謝鵬鑫 譚必勇

摘 ?要：檔案工作數字轉型是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇，同時也是檔案部門融入“數字中國”建設的重要舉措。然而在實際工作中，“數字轉型”的定義尚未明確，其工作范疇仍有完善空間。為促進檔案工作數字轉型進一步發(fā)展，文章采取政策文本分析方法，通過以檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃等政策文本為研究對象，同時參考國外檔案部門數字轉型相關政策，并關注國內其他部門在數字中國建設中的工作訴求，進而豐富現(xiàn)階段對檔案工作“數字轉型”內涵的認識。經過分析，本文認為檔案工作數字轉型應該包括工作對象轉型、工作內容轉型與工作理念轉型三個部分。文章將關注重點轉向“數字轉型”本身，對其內涵外延進行詳細分析，能夠為未來數字轉型的推進工作提供一定的參考。

關鍵詞：數字轉型；檔案信息化；政策工具；檔案事業(yè)發(fā)展

Abstract： Digital transformation of archival work is an inevitable choice for archival development undertaking， and it is also an important measure for archival departments to integrate into the construction of “Digital China”. However， in the actual work， the definition of “Digital Transformation” is not clear， and its work scope still needs to be improved. In order to promote the further development of the digital transformation of archival work， this paper adopts the method of policy text analysis， taking the archives development plan and related policies as the research object. Meanwhile， this paper refers to foreign policies related to the digital transformation of archival work and take attention to the demands made by other domestic departments on archival work during the construction of Digital China， to enrich the understanding of archival work “Digital Transformation”. Based on the analysis， this paper holds that the digital transformation of archival work should include three parts： the transformation of the working object， the transformation of working content， and the transformation of the working idea. This article's focus shifts to the “Digital Transformation” itself， the connotation of the extension of a detailed analysis of the future digital transformation to provide some reference to advance the work.

Keywords： ?Digital transformation; Archival informationization; Policy tool; Archives work development

2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》），明確指出，“新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環(huán)境、對象、內容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級”，并將“檔案工作基本實現(xiàn)數字轉型”作為“十四五”時期“檔案信息化建設再上新臺階”發(fā)展目標的重要內涵之一。[1]相對于“檔案治理”，首次進入全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃文本的“數字轉型”一詞并未引起學界的特別重視。

“數字轉型”可以理解為“數字技術在人類生活的各個方面引起或影響的變化”，[2]其在不同的時期有不同的表現(xiàn)形式。需要注意的是，《規(guī)劃》并未對“數字轉型”的內涵做出明確規(guī)定，中央與地方的認識是否一致，檔案工作“數字轉型”與“數字中國”建設有何關聯(lián)等，這些內容有待進一步探討。

在當前研究中，較多學者認為檔案工作“數字轉型”的本質是轉軌，即以數字單軌形式實施電子文件與電子檔案管理。[3]其相關研究可以分為兩個方向：一是對前端的文件檔案的數字轉型進行研討，其重點在于電子文件（檔案）的單套制管理[4]、單軌制運行[5]的概念、可行性與實現(xiàn)路徑，以及文件管理活動的框架研究[6]、國外管理經驗[7]等；二是針對檔案管理活動的研究分析，在《規(guī)劃》出臺后討論熱度逐漸增加，其中既有針對數字轉型的國內[8]、國外[9]的案例分析，也有基于《規(guī)劃》等政策文本，開展國家電子檔案管理體系[10]、數字檔案資源主要業(yè)務流程構建方向[11]、數字轉型實現(xiàn)路徑[12]與任務要求[13]等主題的研究。

通過研讀相關文獻發(fā)現(xiàn)，理論研究一般認為現(xiàn)階段檔案“數字轉型”的側重點在于資源對象和工作流程的數字化。雖然已有較多文獻涉及“十四五”期間的檔案工作數字轉型，但其側重點在提出檔案工作的發(fā)展建議，尚未有文獻針對“數字轉型”本身進行詳細分析。政策文本作為政策工具的一部分，對政府實現(xiàn)既定政策目標具有重要作用，[14]是“數字轉型”建設的重要依據。因此本文從政策分析視角出發(fā)，以《規(guī)劃》等文件為研究對象，以期探究新時期檔案工作數字轉型的具體內涵。

1 研究方法與研究思路

本文使用政策文本分析的綜合分析法，通過文本的定量分析與定性分析相結合，[15]對檔案工作“數字轉型”的政策文本進行解讀，從而概括出“數字轉型”的具體內涵。

在政策搜集階段，一是從檔案局官網檢索中央及省級檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，共找到22份規(guī)劃文件；二是在北大法寶等法律專業(yè)數據庫中，使用“檔案+數字轉型/數字化轉型”等檢索詞，析出相關政策文本，截至2022年4月12日共采集了52份政策文本；三是國外檔案館網站有關檔案工作“數字轉型”的典型政策文本，本文共選取了美、英、澳三國的7份典型政策文本。

2 研究內容及分析結果

2.1 聚焦突破：各地檔案事業(yè)十四五規(guī)劃政策文本分析?！皵底洲D型”在《規(guī)劃》的“主要任務”中并沒有做出專門規(guī)定，僅在檔案資源體系建設中提到“檔案資源數字轉型”，[16]但從廣義來看，信息化保障機制、數字檔案館建設等都與“數字轉型”工作有關。與此相關的是，黑龍江、江西等地的“十四五檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃”都將上述內容直接納入“數字轉型”欄目下，而湖南省、安徽省“檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃”則將有關內容歸入“數字賦能”。由此可見，中央與地方在“數字轉型”的認識上存在一定的差異。

表1 中央及地方檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃政策文本編碼示例

表2 檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃政策文本詞頻分析（“數字/數字化/信息化/智慧化轉型”）

為系統(tǒng)分析中央及地方對“數字轉型”工作的認識，本文以檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃為分析對象，進行編碼分析，共得到175個分析單元。為全面認識檔案工作“數字轉型”，本次分析以人工采集方式為主，且使用“數字”“信息”等詞語作為關鍵詞，輔助篩選政策文本條目，并通過人工數據清洗，得到最終分析對象，并根據政策文本內容確定分詞標準。具體編碼情況與詞頻分析結果見表1、表2和表3。

從上述內容來看，對于數字轉型工作來說，“檔案館”是工作主體，“企業(yè)”“機關”等是參與主體，“電子文件”“數字資源”和“數字檔案館（室）”是重要工作對象，做好“安全”和“保障”工作、改善“檔案管理”“業(yè)務流程”，做好“利用”“服務”環(huán)節(jié)是普遍認識。但從詞頻數量及其比例來看，現(xiàn)階段“數字轉型”更加側重于檔案資源體系建設和歸檔、存檔等基礎業(yè)務。

表3 檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃政策文本詞頻分析（僅“數字轉型”）

表3中“檔案數字化”等相關術語的比例更高，可以表明，狹義上的“數字轉型”更偏向資源建設及相關工作。而從具體內容來看，各地市的工作任務可以總結為三個方面：一是細化工作對象，將檔案數據納入數字轉型工作中，建立區(qū)域性檔案數據中心[20]或全省檔案數據共享中心[21]等；二是強調數字賦能，要打造“智慧檔案館”，[22]拓展智慧檔案應用場景[23]；三是優(yōu)化管理服務，比如“互聯(lián)網＋監(jiān)管”手段，探索檔案數字治理新模式[24]等。

綜合上述內容可以發(fā)現(xiàn)，目前檔案部門對“數字轉型”的認識比較全面，但在工作內容上更加偏向資源建設和基礎業(yè)務流程，盡管不少檔案部門提出加強利用服務與管理業(yè)務“智能化”，但這些內容還沒有成為檔案部門“數字轉型”的共識，仍需進一步發(fā)展。

2.2.循序漸進：歷年“發(fā)展規(guī)劃”中數字轉型相關文本分析?！皵底洲D型”是檔案信息化建設的重要內容，其作為《規(guī)劃》的專業(yè)術語出現(xiàn)時間較短，但是其在實踐領域已有較多應用。以“全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃”為例，《“十五”計劃》專門提出“信息化建設”的工作任務，關注電子文件的歸檔工作、檔案數字化及電子檔案的安全保障，同時探索電子檔案的管理活動[25]；《“十一五”規(guī)劃》延續(xù)《“十五”計劃》的工作思路，同時提出利用互聯(lián)網發(fā)展檔案信息利用服務等更進一步的工作想法[26]；隨著工作實踐的發(fā)展，《“十二五”規(guī)劃》在檔案安全管理和利用服務上提出更具體的工作要求，并開始探索“數字檔案館”建設，[27]而在此期間業(yè)界認為的“數字轉型”，其主要內容是檔案“數字化”[28]；隨著信息技術的發(fā)展，檔案信息化工作進入新的階段，《“十三五”規(guī)劃》在檔案資源建設和管理方式信息化上持續(xù)發(fā)力，不僅將“數字檔案館”建設與“數字中國”相掛鉤，而且希望促進大數據、智慧管理、智能樓宇管理等技術的使用。[29]實現(xiàn)檔案管理“單套制”“單軌制”轉變，使檔案信息化向“互聯(lián)網+檔案”發(fā)展是此階段“數字轉型”的工作實質[30]；現(xiàn)階段實行的《規(guī)劃》不僅專門提及檔案信息化建設的保障機制，同時從體制機制、組織架構、方式流程、手段工具等角度[31]提出全方位、系統(tǒng)性的“數字轉型”。

從上述內容可以發(fā)現(xiàn)，檔案工作“數字轉型”這一概念是建立在過往“數字化”“信息化”工作的基礎上。檔案信息化建設是“數字轉型”的邏輯起點，檔案資源數字化是“數字轉型”的前提條件，實現(xiàn)業(yè)務管理和利用服務的數字化是“數字轉型”的重要內容。檔案工作的“數字轉型”是一個不斷發(fā)展的概念，與技術發(fā)展和實踐水平相掛鉤，其實質在于工作手段、工作模式乃至工作理念的轉化。

2.3 同頻共振：國內其他類型政策文本內容分析。除“全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃”外，我國多項政策法規(guī)也涉及或保障數字轉型工作的開展。比如，《全國檔案信息化建設實施綱要》從宏觀視角描繪數字轉型藍圖，《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》《數字檔案館建設指南》等文件則對專項工作著墨。2020年修訂的《檔案法》專門增設了“檔案信息化建設”章節(jié)，明確了電子檔案的法律地位，保障數字轉型工作的開展。

各地方也結合自身實際情況對“數字轉型”任務提出規(guī)劃。比如浙江省根據數字浙江的建設需求，針對檔案領域的數字轉型任務，推出《2021年檔案工作數字化轉型重點任務清單》，并總結出《關于新時代全面推進檔案工作數字化轉型的意見》等政策文本，從檔案資源智能轉型、檔案工作整體智治等角度提出解決之策，其中還提及檔案部門參與數字鄉(xiāng)村、未來社區(qū)建設，引導基層數字建檔的工作措施；上海市為全面推進數字轉型工作，制定《上海市檔案事業(yè)數字化轉型工作方案》，從“強化檔案治理體系建設”“聚焦檔案資源體系建設”等角度對數字轉型工作進行剖析。值得注意的是，該方案還專門提出“建立‘互聯(lián)網+檔案思維”，從思維轉型角度探索檔案事業(yè)數字治理新模式。[32]

我國香港地區(qū)則將“數字轉型”稱為“數碼化轉型”，并圍繞“電子檔案管理系統(tǒng)”“保存數碼檔案”和“歷史檔案大規(guī)模數碼化項目”展開“數碼化轉型路線圖”。[33]我國臺灣地區(qū)對“數字轉型”的稱呼是“數位轉型”，要求從“檔案知識挖掘”“檔案應用行銷”“檔案資訊系統(tǒng)環(huán)境”“電子檔案管理政策”四個方面開展工作，提出“持續(xù)提供小型電子公文檔案整合系統(tǒng)”等方法解決基層政府的應用難題。[34]此外，我國臺灣地區(qū)也積極提倡在檔案工作中運用人工智能、物聯(lián)網等智慧技術。[35]

由于我國港澳臺地區(qū)的工作術語與其他地區(qū)存在區(qū)別，為方便結果呈現(xiàn)，本文在詞頻分析前根據文本內容總結主題詞，再進行統(tǒng)計。可以發(fā)現(xiàn)，各地檔案部門對通過“科技創(chuàng)新”“系統(tǒng)對接”等方法促進檔案工作“數字轉型”，持有較為一致的看法。

綜上所述，“數字轉型”工作是國內檔案工作的共識，由于實踐情況的不同，各地區(qū)對“數字轉型”的認識和工作側重點也各有不同。此外，結合自身實際情況，出臺專門性的政策文本是促進檔案工作“數字轉型”的有益經驗，中央及地方其他省份也可以在未來工作中借鑒成熟案例，推出具體的工作方案。

2.4 他山之石：國外檔案部門數字轉型相關政策分析?！皵底洲D型”同樣是國外檔案部門的工作重點，各國對檔案工作“數字轉型”的認識同樣處于漸進的狀態(tài)。本文以美英澳為例，選取其中部分代表性政策進行論述。

美國國家檔案館曾推出《2018—2022戰(zhàn)略規(guī)劃》，從“實現(xiàn)利用”“與用戶建立聯(lián)系”“最大化NARA對國家的價值”“通過職工建設未來”四個方向規(guī)劃戰(zhàn)略目標，[36]并做出“到2022年12月31日，不再接收模擬格式的永久或臨時記錄的傳輸，只接收電子格式記錄及其元數據”的規(guī)定，以強制手段倒逼各機構全面“數字轉型”[37]；現(xiàn)階段戰(zhàn)略延續(xù)上一階段戰(zhàn)略規(guī)劃的基本思路，同時進一步強調公眾參與，比如要求加強對欠發(fā)達社區(qū)（Underserved Communities）的記錄編目工作，以此維護其公民權利。[38]

面對數字轉型的現(xiàn)實需求，英國國家檔案館提出《檔案激勵2015—2019》規(guī)劃，[39]從部門合作、服務更新、建立數字檔案館等內容解決這一挑戰(zhàn)；隨后公布的《2017數字化戰(zhàn)略》[40]進一步提出制造“顛覆性數字檔案”（Disruptive Digital Archive），從數字檔案館能力建設、提供數字利用等角度引領數字轉型；現(xiàn)階段則強調加強數字參與、數字獲取與數字保存工作，要將檔案館融入公民的數字社區(qū)，同時還為公眾的數字參與提供數字工具包支持。[41]

為支持政府數字轉型工作，澳大利亞國家檔案館提出《數字連續(xù)性2020政策》，提出“各機構間擁有符合短期或長久管理需求且能夠互相操作的信息、系統(tǒng)和工作流程”等要求。[42]為促進檔案館數字轉型工作，澳大利亞國家檔案館推出《數據和數字戰(zhàn)略方向2022—2025》，從“當代檔案服務”“領導信息治理、政策和實踐”等六個重點領域鞏固其在數字時代的領導能力和創(chuàng)新能力。[43]

總的來說，國外檔案部門數字轉型同樣圍繞“建設數字化館藏”“實現(xiàn)檔案館業(yè)務流程數字化”和“服務數字化”三個目標。[44]而這些檔案館采取的強制性“單軌制”、提供工具包等手段，可以為我國“數字轉型”提供經驗參考。

2.5 著眼訴求：國內其他部門對檔案工作數字轉型的要求。參與數字中國建設是檔案工作數字轉型的重要戰(zhàn)略目標。在數字政府、數字經濟或數字社會的建設過程中，也分別表達了其對檔案部門的工作訴求。在檔案工作“數字轉型”的推進過程中，這些訴求也可以成為檔案部門的下一階段工作的著眼點，同時能夠發(fā)揮檔案資源在數字中國建設中的作用。

政務服務是檔案館融入數字政府建設的重要渠道，其重點在于促進數據開放，打造互聯(lián)互通、跨區(qū)域或跨部門的信息服務平臺。2022年6月國務院出臺的《關于加強數字政府建設的指導意見》文件就提及電子檔案的建設。學界和業(yè)界對檔案融入電子政務等內容已有較為豐富的研究，因此本文重點對數字經濟、數字社會領域檔案工作訴求進行分析。

檔案是經濟發(fā)展的重要資源?？傮w來看，數字經濟建設要求檔案工作至少做好三方面工作。一是豐富檔案工作對象種類，在公共資源管理等更多環(huán)節(jié)中發(fā)揮檔案價值。比如“建立樹木數字檔案，并向社會公開樹木信息”。[45]二是維護市場順利運營，通過信用檔案、電子檔案系統(tǒng)等維護市場秩序。比如“建成公共資源交易電子檔案系統(tǒng)”，[46]服務公共資源交易全流程電子化，而這也與全國統(tǒng)一大市場的建設需求相呼應。三是保障經濟建設活動，其重點在依靠區(qū)塊鏈[47]等技術建設安全、便捷、共享的人事檔案管理體系，維護人事檔案的正常流動，保障人力市場秩序。

檔案工作融入數字社會建設的重點在于拓展檔案服務范疇，一方面要求積極探索檔案服務在公共管理與社會工作中的價值，比如“匯聚基層實時數據，建立‘房、車、人、物數字檔案，為基層管理提供數據保障”。[48]在針對弱勢群體的救助服務中，則可以“建立家庭數字檔案”，[49]推動對特定群體的精準服務管理，或者在建立社會救助數字化服務平臺中“建立統(tǒng)一的救助對象檔案數據庫，在不同部門之間共享救助信息，確保救助對象基礎數據的統(tǒng)一性，避免‘多頭補助和漏補，減輕基層工作量”。[50]另一方面檔案部門作為公共文化服務機構，可以成為國家文化大數據體系的文化“供給側”，助推傳統(tǒng)文化產業(yè)轉型升級和文化強國建設。[51]

從上述內容可以發(fā)現(xiàn)，數字經濟、數字社會建設下的檔案工作主體并不局限于檔案館，其工作開展往往需要與多個部門或多個主體合作。因此在數字轉型的過程中，檔案館應通過多種途徑引導各相關行業(yè)檔案工作的有序開展。

3 研究結論

3.1 凝聚共識：新時期檔案工作數字轉型的概念辨析。綜合政策文本分析結果來看，現(xiàn)階段我國檔案部門對檔案工作“數字轉型”的認識集中在工作對象轉型與工作內容轉型，即加強檔案資源體系建設與業(yè)務管理、利用服務等工作。但“檔案信息和檔案管理流程的數字化僅是其發(fā)展的量變階段”，[52]檔案工作數字轉型還應該“樹立起數字化觀念和數字化思維”，[53]做到工作理念上的轉變，才能夠“調整組織結構及創(chuàng)造使用價值”，[54]實現(xiàn)檔案工作價值的優(yōu)化。

因此，本文認為檔案工作數字轉型應該是全方位、系統(tǒng)性重塑的過程，[55]依靠數字技術、數字工具與數字思維重塑檔案工作范式，主動參與數字時代各項建設工作并積極拓展檔案工作的工作邊界，實現(xiàn)工作對象、工作內容和工作理念的轉型升級，其目標在于促進檔案管理與服務能力優(yōu)化，保障社會公眾的數字參與，最終實現(xiàn)檔案工作的智慧化、智能化。

3.2 迭代更新：新時期檔案公眾數字轉型的工作要求。從《規(guī)劃》及相關政策文本可以得出，現(xiàn)階段檔案工作“數字轉型”圍繞檔案資源體系及安全體系、檔案利用服務工作、信息化發(fā)展保障體系、業(yè)務流程管理與信息系統(tǒng)建設（包括“數字檔案館（室）建設”與“檔案信息資源共享平臺”）等方面進行。結合文本分析結果來看，新時期檔案事業(yè)數字轉型的工作要求可以分為工作內容與工作環(huán)境兩個方面，其在保障公眾數字參與、提升檔案價值等方面還需要進一步拓展。

3.2.1 工作內容的多環(huán)節(jié)拓展。第一，使資源體系得到進一步發(fā)展，既要將檔案數據納入工作對象內，嘗試建立區(qū)域性檔案數據中心，促進數據層面信息服務共通共享，也要注意資源體系的多樣化，主動關注公共資源電子檔案、檔案文化大數據等資源建設需求。

第二，在業(yè)務管理中引入治理理念，在檔案工作“數字轉型”過程中加強公眾的社會參與，以此完善檔案工作“數字轉型”的實際成果。為實現(xiàn)這一目標，則可以考慮開展志愿者項目，[56]提供數字參與輔助工具包等活動。

第三，對利用服務的內容進行拓展，檔案部門應主動作為，不僅要“打造全覆蓋平臺提供數字服務”，[57]更應該深入基層，在“后精準扶貧時代”持續(xù)關注弱勢群體的服務需求，依靠檔案部門的數字服務能力，為推進縣域社會治理能力和治理體系現(xiàn)代化提供檔案支撐。[58]

3.2.2 工作環(huán)境的多方面保障。在法律法規(guī)方面，檔案部門需要發(fā)揮其在檔案工作的引領作用，一是可以針對“十四五”期間或更大時間范圍內“數字轉型”的工作需求，出臺規(guī)劃方針或實施方案，促進檔案工作“數字轉型”的良性發(fā)展；二是針對不同行業(yè)、不同部門的工作需求，通過發(fā)布工作指南等多種手段，引導其檔案工作“數字轉型”的有序進行。

在數字能力方面，從現(xiàn)實需求來看，檔案部門需要組織專門化的數字能力培訓，或是編寫符合現(xiàn)階段工作需求的數字能力教材等，提高檔案工作人員的數字能力與數字意識，以適應“數字轉型”的工作任務；從長遠來看，開設檔案學專業(yè)的高校應該進一步探索具有數字能力、數字意識的檔案人才培養(yǎng)方案。

在技術設施方面，既要大膽引入人工智能、區(qū)塊鏈、大數據等新興數字技術，同時也要在數字環(huán)境下探索基礎設施、信息系統(tǒng)等新發(fā)展。其中，針對基層或中小微企業(yè)的技術能力弱，數字轉型難問題，檔案部門可以聯(lián)合科研單位或企業(yè)，推出小型或微型信息服務系統(tǒng)等解決方案，瑞云數據打造的中小微企業(yè)檔案公共服務平臺則是這一思路的有力證據。[59]

*本文系國家社科基金一般項目“國家大數據戰(zhàn)略背景下檔案數據治理體系構建研究”（項目批準號：19BTQ097）的階段性成果。

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（作者單位：1.武漢大學信息管理學院 謝鵬鑫，；2.山東大學歷史文化學院 譚必勇，， 來稿日期：2022-12-20）