婦幼保健檔案管理新思路探究

王紅艷

［摘 要］新時(shí)代背景下，婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心檔案管理工作需要不斷優(yōu)化管理方式，提升檔案管理水平，方便后期相關(guān)工作人員查閱。這就要求檔案管理人員在管理過(guò)程中創(chuàng)新管理工作理念，提高管理技能，完善檔案管理制度，從而加強(qiáng)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理控制力度?；诖耍疚暮?jiǎn)要探討了新時(shí)期婦幼保健檔案管理的重要性，對(duì)婦幼保健機(jī)構(gòu)管理現(xiàn)階段存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，以此為基礎(chǔ)，提出了新時(shí)期婦幼保健計(jì)劃生育檔案管理的優(yōu)化策略。

［關(guān)鍵詞］婦幼保??；檔案管理；新思路

［中圖分類號(hào)］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

婦幼保健檔案的管理、檔案管理體系的建立與完善在婦幼保健工作的正常開(kāi)展中具有重要價(jià)值。檔案管理相關(guān)內(nèi)容作為各個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的重要工作環(huán)節(jié)，不僅對(duì)信息的貯存、分類、歸檔及轉(zhuǎn)歸等環(huán)節(jié)存在影響，同時(shí)也與機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)行存在密切關(guān)聯(lián)。隨著我國(guó)生育政策的調(diào)整，我國(guó)婦幼保健系統(tǒng)在檔案管理方面的壓力也逐漸增大，因此婦幼保健檔案管理工作要從科學(xué)的角度出發(fā)，保證婦幼保健檔案管理制度的完善、可行，提高工作效率。

1 新時(shí)期背景下婦幼保健檔案管理工作的重要性分析

1.1 是婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心發(fā)展的重要基礎(chǔ)

在新時(shí)代背景下，優(yōu)化婦幼保健檔案管理有利于為婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心發(fā)展提供重要基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案管理可以為后期工作提供重要的參考，成為高層領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。

1.2 有利于提高內(nèi)部的管理水平

婦幼保健檔案管理涉及的檔案類型與檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣，并且周期長(zhǎng)，保密性與服務(wù)性較強(qiáng)。優(yōu)化婦幼保健檔案管理有利于提高中心管理水平，形成健全的檔案管理體系，在很大程度上可以提高婦幼保健檔案的社會(huì)效益［1］。

1.3 可以保證信息資源的真實(shí)性

對(duì)婦幼保健檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，可以提高工作實(shí)效，并且在新時(shí)期，利用信息化手段開(kāi)展婦幼保健檔案管理在很大程度上可以保障信息資源的真實(shí)性。另外，優(yōu)化管理模式可以真正發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)，合理運(yùn)用相關(guān)信息資源對(duì)其進(jìn)行有效配置，從而保障婦幼保健工作的順利開(kāi)展。

2 目前婦幼保健檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

2.1 缺少對(duì)檔案管理工作的重視

婦幼保健是醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的重要組成部分，在為人們提供國(guó)家基本公共衛(wèi)生服務(wù)和國(guó)家重大公共衛(wèi)生服務(wù)上發(fā)揮著重要作用。做好檔案信息管理工作，不僅能夠?yàn)槿藗兲峁└哔|(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)，還能夠促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。但從目前部分婦幼保健檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際情況來(lái)看，仍然存在著一些影響檔案管理工作質(zhì)量和服務(wù)水平的問(wèn)題。婦女和兒童保健是婦幼保健工作的重要內(nèi)容，伴隨著這些基本的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的檔案管理工作卻很容易被忽視。檔案管理工作不僅缺少相應(yīng)的設(shè)備，在管理工作的開(kāi)展力度和人員配置方面也存在著一定的問(wèn)題。與此同時(shí)，一些婦幼保健檔案管理更傾向于應(yīng)用紙質(zhì)檔案來(lái)記錄各種工作信息，難以提高婦幼保健檔案管理工作的質(zhì)量和效果［2］。

2.2 缺少健全的檔案管理機(jī)制

目前，在開(kāi)展婦幼保健檔案管理工作的過(guò)程中，因各種具體的工作內(nèi)容缺少相關(guān)的依據(jù)，影響了檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量。再加上當(dāng)前很多婦幼保健檔案管理工作沒(méi)有形成有效的管理機(jī)制，缺少專職人員開(kāi)展檔案管理工作，從而影響了正常的工作效果和服務(wù)質(zhì)量。除此之外，缺少健全的檔案管理機(jī)制會(huì)導(dǎo)致婦幼保健機(jī)構(gòu)缺少能夠?qū)φw工作進(jìn)行統(tǒng)一管理的體系標(biāo)準(zhǔn)和制度內(nèi)容，檔案管理工作無(wú)法得到有序開(kāi)展，也會(huì)影響到婦幼保健機(jī)構(gòu)的其他工作。

2.3 管理模式與實(shí)際情況不相符

目前，在不斷追求檔案信息化發(fā)展的背景下，盡管一些婦幼保健機(jī)構(gòu)已經(jīng)開(kāi)始應(yīng)用信息管理技術(shù)和系統(tǒng)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，但由于技術(shù)層面存在一定的限制，檔案信息的安全很難得到應(yīng)有的保障［3］。與此同時(shí)，盡管在檔案管理工作當(dāng)中已經(jīng)應(yīng)用信息系統(tǒng)，但由于缺少與檔案信息化相匹配的管理模式，檔案管理工作既缺少有力的技術(shù)支撐，也很難真正發(fā)揮信息化在促進(jìn)檔案管理工作水平提高中的作用。從這種情況來(lái)看，婦幼保健機(jī)構(gòu)要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化發(fā)展，仍然需要一個(gè)較為漫長(zhǎng)的過(guò)程，檔案信息管理系統(tǒng)無(wú)論是從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境還是硬件環(huán)境的角度來(lái)看，都缺少能夠與信息管理系統(tǒng)和實(shí)際工作情況相匹配的信息安全保障和防范機(jī)制，因而要想實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化，仍然具有一定的難度。

3 婦幼保健檔案管理工作的新思路探究

3.1 重視提高管理部門人員的認(rèn)識(shí)

管理部門所執(zhí)行的工作內(nèi)容是婦幼保健機(jī)構(gòu)正常運(yùn)行中的重要環(huán)節(jié)，這就表明在這種管理環(huán)境下需要對(duì)機(jī)構(gòu)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，在強(qiáng)化其認(rèn)知的基礎(chǔ)上，使得管理部門人員深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。在檔案同步工作的開(kāi)展中，需要對(duì)各個(gè)級(jí)別負(fù)責(zé)人的職責(zé)進(jìn)行明確劃分，具體可以從以下幾個(gè)方面著手。

第一，可通過(guò)培訓(xùn)、講座及線上影音等途徑，時(shí)刻深化“檔案管理是工作開(kāi)展的重心”的內(nèi)涵。比如，可通過(guò)廣播、傳單等傳統(tǒng)的方式去宣傳，也可以使用一些現(xiàn)代化的方式如社交媒體和短視頻平臺(tái)等去宣傳，從而讓工作人員對(duì)婦幼保健檔案產(chǎn)生新的認(rèn)識(shí)。而通過(guò)微信去宣傳時(shí)，可以結(jié)合有獎(jiǎng)知識(shí)競(jìng)答的手段，來(lái)達(dá)到調(diào)動(dòng)機(jī)構(gòu)所有工作人員參與積極性的目的。第二，文化熏陶。婦幼保健機(jī)構(gòu)可以將對(duì)兒童保健檔案的管理文化、意義等融入機(jī)構(gòu)的文化建設(shè)工作當(dāng)中去，通過(guò)文化熏陶來(lái)影響工作人員的認(rèn)識(shí)。第三，組織學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》。為了更好地讓檔案管理及其意義深入人心，基層?jì)D幼保健機(jī)構(gòu)可以組織工作人員學(xué)習(xí)檔案法，借此來(lái)提升管理成效。

3.2 重視管理制度完善與設(shè)施升級(jí)

婦幼保健檔案管理工作不僅具備多元化的特點(diǎn)，同時(shí)也較其他工作更加精細(xì)與復(fù)雜。因此，為了促進(jìn)保健機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)行與發(fā)展，以及實(shí)現(xiàn)高效管理的目標(biāo)，需要在原有檔案管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行相應(yīng)制度的調(diào)整，旨在彌補(bǔ)管理漏洞，深化管理內(nèi)涵。管理制度的建設(shè)需要建立在當(dāng)前發(fā)展模式的基礎(chǔ)上，并遵循現(xiàn)有的發(fā)展方向。管理部門的各級(jí)人員需要定期對(duì)制度進(jìn)行修訂，以期在符合當(dāng)前發(fā)展方向與原則的基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善制度。此外，需要定期更新相關(guān)硬件設(shè)施與軟件，盡可能地滿足當(dāng)前的管理需求，需要定時(shí)向上級(jí)申請(qǐng)撥款，資金投入充足才能保證檔案管理工作能夠與現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，進(jìn)而改善當(dāng)前檔案管理效率低下的現(xiàn)狀。

3.3 提高婦幼保健檔案管理工作的信息化發(fā)展

3.3.1 加強(qiáng)對(duì)婦幼保健檔案管理信息化建設(shè)的重視

檔案信息化之所以沒(méi)有在婦幼保健機(jī)構(gòu)內(nèi)部取得明顯的效果，最主要的一個(gè)原因就是一些婦幼保健機(jī)構(gòu)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化及檔案管理工作的重要性，所以才會(huì)在實(shí)際工作開(kāi)展中自動(dòng)忽略檔案管理存在的管理機(jī)制不全、缺少管理人員、管理效率不高等問(wèn)題。因而從這一方面來(lái)說(shuō)，要想推動(dòng)檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，首先就需要提高婦幼保健機(jī)構(gòu)的人員對(duì)檔案信息化和檔案管理工作的重視程度。目前，信息化已經(jīng)成為檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢(shì)，婦幼保健機(jī)構(gòu)內(nèi)部的全體人員需要重視檔案管理工作的作用，不斷提高婦幼保健計(jì)劃生育的服務(wù)質(zhì)量和水平。具體來(lái)說(shuō)，要想提高對(duì)檔案信息化這一發(fā)展趨勢(shì)的重視程度，首先需要從婦幼保健機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)層入手，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)層人員的思想觀念，讓領(lǐng)導(dǎo)人員做好榜樣和示范的作用，對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展成果和現(xiàn)狀進(jìn)行定期檢查，結(jié)合回報(bào)的成果，及時(shí)找出檔案管理工作的問(wèn)題，并采取積極有效的措施對(duì)檔案管理工作的具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，自上而下地引導(dǎo)婦幼保健機(jī)構(gòu)的人員重視檔案管理工作。需要注意的是，領(lǐng)導(dǎo)人員在檢查檔案管理工作的過(guò)程中，需要重點(diǎn)關(guān)注檔案管理中存在的紙質(zhì)檔案損壞、檔案結(jié)果準(zhǔn)確性等方面的問(wèn)題，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，以便能夠督促相關(guān)人員提高對(duì)檔案管理工作的重視，進(jìn)而不斷尋找更加合適的方法來(lái)提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。其次，由于檔案管理涉及的內(nèi)容非常復(fù)雜，需要找出各種檔案信息之間的聯(lián)系，再結(jié)合檔案信息管理系統(tǒng)將各種檔案信息進(jìn)行分門別類地存放和管理。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理人員需要從發(fā)展計(jì)劃、組織領(lǐng)導(dǎo)及保障措施等多個(gè)方面，結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案信息管理提出的要求，對(duì)提高檔案信息管理水平的途徑和措施進(jìn)行更深入的研究，從而為檔案信息化的發(fā)展提供助力。

3.3.2 協(xié)助婦幼保健建設(shè)，提高檔案資源管理的有效性

婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心的檔案內(nèi)容主要分為婚孕檢檔案、中心文書(shū)檔案及會(huì)計(jì)檔案三部分內(nèi)容，對(duì)提高管理質(zhì)量及外在形象的建立均具有重要作用。因此，做好檔案管理的信息化建設(shè)，可有效提高檔案管理效率與婦幼保健質(zhì)量［4］。傳統(tǒng)的紙質(zhì)、音像、視頻材料雖然具有信息記錄作用，但其隨時(shí)間的推移容易受到外界環(huán)境的影響，造成文件內(nèi)容損壞或丟失，影響檔案記錄的準(zhǔn)確性及有效性。而且隨著建立時(shí)間的不斷延長(zhǎng)，各類檔案原件的堆積也會(huì)直接加重檔案管理、查證、檢索的困難，影響管理人員的檔案利用率。做好管理信息化，首先可有效提高檔案保存提高安全性，將紙質(zhì)、音頻等資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)文件，保存在硬盤中并做好備份，可有效減少外界環(huán)境對(duì)檔案儲(chǔ)存造成的不利影響，提高保管效率。其次，要借助多媒體信息平臺(tái)進(jìn)行檔案內(nèi)容管理，有效提高信息檢索效率，使管理人員可通過(guò)輸入關(guān)鍵信息快速得到相關(guān)文件資料，節(jié)省檢索時(shí)間，提高辦公效率。

3.3.3 滿足婦幼保健發(fā)展需求，擴(kuò)展檔案資源運(yùn)用空間

近年來(lái)，隨著各類疾病發(fā)病率的提高及國(guó)家生育政策的調(diào)整，人們對(duì)婦幼保健的需求也進(jìn)一步提高，需要婦幼保健機(jī)構(gòu)擁有更為科學(xué)合理的資源管理機(jī)制，有效儲(chǔ)存各類文書(shū)檔案，并定期進(jìn)行歸檔整理，提高整體服務(wù)質(zhì)量。首先，借助信息化管理平臺(tái)，有效擴(kuò)大中心各類信息資源的儲(chǔ)存量，為工作人員提供更多的管理、臨床工作參考信息，提高其治療方案及管理方案制定的針對(duì)性。其次，有效打破傳統(tǒng)辦公室對(duì)于時(shí)間、空間產(chǎn)生的局限性，借助信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)異地信息獲取、信息共享、文件傳送等，有效提高婦幼保健醫(yī)護(hù)人員與其他醫(yī)院人員溝通交流的便利性，快速了解患者信息，提高治療配合效率。

3.4 重視培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

在現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展背景下，幾乎每個(gè)人都需要具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，所以婦幼保健機(jī)構(gòu)在對(duì)婦幼保健檔案管理人才進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，需要將側(cè)重點(diǎn)更多地放在信息化管理人才的培養(yǎng)上。不僅要讓機(jī)構(gòu)中的工作人員學(xué)會(huì)常用的計(jì)算機(jī)操作方法，還要對(duì)他們的數(shù)據(jù)資源篩選、整理與分析能力進(jìn)行培訓(xùn)，從而讓婦幼保健檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。在對(duì)工作人員進(jìn)行信息化技術(shù)培訓(xùn)的過(guò)程中，機(jī)構(gòu)通?？梢圆捎脤＜遗嘤?xùn)、小組學(xué)習(xí)等模式，并建立對(duì)應(yīng)的考核機(jī)制，盡可能地從整體上提高工作人員的檔案管理水平。另外，機(jī)構(gòu)還可以通過(guò)外聘專業(yè)人才對(duì)所有員工展開(kāi)內(nèi)部人才的培訓(xùn)，從而達(dá)到提升工作人員專業(yè)技術(shù)水浹的目的。婦幼保健機(jī)構(gòu)必須通過(guò)每年的定期考核選出一些優(yōu)秀人才，并為他們提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，從而為今后機(jī)構(gòu)的婦幼保健檔案管理工作儲(chǔ)備更多人才。

3.5 重視建立并完善婦幼保健檔案管理考核制度

目前，婦幼保健機(jī)構(gòu)對(duì)管理考核制度的建立和完善通?？梢詮膬蓚€(gè)方面出發(fā)：首先是考核指標(biāo)，其次是考核公平［5］。其中，考核指標(biāo)直接影響著管理考核機(jī)制的科學(xué)性，所以機(jī)構(gòu)在制定考核指標(biāo)時(shí)必須從實(shí)際出發(fā)，并盡可能地融合領(lǐng)導(dǎo)和員工的需求，以保證考核的順利進(jìn)行。機(jī)構(gòu)在具體考核的過(guò)程中，必須始終保證考核的公開(kāi)性、公平性和科學(xué)性。只有這樣，才能更好地提高管理人員的工作積極性，從而減少婦幼保健檔案管理不良等問(wèn)題，切實(shí)提高檔案的管理效果。

４ 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在婦幼保健機(jī)構(gòu)中，加強(qiáng)對(duì)婦幼保健檔案的管理尤為重要，需要我們結(jié)合管理中存在的問(wèn)題分析其原因，并以此為基礎(chǔ)提出解決對(duì)策。只有這樣，才能在保證婦幼保健檔案管理質(zhì)量的同時(shí)形成更加完善的管理體系，從而最大限度地避免管理問(wèn)題的出現(xiàn)。做好檔案管理工作有利于推動(dòng)?jì)D幼保健事業(yè)的發(fā)展。這就要求相關(guān)管理人員在實(shí)際工作過(guò)程中優(yōu)化管理方式，解決目前存在的問(wèn)題，建立健全檔案管理制度，提高工作管理人員的綜合素質(zhì)，發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新管理理念，加大資金投入，滿足社會(huì)發(fā)展的需求，提高檔案管理質(zhì)量與管理效率，提高檔案資源的使用價(jià)值，對(duì)相關(guān)信息資源進(jìn)行科學(xué)合理配置，推動(dòng)?jì)D幼保健工作的持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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