機(jī)構(gòu)編制檔案信息化管理工作芻議

摘? 要：近年來，在信息化時(shí)代發(fā)展背景下，機(jī)構(gòu)編制部門積極推動(dòng)數(shù)字化、信息化改革，通過搭建云辦公平臺(tái)，推動(dòng)機(jī)構(gòu)編制與信息化技術(shù)深度融合，為機(jī)構(gòu)編制檔案管理提供有力技術(shù)支持，也使機(jī)構(gòu)編制管理更加精準(zhǔn)化、規(guī)范化。本文以機(jī)構(gòu)編制檔案信息化實(shí)踐探索為依據(jù)，分析了信息化實(shí)踐探索的具體路徑及經(jīng)驗(yàn)啟示。

關(guān)鍵詞：編制檔案；檔案信息化；檔案管理

概述

機(jī)構(gòu)編制檔案是記載著機(jī)構(gòu)編制歷史沿革的重要載體，傳統(tǒng)紙質(zhì)機(jī)構(gòu)編制檔案存在分類復(fù)雜、查閱不便、易污易損等諸多弊端。近年來山東省單縣機(jī)構(gòu)編制效益評(píng)估中心積極適應(yīng)檔案管理新形勢、滿足檔案管理新要求，通過精心謀劃、精確錄入、精準(zhǔn)管理、精細(xì)保密，大力推進(jìn)機(jī)構(gòu)編制檔案信息化管理，著力提升機(jī)構(gòu)編制檔案信息安全、更新時(shí)效、查閱便利，有力推動(dòng)編制檔案信息化管理進(jìn)程。山東省單縣機(jī)構(gòu)編制效益評(píng)估中心承擔(dān)著全縣機(jī)構(gòu)編制效益的評(píng)估工作，擬訂機(jī)構(gòu)編制效益評(píng)估工作年度規(guī)劃、信息化建設(shè)規(guī)劃，等等[1]。近年來，在信息化時(shí)代發(fā)展背景下，機(jī)構(gòu)編制部門積極推動(dòng)數(shù)字化、信息化改革，通過搭建云辦公平臺(tái)，推動(dòng)機(jī)構(gòu)編制與信息化技術(shù)深度融合，為機(jī)構(gòu)編制檔案管理提供有力技術(shù)支持，也使機(jī)構(gòu)編制管理更加精準(zhǔn)化、規(guī)范化。

1 機(jī)構(gòu)編制檔案信息化探索

機(jī)構(gòu)編制包括事業(yè)編制、行政編制和工勤編制。機(jī)構(gòu)編制管理部門依據(jù)法律法規(guī)以及其職能，實(shí)現(xiàn)“定職能、定機(jī)構(gòu)和定編制”的“三定方案”，實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)的規(guī)范化、科學(xué)化管理。近年來，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用普及，以及數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，機(jī)構(gòu)編制檔案信息化程度越來越高，檔案管理效率顯著提升。從實(shí)際運(yùn)行情況來看，機(jī)構(gòu)編制檔案信息化通常包括三大系統(tǒng)、一大平臺(tái)[2]。

1.1 實(shí)名制數(shù)據(jù)系統(tǒng)

整合機(jī)構(gòu)、人員、職能資源，保證依法行政底線，提供“三定”科學(xué)決策依據(jù)，是做好編制工作的根本，也是編制資格施行實(shí)名制的重要因素。目前，機(jī)構(gòu)編制信息均實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)信息化管理[3]。為此，需要根據(jù)地方編制工作的實(shí)際需要，開發(fā)專門的編制實(shí)名制數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)包括區(qū)域內(nèi)核準(zhǔn)的機(jī)構(gòu)及機(jī)構(gòu)數(shù)，機(jī)構(gòu)編制、人員編制及人員編制數(shù)，領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)，等等。并同步錄入不同編制人員的財(cái)政供養(yǎng)情況、部門機(jī)構(gòu)編制情況等等，如財(cái)政全額撥款、財(cái)政差額撥款；編制類型，如政法專項(xiàng)編制、行政編制、事業(yè)編制，等等。根據(jù)機(jī)構(gòu)職能轉(zhuǎn)變，要及時(shí)完善和更新行政事業(yè)單位、群團(tuán)組織的編制信息數(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)編制信息化，并利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，及時(shí)將機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)備份（見圖1）。實(shí)名制數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建立，從入編、出編等均實(shí)現(xiàn)了信息化。

1.2 域名注冊(cè)系統(tǒng)

機(jī)構(gòu)實(shí)名制數(shù)據(jù)系統(tǒng)的核心是規(guī)范機(jī)關(guān)事業(yè)單位網(wǎng)上機(jī)構(gòu)、部門等信息系統(tǒng)中的名稱，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息系統(tǒng)的身份識(shí)別，建立中文域名注冊(cè)系統(tǒng)。域名注冊(cè)系統(tǒng)包括年度機(jī)構(gòu)編制情況報(bào)告、網(wǎng)站年度審核、域名實(shí)名注冊(cè)、網(wǎng)站掛標(biāo)等。中文域名注冊(cè)系統(tǒng)的建立，可實(shí)時(shí)對(duì)系統(tǒng)中的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位監(jiān)控、識(shí)別、檢索及保護(hù)。根據(jù)編制管理的相關(guān)規(guī)定和要求，通常由同級(jí)編制管理機(jī)構(gòu)管理本級(jí)部門域名，并對(duì)域名進(jìn)行注冊(cè)管理和服務(wù)，后期單位編制使用情況進(jìn)行持續(xù)監(jiān)測，并對(duì)單位是否履行相應(yīng)編制職責(zé)量化評(píng)估[4]。以機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制系統(tǒng)中的機(jī)構(gòu)信息為基準(zhǔn)，結(jié)合事業(yè)單位登記管理系統(tǒng)、網(wǎng)上名稱管理系統(tǒng)、黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位網(wǎng)站審核管理平臺(tái)以及中文域名臺(tái)賬，全面核實(shí)比對(duì)區(qū)域機(jī)關(guān)事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)名稱和中文域名。重點(diǎn)梳理機(jī)構(gòu)改革中涉及職能整合、名稱變更和新組建以及撤銷的單位，已撤銷的單位中文域名予以刪除，對(duì)已更名的單位中文域名進(jìn)行修改，并要求已注冊(cè)的單位更換業(yè)務(wù)人員的必須進(jìn)入系統(tǒng)自行修改其基本信息，定期排查其數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)各項(xiàng)數(shù)據(jù)精準(zhǔn)，名實(shí)相符，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上名稱管理實(shí)時(shí)更新和規(guī)范管理。

1.3 登記管理系統(tǒng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位登記管理系統(tǒng)包括對(duì)外和對(duì)內(nèi)兩個(gè)模塊系統(tǒng)，前者，主要是社會(huì)公共服務(wù)模塊；后者，主要是內(nèi)部辦公管理模塊，以及網(wǎng)上登記管理模塊。其中，網(wǎng)上登記管理模塊，包括《機(jī)構(gòu)編制管理證》等證書打印功能、基礎(chǔ)信息庫修改功能、機(jī)構(gòu)編制申報(bào)材料受理功能、機(jī)構(gòu)編制信息核準(zhǔn)及審核功能。登記管理系統(tǒng)屬于機(jī)構(gòu)編制業(yè)務(wù)核心板塊，機(jī)構(gòu)人員入編、出編、辦證及變更均實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上操作，并對(duì)本級(jí)登記管理機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的相應(yīng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查詢、分析。在此過程中產(chǎn)生的電子檔案，均實(shí)現(xiàn)了信息化管理，顯著提升了機(jī)構(gòu)編制管理效率[5]。

1.4 云平臺(tái)

機(jī)構(gòu)編制管理系統(tǒng)中主要包括責(zé)任清單管理模塊、資料共享信息模塊和權(quán)力清單管理模塊，這三大模塊共同構(gòu)成了機(jī)構(gòu)編制信息化管理的主要內(nèi)容，為機(jī)構(gòu)編制管理以及編制機(jī)關(guān)的決策提供技術(shù)支持，使編制機(jī)構(gòu)的管理效率更高、精準(zhǔn)度更高。機(jī)構(gòu)編制云平臺(tái)的搭建，也使其在梳理機(jī)構(gòu)編制調(diào)整文件、單位撤銷清理、職能合并等過程中審核復(fù)核有序進(jìn)行。“機(jī)構(gòu)編制云平臺(tái)”主要包括“三定”管理系統(tǒng)、權(quán)責(zé)清單管理系統(tǒng)、行政審批事項(xiàng)監(jiān)管系統(tǒng)、機(jī)構(gòu)檢索系統(tǒng)和機(jī)構(gòu)編制綜合評(píng)估系統(tǒng)等“五個(gè)系統(tǒng)”。

2 機(jī)構(gòu)編制檔案信息化路徑

機(jī)構(gòu)編制檔案是研究和分析機(jī)構(gòu)編制的重要載體，也是機(jī)構(gòu)編制部門依法依規(guī)開展入編、出編及其他研究工作的重要遵循。因此，要切實(shí)增強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制檔案信息化管理工作，將其作為加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，以滿足信息化時(shí)代對(duì)編制機(jī)構(gòu)檔案管理的新要求、新期待[6]。機(jī)構(gòu)編制檔案信息化管理可以有效解決傳統(tǒng)機(jī)構(gòu)編制檔案管理模式下，機(jī)構(gòu)編制檔案資料收集不完整、編制檔案管理制度不健全、日常管理不精細(xì)等問題，通過信息化建設(shè)，持續(xù)發(fā)力，全面提升機(jī)構(gòu)編制檔案信息化管理水平，促進(jìn)機(jī)構(gòu)編制業(yè)務(wù)能力和機(jī)構(gòu)編制檔案管理水平“雙提升”。

2.1 信息收集與整理

機(jī)構(gòu)編制檔案信息化的前提和基礎(chǔ)，是要做好機(jī)構(gòu)編制檔案信息的收集與整理歸檔。由于機(jī)構(gòu)編制涉及的機(jī)構(gòu)類型多，職能多，不同機(jī)構(gòu)檔案類型及其附件也較多，需要檔案人員進(jìn)行收集、挖掘和整理，并按照檔案管理進(jìn)行篩選和分類。尤其是在信息化背景下，機(jī)構(gòu)編制檔案管理人員首先要聚焦紙質(zhì)機(jī)構(gòu)編制檔案，按照內(nèi)容真實(shí)、信息完整、長期保存和數(shù)據(jù)安全等特點(diǎn)和實(shí)際，按照機(jī)構(gòu)編制檔案管理的特點(diǎn)和規(guī)定，詳細(xì)整理歸檔，為機(jī)構(gòu)編制檔案信息化管理奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。具體來說，就是邀請(qǐng)檔案行政管理部門專業(yè)人員到機(jī)構(gòu)編制部門進(jìn)行檔案收集整理歸檔的業(yè)務(wù)專題培訓(xùn)指導(dǎo)，并抽調(diào)機(jī)構(gòu)編制部門從事檔案管理人員組成檔案工作專班，為編制檔案管理工作提供有力人才支持和保障。同時(shí)，按照機(jī)構(gòu)編制檔案管理的特點(diǎn)，統(tǒng)一制作機(jī)構(gòu)編制檔案盒，對(duì)收集到的電子機(jī)構(gòu)編制檔案進(jìn)行編碼，編制歸檔目錄[7]。根據(jù)機(jī)構(gòu)編制檔案內(nèi)容，區(qū)分不同文件類型、保存時(shí)間，確保機(jī)構(gòu)編制電子文件完整、準(zhǔn)確，類型一致，為全面推進(jìn)機(jī)構(gòu)編制檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.2 信息存儲(chǔ)與分析

信息化背景下，需要借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)機(jī)構(gòu)編制檔案信息內(nèi)容進(jìn)行存儲(chǔ)和分析，要突出便捷高效原則，創(chuàng)新管理模式。著眼順應(yīng)機(jī)構(gòu)編制檔案電子化管理的形勢需要，進(jìn)一步提升機(jī)構(gòu)編制檔案信息化水平，增強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制檔案查閱利用便利化。加大經(jīng)費(fèi)投入力度，為機(jī)構(gòu)編制檔案信息化配備必要的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、移動(dòng)硬盤、數(shù)碼相機(jī)等硬件設(shè)施，依托高清掃描儀將紙質(zhì)機(jī)構(gòu)編制檔案全部轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)，實(shí)行數(shù)字化檔案管理。按文件類別、年份等，將各級(jí)機(jī)構(gòu)編制電子文件建立若干目錄及多層級(jí)子目錄，形成“機(jī)構(gòu)編制電子系統(tǒng)管理”檔案管理模式。同時(shí)，建立包含機(jī)構(gòu)編制檔案文號(hào)、柜號(hào)、序列號(hào)等信息的電子檔案“電子簽”，讓機(jī)構(gòu)編制檔案擁有專屬“身份證號(hào)”[8]。利用計(jì)算機(jī)、RFID等，掃描電子檔案標(biāo)簽，查詢檔案，可采取日期檢索、文號(hào)檢索、關(guān)鍵字檢索等多種方式，實(shí)現(xiàn)檔案查詢數(shù)據(jù)精準(zhǔn)、內(nèi)容全面、方便快捷。

2.3 信息流程與重塑

突出規(guī)范有序，根據(jù)機(jī)構(gòu)編制檔案信息化管理需要，重塑機(jī)構(gòu)編制檔案管理運(yùn)行流程。建立健全文件運(yùn)轉(zhuǎn)和檔案管理長效機(jī)制，在電子文件生成、流轉(zhuǎn)、歸檔時(shí)，要做好電子文件及歸檔過程的無縫銜接，切實(shí)規(guī)范電子文件處理流程。從電子文件印發(fā)、傳遞、辦理到后期的整理、歸檔，均可在辦公OA系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，由檔案管理部門進(jìn)行全過程、全生命周期閉環(huán)管理。在整理機(jī)構(gòu)編制電子文件歸檔時(shí)，按照“即辦即錄”原則，及時(shí)將完成電子文件周期的電子檔案錄入檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案更新及時(shí)。制定《機(jī)構(gòu)編制檔案查閱、借檔業(yè)務(wù)流程圖》《機(jī)構(gòu)編制檔案查閱、借檔若干須知》《機(jī)構(gòu)編制檔案查閱登記表、審批表》等，明確因工作需要查閱機(jī)構(gòu)編制檔案和本單位人員查閱檔案的要求及程序，切實(shí)形成規(guī)范有序的檔案使用管理格局[9]。

2.4 信息安全與保障

信息技術(shù)背景下，機(jī)構(gòu)編制檔案信息化面臨著諸多的非傳統(tǒng)安全因素威脅，需要更加注重機(jī)構(gòu)編制檔案安全保密工作，建立健全機(jī)構(gòu)編制檔案管理規(guī)章制度和措施。首先是要成立安全管理領(lǐng)導(dǎo)小組。嚴(yán)格落實(shí)《檔案法》《保密法》相關(guān)規(guī)定，成立編辦主要領(lǐng)導(dǎo)或分管檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)任組長，其他部門負(fù)責(zé)人為副組長，檔案室、辦公室及業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員為領(lǐng)導(dǎo)小組成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室于編辦檔案管理部門，明確責(zé)任分工。堅(jiān)持“誰查詢、誰使用、誰負(fù)責(zé)”的原則，逐一簽訂安全保密承諾書，不斷提高保密意識(shí)、規(guī)范保密管理。全面推行檔案管理責(zé)任制，明確主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)人和管理人員職責(zé)，做到職責(zé)任務(wù)明確到崗、落實(shí)到人，切實(shí)壓緊壓實(shí)管理責(zé)任。重點(diǎn)需要運(yùn)用物防、技防、人防等加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制電子檔案安全防護(hù)，實(shí)行“專人專機(jī)”，對(duì)機(jī)構(gòu)編制電子檔案全盤數(shù)據(jù)予以加密處理，設(shè)置登錄權(quán)限，明確操作規(guī)范，保障電子檔案數(shù)據(jù)安全。

3 機(jī)構(gòu)編制檔案信息化啟示

3.1 注重領(lǐng)導(dǎo)，種好“責(zé)任田”是根本

機(jī)構(gòu)編制檔案信息化管理，需要強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)組織和工作專班，明確領(lǐng)導(dǎo)組織、工作專班，以及具體組成人員的崗位責(zé)任，織密責(zé)任體系，形成有崗就有責(zé)，有權(quán)就有責(zé)，以及檔案信息化具體落實(shí)人員，從根本上明晰各方責(zé)任，推動(dòng)建立形成機(jī)構(gòu)編制單位主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌抓、檔案管理員具體抓、全體人員主動(dòng)抓的檔案信息化責(zé)任體系，并將其納入機(jī)關(guān)工作計(jì)劃，高位推動(dòng)，精心安排，壓茬部署推進(jìn)，為機(jī)構(gòu)編制檔案信息化管理提供強(qiáng)有力組織保障。

3.2 完善機(jī)制，畫出“標(biāo)尺線”是保障

根據(jù)新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)，逐步建立健全《機(jī)構(gòu)編制檔案信息化管理實(shí)施細(xì)則》《機(jī)構(gòu)編制檔案信息化查詢、借閱、規(guī)劃守則》《機(jī)構(gòu)編制信息化檔案安全保密制度》等相關(guān)的配套制度。在具體的規(guī)章制度中，進(jìn)一步明確機(jī)構(gòu)編制電子檔案管理過程中電子文件移交、整理、立卷、歸檔、借閱、保密等環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)和要求，并作出嚴(yán)格規(guī)定，覆蓋到機(jī)構(gòu)編制檔案信息化管理的全過程、各環(huán)節(jié)，形成一套規(guī)則體系完備的檔案管理制度機(jī)制，為實(shí)現(xiàn)用制度建檔、按制度管檔、靠制度用檔的機(jī)構(gòu)編制檔案信息化提供剛性約束。

3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提升“內(nèi)驅(qū)力”是關(guān)鍵

機(jī)構(gòu)編制檔案信息化涉及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案學(xué)，以及編制等專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，并將相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)納入日常培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的重要內(nèi)容，及時(shí)提煉總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，打造一支復(fù)合型人才隊(duì)伍，提升從事機(jī)構(gòu)編制檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素能，是做好新時(shí)期檔案信息化的內(nèi)生動(dòng)力，也是至關(guān)重要的。為此，可采取請(qǐng)進(jìn)來、走出去等方式，加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制檔案管理員的業(yè)務(wù)素能培訓(xùn)。每年選派1-2名業(yè)務(wù)骨干跟班學(xué)習(xí)，或者參加各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高綜合能力。另一方面，通過邀請(qǐng)專家授課，或上級(jí)編制機(jī)構(gòu)檔案業(yè)務(wù)骨干來辦授課，講授專業(yè)知識(shí)，進(jìn)行現(xiàn)場輔導(dǎo)，全面提升檔案管理員綜合業(yè)務(wù)能力和實(shí)際操作管理水平。

3.4 規(guī)范整理，打出“組合拳”是基礎(chǔ)

機(jī)構(gòu)編制檔案信息化建設(shè)和管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，其中，系統(tǒng)的前期和基礎(chǔ)是要做好機(jī)構(gòu)編制檔案的規(guī)范整理。一是組織集中整理，將歷年機(jī)構(gòu)編制形成的檔案資料進(jìn)行整理，按照信息化標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行分類。二是規(guī)范裝訂歸檔。除對(duì)文書檔案裝訂成冊(cè)外，單位檔案配備專用的檔案柜、檔案盒，統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一歸類、統(tǒng)一整理，統(tǒng)一制作檔案封面和標(biāo)簽，使機(jī)構(gòu)編制檔案成為了解單位動(dòng)態(tài)信息的窗口。三是推進(jìn)信息化管理。以單位為單元，建立電子臺(tái)賬。在日常工作中形成的大量電子檔案資料，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度，及時(shí)歸檔，夯實(shí)檔案信息化管理根基。

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作者簡介：郭法保，在山東省單縣機(jī)構(gòu)編制效益評(píng)估中心工作，主要從事事業(yè)單位編制管理檔案及人員管理檔案研究。