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      醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀及改革分析

      2023-06-11 07:41:47鄭富豪
      蘭臺(tái)內(nèi)外 2023年15期
      關(guān)鍵詞:科研檔案現(xiàn)實(shí)意義改革

      鄭富豪

      摘 要:科研檔案是完整、準(zhǔn)確記錄科研工作的重要資源,在醫(yī)院檔案管理體系中占據(jù)著十分重要的位置。新形勢(shì)下,進(jìn)一步完善科研檔案管理體系,推動(dòng)科研檔案管理工作朝著信息化、規(guī)范化、科學(xué)化、全面化的方向發(fā)展,事關(guān)醫(yī)院后期科研工作。本文旨在解決現(xiàn)階段科研檔案管理工作中存在的制度問(wèn)題、人才隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題、編研問(wèn)題以及數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題,并應(yīng)用文獻(xiàn)分析法進(jìn)行研究,經(jīng)過(guò)研究可以發(fā)現(xiàn),未來(lái)時(shí)期,醫(yī)院需要進(jìn)一步完善科研檔案管理機(jī)制,強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè),重視科研檔案編研,加快數(shù)字化建設(shè)。希望通過(guò)此研究,能夠?yàn)閺V大檔案工作者提供工作思路,推動(dòng)醫(yī)院科研檔案管理改革,進(jìn)一步為醫(yī)院科研活動(dòng)提供更有力支撐。

      關(guān)鍵詞:科研檔案;改革;醫(yī)院;管理;現(xiàn)實(shí)意義

      基金項(xiàng)目:1.2022年福建省科技廳對(duì)外合作項(xiàng)目基金資助(基金編號(hào):2022I0027)

      2.2022年福建省財(cái)政廳課題資助(閩財(cái)指〔2022〕840號(hào))

      隨著現(xiàn)代醫(yī)療科技和時(shí)代的發(fā)展,信息資源的參考價(jià)值、憑證價(jià)值日漸凸顯??蒲袡n案作為醫(yī)院科研工作的核心組成部分,需要采用規(guī)范化的方式進(jìn)行管理。從理論層面探討醫(yī)院科研檔案管理改革工作十分必要。

      1 醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

      1.1 有利于促進(jìn)醫(yī)院科研工作,節(jié)約醫(yī)院科研成本

      科技強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略背景下,加快科技創(chuàng)新是推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展的需要。醫(yī)院科研工作事關(guān)健康領(lǐng)域的科研事業(yè),廣大科研工作者只有肩負(fù)起歷史責(zé)任,不斷向科學(xué)技術(shù)廣度和深度進(jìn)軍,才能滿足我國(guó)未來(lái)的醫(yī)療需求[1]。對(duì)科研檔案進(jìn)行全流程、高效化管理,可以為醫(yī)療科研人員展開(kāi)科研工作提供大量有價(jià)值的文獻(xiàn)資源和檔案信息資源支撐。一方面,科研檔案是對(duì)醫(yī)療科研活動(dòng)的重要總結(jié),是科研活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)的重要體現(xiàn)。從實(shí)踐來(lái)看,重視科研檔案管理,能夠極大程度上提升檔案信息資源的利用率,對(duì)醫(yī)院科研事業(yè)具有積極的促進(jìn)作用。另一方面,對(duì)醫(yī)院科研檔案進(jìn)行集中系統(tǒng)管理,做好檔案編研等相關(guān)工作,能夠進(jìn)一步挖掘有價(jià)值的科研資料,減少不必要的研究流程,進(jìn)而全面節(jié)約醫(yī)院科研成本。

      1.2 有利于推動(dòng)醫(yī)院科研檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展

      過(guò)去一段時(shí)間內(nèi),部分醫(yī)院對(duì)科研檔案的重視程度不高,科研檔案管理工作中存在資料不齊全、資料丟失等問(wèn)題,影響了后期的檔案利用工作。作為科技創(chuàng)新、科技研究活動(dòng)過(guò)程的真實(shí)記錄,科研檔案是國(guó)家寶貴的科研信息資源和知識(shí)資產(chǎn)。只有充分重視科研檔案管理,解決科研檔案管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題,才能更好地減輕檔案工作者的工作強(qiáng)度,提升工作質(zhì)量[2]。除此之外,醫(yī)院科研檔案管理工作模式也需要進(jìn)一步革新,才能幫助醫(yī)院轉(zhuǎn)型發(fā)展。

      2 醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀

      2.1 管理模式的多元性

      現(xiàn)階段,我國(guó)各個(gè)地區(qū)醫(yī)院對(duì)科研檔案管理的模式存在一定差異,呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)。一是部門立卷式。即醫(yī)院科研部門對(duì)科研資料進(jìn)行收集、整理和組卷后,再移交至檔案管理部門審核、保管和利用。二是專人專管式,即科研檔案從收集、整理、保管、利用的全流程管理均由指定的專人負(fù)責(zé),旨在保障科研機(jī)密,落實(shí)管理責(zé)任和保密責(zé)任,減少管理漏洞[3]。三是外包服務(wù)式。通過(guò)公開(kāi)招投標(biāo)的方式將科研檔案的管理工作交由第三方。

      2.2 管理方式的系統(tǒng)性

      現(xiàn)階段,大多數(shù)醫(yī)院主要采取“雙套式”的管理模式,即紙質(zhì)實(shí)體檔案保管與電子目錄數(shù)據(jù)相結(jié)合的管理模式。該種模式能夠延長(zhǎng)檔案保管期限,并便于檔案檢索和檔案查閱,節(jié)約管理成本[4]。除此之外,管理方式的系統(tǒng)性還體現(xiàn)在許多醫(yī)院注重科研工作的連續(xù)性,通常對(duì)科研項(xiàng)目立項(xiàng)后進(jìn)行檔案專管,確保檔案成套化管理。

      2.3 管理內(nèi)容的復(fù)雜性

      醫(yī)院科研檔案涉及面大、內(nèi)容眾多,且不同醫(yī)療科研項(xiàng)目存在差異。這就決定了醫(yī)院檔案工作者需要面對(duì)復(fù)雜的管理內(nèi)容。實(shí)踐中,部分專業(yè)性較強(qiáng)的科研檔案資料在立卷歸檔和審核過(guò)程中需要科研工作者參與其中,進(jìn)而確保檔案資料的完整性、連續(xù)性。除此之外,近年來(lái)各個(gè)醫(yī)院愈發(fā)重視科研工作,使得科研檔案的數(shù)量不斷增加,進(jìn)一步導(dǎo)致檔案工作者的工作強(qiáng)度和工作壓力增加。[5]

      3 醫(yī)院科研檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題

      3.1 尚未建立科學(xué)完善的科研檔案管理制度體系

      科研檔案收集歸檔工作涉及的事務(wù)多、部門多,流程煩瑣。過(guò)去一段時(shí)間內(nèi),大多數(shù)醫(yī)院已建成相應(yīng)的科研檔案管理制度。然而,還有一些醫(yī)院存在科研檔案管理制度未實(shí)時(shí)跟進(jìn)的問(wèn)題。一是文件材料歸檔范圍和保管期限未根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)范圍及時(shí)擴(kuò)充和確定,導(dǎo)致歸檔文件材料不齊全、不完整,出現(xiàn)應(yīng)歸未歸、漏歸少歸現(xiàn)象。二是個(gè)別管理機(jī)制過(guò)于寬泛、籠統(tǒng),存在主觀猜測(cè)、理解偏差和推脫責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn),不能應(yīng)用到具體管理環(huán)節(jié),無(wú)法滿足精細(xì)化、精準(zhǔn)化的客觀要求,實(shí)際操作性低。三是收集整理缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性,導(dǎo)致歸檔格式不規(guī)范、項(xiàng)目缺失、內(nèi)容混亂等問(wèn)題發(fā)生。四是檔案移交機(jī)制未建立,導(dǎo)致文件去處成謎,不僅嚴(yán)重影響了科研檔案資料的完整性,也給后續(xù)科研工作造成阻礙。五是科研檔案格式不規(guī)范,不同檔案工作者立卷歸檔的格式不統(tǒng)一。六是尚未結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)的基本要求來(lái)出臺(tái)相關(guān)的規(guī)章制度,難以為科研檔案數(shù)字化建設(shè)助力。

      3.2 檔案工作者綜合素質(zhì)有待提高

      一是對(duì)科研工作職能認(rèn)識(shí)不清,沒(méi)有結(jié)合科研工作本身的特點(diǎn)對(duì)科研檔案進(jìn)行管理,導(dǎo)致科研檔案的收集整理工作不及時(shí)、不完整。二是醫(yī)院培訓(xùn)機(jī)制有待完善,部分醫(yī)院存在“重理論培訓(xùn),輕實(shí)踐應(yīng)用”的問(wèn)題。三是培訓(xùn)內(nèi)容單一。部分醫(yī)院忽視從數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用的角度對(duì)科研檔案進(jìn)行管理。

      3.3 檔案編研成果類型欠多樣化

      實(shí)踐中,部分醫(yī)院存在“重檔案管理,輕檔案開(kāi)發(fā)利用”的現(xiàn)象,難以產(chǎn)出檔案編研成果精品。一是檔案編研工作的內(nèi)容長(zhǎng)期不變,存在主題陳舊、內(nèi)容單一等問(wèn)題。二是部分檔案編研人員缺乏共享意識(shí),在開(kāi)展編研工作過(guò)程中,只是立足于現(xiàn)有館藏資料,單純強(qiáng)調(diào)新資料的報(bào)送,難以豐富檔案編研工作的選材、選題。

      3.4 科研檔案數(shù)字化建設(shè)滯后

      部分醫(yī)院科研檔案的載體仍然為傳統(tǒng)紙張,不僅占用大量的檔案室空間,而且查閱、檢索的效率不足。之所以出現(xiàn)這種現(xiàn)象,主要是檔案數(shù)字化建設(shè)滯后。一是檔案集中掃描工作滯后,沒(méi)有及時(shí)對(duì)紙質(zhì)類檔案進(jìn)行掃描處理。二是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后,尚未應(yīng)用科研檔案管理系統(tǒng),無(wú)法對(duì)線上終端的電子文件進(jìn)行科學(xué)化管理。

      4 醫(yī)院科研檔案管理的改革路徑

      4.1 健全科研檔案管理制度體系,注重科研檔案規(guī)范化管理

      4.1.1要注重科研檔案的收集與整理。醫(yī)院要結(jié)合本醫(yī)院的實(shí)際情況,出臺(tái)《科研檔案工作規(guī)范》等制度,明確科研檔案的建立、保管、使用和銷毀原則,統(tǒng)一檔案建立格式,按整理好的檔案種類要求完善相關(guān)檔案內(nèi)容,確定檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn),保證及時(shí)更新檔案信息。從醫(yī)院科研檔案工作實(shí)踐來(lái)看,可以從制度層面完善加以完善。例如從制度層面細(xì)化科研檔案材料的建檔工作,以科研項(xiàng)目、科研類型為單位對(duì)檔案予以立卷,避免檔案管理無(wú)序化,真正從源頭控制科研檔案管理質(zhì)量。

      4.1.2注重科研檔案資料的完整性。例如,對(duì)于檔案材料有所缺失的、不符合科研檔案整理規(guī)范以及審核要求的,應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持不予以歸檔,并要求科研人員或者其他人員及時(shí)補(bǔ)充移交。再比如,建立科研檔案移交制度,明確科研檔案審核要求,構(gòu)建“入庫(kù)審核+日常審核+專項(xiàng)審核”的常態(tài)化機(jī)制,從嚴(yán)規(guī)范審核。同時(shí),要從制度層面壓實(shí)科研檔案管理責(zé)任,堅(jiān)持“誰(shuí)管理誰(shuí)把關(guān)”的原則,避免科研檔案在移交、流動(dòng)過(guò)程中出現(xiàn)丟失等問(wèn)題。

      4.2 注重科研檔案的完整性,確??蒲袡n案能夠在科研工作中發(fā)揮作用

      一方面,進(jìn)一步細(xì)化科研檔案材料收集的范圍,明確各項(xiàng)科研材料收集節(jié)點(diǎn)、收集內(nèi)容,確??蒲袡n案材料收集常態(tài)化。通常而言,科研檔案歸檔范圍包括但不限于項(xiàng)目指南、可行性研究報(bào)告、研究計(jì)劃、組織實(shí)施工作方案、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)資料,等等。醫(yī)院可以采取定期收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合的基本方法,收集完善各項(xiàng)資料。另一方面,從制度上確定科研檔案的存儲(chǔ)和歸檔地點(diǎn),明確檔案的安全保管和使用人,并建立完善的檔案保管和使用規(guī)則,明確科研檔案立卷歸檔的時(shí)限,加強(qiáng)對(duì)檔案的安全監(jiān)督。

      4.3 注重科研檔案的格式,確保格式規(guī)范,便于后期查檔、用檔案

      首先,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》制定科研檔案的分類體系,劃分各類科研檔案,并做出歸檔副案序號(hào)。其次,根據(jù)不同類別的檔案存放到合適的儲(chǔ)藏介質(zhì)中,如紙質(zhì)檔案放在柜子里,封裝好保護(hù);電子檔案放在U盤或服務(wù)器上,確保數(shù)據(jù)安全。最后,從制度上明確立卷歸檔的基本格式、基本流程,真正做到材料收集有序、立卷歸檔規(guī)范,既實(shí)現(xiàn)應(yīng)歸盡歸,又確保立卷歸檔的質(zhì)量。

      4.4 要注重?cái)?shù)字類科研檔案的管理

      醫(yī)院可以結(jié)合當(dāng)前科研檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基本需求,出臺(tái)《電子類科研檔案管理規(guī)范》等制度,為紙質(zhì)檔案掃描、電子檔案歸檔提供制度依據(jù)。一方面,明確需要“雙套式”管理的范圍。另一方面,建議醫(yī)院參考現(xiàn)階段國(guó)家檔案局及相關(guān)部門出臺(tái)的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》等規(guī)范性文件,在結(jié)合本醫(yī)院實(shí)際情況的基礎(chǔ)上對(duì)制度予以完善。例如,照片類、錄音錄像類科研檔案資料的基本格式,應(yīng)當(dāng)在制度中予以明確;電子類科研檔案的查閱查詢流程、系統(tǒng)權(quán)限也應(yīng)當(dāng)予以明確。

      4.5 大力實(shí)施“人才強(qiáng)檔”戰(zhàn)略,打造復(fù)合型人才隊(duì)伍

      新時(shí)期,醫(yī)院要進(jìn)一步對(duì)科研檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)且全面的針對(duì)性培訓(xùn),大力實(shí)施“人才強(qiáng)檔”戰(zhàn)略,依托人才解決科研檔案管理中存在的諸多問(wèn)題。一是要拓寬檔案人才來(lái)源渠道,充實(shí)科研檔案工作隊(duì)伍。醫(yī)院可以通過(guò)外部招聘和內(nèi)部培養(yǎng)的途徑,吸收和培養(yǎng)檔案專業(yè)技術(shù)人才。二是要完善培訓(xùn)體系,采用素質(zhì)培訓(xùn)和技能培訓(xùn)相結(jié)合的方式,打造科學(xué)化的培訓(xùn)體系。醫(yī)院可以通過(guò)跟崗學(xué)習(xí)、外派交流、輪訓(xùn)等途徑,使檔案工作者快速適應(yīng)當(dāng)前崗位,及時(shí)掌握檔案前沿知識(shí)和技能。三是要注重從科研檔案數(shù)字化建設(shè)的角度入手,加強(qiáng)與檔案館、圖書(shū)館等專業(yè)性部門的合作,舉辦“科研檔案數(shù)字化建設(shè)”論壇和講座,深化檔案工作者對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的認(rèn)識(shí),切實(shí)提高科研檔案管理水平,不斷提高科研檔案信息資源的利用率。四是要打通人才晉升渠道,完善人才評(píng)價(jià)體系。要進(jìn)一步對(duì)管理能力強(qiáng)、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)的檔案管理人員的職稱進(jìn)行科學(xué)評(píng)定,建立內(nèi)部考核機(jī)制,將科研檔案管理質(zhì)效納入績(jī)效目標(biāo)考核內(nèi)容,督促激勵(lì)工作人員提高責(zé)任感、使命感和管理水平。

      4.6 打造科研檔案編研成果體系,全面發(fā)揮科研檔案價(jià)值

      科研檔案編研工作在醫(yī)院檔案管理體系中起到基礎(chǔ)性、全局性、系統(tǒng)性的作用,事關(guān)后期科研檔案的開(kāi)發(fā)利用。為此,必須要重視科研檔案編研工作,深挖科研檔案的價(jià)值。一是要圍繞當(dāng)前或者未來(lái)某一階段科研項(xiàng)目的重心開(kāi)展檔案編研。有針對(duì)性地對(duì)相關(guān)科研信息資料進(jìn)行收集,真正做到以檔案編研為抓手、以檔案開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)。二是要聚焦單位重大科研活動(dòng),提前謀劃好編研工作。例如,檔案編研工作人員可以圍繞重要科研活動(dòng),提前制定檔案編研工作計(jì)劃,收集單位開(kāi)展的相關(guān)科研活動(dòng)資料,為學(xué)術(shù)研究提供強(qiáng)有力的信息支持。三是要注重信息資源共享,推動(dòng)檔案編研工作“走出去”。醫(yī)院可以深化與其他醫(yī)院、高校、衛(wèi)生行政主管部門以及其他醫(yī)療領(lǐng)域企事業(yè)單位的合作,在征得同意的基礎(chǔ)上,查閱并復(fù)制其他單位的科研檔案資料,選取其中與本醫(yī)院科研項(xiàng)目相關(guān)的資料進(jìn)行編研,形成系統(tǒng)化的編研成果,真正豐富編研內(nèi)容。

      4.7 深化數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用,打造科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

      大數(shù)據(jù)時(shí)代,醫(yī)院要進(jìn)一步推動(dòng)科研檔案與數(shù)字化信息技術(shù)深度融合,實(shí)現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。一是要推動(dòng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描與錄入工作,實(shí)現(xiàn)“一檔雙查”,構(gòu)建“雙套式”的檔案管理機(jī)制,有效避免紙質(zhì)檔案易破損、難保存的問(wèn)題。醫(yī)院可以自行購(gòu)置高清微縮相機(jī)、數(shù)字化掃描設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行集中掃描處理,形成PDF等相關(guān)文件,便于在科研檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行管理。二是要建立科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù),打通科研檔案管理系統(tǒng)與科研信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸壁壘,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)共享,便于及時(shí)對(duì)最新的科研資料進(jìn)行“一站式”歸檔、更新和集中整理,實(shí)現(xiàn)科研信息實(shí)時(shí)錄入。醫(yī)院也可以開(kāi)發(fā)相應(yīng)的軟件,自動(dòng)將相關(guān)信息錄入軟件后生成相應(yīng)的科研檔案資料。

      5 結(jié)束語(yǔ)

      科研檔案工作的最終目的不是對(duì)檔案資源進(jìn)行保存,而是實(shí)現(xiàn)信息資源的高效化利用。從這個(gè)角度來(lái)看,創(chuàng)新科研檔案工作模式,發(fā)揮檔案價(jià)值就顯得尤為必要。具體而言,一是要健全科研檔案管理制度體系,注重科研檔案規(guī)范化管理;二是要大力實(shí)施“人才強(qiáng)檔”戰(zhàn)略,打造復(fù)合型人才隊(duì)伍;三是要打造科研檔案編研成果體系,全面發(fā)揮科研檔案價(jià)值;四是要深化數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用,打造科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。相信在檔案工作者的不斷努力和創(chuàng)新下,醫(yī)院科研檔案管理工作及科研工作都會(huì)邁上嶄新的臺(tái)階。

      參考文獻(xiàn)

      [1]何思源,張靜.科研電子文件歸檔與電子檔案管理探索性研究[J].中國(guó)檔案,2023(01):62-63.

      [2]張琳.基于新修訂的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》背景下的現(xiàn)代醫(yī)院科研檔案管理構(gòu)想[J].機(jī)電兵船檔案,2022(06):39-41.

      [3]姜瑞博.《醫(yī)院檔案管理與實(shí)務(wù)》出版:規(guī)范化科研檔案管理在醫(yī)院科研管理的作用[J].介入放射學(xué)雜志,2022,31(11):1138.

      [4]潘玲玲,高建林.信息技術(shù)在科研檔案精細(xì)化管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù),2022(21):113-115.

      [5]蘇宇,汪歡.提高科研檔案管理水平促進(jìn)科研誠(chéng)信建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2022(13):113-115.

      (作者單位:福建省立醫(yī)院科研處)

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