財務在合同管理中應把控的要點

劉偉玲

隨著社會競爭日益激烈，企業(yè)經(jīng)營風險意識不斷增強，合同作為約束買賣雙方權利義務的載體，日益受到經(jīng)營層的高度重視。合同管理不再僅僅是業(yè)務部門的事，各職能部門都有不同程度的參與，財務在合同管理中的作用也越來越突出，但財務應從哪些方面把控合同風險，并沒有規(guī)范性的操作指南，本人結合實際工作經(jīng)驗，闡述財務在合同各階段應把控的風險要點，以降低企業(yè)的經(jīng)營風險，供大家參考。

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，企業(yè)的風險意識逐漸增強，內部控制制度不斷完善，合同管理作為風險管理和內部控制的重要組成部分，也越來越受到企業(yè)的高度重視。合同管理涉及企業(yè)的多個部門，那么財務部門在合同管理中發(fā)揮怎樣的作用，財務在合同管理中應從哪些方面把控風險。合同管理包括談判、簽訂、履行、變更、解除、違約處理、合同歸檔、后評價等多個環(huán)節(jié)，下面就財務在合同管理的各階段應把控的風險要點進行探討。

一、合同談判、簽訂階段

合同談判和合同簽訂是兩個密不可分的環(huán)節(jié)，合同簽訂是在合同談判的基礎上形成的書面文件，財務從合同談判環(huán)節(jié)開始介入，可以避免合同簽訂時因某些財務方面的問題，比如發(fā)票、結算等問題雙方未達成一致而反復修改合同，保證合同簽訂的順利進行。以下通過大宗商品貿易企業(yè)的采購合同、銷售合同、擔保合同加以說明。

（一）采購合同：

財務把控的要點有以下幾點：1.了解供應商的經(jīng)營范圍、經(jīng)營資質、供貨能力，在供應商經(jīng)營范圍內的商品（需要取得經(jīng)營許可證的商品已取得相應經(jīng)營資質）且供應商有充足的供貨能力，基本可以保證貨物流和發(fā)票流一致，降低善意取得虛開發(fā)票的風險。2.了解供應商有無欠稅，是否存在走逃失聯(lián)的風險，上游供應商走逃失聯(lián)，稅務機關會要求企業(yè)對已抵扣的進項稅額做轉出，對大宗商品貿易企業(yè)來說，單筆貿易額多在幾千萬甚至上億元，進項稅額動輒幾百上千萬，一旦進項稅額轉出，將會給企業(yè)造成無力承受的損失；3.了解供應商的開票能力，是否能按時足額開具發(fā)票。4.結算方式約定：先款后貨或先貨后款，企業(yè)盡量選擇先貨后款的結算方式，降低供應商的交貨風險；5.付款方式約定：付款方式有電匯、銀行承兌匯票、商業(yè)承兌匯票、信用證、銀行本票、銀行匯票等多種方式。付款方式不同，企業(yè)的財務成本不同，有時供應商會根據(jù)企業(yè)的支付方式給出不同的供貨價格，這需要財務統(tǒng)籌考慮資金周轉、資金成本、價格優(yōu)惠，綜合測算合同效益；6.合同簽訂時要注意價稅分別列明，根據(jù)《印花稅法》的規(guī)定，應稅合同的計稅依據(jù)，為合同所列的金額，不包括列明的增值稅稅款。但如果合同中沒有單獨列明增值稅，還是要按全額計算繳納印花稅的。在簽訂銷售合同時同樣應注意這一點。

（二）銷售合同：

財務應重點關注客戶的資金實力、合同賬期是多長時間、客戶能否按期回款、客戶回款方式等方面。以回款方式來說，是銀行存款還是票據(jù)，財務需要與企業(yè)自身的現(xiàn)金周轉進行匹配，如果采購資金使用的是銀行貸款資金，那么該筆銷售合同回款是否用于歸還銀行貸款，是否需要給予客戶銷售折扣以鼓勵早日回款，在簽訂銷售合同時都是財務需要考慮的問題。

（三）擔保合同：

大宗商品貿易單筆合同金額較大，為了保證合同的正常履行，有效防控經(jīng)營風險，合同被動方可以要求主動方提供擔保，比如先款后貨的合同，預付貨款方（被動方）為了保證交貨方（主動方）按期交貨，可以要求交貨方提供擔保；如果是先貨后款的合同，交貨方（被動方）為了保證付款方（主動方）到期按時付款，可以要求付款方提供擔保。國有企業(yè)、上市公司在交易中一般處于強勢地位，提供擔保的較少，但國有企業(yè)與民營企業(yè)的貿易合同，為了防范風險，保證國有資產的保值增值，一般會要求民營企業(yè)以其資產提供擔保。在這個環(huán)節(jié)，財務應協(xié)調進行資產評估，確認提供擔保資產價值。并及時跟進擔保手續(xù)辦理情況，比如以固定資產做抵押的，應辦理抵押登記；以企業(yè)股權做質押的，應辦理質權登記。

二、合同履行階段

合同內容一般包括：標的、數(shù)量、單價、金額、運輸方式、貨物交付時間、交付地點、貨款支付時間、支付方式、違約責任等。財務在合同履行過程中，應根據(jù)合同內容跟進合同履行進度。舉例說明：甲公司向乙公司采購乙二醇5000噸，不含稅價格4000元/噸，不含稅金額2000萬元，稅額260萬元，交貨時間：2022年8月30日前，交割方式為張家港保稅區(qū)長江國際平臺CA貨轉交割，交貨完成后根據(jù)雙方確認的《結算單》開具13%增值稅專用發(fā)票，結算方式：先貨后款，付款方式：銀行電匯。甲公司需于收到發(fā)票次日付清全部貨款。違反本合同的任一條款，均視為違約，違約方均需向對方支付相當于本合同總金額（價稅合計金額）20%的違約金，受損失方損失額超過違約金的，違約方還需按實際損失金額（包含訴訟費、保全費、保全保險費、差旅費、律師費等所有費用）賠償給對方。

作為甲公司財務需要把控的要點：1.合同約定的交貨時間2022年8月30日前，財務應在8月30日前跟進確認甲公司是否收到乙公司交付的5000噸貨物；2.合同約定的交割方式為張家港保稅區(qū)長江國際平臺CA貨轉交割，財務應確認張家港保稅區(qū)長江國際平臺CA平臺是否出具了貨權轉移證明，是否及時將乙公司貨權轉移給甲公司；3.合同約定交貨完成后雙方通過《結算單》進行確認，財務應跟進甲乙雙方是否出具了《結算單》并進行了蓋章確認；4.合同約定乙公司根據(jù)雙方確認的《結算單》開具發(fā)票，甲公司財務應及時取得發(fā)票，核對發(fā)票數(shù)量、單價、金額等開票內容。5.財務應在收到發(fā)票次日將款項支付給乙公司，以免造成違約。

作為乙公司財務需要把控的要點：1.根據(jù)庫存情況，提醒業(yè)務部門2022年8月30日前按時交貨；2.完成交貨后盡快與甲公司通過《結算單》進行數(shù)量、金額確認，并由雙方簽字蓋章，保證結算單準確有效；3.因為發(fā)票是收款的前提條件，乙公司取得《結算單》后應盡快開具發(fā)票，及時交付甲公司；4.跟進收回甲公司貨款。

三、合同的變更、解除

企業(yè)簽訂合同后，可能會因為不可抗力、市場因素、企業(yè)自身情況變化造成合同某些條款需要修改或補充，影響嚴重的，可能還會解除合同。比如受疫情影響，企業(yè)無法正常生產，導致不能按時交貨，如果對方可以等待，那對合同交貨時間進行變更即可，如果對方不能等，那對方會通過其他渠道采購，該合同可能就需要解除。通常情況下，合同只會對數(shù)量、單價、交貨時間、交貨地點、付款方式進行變更，財務需要根據(jù)實際情況和變更內容，審核變更條款對收入、成本的確認時點和金額影響以及對企業(yè)資金周轉的影響。合同解除主要判斷是否屬于不可抗力解約，是否存在違約責任。

對于合同內容能否變更的問題，可能面臨由于公司間的合并、拆分行為導致的權利義務變更歸結為合同承繼的可能。關于內容變更的爭論各執(zhí)一詞，尚應從法律的角度看待此問題，合同應體現(xiàn)出人性化的一面，合同關系的建立除了滿足雙方的意愿外，還應包含對雙方的認可與尊重，反映出合同簽訂雙方對企業(yè)的經(jīng)營思想、管理方法與企業(yè)精神等有關方面的認可，但在合同進行變更時，無論由于何種原因產生的變更都會使得合同簽訂雙方間的潛在信用與認可大幅降低，進而可能使合同無法繼續(xù)履行。

四、合同的違約責任

一旦合同一方發(fā)生不能按合同條款執(zhí)行的事項，一般情況下，合同雙方會協(xié)商采取補救措施，如果雙方協(xié)商不成，確實需要追究違約責任的，財務應根據(jù)違約條款的約定，跟進違約金的收取、支付情況，及時確認違約金收入或支出。其中，違約金是指按照當事人的約定或者法律直接規(guī)定，一方當事人違約的，應向另一方支付的金錢。違約金的標準是金錢，但當事人也可以約定違約金的標的物為金錢以外的其他財產。違約金具有擔保債務履行的功效，又具有懲罰違約人和補償無過錯一方當事人所受損失的效果，因此有的國家將其作為合同擔保的措施之一，有的國家將其作為違反合同的責任承擔方式。簽訂擔保合同，有擔保措施的，財務還應跟進擔保債權的實現(xiàn)情況。

企業(yè)收取和支付的違約金是單位因違反經(jīng)濟合同，不能履行全部或部分經(jīng)濟合同，依據(jù)約定的條款收取或給予對方的一種經(jīng)濟賠償。在經(jīng)濟活動中，違約金的收付，稅法的規(guī)定和具體的憑證處理不盡相同。企業(yè)經(jīng)營中由于合同違約的原因，常常會向外支付違約金，財務人員對于企業(yè)發(fā)生的違約金，需要根據(jù)實際情況作出判斷，才能做出正確的財稅處理，稍有不慎，開錯發(fā)票，會走進虛開的深坑。

五、合同歸檔

合同管理離不開財務監(jiān)管，有效的財務監(jiān)管可以在企業(yè)合同風險防范中發(fā)揮重要作用。合同是企業(yè)日常經(jīng)營活動中必不可少的內容，加強合同管理具有重要意義。合同管理離不開財務監(jiān)管，加強財務管理對合同的監(jiān)管是財務部門的職能之一，這就需要企業(yè)的財務部門主動參與到合同管理中來，充分發(fā)揮財務的監(jiān)管職能作用，降低或規(guī)避合同風險，維護企業(yè)利益。在合同訂立前，財務部門要做好風險預測、風險辨析工作；在合同簽署階段，財務部門應對簽訂合同權限、合同印章使用管理、分送合同給相關部門等方面進行監(jiān)管；在合同履行階段，財務部門應密切關注合同實際履行情況，及時結算并清理債權債務，制定合同變更索賠工作流程和相關注意事項；在合同履行后管理階段，財務應做好合同的歸檔保管工作，建立合同管理及保密制度。

加強財務在合同管理中的職能，除了在合同管理的四個階段進行監(jiān)管外，還需要企業(yè)依據(jù)實際情況建立健全企業(yè)合同的管理體系，做好包括財務人員在內的合同管理人員的培訓。相信有了財務部門的監(jiān)管，企業(yè)會更好地實現(xiàn)合同風險管理，避免企業(yè)合同執(zhí)行的潛在風險，并提高合同執(zhí)行水平，從而更好地維護企業(yè)的利益。合同簽訂后，應將合同文本及時歸檔，以便查閱。隨著企業(yè)信息化管理水平的提高，很多企業(yè)采用合同管理軟件對合同進行管理，從合同審批到合同歸檔，每一份合同自始至終處于受控狀態(tài)，方便了合同的查閱，避免了合同的遺失。如果企業(yè)通過合同軟件來管理合同，財務只需要在合同管理軟件中設置關鍵節(jié)點控制；如果企業(yè)是人工管理檔案，財務最好留存一份合同，并應建立合同臺賬，加強對合同檔案的管理，對檔案管理部門也形成輔助管理。

六、合同后評價

一般來說，合同履行完畢，合同檔案完成歸檔，一項業(yè)務就全部結束了。但為了能全面反映合同的完成情況，建議財務部門和業(yè)務部門共同將合同執(zhí)行情況進行總結。其作用有三個：一是總結經(jīng)驗，吸取教訓。在合同履行過程中，有些細節(jié)在合同簽訂時可能沒考慮到，導致合同履行困難或合同收益降低。比如：乙公司從甲公司購入一批貨物，銷售給丙公司，甲公司處于行業(yè)壟斷地位，銷售產品要求客戶全額預付貨款，乙公司購買了甲公司2000萬的貨物，全額現(xiàn)款支付。因甲公司和丙公司是長期合作客戶，遂以2100萬的優(yōu)惠價格將該批貨物銷售給了丙公司，約定由丙公司直接到甲公司倉庫提貨，按實際拉運量結算貨款，一個月內拉運完畢。由于甲公司設備檢修，供貨延遲，導致丙公司拉貨周期延長，乙公司回款時間延長。完成該合同雖然不影響財務賬面利潤，但因資金成本上升，資金周轉率降低，綜合收益還是降低了。通過這個合同的履行，我們發(fā)現(xiàn)對甲公司追究延遲交貨的違約責任，不利于以后的合作。為了保證公司利益，我們以后與下游客戶簽訂合同時，可以將最晚付款時間調整為固定期限，這樣一來，上述問題就迎刃而解了。如果不對合同履行情況做事后總結，像這種長期合作客戶企業(yè)再次進行業(yè)務合作時，在簽合同時一般會沿用上一個合同模板，僅對數(shù)量、金額進行修改；二是可以快速培養(yǎng)業(yè)務人員。新的業(yè)務人員可以通過查看合同執(zhí)行情況總結，了解合同簽訂中可能出現(xiàn)的問題及應注意的細節(jié)，避免以前發(fā)生的問題再次發(fā)生。三是可以清理財務賬面往來。合同履行時可能會因為稱重、裝卸等原因出現(xiàn)溢短裝，合同結算金額與收付款金額有出入，需要多退少補。由于金額不大或長期合作關系，合同雙方對差額清理不及時會造成財務往來長期掛賬，尤其是按單個合同進行輔助核算的企業(yè)，會出現(xiàn)對同一家單位，這個合同是應付賬款，另外一個合同是預付賬款；或者一個合同是應收賬款，另一個合同是合同負債。通過對合同執(zhí)行情況總結，我們可以將執(zhí)行完畢的合同往來及時進行清理。

綜上所述，財務管理和合同管理密不可分，財務在合同管理的任一環(huán)節(jié)都發(fā)揮著不可或缺的作用，只有將財務管理滲透到合同管理中，才能保證合同的關鍵節(jié)點得以把控，財務通過對合同的步步跟進，防范了合同執(zhí)行中的疏漏，同時加強了對業(yè)務模式的了解，還可以保證企業(yè)的財務核算更加完整準確。

（作者單位：新疆國經(jīng)能源有限責任公司）