試論信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

秦占霞 董婉婷

摘 要：隨著人們物質(zhì)生活水平的提高，對于醫(yī)療服務也有更高要求，醫(yī)療管理以及診療過程都形成直接性醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)，其保存的相關文字、圖表、影像等有利于醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展，但是，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當前社會發(fā)展的需求，尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展更給醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新提供了重要渠道。本文以信息化時代醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的必然性作為切入點進行分析，結合目前醫(yī)院檔案管理工作所面臨的障礙和困境，探討信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新舉措。

關鍵詞：信息化時代；醫(yī)院檔案管理；工作創(chuàng)新

在信息時代背景下，醫(yī)院檔案管理也朝著數(shù)字化方向發(fā)展，數(shù)字化管理可以有效節(jié)約醫(yī)院的物理空間。同時，在信息傳遞、信息分享、信息檢索等環(huán)節(jié)更具優(yōu)勢。面對時代的發(fā)展變革，醫(yī)院檔案管理應緊跟新技術形式，探索新技術應用路徑，注重數(shù)字化檔案管理的升級，讓信息化檔案管理事業(yè)可以更好地服務于醫(yī)療體系，只有深入分析信息時代醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的必要性，才能結合當前檔案管理過程中的問題進行路徑創(chuàng)新。

一、信息時代醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的必然性

1.數(shù)字化發(fā)展成為社會發(fā)展的必然趨勢

隨著我國經(jīng)濟高速發(fā)展，廣大民眾對于醫(yī)療服務也有更高的要求，很多醫(yī)院每天都要接待大量的患者，醫(yī)院的運營也會產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式大部分依靠人工操作，存在效率低下、信息不透明等缺點。信息技術的出現(xiàn)改變?nèi)藗兊纳a(chǎn)、生活方式，醫(yī)院可以依托網(wǎng)絡技術對數(shù)據(jù)進行收集、整理、分析、共享，對于檔案管理具有深遠影響。據(jù)估計，未來醫(yī)院的檔案管理工作所面臨的數(shù)據(jù)更加龐雜，為有效提升自身的運轉(zhuǎn)效率，使用數(shù)字化技術已經(jīng)成為未來社會發(fā)展的必然趨勢，醫(yī)院也需要緊跟時代腳步，在加快數(shù)字檔案建設的同時，為智慧型醫(yī)院的建設做好堅實基礎。

2.傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式無法滿足醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的要求

目前，醫(yī)院正朝著多元化綜合診療服務模式轉(zhuǎn)變，有助于提升醫(yī)院自身的服務質(zhì)量和服務效率。但是，綜合醫(yī)療體系所包含的部門也更多，檔案數(shù)據(jù)的產(chǎn)生大多集中在醫(yī)務人員和患者兩方面，加上各類醫(yī)療設備等，使得傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展要求。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式效率低下，需要依靠人工進行數(shù)據(jù)整合，在長期的單一性勞作下，檔案管理人員很容易產(chǎn)生疲勞，造成數(shù)據(jù)丟失和記錄錯誤，如此一來就會降低后期的檔案價值。檔案管理的創(chuàng)新需要考慮現(xiàn)代化社會的高速運轉(zhuǎn)性，構建信息框架不僅能夠?qū)?shù)據(jù)進行歸類和糾偏，在后期調(diào)用時也更加便捷，是提升醫(yī)院整體運轉(zhuǎn)效率的重要手段。

3.創(chuàng)新檔案管理模式關系到醫(yī)院服務質(zhì)量

從以往的社會發(fā)展經(jīng)驗來看，技術與人才是醫(yī)療事業(yè)主要的兩大推動力，醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容較為繁雜，采用信息技術不僅能夠優(yōu)化人才資源配置，也能將以往的診療數(shù)據(jù)進行整合，為后期的醫(yī)療服務提供豐富經(jīng)驗，使其呈現(xiàn)數(shù)據(jù)化發(fā)展趨勢，促進檔案管理工作的質(zhì)量提升，進一步作用于醫(yī)療服務事業(yè)。例如，利用大數(shù)據(jù)和云計算技術可以將醫(yī)院的海量數(shù)據(jù)進行整合，并在云端進行數(shù)據(jù)分析，不僅有效避免人為因素的錯誤，還能實現(xiàn)信息統(tǒng)籌管理，對于提升醫(yī)療服務質(zhì)量具有深遠的影響。

二、信息化時代醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新所面臨的困境

1.對于數(shù)字化醫(yī)院檔案管理認知不足

計算機及互聯(lián)網(wǎng)技術改變著人們的生產(chǎn)生活以及學習方式，但是，在人們的傳統(tǒng)印象中相關技術僅僅是對紙質(zhì)檔案的電子化轉(zhuǎn)換以及錄入存儲，可是在信息化時代的數(shù)字技術應用已經(jīng)遠遠不止于此。目前，很多醫(yī)院仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，包括文字管理、數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)換等初級階段，其實，在電子化檔案管理過程中可以將人事、財務、行政、診療、反饋等多個環(huán)節(jié)進行融合。一方面，部分人員思想未能轉(zhuǎn)換過來，另一方面，數(shù)據(jù)化檔案管理創(chuàng)新模式還需要培養(yǎng)專業(yè)化人才。因此，醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新工作仍處于起步階段。

2.醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)有待提升

我國走過了社會高速發(fā)展的40年，前期的經(jīng)濟增長速率較高，也讓很多人產(chǎn)生慣性思維，認為醫(yī)院檔案管理工作更擅長利用傳統(tǒng)模式進行推進，對于現(xiàn)代化數(shù)字技術認知不足，因此，也不具有現(xiàn)代管理經(jīng)驗，尤其缺乏互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)方面的知識。醫(yī)院檔案管理人員普遍年齡偏大，對于大數(shù)據(jù)以及網(wǎng)絡技術如何運用并不熟悉，而對于傳統(tǒng)檔案管理更加輕車熟路，所以，在思想認識上也不愿意主動改變。另外，醫(yī)院檔案管理信息化工作創(chuàng)新，需要進行宏觀性的框架設計，由各個部門進行協(xié)同合作，醫(yī)院缺少相關技術人員，因此，在管理創(chuàng)新方面仍不足。

3.缺少專業(yè)化的數(shù)字檔案管理平臺

互聯(lián)網(wǎng)技術具有革命性的功能作用，是未來社會改革的重要工具，我國在軟件應用領域處于世界領先地位，尤其是大數(shù)據(jù)和云計算技術，通過自主技術研發(fā)已經(jīng)取得傲人成績，并在相關創(chuàng)新領域中有較好的實踐應用經(jīng)驗，但在傳統(tǒng)行業(yè)中正處于探索階段。從技術角度而言，醫(yī)院檔案管理工作進行數(shù)據(jù)化框架創(chuàng)新并不難，但是，由于醫(yī)院檔案管理工作所包含的內(nèi)容較為繁雜，不是一蹴而就所能完成的工作任務，而是要根據(jù)不同醫(yī)院的運行情況進行宏觀框架制定，在此道路上很多醫(yī)院進行開創(chuàng)性的探索研究，但還缺乏統(tǒng)一化、專業(yè)化的數(shù)字檔案管理平臺。如果任憑所有醫(yī)院進行自主研發(fā)，則可能造成數(shù)據(jù)對接困難，不利于我國構建統(tǒng)一化大市場的發(fā)展需求。醫(yī)院檔案管理工作必須依靠專業(yè)化的數(shù)據(jù)平臺進行自我優(yōu)化與調(diào)整，但是，很多計算機程序員并不具備醫(yī)院的工作經(jīng)歷，往往憑借主觀意識設立數(shù)據(jù)框架，在醫(yī)院實際使用中并不便捷，因此，構建專業(yè)化的數(shù)字檔案管理平臺是打造智能化醫(yī)院的重要基礎，只有將醫(yī)院工作內(nèi)容、工作程序與網(wǎng)絡技術進行多角度融合，才能促進醫(yī)院良好發(fā)展。

4.數(shù)字化檔案管理的安全性有待完善

數(shù)字化檔案管理模式雖然可以極大程度上提高工作效率，降低物理存儲量空間，但是，數(shù)字化檔案的安全性是社會廣泛關注的問題，檔案信息系統(tǒng)包含的內(nèi)容很多是隱私性數(shù)據(jù)，需要防止檔案信息系統(tǒng)與一般性的網(wǎng)絡環(huán)境相混雜。目前，各地醫(yī)院開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)在使用方面并不規(guī)范，很容易由于交叉網(wǎng)絡造成系統(tǒng)病毒感染，一方面，要結合軟硬件的應用特點進行網(wǎng)絡主動安全防范，另一方面，則應加強工作人員的綜合素養(yǎng)，針對系統(tǒng)安全漏洞進行客觀防范。從目前來看，數(shù)字化檔案管理的安全性還有待提升，尤其是系統(tǒng)外部可以隨意插接U盤等，這很容易帶來安全隱患，造成數(shù)據(jù)丟失或被篡改。

三、信息化時代醫(yī)院檔案管理智能化建設的重要性

1.促進醫(yī)院科學決策

在人們的傳統(tǒng)印象中，數(shù)字化檔案管理僅僅是對數(shù)據(jù)本身的儲存和調(diào)用，但是，通過觀察醫(yī)院日常工作內(nèi)容可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理與醫(yī)院的很多決策息息相關，尤其在一些重大政策方面的調(diào)整，關系到醫(yī)院的未來可持續(xù)發(fā)展。傳統(tǒng)的醫(yī)院決策大多以管理者的以往經(jīng)驗作為判斷依據(jù)，而智能化的醫(yī)院檔案管理可以為決策者提供更多的數(shù)據(jù)基礎，能夠通過多維度進行數(shù)據(jù)對比分析，給出智能性意見，為管理層的相關決策提供信息支持。

2.提升檔案管理效率

智能化是現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的必然發(fā)展方向，科技的力量也能推動醫(yī)院檔案管理工作進行自我完善，減少傳統(tǒng)人工勞動強度并能將復雜的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一整合以及對比分析。數(shù)字化技術雖然能提升檔案管理效率，但是，也需要具有一定精密性和智能性的分析系統(tǒng)，要求相關程序開發(fā)者深入醫(yī)院內(nèi)部進行調(diào)研與觀察，并由多個醫(yī)院部門進行配合，給出意見，讓網(wǎng)絡技術與各部門的實際需求相關聯(lián)，尤其在各個部門信息交流環(huán)節(jié)要充分利用數(shù)字化技術打通障礙與瓶頸，防止發(fā)生信息不對稱的問題，以此提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。

3.實現(xiàn)信息資源共享

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作大多以紙質(zhì)卷宗形式進行保存，很多醫(yī)院也在積極探索檔案數(shù)字化的發(fā)展路徑，但是，整個過程較為艱難，還需要注重智能化技術的合理運用以及滲透，如此不僅能夠有效降低未來醫(yī)院檔案管理成本，還能提高檔案管理的工作效率。數(shù)字化、智能化技術不僅能夠通過數(shù)據(jù)分析全方位地了解醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀，還能將紙質(zhì)文本進行掃描利用，對于未來醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有建設性意義。但是，醫(yī)學的發(fā)展需要大量的數(shù)據(jù)作為支持，以往的醫(yī)院檔案管理僅是內(nèi)部進行數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)和經(jīng)驗交流，采用信息化技術可以實現(xiàn)信息資源共享，不僅在不同醫(yī)院之間進行信息分享，還可以跨國家、跨地區(qū)進行資源優(yōu)化，利用網(wǎng)絡技術特點不斷豐富數(shù)據(jù)庫資源，根據(jù)社會發(fā)展形態(tài)以及醫(yī)院實際的運行情況進行信息補充，為未來智能化醫(yī)院建設提供有效的數(shù)據(jù)引導。

四、信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新思考

1.提升信息化技術在思想認知層面的重要地位

信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新，不僅僅要從技術方面考慮，還要通過提升信息化技術在思想認知層面的重要地位，促進檔案管理工作效能提升。首先，大部分醫(yī)院已經(jīng)使用計算機對檔案內(nèi)容進行錄入和整理，但是，未能發(fā)揮出數(shù)字化檔案的潛在價值和優(yōu)勢，在網(wǎng)絡技術加持下數(shù)據(jù)可以在患者和醫(yī)院之間構建起虛擬的溝通橋梁，可以針對患者需求進行數(shù)據(jù)模擬分析，為醫(yī)生決策提供更好的數(shù)據(jù)經(jīng)驗，而且在醫(yī)院行政管理方面也可以充分發(fā)揮數(shù)字檔案的優(yōu)勢，為醫(yī)院人事決策以及部門溝通等方面提供數(shù)據(jù)分享途徑。其次，數(shù)字化是未來醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢，因此，醫(yī)院管理層應注重網(wǎng)絡數(shù)據(jù)相關技術的深入學習，可以定期組織人員對數(shù)字化檔案管理工作內(nèi)容進行深入淺出地學習和探討，在潛移默化中提升影響力，在醫(yī)療管理改革方面為未來醫(yī)院數(shù)字化檔案管理做好鋪墊。最后，網(wǎng)絡技術人員雖然能為醫(yī)院數(shù)字化檔案管理工作提出可行性方案，但檔案工作的改革和創(chuàng)新還要以醫(yī)院人員內(nèi)部為主，因此，檔案管理部門應組織人員進行學習性討論，內(nèi)容包括如何將數(shù)字技術與目前工作進行有機融合，既要有效降低人工操作強度，也要注重數(shù)據(jù)的安全性以及流程的簡化性。

2.建立健全醫(yī)院數(shù)字化檔案管理制度

雖然數(shù)字化檔案管理模式并不完全依賴人工進行細節(jié)勘驗，但是，還需要從未來發(fā)展角度考慮，建立健全醫(yī)院數(shù)字化檔案管理制度。首先，醫(yī)院檔案管理人員應在宏觀角度分析傳統(tǒng)檔案管理的弊端，并提出數(shù)字化技術的應用優(yōu)勢，在完善檔案管理過程中，探討如何將數(shù)字化技術與傳統(tǒng)檔案管理方法進行融合，盡可能地對檔案管理進行功能拓展，強調(diào)部門與部門之間的緊密聯(lián)系。其次，在制定檔案管理制度方面要注重科學性和合理性。最后，醫(yī)院數(shù)字化檔案管理制度并非一成不變，而是在發(fā)展中以彈性方式互相借鑒，因此，要加強醫(yī)院與醫(yī)院之間、地區(qū)與地區(qū)之間的借鑒與學習，定期組織線上經(jīng)驗交流，針對服務功能開發(fā)模塊進行探討，為醫(yī)院提供最優(yōu)化的對應路徑。

3.開發(fā)和建立標準統(tǒng)一的檔案管理平臺

醫(yī)院的檔案管理主要包含患者和廣大職工兩大部分?；颊叻矫妫t(yī)院每天接待海量人員，面臨著巨大的工作壓力，同時，因為患者可能在不同醫(yī)院進行重復檢查，因此，開發(fā)和建立標準統(tǒng)一的檔案管理平臺尤為重要，不僅可以讓各個醫(yī)院之間信息交流和對接更具便捷性，也能減少患者的看病成本，通過互聯(lián)網(wǎng)技術構建檔案管理平臺，可以對數(shù)據(jù)進行整合、優(yōu)化以及傳遞分享。一方面，醫(yī)院可派遣檔案管理人員，在深入軟件開發(fā)工作過程中進行學習與觀察，探討建立統(tǒng)一標準化平臺需要考慮的內(nèi)容，集思廣益，促進醫(yī)院所有部門以及不同醫(yī)院之間的信息對接融洽度；另一方面，醫(yī)院自身也要考慮檔案管理數(shù)字化發(fā)展的長期路徑，應注重復合型人才的培養(yǎng)，既可以從內(nèi)部選拔青年才干，也可以從各大高校引入技術人才，為平臺建設儲備人才。

4.借助大數(shù)據(jù)及云計算技術進行檔案管理創(chuàng)新

信息化時代是信息技術日新月異的時代，是信息產(chǎn)生價值的時代，是信息數(shù)據(jù)的存儲、分析、利用手段創(chuàng)新運用的時代。信息化時代的來臨極大地改變了人們的生活、學習與工作方式。由于醫(yī)院檔案管理工作涉及醫(yī)療業(yè)務、行政管理、科研教學等多個方面，需要對海量的檔案數(shù)據(jù)進行有效的收集、整理、存儲、共享和利用。而大數(shù)據(jù)及云計算技術是信息化時代最重要和最有前景的技術之一，其在醫(yī)院檔案管理中有著廣泛而深刻的應用。首先，大數(shù)據(jù)技術可以通過建立海量醫(yī)療數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡信息共享、數(shù)據(jù)實時監(jiān)測等方式，為國家衛(wèi)生綜合管理信息平臺、電子健康檔案資源庫、國家級衛(wèi)生監(jiān)測信息系統(tǒng)、婦幼保健業(yè)務信息系統(tǒng)、醫(yī)院管理平臺等提供基本數(shù)據(jù)源，并提供數(shù)據(jù)源的存儲、更新、挖掘分析、管理等功能。其次，云計算技術可以通過云儲存技術實現(xiàn)不同的醫(yī)療機構之間病歷信息共享，使診斷醫(yī)生通過雙方身份驗證，在系統(tǒng)中添加或變更病歷信息，并實現(xiàn)多方采用。云計算技術還可以通過云服務技術為醫(yī)院提供各種專業(yè)軟件和應用程序，如電子病歷系統(tǒng)、遠程會診系統(tǒng)等。例如，北京協(xié)和醫(yī)院的醫(yī)療大數(shù)據(jù)平臺，該平臺利用云計算技術，對數(shù)據(jù)進行自動化采集、關聯(lián)整合、標準化處理以及便捷化檢索分析，構建臨床大數(shù)據(jù)知識圖譜及推理引擎，為疾病診斷、治療、預防等提供科學依據(jù)和輔助決策。這兩種技術是目前的互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)發(fā)展熱點，不僅提高醫(yī)院檔案管理工作效率和質(zhì)量，而且也為患者提供更便捷和安全的就診服務。

五、結語

綜上所述，在信息時代背景下，數(shù)字技術正在逐步改變著社會發(fā)展形態(tài)，相關醫(yī)院工作人員應充分意識到現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的必然性，同時，也要考慮目前醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新所面臨的困境，結合數(shù)字化發(fā)展趨勢，通過構建智能化檔案管理體系，為醫(yī)院科學決策提供數(shù)據(jù)支持，提升檔案管理效率，并實現(xiàn)信息資源共享。在工作創(chuàng)新方面則應考慮新技術、新理念的滲透與執(zhí)行，建立健全完善的醫(yī)院檔案管理制度，通過建立和開發(fā)檔案管理平臺促進數(shù)據(jù)的執(zhí)行統(tǒng)一化，合理使用信息數(shù)據(jù)技術，以此促進我國醫(yī)療體系的高質(zhì)量發(fā)展。

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（作者單位：1.山東省職業(yè)衛(wèi)生與職業(yè)病防治研究院；

2.濟寧市第一人民醫(yī)院）