格式），并將該記賬憑證關(guān)聯(lián)的報(bào)賬單文件、電子發(fā)票與電子記賬憑證一起歸檔至電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)。同時(shí)，會(huì)計(jì)核算平臺(tái)將財(cái)務(wù)元數(shù)據(jù)封裝成XML元數(shù)據(jù)與報(bào)賬業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù)、電子發(fā)票元數(shù)據(jù)，一并歸檔至電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，歸檔過(guò)程中對(duì)元數(shù)據(jù)及發(fā)票等檔案進(jìn)行四性檢測(cè)，檢測(cè)通過(guò)后電子檔案模塊返回給財(cái)務(wù)核算模塊，會(huì)計(jì)檔案為已歸檔狀態(tài)。

公司的電子會(huì)計(jì)檔案管理由會(huì)計(jì)人員、檔案人員分工共同負(fù)責(zé)，包括前端業(yè)務(wù)生產(chǎn)系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)等，管理過(guò)程包括電子會(huì)計(jì)資料的形成、收集、整理、移交歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案的接收、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等。會(huì)計(jì)人員及檔案管理人員對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的管理職責(zé)在辦理完檔案移交后進(jìn)行轉(zhuǎn)移。具體業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過(guò)程如圖2所示。

電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)根據(jù)公司電子會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際業(yè)務(wù)需求，從電子會(huì)計(jì)資料的收集、整理、歸檔移交及電子會(huì)計(jì)檔案保管、利用、處置等方面對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)如圖3所示。

1.電子會(huì)計(jì)資料收集

公司依照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及《企業(yè)信息化工作規(guī)范》確定電子會(huì)計(jì)資料歸檔范圍，其分類見(jiàn)表1。屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料及其元數(shù)據(jù)在整理前由會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)傳輸至電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，傳輸前需滿足電子文件歸檔格式，包括PDF、OFD、RTF、DOC、JPG、TIF、PNG等。傳輸過(guò)程根據(jù)《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）的要求，通過(guò)webservice歸檔接口在線自動(dòng)收集，確保安全可控。

電子會(huì)計(jì)資料歸檔收集時(shí)對(duì)電子會(huì)計(jì)資料的來(lái)源系統(tǒng)進(jìn)行了梳理，收集進(jìn)入電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的電子會(huì)計(jì)資料按照DA/T70有關(guān)要求進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測(cè)，形成四性檢測(cè)報(bào)告。通過(guò)檢測(cè)的電子會(huì)計(jì)資料保存期限分為定期及永久，定期保管期限分為10年及30年。其中，電子會(huì)計(jì)檔案的期限管理由電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)通過(guò)“檔案基礎(chǔ)”模塊下的“保管期限”功能進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)置，公司內(nèi)各單位還可依據(jù)自身電子會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀，在滿足國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理的最低保管期限的基礎(chǔ)上，增設(shè)更為細(xì)化的期限保管要求。

根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《企業(yè)信息化工作規(guī)范》《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》等要求，本次試點(diǎn)對(duì)象增值稅電子發(fā)票，來(lái)源合法、真實(shí)；載有滿足要求的電子簽名；且由計(jì)算機(jī)電子設(shè)備形成及傳輸；使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取，輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)格式的記賬憑證；故可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。對(duì)于不滿足要求的外部會(huì)計(jì)憑證，如增值稅紙質(zhì)普票、紙質(zhì)專票、定額發(fā)票、卷式發(fā)票等票據(jù)，仍需進(jìn)行實(shí)物管理，并建立實(shí)物與影像的關(guān)聯(lián)檢索關(guān)系。

2.電子會(huì)計(jì)資料的整理

根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，H金融企業(yè)的會(huì)計(jì)主管機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)將公司在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、滿足作為電子會(huì)計(jì)檔案保存的文件資料（以下簡(jiǎn)稱“歸檔文件”），以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)等整理工作。歸檔文件整理過(guò)程中全面貫徹“強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、深化利用”的檔案管理方針。

總之，上述電子發(fā)票的歸檔流程旨在解決電子發(fā)票在企業(yè)流轉(zhuǎn)過(guò)程中存在的各項(xiàng)問(wèn)題，提高電子發(fā)票報(bào)銷效率，降低財(cái)務(wù)管理成本，保障電子票據(jù)合規(guī)合法電子化歸檔，增強(qiáng)電子發(fā)票智能傳送帶的作用，促進(jìn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。下面將介紹電子發(fā)票歸檔的建設(shè)重點(diǎn)——電子會(huì)計(jì)檔案，打通數(shù)字鏈條最后一公里。

三、電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)重點(diǎn)

《檔案法》中明確指出，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用。各類電子票據(jù)的歸檔不僅僅是業(yè)務(wù)留痕，更具有法律意義，那么對(duì)于企業(yè)接收的所有電子票據(jù)票證、稅務(wù)發(fā)票、非稅憑證、企業(yè)內(nèi)部憑證如何合規(guī)合法進(jìn)行電子歸檔，保障電子檔案的真實(shí)性、完整性、安全性、可用性，更具重要意義。

（一）合規(guī)的全生命周期檔案管理

根據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)實(shí)行全生命周期的線上線下一體化管理（采集、立卷、歸檔、接收、入庫(kù)、保管、變更、銷毀、移交和轉(zhuǎn)儲(chǔ)），覆蓋制單、收件、歸檔存儲(chǔ)、檔案應(yīng)用全環(huán)節(jié)，高效快速實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表及各類電子票據(jù)的自動(dòng)歸檔。

（二）明確劃分電子檔案紙電類別

電子會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)首先應(yīng)明確歸檔的檔案范圍，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的內(nèi)容，會(huì)計(jì)檔案包含會(huì)計(jì)憑證（包括原始憑證與記賬憑證）、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表。在現(xiàn)行的紙電混合管理模式下，單套制電子檔案管理模式的實(shí)現(xiàn)必須將紙質(zhì)檔案影像件、原生性電子檔案件、紙電混合檔案件分類標(biāo)記（原生性電子檔案指通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案，特別強(qiáng)調(diào)了電子會(huì)計(jì)檔案的原生性），將有條件的原生性電子檔案全線上管理，無(wú)需打印紙質(zhì)檔案件，如圖4。

（三）“四性檢測(cè)”保障安全

為保障電子檔案的真實(shí)性、完整性、安全性、可用性，依據(jù)2018年國(guó)家檔案局發(fā)布的《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》，在電子檔案的歸檔環(huán)節(jié)、長(zhǎng)期保管環(huán)節(jié)、移交環(huán)節(jié)進(jìn)行必要的“四性檢測(cè)”，生成檢測(cè)日志，確保檔案安全、完整，以符合法規(guī)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。

電子檔案的主要功能是指利用信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的“四性”保障，其在電子檔案全生命周期管理過(guò)程中具有舉足輕重的作用。電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)設(shè)置了四性檢測(cè)功能，涉及檢測(cè)項(xiàng)目總計(jì)45項(xiàng)，包括真實(shí)性（16項(xiàng)）、完整性（11項(xiàng)）、可用性（9項(xiàng)）、安全性（9項(xiàng)），覆蓋電子文件歸檔環(huán)節(jié)、電子檔案移交與接收環(huán)節(jié)和電子檔案長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)。由業(yè)務(wù)生產(chǎn)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子會(huì)計(jì)文件將進(jìn)入預(yù)處理區(qū)進(jìn)行四性檢測(cè)，通過(guò)四性檢測(cè)的電子會(huì)計(jì)文件將首先被推送至簽章系統(tǒng)進(jìn)行電子簽章，簽章后進(jìn)入電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行后續(xù)歸檔管理，對(duì)于不通過(guò)四性檢測(cè)不通過(guò)的電子會(huì)計(jì)文件將被退還至預(yù)處理區(qū)。為方便檔案管理人員查看檢測(cè)內(nèi)容及結(jié)果，提供四性檢測(cè)報(bào)告展示及導(dǎo)出等功能。

（四）檔案高效檢索深化利用

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)主要受益于數(shù)字化的高效檢索。目前，現(xiàn)有技術(shù)下已支持對(duì)檔案文件的全文快速檢索，極大提高信息線上共享能力。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案而言，可提供前端報(bào)賬單據(jù)、電子發(fā)票、紙質(zhì)附件影像與電子憑證檔案的雙向追溯聯(lián)查，監(jiān)控業(yè)務(wù)全線上流轉(zhuǎn)，全面保障業(yè)務(wù)的真實(shí)、有效、可追溯，極大拓展檔案賦能業(yè)務(wù)管理的能力。

針對(duì)本次試點(diǎn)內(nèi)容，結(jié)合檔案、稅務(wù)等外部監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)的關(guān)注點(diǎn)，在電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中增設(shè)“增值稅利用專區(qū)”功能，可以實(shí)現(xiàn)針對(duì)增值稅發(fā)票的專項(xiàng)利用。會(huì)計(jì)檔案管理人員可以依據(jù)增值稅發(fā)票票面所載信息，對(duì)發(fā)票進(jìn)行多維檢索，并聯(lián)查相關(guān)記賬憑證及其他原始單據(jù)電子檔案。此功能打通了增值稅發(fā)票從報(bào)銷、入賬到歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)，并在元數(shù)據(jù)利用方面進(jìn)行了創(chuàng)新性嘗試。

電子發(fā)票單套歸檔的嘗試在滿足本次增值稅發(fā)票的電子化管理的基礎(chǔ)上，將涉及增值稅報(bào)銷、入賬、歸檔過(guò)程中產(chǎn)生的費(fèi)用流程審批要件、電子銀行回單、記賬憑證進(jìn)行一攬子組合及歸檔，提升電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的歸檔范圍完整性、可用性。

四、結(jié)語(yǔ)

本文基于電子發(fā)票單套歸檔在企業(yè)中成功應(yīng)用的經(jīng)驗(yàn)，提供了一種可靠易用的操作流程。同時(shí)闡明隨著管理需求的提升，電子檔案的建設(shè)日益重要，既要保障各類電子文件全流程電子化，又要滿足檔案文件歸檔的真實(shí)、完整、安全、可用，合規(guī)合法進(jìn)行管理與利用，為后續(xù)電子文件在企業(yè)單套流轉(zhuǎn)提供思路，盡量克服當(dāng)下電子發(fā)票單套制歸檔的諸多難題。然而，當(dāng)前各類紙質(zhì)票據(jù)一時(shí)之間難以被電子票據(jù)完全取代，在當(dāng)前紙質(zhì)文件與電子文件混合管理方面仍有諸多困境需要進(jìn)行研究。

伴隨數(shù)字中國(guó)的建設(shè)、現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展、管理理念的變革，票據(jù)、檔案電子化成為現(xiàn)實(shí)。企業(yè)在保障合法合規(guī)的大前提下，應(yīng)該積極擁抱新變化，釋放政策紅利，將轉(zhuǎn)型變革深入毛細(xì)血管?；仡櫧觌娮影l(fā)票與電子檔案發(fā)展歷程，我們更深刻地感受到一個(gè)適應(yīng)國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略的、開(kāi)放的信息系統(tǒng)建設(shè)需要多方協(xié)同配合，共同整合優(yōu)秀科技資源，大膽假設(shè)，小心求證，不斷在實(shí)踐中優(yōu)化打磨，形成具有蓬勃生命力的新型管理模式，助力國(guó)家數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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