摘 要:“互聯(lián)網(wǎng)+”時代,采用信息化手段對檔案管理進(jìn)行有效改革創(chuàng)新與管理,不僅能增強(qiáng)檔案管理的實(shí)效性,還能提高檔案信息的利用率,最大限度地發(fā)揮檔案的作用,為企業(yè)單位相關(guān)工作的開展提供強(qiáng)有力的支持。本文從檔案信息化建設(shè)與檔案管理的價值與原則角度出發(fā),深入探索提升檔案信息化建設(shè)與檔案管理水平的有效策略,希望能革新檔案管理形式,推動檔案事業(yè)高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。
關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè);檔案管理;策略
做好檔案信息化建設(shè)是新時代實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的必然之舉,對推進(jìn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型,提高檔案服務(wù)質(zhì)量有積極推動作用。檔案管理工作者要重視檔案信息化建設(shè),以新理念、新技術(shù)、新手段從多個角度、多層次全方位加大檔案信息化建設(shè)力度,推動檔案管理質(zhì)量和效率不斷提升,滿足檔案服務(wù)社會的發(fā)展需求,為企業(yè)、為社會提供優(yōu)質(zhì)可靠的檔案服務(wù)。同時,檔案管理部門還要立足自身發(fā)展現(xiàn)狀,以多元化手段革新檔案管理,創(chuàng)設(shè)良好檔案信息化建設(shè)與檔案管理環(huán)境,為全面實(shí)現(xiàn)檔案管理優(yōu)化與創(chuàng)新提供助力。
一、檔案信息化建設(shè)對檔案管理的價值
1.有利于拓展與完善檔案信息存儲量,提升檔案管理水平
當(dāng)前,在檔案信息化建設(shè)的推動影響下,檔案管理部門能夠借助數(shù)字掃描、縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等先進(jìn)信息化技術(shù)完善、豐富檔案信息存儲方法和數(shù)量,提高檔案存儲密度,降低存儲成本,為企業(yè)、社會創(chuàng)造出更多經(jīng)濟(jì)效益。同時,通過加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)還能實(shí)現(xiàn)對海量檔案信息資源的有效存儲和安全、高效傳遞與共享,確保檔案資源得到有效優(yōu)化配置,提高其利用率,增強(qiáng)檔案管理的實(shí)效性,為檔案管理部門對外提供完善信息化檔案服務(wù)奠定良好基礎(chǔ)。這樣還能大大壓縮檔案管理人員的工作量,提高其工作效率,為領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行決策提供精準(zhǔn)信息參考,為相關(guān)企業(yè)單位運(yùn)行發(fā)展提供支持。
2.有利于推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化發(fā)展,推動檔案自動管理
信息化時代的到來,加快各行業(yè)領(lǐng)域的現(xiàn)代化建設(shè),特別是檔案管理行業(yè),對自身現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)化的需求與日俱增。檔案管理與信息技術(shù)的融合,不僅能產(chǎn)生令人意想不到的管理效果,還能充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢,為用戶提供標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù),推動檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。同時,檔案管理部門人員職能也會隨之發(fā)生改變,由原來的保管、提供利用轉(zhuǎn)化為采集、管理、服務(wù)三位一體,為相關(guān)企業(yè)單位提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù),提高檔案資源的利用率。例如,在檔案管理工作期間,檔案管理人員有效應(yīng)用信息技術(shù),將檔案數(shù)據(jù)以信息的方式進(jìn)行存儲,不僅豐富檔案資源存儲形式,還為不同部門之間檔案資源共享提供便利,為各行業(yè)各部門快速、有效查詢檔案信息提供便利。同時,信息化、數(shù)字化檔案也讓檔案管理分類更加明確、合理,對檔案信息的查找、調(diào)用也更加便捷、高效,這對相關(guān)企業(yè)單位運(yùn)行發(fā)展都有積極的推動作用。
3.有利于查詢檔案資料降低管理難度,打造智慧檔案系統(tǒng)
信息化與檔案管理工作的深度融合,不僅有助于發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)、信息、知識的時代價值,還對提升檔案信息資源的利用率,催生檔案管理新模式、新業(yè)態(tài)有積極作用。通過信息化與檔案管理的“化學(xué)反應(yīng)”,能形成一個完整的現(xiàn)代化檔案管理體系,為用戶查詢檔案提供智能服務(wù)。同時,以電子檔案來保存檔案資源還能有效解決紙質(zhì)檔案存儲難的問題,能夠有效降低檔案收集、保存的處理難題,確保其完整性、安全性。大數(shù)據(jù)時代,數(shù)字化的應(yīng)用促使檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)了跨界、跨行業(yè)、跨時空地域的管理,真正達(dá)到資源優(yōu)化整合的效果,促進(jìn)信息快速流轉(zhuǎn)、融合,推動企業(yè)單位檔案信息資源共享規(guī)模、服務(wù)質(zhì)量同步快速發(fā)展。隨著信息化的不斷加深,這一現(xiàn)象還會持續(xù)深化,檔案信息化建設(shè)也會更加深入,檔案管理的整體效率也會大幅度提升,對檔案管理發(fā)展也大有裨益。例如,青海人社在檔案一體化建設(shè)中,以電子檔案系統(tǒng)為基礎(chǔ),通過標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),將全省檔案數(shù)據(jù)集中管理,形成省級電子檔案庫,為跨部門、跨區(qū)域業(yè)務(wù)聯(lián)辦提供助力,也為實(shí)現(xiàn)全省通辦打下良好基礎(chǔ)。同時,青海人社還通過業(yè)務(wù)與檔案協(xié)作,高度整合檔案資源,為全省提供完善、高效的檔案查借閱服務(wù),為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。
二、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的三大原則
1.技術(shù)規(guī)范性原則
在檔案信息化建設(shè)與管理工作中,檔案管理部門一定要遵循技術(shù)適用性、規(guī)范性原則,要確保檔案信息化建設(shè)持續(xù)進(jìn)行下去,滿足各個領(lǐng)域?qū)n案資料大批量、快速化查閱需求。檔案管理部門要立足本單位發(fā)展實(shí)況,以合適的系統(tǒng)軟件平臺,通過兼容性較強(qiáng)的拓展接口來全面拓展系統(tǒng)平臺中各項(xiàng)功能,為后期新技術(shù)、新架構(gòu)、新內(nèi)容的融入打好基礎(chǔ),也將檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢展示出來,提高眾人對檔案信息化建設(shè)的重視和關(guān)注。另外,檔案管理部門還要制定明確的規(guī)定,以規(guī)范化內(nèi)容、方式來約束檔案數(shù)字化、信息化建設(shè),為之后的檔案管理活動做好框架,提高工作效率。
2.安全保密性原則
檔案信息化建設(shè)是一把“雙刃劍”,既有助于檔案存儲、管理、查閱、調(diào)用,也可能會讓檔案管理受網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的攻擊,導(dǎo)致重要檔案資料丟失,影響企業(yè)單位工作運(yùn)行。對此,檔案管理部門要時刻遵循安全、保密性,依法履行公民保密義務(wù),明確涉密權(quán)利和義務(wù),確保檔案信息化建設(shè)的安全性。如需攜帶涉密檔案信息外出或外調(diào)用涉密檔案信息,操作人員必須要獲得相關(guān)保密部門的審核批準(zhǔn)。在帶回單位之后,部門負(fù)責(zé)人要及時查看信息的安全性、完整性,確保其不被丟失或受外界病毒侵入。同時,檔案管理部門還要立足“用戶需求”,以真實(shí)、精準(zhǔn)的檔案資源來確保資料的準(zhǔn)確性、全面性,避免因檔案信息不準(zhǔn)影響企業(yè)工作。另外,檔案管理部門還要建立安全管理制度,構(gòu)建安全保障系統(tǒng),從根本上提高檔案信息化抗風(fēng)險能力,提高其安全系數(shù),保證檔案資源的基本安全。
3.效益統(tǒng)籌性原則
紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理需要投入大量人力、物力、財力和技術(shù)。因此,在檔案信息化建設(shè)中,檔案管理部門要嚴(yán)格遵循效益性原則,統(tǒng)籌安排,做好紙質(zhì)檔案資料的精準(zhǔn)遷移,提高工作效率。檔案管理部門還要從自身發(fā)展需求入手,通過全面研究、深挖需求、分析總結(jié)等方法,重點(diǎn)解決優(yōu)化中的實(shí)際問題,為檔案信息化建設(shè)鋪平道路,提高建設(shè)效率。對于大型檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目,檔案管理部門也要充分考慮效益期限,要以低投入、高產(chǎn)出的投資理念來開發(fā)信息化項(xiàng)目,創(chuàng)造高經(jīng)濟(jì)效益,帶動其他項(xiàng)目發(fā)展。
三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的策略
1.加強(qiáng)對信息化建設(shè)的重視,為其奠定可靠理論基礎(chǔ)
對于檔案信息化建設(shè),檔案管理部門先要從思想上加強(qiáng)重視,這樣才能確保其順利、高效進(jìn)行下去。對此,檔案管理部門要全面、精準(zhǔn)認(rèn)知檔案信息化建設(shè)的重要性和價值,要以此來革新管理層、檔案管理部門人員的思想理念,以良好管理意識來推動檔案信息化建設(shè),確保以檔案信息化建設(shè)為基礎(chǔ)的檔案管理工作能有序展開,提高檔案管理實(shí)效性。同時,檔案管理部門還要積極實(shí)施檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化,要制定一個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),以規(guī)范化、統(tǒng)一性原則來提升電子檔案建設(shè)的規(guī)范性,構(gòu)建數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),為檔案信息化建設(shè)和管理奠定理論基礎(chǔ)。例如,臨沭縣人社局在建設(shè)信息化檔案管理過程中,先從思想上高度重視檔案信息化建設(shè)工作,大力提升信息化建設(shè)水平,提高檔案利用率和管理實(shí)效性。同時,該局還非常重視對外部先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的借鑒吸收,通過到外地實(shí)地考察等方式來學(xué)習(xí)信息化建設(shè)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和方法,開闊建設(shè)思路和眼界,為檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)大理論支持和助力。如今,該局的檔案信息化建設(shè)工作已取得顯著成效,不僅掃描電子檔案37萬頁,還實(shí)現(xiàn)邊錄入邊使用效果,為人社系統(tǒng)業(yè)務(wù)提供數(shù)據(jù)支持,推動人社業(yè)務(wù)提質(zhì)增效,方便群眾辦事創(chuàng)業(yè)。
2.構(gòu)建完善的信息化管理體系,推動文檔一體化發(fā)展
檔案信息化建設(shè)不僅包含各種基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源建設(shè),更涉及制度規(guī)范、安全保障體系建設(shè)等內(nèi)容,因此,檔案管理部門要制定合理、科學(xué)的信息化建設(shè)總規(guī)則,增強(qiáng)信息化平臺建設(shè)的實(shí)效性,推進(jìn)其健康可持續(xù)發(fā)展。
(1)檔案管理部門要立足自身發(fā)展情況,以客觀性、規(guī)范性展開相關(guān)建設(shè)工作,做好總規(guī)劃、總布局,推動檔案管理信息化建設(shè)工作有序展開。對建設(shè)中遇到的問題,檔案管理部門可以結(jié)合實(shí)際進(jìn)行合理調(diào)整,避免檔案信息化管理過程中出現(xiàn)問題,影響建設(shè)完整性。為避免檔案管理部門刻板執(zhí)行情況的發(fā)生,檔案管理部門之間還要彼此強(qiáng)化溝通、聯(lián)系,以有效溝通來解決建設(shè)中的問題,實(shí)現(xiàn)整體化布局,提高工作效率。
(2)檔案管理部門要注意對部門指導(dǎo)意見和實(shí)際現(xiàn)狀的結(jié)合,要以符合國家信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)來切實(shí)開展工作,推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的快速進(jìn)行。期間,檔案管理部門要秉承科學(xué)發(fā)展觀來確保溝通的實(shí)效性,要積極吸取先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),改革完善管理制度,優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理服務(wù)體系,提高管理水平,確保各部門能夠共享檔案信息化建設(shè)成果。
(3)檔案管理部門要從實(shí)際發(fā)展角度出發(fā),借助信息軟件推動文檔一體化管理,實(shí)現(xiàn)特色檔案管理。在檔案信息化建設(shè)已成必然之舉的前提下,檔案管理部門要順勢而為,改革創(chuàng)新檔案信息化管理手段,將各種先進(jìn)數(shù)字化管理方式融入檔案信息化建設(shè)中,發(fā)揮其作用,推動檔案管理一體化建設(shè),提高其建設(shè)實(shí)效性。同時,檔案管理部門還要根據(jù)本地發(fā)展實(shí)情,借助信息軟件來建設(shè)特色電子檔案索引數(shù)據(jù)庫,提高重要數(shù)據(jù)保存安全性,提升工作人員工作效率,推進(jìn)檔案信息化管理工作高效發(fā)展。例如,南寧人社局推出的“智慧人社”,立足群眾需求,以“最多跑一次”的要求優(yōu)化流程,以標(biāo)準(zhǔn)化體系實(shí)現(xiàn)人社業(yè)務(wù)、信息全面規(guī)范化,為群眾提供便捷、高效、零距離的檔案服務(wù),提高該局服務(wù)質(zhì)量。同時,南寧人社局建立的“智慧人社”還實(shí)現(xiàn)人社內(nèi)部各業(yè)務(wù)互聯(lián)互通,不僅能“單點(diǎn)登錄、全網(wǎng)通辦”,還搭建“一網(wǎng)一微一端一體機(jī)”服務(wù)矩陣,將服務(wù)延伸到網(wǎng)上經(jīng)辦,實(shí)現(xiàn)真正的“一網(wǎng)通辦”,達(dá)到業(yè)務(wù)檔案、線上線下一體化的效果,有效提升服務(wù)質(zhì)量和辦事效率,為群眾提供優(yōu)質(zhì)貼心服務(wù),得到群眾的一致好評。
3.積極建設(shè)專業(yè)化人才隊(duì)伍,為其發(fā)展提供人才支持
檔案信息化建設(shè)需要檔案管理部門將管理模式的重心從實(shí)體平移到信息化上,在這個過程中,管理人員需要不斷運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)來完成相關(guān)作業(yè)。因此,需要專業(yè)化人才隊(duì)伍來為構(gòu)建高質(zhì)量檔案信息化建設(shè)與管理提供堅(jiān)實(shí)智力與人才支持。
(1)積極開展線上人才培訓(xùn)平臺
如今,線上學(xué)習(xí)已成為各企業(yè)單位培訓(xùn)優(yōu)秀人才的重要手段,也是企業(yè)拓展培訓(xùn)手段的重要渠道。檔案管理部門可以借助各種線上優(yōu)質(zhì)教育資源、微信公眾號、微博等渠道來搜索與之相關(guān)的信息,及時獲取、解讀國家有關(guān)檔案管理領(lǐng)域的政策規(guī)定,為線上人才培訓(xùn)提供支持。同時,網(wǎng)上還有很多有關(guān)檔案管理工作重難點(diǎn)、分析信息化建設(shè)技術(shù)難點(diǎn)、實(shí)際操作技能展示等課程和資源,內(nèi)容豐富、形式多樣,檔案管理部門可以組織員工進(jìn)行線上學(xué)習(xí),利用集中或碎片時間來快速熟知和掌握檔案數(shù)字化管理的信息技術(shù),提高檔案信息化管理水平,為檔案信息化建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。
(2)加大線下人才定向培養(yǎng)活動
為更好地貫徹黨和國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī),規(guī)范檔案信息化建設(shè),幫助檔案管理人員及時掌握檔案管理新理論、新知識、新技術(shù),檔案管理部門要定期組織員工展開線下培訓(xùn),以定向培養(yǎng)的方式來強(qiáng)化員工對某一方面的認(rèn)知和理解,保證培訓(xùn)實(shí)效性。同時,線下培訓(xùn)期間,檔案管理部門還可以邀請各級檔案管理系統(tǒng)專家、信息化教授以及其他社會培訓(xùn)機(jī)構(gòu)專業(yè)導(dǎo)師來開展學(xué)術(shù)會議、講座或訪問等活動,提高線下培訓(xùn)的質(zhì)量。例如,六安市人社局舉辦的檔案管理工作專題培訓(xùn)會,培訓(xùn)內(nèi)容除系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理方面的法律法規(guī)之外,還對當(dāng)前國內(nèi)較為先進(jìn)的前沿技術(shù)成果以及檔案法規(guī)進(jìn)行系統(tǒng)性分析、解讀,利用信息技術(shù)為參訓(xùn)人員直觀講解檔案信息化建設(shè)的理論與實(shí)踐課程,提升參訓(xùn)人員的理論基礎(chǔ)。同時,為提高培訓(xùn)的實(shí)效性,該局還為參訓(xùn)人員提供了由專業(yè)師資團(tuán)隊(duì)編著的,涵蓋基本理論、概念和發(fā)展方向的檔案管理崗位培訓(xùn)課程,方便參訓(xùn)人員學(xué)習(xí),對參訓(xùn)人員學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)提升工作技能有積極推動作用。
(3)大力引進(jìn)優(yōu)秀人才
固有的思想理念很容易影響檔案管理人員的工作熱情和效率,阻礙檔案信息化建設(shè)發(fā)展。對此,檔案管理部門要做好外部優(yōu)秀專業(yè)人才引進(jìn)機(jī)制,要以外來優(yōu)秀人才激活內(nèi)部“活性”,點(diǎn)燃內(nèi)部員工學(xué)習(xí)熱情,提高檔案信息化建設(shè)實(shí)效性。檔案管理部門還要圍繞檔案信息化建設(shè)與檔案管理對外來人才進(jìn)行專業(yè)化考核,要摒棄“重學(xué)歷輕實(shí)踐”的錯誤理念,以人崗相適的原則來引入新型人才,促進(jìn)內(nèi)部人才融合,提高人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理部門還要抬高招聘門檻,要選擇專業(yè)素養(yǎng)高、職業(yè)能力強(qiáng)、充分了解信息技術(shù)和知識的員工,要確保其能擔(dān)任日常工作職責(zé)。同時,檔案管理部門還要設(shè)置人才競爭機(jī)制,要利用競爭來激發(fā)檔案管理人員工作熱情和積極性,促使其主動參與信息化建設(shè)隊(duì)伍中,提高其信息化素養(yǎng),為高效構(gòu)建檔案信息化提供人才支持。
四、結(jié)語
檔案信息化建設(shè)與管理是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)的工程,檔案管理部門要充分意識到這項(xiàng)工程的重要性和價值,創(chuàng)新其管理模式,以新理念加快檔案信息化建設(shè)步伐,推進(jìn)其不斷優(yōu)化創(chuàng)新發(fā)展,保證檔案管理的安全性和完整性。同時,檔案管理部門還要與時俱進(jìn),緊跟時代步伐,以資源整合實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理,以強(qiáng)化管理人員責(zé)任意識來提高檔案管理工作效率,推動檔案信息化建設(shè)與檔案管理良性發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
[1]張 楠.新時期檔案信息化建設(shè)的策略研究[J].文化產(chǎn)業(yè),2022
[2]馬婷艷.檔案信息化建設(shè)與管理的優(yōu)化策略[J].陜西檔案,2022
[3]劉想想.檔案管理與檔案信息化建設(shè)的探索研究[J].林業(yè)科技情報,2022
[4]成 震.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與管理方法探析[J].文化產(chǎn)業(yè),2021
(作者單位:內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市紅山區(qū)人力資源和社會保障局人事人才服務(wù)中心)
基金項(xiàng)目:信息技術(shù)背景下人事檔案管理工作的改革探究,項(xiàng)目編號:KJCX21868。
作者簡介:孟凡強(qiáng)(1984—),男,漢族,山東日照人,本科,副研究館員,研究方向:檔案管理 。