計算機給文秘工作帶來的影響和解決措施

文/蘭州市科學技術聯合服務中心 管若琰

傳統(tǒng)的文秘工作模式守舊，效率低下，過于依靠人工，很難完全滿足現代化辦公的要求。辦公自動化是依靠于計算機技術而形成的一種新型工作模式，能保障工作的效率和質量，為目前的文秘工作提供了極大的助力。

一、計算機技術對文秘工作的影響

（一）依托于計算機技術產生的辦公自動化的功能。辦公自動化的概念主要是指依托于計算機、通信和網絡及相關的軟件等技術，形成一套技術過硬的人機信息處理系統(tǒng)，使傳統(tǒng)的辦公室業(yè)務擺脫人為的工作模式，實現全自動化。文秘工作中最基礎最重要的工作是文字處理，包括對中外文字進行編輯、排版、打印和識別等；數據處理則主要涵蓋數值型與非數值型兩大類，以上主要是和文字數字打交道。行政事務則包含人的因素，包括對人事、財務、運營以及辦公用品的管理等。計算機技術的蓬勃發(fā)展極大地提升了網絡通信的效率，也是推動文秘工作改革的強大動力之一，加強了系統(tǒng)內各部門間的緊密聯系，為信息的有效交流搭建起橋梁，使文秘工作者更便捷地共享辦公自動化的資源。

（二）計算機對文秘工作的主要影響。早期的計算機技術對文秘工作的影響主要集中在公文流傳、收發(fā)電子郵件和數字檔案管理等非結構化數據的應用方面，面向的主要應用群體是機關及企業(yè)的職能與文秘部門。隨著計算機技術的發(fā)展，其在文秘工作中的應用也有了更豐富更有層次的內容，受眾群體也更加廣泛，對網絡的依靠程度也更大。

1.對日常工作的影響。文秘的主要工作中，大多以企業(yè)內各部門的溝通協調、行政事務和日常管理類的工作為主，計算機技術和網絡大范圍的普及和應用使文秘類工作更加輕松、便捷。具體表現在幾下幾大方面：（1）資源共享。計算機技術使得各自的資源不再是信息“孤島”，更方便其他人共用共享，加強了彼此間的交流合作，為不同部門的人員共同處理項目提供了平臺。（2）縮減成本。計算機網絡架設之后，硬件成本雖然巨大，但整個網絡可以為企業(yè)內的每一位員工服務，也大大提升了文秘工作的效率，是另一種開源節(jié)流、縮減成本的方式。（3）提升辦公效率。過去的電子郵件，如今被廣泛應用的飛書、騰訊會議等遠程辦公會議軟件，通過計算機技術和互聯網可以和業(yè)務對象建立遠程聯系，不必見面即可如常推進工作，極大提升了辦公效率。（4）權限控制。計算機技術提高了企業(yè)信息控制的可靠性和安全性，內部辦公系統(tǒng)可為重要崗位信息和核心資料的訪問設定權限，并對關鍵的郵件及數據信息設定密碼，嚴格限制訪問的人員，這也是對公司機密的一種有效保護。

2.對其他工作的影響。將計算機網絡技術應用于文秘工作，大大提升了秘書調研工作的效率。首先，網絡的時速便捷等優(yōu)勢更有助于秘書調研工作獲取第一手資料。調研中經常會碰到緊急事件，處理此類事件的關鍵是盡可能地收集有用且真實的材料信息，網絡在此種情況下能發(fā)揮巨大的作用。其次，目前的計算機網絡是一個開發(fā)的信息集成庫，是可以快速準確獲取信息的平臺，文秘工作者依靠網絡獲取自己需要的信息資料，為深入的調研工作積累素材，能更好地輔助工作，做出更加精準科學的判斷，將領導助手的職責充分發(fā)揮出來。

二、計算機技術下的文秘工作

（一）計算機技術時代如何開展文秘工作。計算機技術給文秘工作帶來了巨大的變革和創(chuàng)新。如何應用好計算機技術，提升目前工作的質量和效率，是現代文秘從業(yè)者都應該好好思考的問題。應當按照科學的方法，有規(guī)劃有步驟地去落實具體的文秘工作：首先，將依托于計算機技術的秘書工作的流程規(guī)范化、標準化。建立起科學高效的工作流程，使文秘工作有制度、有章法。其次，靈活地應用文秘工作中需要用到的信息處理功能，把工作內容做主次排序，優(yōu)先處理重點問題，將有限的計算機設備和辦公軟件集中用來處理難題，在文秘工作中將計算機的優(yōu)勢徹底發(fā)揮出來。

（二）文秘工作如何適應計算機技術。計算機技術的大規(guī)模普及從各個方面對傳統(tǒng)的文秘工作發(fā)起了劇烈的沖擊，過往的工作方式和技術儲備已經遠遠不足以應付新形勢下的文秘工作需求，身處挑戰(zhàn)階段的文秘工作人員應不斷學習，盡快適應辦公自動化的新要求。首先，要轉變思維方式和傳統(tǒng)觀念，充分認識到計算機技術對行業(yè)的影響和變革，認識到辦公自動化的發(fā)展趨勢和其帶來的巨大作用并真正接納、適應這種變化；其次，將新技術應用到日常的工作中去。文秘工作看似簡單瑣碎，實則復雜繁重，涉及的內容多、領域廣。文秘人員不僅需要精通電腦、傳真機、復印機等必備的辦公設備和技能，對計算機、信息通信和互聯網等技術也要有基本的了解和掌握，至于文秘辦公中常用的軟件，包括Word、Excel、Powerpoint等，更是需要熟練掌握并靈活應用?？萍嫉母屡c普及對文秘工作的要求只會越來越高，文秘人員應在日常的工作中，應將傳統(tǒng)常規(guī)的工作和計算機技術辦公自動化高效結合起來，以科學為助力，顯著提升辦公效率和質量。和其他很多行業(yè)和領域相同，文秘工作的改革之路絕非一日之功，而是漫長的逐漸進步提高變化的過程。如果文秘工作的技術改革被動消極，裹足不前，不但錯失了發(fā)展的先機，還會影響整個企業(yè)的管理和運營。唯有早日建立并完善辦公自動化系統(tǒng)，方可開創(chuàng)出文秘工作效率高、質量優(yōu)的新局面。

（三）計算機技術對文秘工作的新要求。計算機技術的大范圍普及和應用引發(fā)了文秘工作顛覆性的變革。辦公自動化不僅聚焦在信息的收集、歸納和處理上，而是向更深層次的應用轉變。在互聯網和大數據時代，信息的獲取易如反掌，信息量也如井噴之勢，如何在最短時間內獲取到真實可靠有價值的信息并善加應用，是對文秘工作的巨大考驗，也是文秘工作的新重點。文秘工作人員通過對信息的運用，處理行政事務，也為管理層的決策提供支持。信息的處理與應用已然成為文秘工作不可或缺的重要部分，它賦予了文秘工作更大的責任和任務，也將文秘工作推向了前所未有的高度，挑戰(zhàn)與機遇并存，是轉型升級的必經之路。計算機信息技術的更新發(fā)展大大加快了辦公自動化迭代的速度，新的工作環(huán)境下對文秘工作也有更高的要求：

1.文秘工作的內容、質量和效率都需要有質的提升。辦公自動化系統(tǒng)實現了文秘辦公流程的科學化、系統(tǒng)化，準確率和速度都有了質和量的提升。而且，自動化辦公系統(tǒng)憑借著計算機技術可實現大數據量精確的統(tǒng)計分析。匯總各類統(tǒng)計分析表時，直接對計算機獲取的數據做處理與分析，完成后通過網絡直接上傳，方便共享和訪問；遠程會議等新的辦公方式也為不同區(qū)域的人員溝通交流提供了平臺。會議安排是文秘工作的主要內容之一，以往的人工安排占用了大量人員精力，現在通過計算機來安排電子會議，大大縮減了工作量。移動化的辦公形式使文秘工作不再被局限在辦公室，只要有電腦和網絡，任何時間和地點均可以辦公，這是對傳統(tǒng)工作形式的一種變革，也將碎片化的時間充分利用了起來。

2.文秘工作者需要不斷學習新知識、新技能，強化對信息的處理能力。在計算機技術的推動之下，企業(yè)各部門之間的溝通和交流更加順暢頻繁，文秘工作也為加強各部門之間的聯系與合作助力。將管理類工作集成在一個統(tǒng)一、開放的平臺下，促進企業(yè)各部門協同高效的辦公，不僅沖破了信息壁壘的阻礙，也幫助文秘工作人員之間消除信息上的盲點和漏點。在電子文件傳輸的流程中，如有需要，可隨時查詢文件的當前節(jié)點，及時反饋給處理人，避免了重要的文件不能及時被處理的問題。計算機技術帶給文秘工作的優(yōu)勢還有一點也很重要，且具有長遠的意義，就是節(jié)約資源、低碳環(huán)保。傳統(tǒng)的信息通知等，多需要打印出來多份進行公示告知，會消耗了大量紙張筆墨，是對資源的極大浪費，無紙化辦公已然成為文秘工作的發(fā)展趨勢。

3.文秘工作者的工作重心發(fā)生了改變，應該與時俱進，不斷拓寬工作領域和技能。傳統(tǒng)的文秘工作主要包括文書、檔案、會務、協調等內容，不屬于高腦力勞動的范疇，對人員的要求多以善于溝通協調、穩(wěn)定認真、處事圓融為主。計算機技術的融入和辦公自動化的應用，使文秘工作越來越成為一種高腦力高智力的工作，工作的內容也比以往寬泛了許多。大量新興的辦公軟件和設備給了文秘工作人員更廣闊的施展才能的舞臺，如為維護公共關系，提高企業(yè)的公眾形象和影響力，文秘要處理好企業(yè)網站建設運營的事物。文秘高效的工作可以更好地為領導服務并分憂解難，充分發(fā)揮助手的作用。同時，大大提升了自身的工作價值，為企業(yè)的長遠健康發(fā)展添磚加瓦。

4.文秘工作者需要將安全觀念牢記于心，真正做好信息保密工作。由于工作性質和職責，文秘工作人員有機會接觸到公司的機密文件，一旦泄露，后果不堪設想，造成的損失也很難挽回。紙質文件的保護相對容易，電子文件的傳播途徑眾多，被竊取的手段也防不勝防，各種信息載體都難以保證自己不會成為“黑客”攻擊的對象，唯有加強網絡的安全與防護，加倍小心謹慎才是上策。另外，電子文檔的修改和復制轉發(fā)極為容易，是信息安全的又一隱患。因此，文秘工作者如何做好保密工作，是目前以及未來很長一段時間都要面對及慎重對待的課題。

三、計算機技術時代文秘工作的改革措施

（一）文秘人員強化學習，提升專業(yè)技能。計算機技術和辦公自動化加速了人們觀念的變化，以文秘招募工作為例，字跡工整漂亮在過往是競爭這一職位的有力優(yōu)勢，然而，目前這一優(yōu)勢現在已轉變?yōu)榫邆漭^高的計算機技能。調查顯示，大約80%的企業(yè)非常重視文秘工作人員的辦公自動化水平，這已然成為能否勝任這項工作的重要考察指標。文秘從業(yè)人員不單單需要學習相關的業(yè)務知識，也要加強對辦公自動化理論和實踐的學習和訓練，這是提升工作能力和專業(yè)度的重要步驟之一。首先，企業(yè)應組織文秘人員積極參與辦公自動化的培訓，使日常的文秘工作更加得心應手。其次，在學有余力的條件下，要積極地向網絡、計算機技術的領域深耕，這對日常工作極為有利，也會對辦公自動化系統(tǒng)有更加深刻的理解。

（二）文秘人員拓展知識面。計算機和網絡技術的興起，大量自動化與智能設備的涌現，是對體力勞動的解放，也是腦力勞動的崛起。首先，文秘工作者應該廣泛涉獵多領域的知識，加強對企業(yè)重要信息的敏銳度，遇到特殊情況可以第一時間做出正確反應，久而久之，獨立思考以及解決問題的能力都會得到質的提升。其次，在信息的搜索整理上，要轉變觀念，積極行動，化被動為主動，努力地獲取第一手材料。閉目塞聽已然不適合當前的形勢，走出辦公室，廣泛地接觸上下層人員，深入調研，是獲取有價值信息的有力途徑。文秘工作者不是簡單的信息搬運工，領會透徹上層的文件和精神，進行有效傳達也是必備的技能。

（三）文秘人員增強統(tǒng)籌全局的能力。辦公自動化系統(tǒng)將企業(yè)變成了一個緊密聯系的網絡，文秘與各部門的溝通交流更加頻繁。文秘工作者需要具備強烈的時間、人文觀念與全局意識，妥善安排，事無巨細，保障整個企業(yè)的穩(wěn)定高效運作。文秘工作的內容繁雜，種類較多，從上層領導至下層員工，都有溝通與接觸的機會，充當著信息連接的角色。不同的場景，不同的人員，應有不同的處理方式，這也是文秘工作的特別之處。文秘工作者是領導和員工之間溝通和信息傳遞的橋梁，一方面，若能善于聽取員工的意見，及時體察到員工的情緒，必要時向領導反饋，讓領導聽到員工內心的聲音和真實的想法，做上下級關系的潤滑劑，對調動員工的工作積極性有很大的促進作用；另一方面，盡好上傳下達的本分。有時候文秘工作者是領導的發(fā)言人，將領導層的精神和意圖及時傳遞給廣大員工，盡力避免誤會和由于信息不對稱造成的人心不安，使上下一心，齊心協力，共同營造一個積極進取、團結合作的工作氛圍。要實現這一目標，需要文秘工作者具備出眾的情商，溝通與應變的能力，以人為本，將領導和員工的需求謹記在心。

（四）文秘人員提升安全意識和工作的謹慎性。

計算機和網絡技術的高速發(fā)展雖然大大增加了工作的便利，但隨之帶來的風險和危害同樣不容小覷。信息公開透明化的今天，保密工作的難度可想而知。文秘工作者需要具備較強的責任心和主人翁意識?！笆玛P企業(yè)無小事”，要謹慎地把握好保密和共享的尺度，將保密的意識和行為貫穿工作的始終。日常辦公的過程中，針對比較重要的文件資料，應做好加密和備份，密碼妥善保管，不遺失、不外漏；存有機密信息的電腦不可連入互聯網；對網絡上常見的陷阱要有識別和鑒別的能力。同時，協助公司完善安全管理制度。

四、結語

文秘工作關乎企業(yè)的日常管理運營，任重道遠，現代化改革之路也絕非朝夕之功。計算機技術對文秘工作的改革和促進作用巨大，深入推廣應用辦公自動化體系，使文秘工作呈現出高質量、高效率的嶄新局面，對于整個企業(yè)的文秘工作具有重要、深遠的意義。