醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)收賬款管理存在的不足及其完善措施探討

楊錦芳

（金華臻誠企業(yè)管理咨詢有限公司，浙江 金華 321000）

一、引言

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，人民生活水平普遍提高，人們越來越重視身體健康問題，這促使醫(yī)藥行業(yè)蓬勃發(fā)展，但也加劇了醫(yī)藥市場的競爭。各醫(yī)藥公司為了搶占市場，紛紛采用賒銷的方式銷售產(chǎn)品，自然就產(chǎn)生了應(yīng)收賬款。應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率和壞賬率的高低直接影響企業(yè)的現(xiàn)金流和經(jīng)濟效益，進而影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營。為此，加強應(yīng)收賬款管理已成為企業(yè)經(jīng)營管理中十分重要的一環(huán)。本文從醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)的角度闡述了醫(yī)藥行業(yè)應(yīng)收賬款管理的重要性、存在的問題和改進措施。

二、醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)收賬款管理概述

（一）醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營特點

近年來，“兩票制”政策的執(zhí)行大大縮減了醫(yī)藥銷售中間環(huán)節(jié)。兩票制指的是藥品從醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)到醫(yī)院只經(jīng)過兩次開票，即醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)開一次發(fā)票給醫(yī)藥公司，醫(yī)藥公司開一次發(fā)票給醫(yī)院。藥品的終端市場主要是醫(yī)院、診所、藥店，“兩票制”以后的醫(yī)藥公司紛紛重新定位，調(diào)整自己的經(jīng)營模式和經(jīng)營方向，例如，有規(guī)模、有實力、有醫(yī)院配送資格的醫(yī)藥公司的業(yè)務(wù)可以覆蓋所有的終端市場；而小型的、沒有醫(yī)院配送資格的醫(yī)藥公司就會把市場定位為藥店和診所。醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)則會根據(jù)自己產(chǎn)品的類型來選擇與相應(yīng)的醫(yī)藥公司合作。根據(jù)醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)在終端市場上是否有自己的推廣團隊，醫(yī)藥公司有著不同的身份：配送商或客戶。生產(chǎn)企業(yè)如果在終端市場有自己的推廣團隊，醫(yī)藥公司的身份就是配送商，收取一定比例的配送費（3%~10%），終端市場的推廣由生產(chǎn)企業(yè)自己負責；沒有推廣團隊的生產(chǎn)企業(yè)，則是依靠醫(yī)藥公司的團隊進行推廣，這時醫(yī)藥公司的身份就是客戶。無論是哪種合作形式，按照目前醫(yī)藥行業(yè)市場環(huán)境，只有極少數(shù)的藥品采用現(xiàn)款現(xiàn)貨或預(yù)收貨款的方式銷售，當然這是由藥品的特殊性決定的。例如，對于市場占有率高的外企藥品和獨家藥品，由于品牌度高、消費者認可度高、銷售量大，醫(yī)藥公司為了爭取配送權(quán)利，往往會主動提出先付款后發(fā)貨。再如，進入政府主導(dǎo)的“國談”和“集采”的藥品，這類藥品價格低，回款周期短，因為企業(yè)的利潤很少，政府對回款周期有規(guī)定，基本能保證按時回款。除此以外，其他藥品的銷售方式基本采用的都是賒銷方式。

（二）醫(yī)藥行業(yè)應(yīng)收賬款回款周期長的原因

目前，醫(yī)藥行業(yè)應(yīng)收賬款回款周期長短主要受各地區(qū)醫(yī)藥市場環(huán)境差異、藥品類型差異、客戶規(guī)模實力等的影響，一般在1.5~6個月左右，如果應(yīng)收賬款超期，那回款時間會更久，甚至直接變成壞賬無法收回。“兩票制”以后，醫(yī)藥行業(yè)的回款流程為：醫(yī)院—醫(yī)藥公司—醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)，即醫(yī)院將貨款打給醫(yī)藥公司，醫(yī)藥公司回款給生產(chǎn)企業(yè)。醫(yī)院能否按時回款受以下因素影響：藥品是否已用完、醫(yī)保有無給付、醫(yī)院有擴建改造計劃的資金占用等。醫(yī)藥公司未按時回款受醫(yī)院未及時回款、醫(yī)藥公司因投資失利和經(jīng)營不善等原因造成資金占用、當?shù)蒯t(yī)藥市場環(huán)境等的影響。

（三）醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)加強應(yīng)收賬款管理的意義

賒銷可以吸引及穩(wěn)定客戶，給客戶一定的資金周轉(zhuǎn)時間，這既能緩解客戶的資金壓力，也有利于穩(wěn)定與客戶的合作關(guān)系，對企業(yè)的發(fā)展具有積極的推動作用。在藥品同質(zhì)化競爭激烈的環(huán)境下，采用賒銷的銷售方式可以擴大企業(yè)產(chǎn)品市場占有率，提高企業(yè)銷售額，從而提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。因此，加強應(yīng)收賬款的管理尤為重要?？茖W、合理地管理應(yīng)收賬款，可以提高應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率，保障企業(yè)現(xiàn)金流的正常運轉(zhuǎn)，企業(yè)可以獲得充足的資金投入生產(chǎn)經(jīng)營以及開發(fā)新產(chǎn)品和購買新設(shè)備中；科學地管理應(yīng)收賬款還可以降低應(yīng)收賬款壞賬率，減少企業(yè)經(jīng)營風險和經(jīng)濟損失，促進企業(yè)更好地發(fā)展。

三、醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)收賬款管理存在的不足

（一）未設(shè)立專職管理部門

多數(shù)企業(yè)未設(shè)置專職部門來管理應(yīng)收賬款，而是直接由銷售部負責催收。業(yè)務(wù)員為了進一步提升自己的銷售業(yè)績，甚至有時為了完成銷售任務(wù)，與客戶溝通好，將大量的貨提前壓在客戶處，產(chǎn)生大量的應(yīng)收賬款。對于客戶的信用額度審批，審批權(quán)限集中在銷售部，而銷售部的信用審批流程流于形式，對客戶的信用、規(guī)模、實力等審核不嚴，有時甚至為了防止客戶的流失或增加銷售業(yè)績，故意延長客戶的信用期限或提高信用額度，且業(yè)務(wù)員風險意識不強，導(dǎo)致公司賬面應(yīng)收賬款數(shù)額巨大、周期長、壞賬率高。沒有建立客戶信息數(shù)據(jù)庫，無法對客戶應(yīng)收賬款進行動態(tài)管理，及時跟蹤和應(yīng)對各種應(yīng)收賬款風險。

（二）未制定應(yīng)收賬款催收制度

部分企業(yè)未制定應(yīng)收賬款回收的相關(guān)制度，或者即使有相關(guān)催收制度，但對所有客戶一視同仁，沒有區(qū)別不同客戶和不同情況，沒有做到具體問題具體分析。針對一些有實力可以提前回款的客戶，未能制定相應(yīng)的獎勵或優(yōu)惠機制，導(dǎo)致客戶不會主動提前回款，也就無法提高企業(yè)應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率。而對于超期的客戶，除了催收以外沒有相應(yīng)的應(yīng)對措施制約，催收效果不顯著，使應(yīng)收賬款數(shù)額越積越多。

（三）缺乏完善的內(nèi)控制度

1.部門間缺乏溝通與協(xié)作

在應(yīng)收賬款管理方面，企業(yè)銷售部和財務(wù)部未進行有效的溝通和協(xié)作。銷售部只注重銷售，財務(wù)部只注重應(yīng)收款賬款的記錄，兩個部門在應(yīng)收賬款回收上缺乏有效的溝通和交流。例如，財務(wù)部每月出具應(yīng)收賬款賬齡分析給銷售部，雙方也只是進行例行公事的數(shù)據(jù)傳遞，未對里面的異常和警示作出有效分析。尤其對于定期開具對賬函，除了一些硬性要求必須開具以外，日常管理上很少能做到，導(dǎo)致積累幾年的應(yīng)收賬款余額與客戶核對不。再如，客戶因為破損、抽檢、調(diào)價等原因的扣款都未及時發(fā)現(xiàn)處理，而且累計幾年的業(yè)務(wù)，逐筆對賬也是一個很大的工作量。

2.考核和激勵機制不健全

對于負責應(yīng)收賬款催收的業(yè)務(wù)員沒有制定相應(yīng)的考核和激勵機制。對銷售部的考核，也只對年/季/月銷售量的完成情況進行考核，未將業(yè)務(wù)員自己應(yīng)收賬款的規(guī)模和回收率等指標放在考核中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)員對應(yīng)收賬款的催收不重視。沒有將應(yīng)收賬款的回收和業(yè)務(wù)員的績效獎勵掛鉤，業(yè)務(wù)員對于應(yīng)收賬款的催收沒有積極性，能拖則拖，甚至對方單位回款出現(xiàn)異常都未能及時發(fā)現(xiàn)，最終導(dǎo)致壞賬的產(chǎn)生。

3.對有效憑據(jù)的保管不嚴

一旦出現(xiàn)逾期且經(jīng)催收都無法收回的應(yīng)收賬款，企業(yè)就要考慮采取法律手段追討，這時合同、發(fā)票、發(fā)貨單、物流簽收單、對賬單等有效憑據(jù)就起到重要作用。但很多企業(yè)對于這些憑據(jù)的保管不嚴，例如，合同的訂立和約定不夠具體詳細，甚至很多日常發(fā)貨都沒有訂立合同；物流簽收單能夠充分證明客戶已經(jīng)收到貨物，但很多企業(yè)都沒有做到回收保管；有些企業(yè)雖然對了賬，但沒有形成合法、有效的對賬依據(jù)等，給追討工作帶來較大困難。

（四）企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)不準確

企業(yè)對應(yīng)收賬款沒有科學、有效地管理，導(dǎo)致應(yīng)收賬款周期長，存在大量超期的應(yīng)收賬款，因此，企業(yè)實際壞賬的金額遠比計提的壞賬準備要高。而且企業(yè)與客戶之間不及時對賬，導(dǎo)致許多應(yīng)收賬款余額核對不上，例如，因破損、抽檢、調(diào)價等原因引起的不符沒有及時處理，這相當于夸大了企業(yè)的經(jīng)營成果。不實的數(shù)據(jù)會對經(jīng)營者的決策產(chǎn)生影響，進而影響企業(yè)的正常發(fā)展。

四、醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)完善應(yīng)收賬款管理的措施

（一）設(shè)立獨立的應(yīng)收賬款管理部門

企業(yè)應(yīng)設(shè)置獨立部門，如商務(wù)部門，來專門負責應(yīng)收賬款管理，從新客戶信用和資質(zhì)審核開始，到洽談、簽訂合同、發(fā)貨、回款等都由商務(wù)部門負責。而銷售部則心無旁騖地專注于終端市場的產(chǎn)品推廣，以便更好地拓展市場，提高公司產(chǎn)品的市場份額。兩個部門之間職責權(quán)限不同，既各司其職，又緊密合作，為整個銷售流程提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時能及時發(fā)現(xiàn)銷售過程中的異常和隱患，進行快速反應(yīng)和處理，提高企業(yè)的競爭力。企業(yè)可通過信息管理系統(tǒng)，建立客戶資信數(shù)據(jù)庫。尤其對于首次合作的客戶，企業(yè)需對其資質(zhì)、信用、規(guī)模、實力、服務(wù)等進行評估。這些信息的來源，除了客戶提供的資質(zhì)和材料，可查詢客戶在各相關(guān)部門的信用等級了解客戶的信用情況，例如，工商部門、稅務(wù)部門、質(zhì)量管理部門等；借助各種平臺查詢客戶的相關(guān)數(shù)據(jù)，例如，客戶一年的配送額、一年的納稅額等，從這些數(shù)據(jù)可以間接地判斷出客戶的規(guī)模和實力。最重要的還是要實地考察，通過業(yè)內(nèi)人士的評價和行業(yè)口碑來了解客戶的整體情況，然后對取得的信息進行一個綜合評價，評估出客戶的信用額度，將該信用額度設(shè)為賒銷發(fā)貨的上限。

建議新客戶以大型的上市集團公司和當?shù)匾?guī)模比較大的醫(yī)藥公司為首選，這類公司往往管理完善、服務(wù)到位、實力雄厚、信譽度高。充分利用數(shù)據(jù)庫的功能，對客戶應(yīng)收賬款實行動態(tài)管理，在數(shù)據(jù)庫中設(shè)定客戶的信用額度、回款期限、發(fā)貨周期等，日常業(yè)務(wù)往來只要超出設(shè)定范圍，數(shù)據(jù)庫就會發(fā)出預(yù)警或者直接鎖死限制發(fā)貨，專職人員及時對發(fā)出的預(yù)警分析原因，針對不同原因做出相應(yīng)的處理，并對數(shù)據(jù)庫及時做出調(diào)整和更新，重新評定客戶的信用額度，風險預(yù)警機制能夠讓企業(yè)及時地發(fā)現(xiàn)風險和規(guī)避風險。專職人員需定期維護客戶關(guān)系，及時了解客戶動態(tài)，最好能在各地配備專職人員，定期拜訪客戶，便于跟客戶建立深厚的感情，也能及時掌握客戶的經(jīng)營情況，一旦發(fā)現(xiàn)異常及時采取措施防范和規(guī)避企業(yè)風險。

（二）制定靈活多變的銷售策略

不同的省份醫(yī)藥市場環(huán)境不同，回款周期也不同。市場環(huán)境好的省份，客戶一般都會遵守商業(yè)規(guī)則，按照合同約定及時回款，回款周期短；而市場環(huán)境不太好的省份，不按約定回款，拖欠貨款是常態(tài)，回款周期長。企業(yè)應(yīng)針對各個省份不同的市場環(huán)境，制定不同的銷售回款策略，例如，市場環(huán)境好的省份可以放寬信用額度；而市場環(huán)境不好的省份可以適當縮減信用額度。不同的產(chǎn)品制定不同的銷售策略，采用不同的銷售模式。如稀缺性的藥品、獨家的藥品，或者市場占有率和消費者認可度高且具有足夠優(yōu)勢的藥品可以采用現(xiàn)款現(xiàn)貨、預(yù)收貨款、鋪底的銷售模式，減少企業(yè)賒銷額。根據(jù)客戶的銷量采取不同的商業(yè)折扣策略，銷售量越大，銷售價格的優(yōu)惠力度越大，鼓勵客戶努力開發(fā)市場，提高企業(yè)銷售額。制定靈活的超期應(yīng)收賬款催收策略，不同客戶需分析具體原因采用更有針對性的催收方式。針對客戶在約定的回款周期前提早回款，給予一定的現(xiàn)金折扣，越早回款現(xiàn)金折扣越高，鼓勵客戶提早回款；也可用回款期限決定銷售價格的方式，回款期限越短價格越有優(yōu)勢，盡量縮短回款時間，提高企業(yè)流動資金周轉(zhuǎn)率，降低企業(yè)風險。公司員工方面將回款催收與員工的績效掛鉤，納入員工工資獎金考核，制定相應(yīng)的激勵策略，提高員工的積極性與主動性。

（三）定期核對應(yīng)收賬款余額

在應(yīng)收賬款管理上，商務(wù)部門和財務(wù)部門的職責和分工應(yīng)更加明確。針對應(yīng)收賬款回收的情況，財務(wù)部門要做到及時反饋，且不能只停留在數(shù)據(jù)的傳遞上，要與商務(wù)部門做好有效的溝通與協(xié)調(diào)。財務(wù)部門每月根據(jù)客戶的銷售回款情況出具應(yīng)收賬款賬齡分析給商務(wù)部，商務(wù)部門負責與客戶核對應(yīng)收賬款余額，針對應(yīng)收賬款賬齡分析中呈現(xiàn)出來的異常情況，兩個部門間應(yīng)及時溝通，分析原因，尋找有效的解決方法。財務(wù)部門要定期開具對賬函，由商務(wù)部門負責完成客戶書面核對，并形成有效的依據(jù)。定期核對應(yīng)收賬款，不僅能夠保證賬面數(shù)據(jù)的準確無誤，也能及時發(fā)現(xiàn)不符與異常，如因破損、退貨、抽檢、調(diào)價、入賬錯誤等原因引起的雙方余額不符可以及時處理與調(diào)整；也能及時發(fā)現(xiàn)異常并杜絕，如與客戶對接人員，利用與客戶的良好關(guān)系，私自結(jié)款占為己有等。

（四）加強有效憑據(jù)的制度制訂和回收保管

企業(yè)的購銷合同要由公司的法務(wù)部門制訂和審核。每筆銷售業(yè)務(wù)必須簽訂購銷合同，購銷合同要符合《中華人民共和國民法典》，合同中對于貨品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、交付與驗收的時間地點、結(jié)算方式、回款期限、違約責任等信息必須明確，防止因為購銷合同中約定事項不明確而引起的經(jīng)濟糾紛。除購銷合同外，日常銷售業(yè)務(wù)必須手續(xù)齊備，資料齊全，如每筆業(yè)務(wù)的發(fā)票、發(fā)貨單、物流回執(zhí)等，這些都是證明業(yè)務(wù)實際發(fā)生的憑據(jù)，尤其是物流回執(zhí)單，這是證明客戶已收到貨物的有利憑據(jù)，很多企業(yè)都會疏忽回收保管；還有定期書面對賬的對賬函、企業(yè)的催收記錄等都是有效憑據(jù)需妥善保管。

五、結(jié)語

科學、有效地管理應(yīng)收賬款，可以降低管理成本和財務(wù)風險，提高資金周轉(zhuǎn)率，促進企業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展。醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)該積極主動地應(yīng)對市場競爭，解決應(yīng)收賬款管理中存在的問題，建立科學、有效的應(yīng)收賬款催收制度，對客戶的信用檔案進行嚴格管理，完善企業(yè)內(nèi)部管理制度和考核激勵機制，實現(xiàn)應(yīng)收賬款的有效回收。企業(yè)還應(yīng)加強信息管理系統(tǒng)的運用，搭建完善的風險預(yù)警信息化管理系統(tǒng)平臺，從源頭進行應(yīng)收賬款的風險識別和風險評估。當企業(yè)發(fā)生壞賬損失時，應(yīng)做好相關(guān)問題的原因分析并從中吸取經(jīng)驗，分析出潛在的風險，提高風險的防范能力，從而避免出現(xiàn)更多的壞賬。