檔案信息“供需耦合”視角下檔案開(kāi)放鑒定探討

摘 要：檔案開(kāi)放鑒定是檔案部門(mén)的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)，也是新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。本文以檔案信息“供需耦合”為視角，探討了檔案信息“供需耦合”與檔案開(kāi)放鑒定二者之間的聯(lián)系，分析了檔案信息“供需耦合”視角下檔案開(kāi)放鑒定現(xiàn)狀，并有針對(duì)性地提出優(yōu)化檔案信息“供需耦合”，做好檔案部門(mén)檔案開(kāi)放鑒定的對(duì)策措施，具有一定的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：供需耦合；檔案開(kāi)放鑒定；檔案信息；檔案部門(mén)

1 概述

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，“十四五”時(shí)期，隨著“人民生活水平顯著提高，對(duì)檔案信息、檔案文化的需求日益增長(zhǎng)，迫切要求加快檔案開(kāi)放”，并將“檔案開(kāi)放”作為“十四五”時(shí)期全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的26項(xiàng)主要任務(wù)之一。隨著檔案事業(yè)的快速發(fā)展，尤其是新修訂的《檔案法》頒布和實(shí)施，綜合檔案部門(mén)積極開(kāi)展館藏形成滿30年檔案開(kāi)放工作以來(lái)，“檔案開(kāi)放鑒定”逐漸成為綜合檔案部門(mén)一項(xiàng)基礎(chǔ)性、常態(tài)化的重要業(yè)務(wù)，在滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的信息需求的同時(shí)，也擴(kuò)大了綜合檔案部門(mén)的社會(huì)影響力[1]。

2 檔案信息“供需耦合”、檔案開(kāi)放鑒定及二者關(guān)系

2.1 檔案信息“供需耦合”

“耦合”一詞源自物理學(xué)概念，用以解釋一種物理學(xué)現(xiàn)象和規(guī)律，后來(lái)被廣泛運(yùn)用于其他學(xué)科，更多地描述兩個(gè)或多個(gè)研究對(duì)象相互影響、相互牽制、相互依賴、相互協(xié)調(diào)的關(guān)系。檔案信息“供需耦合”是指用戶的檔案信息需求與檔案信息滿足之間在時(shí)間、內(nèi)容上的比值。當(dāng)“供≈或=需”時(shí)，則表示“供需耦合”基本優(yōu)化；當(dāng)“供＞需或供＜需”，說(shuō)明“供需耦合”處于劣勢(shì)。檔案部門(mén)作為保存檔案的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，需要面向公眾提供檔案查閱、借閱、檢索、知識(shí)宣傳展覽等服務(wù)。檔案作為特殊用途的公共產(chǎn)品，包含著為不特定主體公共所需，即供給與需求之間存在著既互相聯(lián)系又互相制約的關(guān)系。宏觀開(kāi)放的檔案事業(yè)對(duì)微觀檔案開(kāi)放鑒定工作提出的創(chuàng)新改革要求如下：建立一種優(yōu)化的“供—需”服務(wù)體制，在一定時(shí)間內(nèi)獲得滿意的有效信息供應(yīng)，以滿足不同檔案用戶的檔案信息需求。因此，檔案信息“供需耦合”受到檔案信息提供的時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量、廣度四個(gè)變量因素影響。

2.2 檔案開(kāi)放鑒定

在檔案開(kāi)放之前，需要對(duì)檔案進(jìn)行必要的鑒定，經(jīng)過(guò)開(kāi)放鑒定確認(rèn)可開(kāi)放的，方能向公眾開(kāi)放。檔案開(kāi)放鑒定是指各級(jí)檔案部門(mén)按照《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)的規(guī)定和要求，對(duì)達(dá)到一定期限的檔案是否需要繼續(xù)控制使用而作出判定的活動(dòng)?！芭卸ā毙杞?jīng)人腦分析判斷，就特定檔案在內(nèi)容、時(shí)間、密級(jí)、環(huán)境等要素分析，確定是否控制使用。檔案開(kāi)放鑒定涉及檔案信息控制、檔案程序控制等。其中，檔案信息的選擇控制是利用控制論方法，在法律（《檔案法》《保密法》等）法規(guī)許可范圍內(nèi)及時(shí)分離出與用戶當(dāng)前需要相關(guān)或適用檔案信息的控制方式。它是排除“干擾”的控制方式，決定檔案信息提供能否與用戶需求優(yōu)化耦合的關(guān)鍵性因素。

2.3 檔案信息“供需耦合”與檔案開(kāi)放鑒定關(guān)系

2.3.1檔案開(kāi)放鑒定為檔案信息“供需耦合”的實(shí)現(xiàn)提供了保證性條件。從經(jīng)濟(jì)學(xué)理論分析，生產(chǎn)決定消費(fèi)的對(duì)象、方式、質(zhì)量和水平，生產(chǎn)為消費(fèi)創(chuàng)造動(dòng)力。如沒(méi)有檔案開(kāi)放鑒定就難以提供檔案信息，也就無(wú)所謂需求的滿足性消費(fèi)，更無(wú)從談起檔案信息“供需”關(guān)系的耦合。檔案開(kāi)放鑒定的核心在“鑒定”，將處于相對(duì)靜態(tài)的檔案信息“激活”，不僅為檔案信息開(kāi)放創(chuàng)造先決條件，更為檔案信息“供需耦合”提供了前提保證。

2.3.2檔案開(kāi)放鑒定為檔案信息“供需耦合”提供了更多優(yōu)化耦合機(jī)會(huì)。新時(shí)代，我國(guó)社會(huì)主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長(zhǎng)的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾。檔案信息的供與需之間表現(xiàn)出較大變化，電子檔案、視音頻檔案等檔案的出現(xiàn)，使可供開(kāi)放的檔案信息種類(lèi)、內(nèi)容、利用渠道發(fā)生重大變化。而據(jù)原蘇聯(lián)信息學(xué)家研究，國(guó)民生產(chǎn)每增長(zhǎng)1倍，社會(huì)信息需求就增加4倍。改革開(kāi)放40年來(lái)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，檔案信息需求量呈現(xiàn)快速增長(zhǎng)，這也為檔案信息“供需耦合”提供機(jī)會(huì)。

2.3.3檔案開(kāi)放鑒定影響檔案信息開(kāi)放數(shù)量、質(zhì)量和廣度。除了時(shí)間因素外，檔案信息開(kāi)放的數(shù)量、質(zhì)量、廣度都深深地受到檔案開(kāi)放鑒定的影響。檔案開(kāi)放鑒定效率高，會(huì)增加相應(yīng)的檔案信息開(kāi)發(fā)數(shù)量，增強(qiáng)檔案信息開(kāi)放質(zhì)量，豐富檔案信息開(kāi)放內(nèi)容，使受眾更直觀感知檔案部門(mén)的開(kāi)放廣度、深度、精度，獲得更加精準(zhǔn)的信息匹配度[2-4]。

3 檔案信息“供需耦合”視角下檔案開(kāi)放鑒定現(xiàn)狀

任何檔案信息“供需耦合”優(yōu)化都是供方主體、需方主體與檔案信息客體三者之間相互作用的結(jié)果。在此理論背景下，檔案開(kāi)放鑒定在檔案信息供方主體通過(guò)其檔案開(kāi)放鑒定的數(shù)量、廣度、精度，與需方主體之間發(fā)生聯(lián)系，通過(guò)檔案信息客體這一橋梁，滿足需方主體信息需求，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息“供需耦合”優(yōu)化[5]。

3.1 檔案開(kāi)放鑒定數(shù)量不足

隨著檔案部門(mén)館藏到期檔案數(shù)量的不斷增多，需要檔案開(kāi)放鑒定的工作量越來(lái)越大。首先是館藏到期檔案數(shù)量持續(xù)增加。國(guó)家檔案局公布的數(shù)據(jù)的顯示，1991—2013年，館藏檔案（萬(wàn)卷、萬(wàn)件）從9637.4上升至44759.1，開(kāi)放檔案（萬(wàn)卷、萬(wàn)件）則從2094.3增至8490。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，每年移交檔案部門(mén)的檔案也呈現(xiàn)出大幅度增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，由此每年到期需要鑒定的檔案也會(huì)呈現(xiàn)出大幅增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。其次是檔案開(kāi)放鑒定由“卷”轉(zhuǎn)為“件”[6]。2014年，檔案開(kāi)放鑒定從“卷”轉(zhuǎn)為“件”的變革，意味著檔案開(kāi)放鑒定步入了精細(xì)化時(shí)代，由此要求鑒定審查檔案內(nèi)容的時(shí)間就會(huì)增加，開(kāi)放鑒定工作量倍增。由于檔案部門(mén)從事檔案開(kāi)放鑒定的人員沒(méi)有變化，在鑒定力量不變、年度檔案開(kāi)放任務(wù)指標(biāo)不變的情況下，館藏檔案數(shù)量的持續(xù)增加，以及按“件”開(kāi)放鑒定的方法，使得檔案開(kāi)放鑒定數(shù)量嚴(yán)重不足。

3.2 檔案開(kāi)放鑒定質(zhì)量不高

3.2.1知識(shí)系統(tǒng)化程度不足。檔案部門(mén)檔案開(kāi)放鑒定是以檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、檔案來(lái)源背景特征、檔案內(nèi)容特征及檔案鑒定專(zhuān)業(yè)知識(shí)為支撐，從鑒定人員認(rèn)知層面對(duì)檔案客體特征及其開(kāi)放必要性進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)估和判斷的過(guò)程，究其本質(zhì)而言是一項(xiàng)“知識(shí)密集型”工作。但基層檔案部門(mén)的檔案鑒定任務(wù)重、人員專(zhuān)業(yè)基層薄弱，使整個(gè)檔案鑒定開(kāi)放出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化程度不高、過(guò)程不透明、主觀性較強(qiáng)等問(wèn)題。

3.2.2檔案內(nèi)容解析精準(zhǔn)度不夠。檔案開(kāi)放鑒定涉及對(duì)檔案內(nèi)容的解讀分析，從而判斷其是否符合開(kāi)放?；鶎訖n案部門(mén)存在大量存量檔案難以識(shí)讀、來(lái)源背景信息有限，增量檔案類(lèi)型復(fù)雜、概念范疇擴(kuò)大、電子檔案比例上升，基層檔案部門(mén)檔案數(shù)據(jù)化程度整體水平較低，無(wú)法直接通過(guò)現(xiàn)代信息分析工具開(kāi)展大規(guī)模內(nèi)容解析，解析結(jié)果的準(zhǔn)確度也無(wú)法保障現(xiàn)實(shí)需要。

3.2.3標(biāo)識(shí)不夠規(guī)范。檔案部門(mén)檔案開(kāi)放鑒定結(jié)果標(biāo)識(shí)為“開(kāi)放”或“控制”，但無(wú)論是“開(kāi)放”還是“控制”均不屬于文獻(xiàn)密級(jí)標(biāo)識(shí)規(guī)范性用語(yǔ)，且“開(kāi)放”不等同于“公布”，即查檔者可查閱但不能隨意公布[7]。

3.3 檔案開(kāi)放鑒定廣度不夠

3.3.1范圍狹窄。檔案部門(mén)檔案開(kāi)放鑒定主要針對(duì)的是保存期限滿“30年”的檔案，以文書(shū)檔案開(kāi)放鑒定為主，開(kāi)放鑒定的主體依賴于各級(jí)檔案部門(mén)，且檔案部門(mén)人員力量有限，這些都使得整個(gè)檔案開(kāi)放范圍十分狹窄。

3.3.2時(shí)機(jī)滯后。檔案開(kāi)放鑒定開(kāi)始于“滿30年”后開(kāi)始，針對(duì)保存期限少于30年的檔案，未待開(kāi)放鑒定便被銷(xiāo)毀，重“高齡檔案”輕“低齡檔案”的現(xiàn)象不同程度存在。三是開(kāi)放率下降。國(guó)家檔案局官網(wǎng)選取的全國(guó)綜合檔案部門(mén)館藏檔案與開(kāi)放檔案數(shù)據(jù)顯示，2010年館藏檔案開(kāi)放率為23.07%，2011年為22.09%，2012年為20.06%，2019年已經(jīng)降至15.90%。館藏檔案開(kāi)放率的持續(xù)下降主要原因在于館藏檔案開(kāi)放鑒定的增長(zhǎng)速度滯后于當(dāng)年館藏檔案數(shù)量的增長(zhǎng)速度。

4 檔案信息“供需耦合”視角下檔案開(kāi)放鑒定對(duì)策

4.1 轉(zhuǎn)變思路，提升效率，增加檔案信息開(kāi)放數(shù)量

要增強(qiáng)開(kāi)放意識(shí)。2014年，中辦、國(guó)辦聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》中指出：“各級(jí)國(guó)家檔案部門(mén)要嚴(yán)格按照檔案法積極開(kāi)展檔案鑒定工作并開(kāi)放應(yīng)開(kāi)放的檔案?！睓n案部門(mén)工作人員應(yīng)切實(shí)增強(qiáng)檔案開(kāi)放意識(shí)，根據(jù)館藏檔案信息資源，不斷擴(kuò)大開(kāi)放范圍、開(kāi)放內(nèi)容，更好滿足群眾檔案知情權(quán)。同時(shí)，做好館藏檔案宣傳力度，提高公眾的知曉率。此外，“國(guó)外檔案鑒定制度明確，雖然特點(diǎn)不一致，但目的都是確保鑒定有效實(shí)行”，要學(xué)習(xí)、吸收和借鑒國(guó)外檔案開(kāi)放鑒定的先進(jìn)理念和做法，博采眾長(zhǎng)，為我所用[8]。要強(qiáng)化鑒定意識(shí)。檔案開(kāi)放鑒定作為檔案部門(mén)的一項(xiàng)常態(tài)化、基礎(chǔ)性重要工作，檔案部門(mén)人員要牢固樹(shù)立鑒定意識(shí)，堅(jiān)決做到未經(jīng)鑒定不公開(kāi)的原則，切實(shí)做到公開(kāi)鑒定，鑒定方公開(kāi)，切不可本末倒置。及時(shí)掌握館藏檔案資源現(xiàn)狀，做好到期檔案的及時(shí)鑒定工作，切實(shí)做到應(yīng)鑒定盡鑒定，不斷擴(kuò)大館藏檔案開(kāi)放鑒定數(shù)量。要樹(shù)立責(zé)任意識(shí)。檔案開(kāi)放鑒定不單純是檔案部門(mén)一個(gè)部門(mén)的事情，檔案形成或移交單位也應(yīng)重視、支持和參與檔案開(kāi)放鑒定工作，從而形成多方參與、程序規(guī)范、責(zé)任明確的檔案開(kāi)放鑒定工作格局，不斷增加檔案開(kāi)放鑒定數(shù)量。

4.2 完善制度，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)檔案信息開(kāi)放質(zhì)量

4.2.1完善機(jī)制。檔案開(kāi)放鑒定是一項(xiàng)政治性、專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)的工作，程序復(fù)雜，涉及面廣，通過(guò)長(zhǎng)效機(jī)制的建立和完善，確保檔案開(kāi)放鑒定質(zhì)量。一方面，需要將檔案開(kāi)放鑒定工作納入檔案部門(mén)議事日程，與其他業(yè)務(wù)工作同研究、同部署、同落實(shí)、同考核；另一方面，要強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，成立檔案開(kāi)放鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立由文件形成人員、形成部門(mén)、開(kāi)放鑒定工作委員會(huì)組成的檔案開(kāi)放鑒定、審查、復(fù)核工作體系，負(fù)責(zé)具體落實(shí)。此外，完善檔案鑒定開(kāi)放制度。制定檔案開(kāi)放鑒定工作制度，結(jié)合檔案開(kāi)放鑒定業(yè)務(wù)特點(diǎn)細(xì)化開(kāi)放鑒定標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范工作流程，確保工作質(zhì)量。

4.2.2完善法制。應(yīng)從法律法規(guī)的角度明確規(guī)定檔案開(kāi)放鑒定的地位、性質(zhì)及范圍，可在《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)中增設(shè)相應(yīng)的檔案開(kāi)放鑒定條款，或單獨(dú)制定檔案開(kāi)放鑒定規(guī)范條例、實(shí)施細(xì)則等，切實(shí)從法律法規(guī)制度上改變當(dāng)前檔案開(kāi)放鑒定法律不規(guī)范、不明晰問(wèn)題[9]。此外，要注重與其他相關(guān)法律條款的有效銜接，將檔案信息公開(kāi)鑒定與《個(gè)人信息保護(hù)法》《數(shù)據(jù)安全法》《信息公開(kāi)條例》等相關(guān)法律法規(guī)做好銜接，確保鑒定工作質(zhì)量。

4.2.3完善體制。結(jié)合基層檔案開(kāi)放鑒定工作實(shí)際，探索較為完善的檔案開(kāi)放鑒定體制流程：文件形成人員——文件形成業(yè)務(wù)部門(mén)——開(kāi)放鑒定工作委員會(huì)三級(jí)開(kāi)放鑒定體系，以及“初審、復(fù)審、審定”核心流程。堅(jiān)持“誰(shuí)形成、誰(shuí)鑒定”“多論證、多把關(guān)”“勤留痕、勤存檔”的原則，由文件形成人員或部門(mén)出具開(kāi)放鑒定初審意見(jiàn)，部門(mén)或人員不明的，可函告承接相關(guān)職責(zé)職能單位出具。檔案開(kāi)放鑒定要堅(jiān)守質(zhì)量底線，爭(zhēng)議較大的重要檔案應(yīng)組織專(zhuān)家論證，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)[10]，及時(shí)將檔案開(kāi)放論證環(huán)節(jié)產(chǎn)生的書(shū)面材料存檔。

4.3 統(tǒng)籌規(guī)劃技術(shù)應(yīng)用，增進(jìn)檔案信息開(kāi)放廣度

4.3.1注重技術(shù)應(yīng)用。為適應(yīng)智慧檔案部門(mén)、數(shù)字檔案部門(mén)建設(shè)的需要，將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)，以及人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案開(kāi)放鑒定領(lǐng)域。尤其是要注重通過(guò)機(jī)器視覺(jué)系統(tǒng)、智能檢索技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)數(shù)字檔案、電子檔案等檔案資源進(jìn)行關(guān)鍵詞鎖定和批量鑒定，以及模擬人工智能對(duì)電子檔案全程控制、跟蹤和監(jiān)督智能控制技術(shù)進(jìn)行全文鑒定，加快檔案開(kāi)放鑒定智能化進(jìn)程，提高鑒定效率。

4.3.2加快平臺(tái)建設(shè)。各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)盡快建設(shè)開(kāi)放的檔案利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放鑒定的檔案信息資源跨區(qū)域、跨層級(jí)、跨館際間的共享?；蚪柚T(mén)戶網(wǎng)站或檔案部門(mén)自身網(wǎng)站，搭建集檔案信息檢索、查閱、下載功能為一體的檔案信息平臺(tái)。借助移動(dòng)終端App，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)在線觀看、下載。

4.3.3做好人才培養(yǎng)。新時(shí)代，綜合檔案部門(mén)需要實(shí)現(xiàn)多元化檔案信息服務(wù)，為此需加大人才引進(jìn)力度。此外，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，重點(diǎn)將檔案開(kāi)放鑒定工作標(biāo)準(zhǔn)、操作方法、鑒定流程等作為培訓(xùn)的重要內(nèi)容，注重檔案開(kāi)放鑒定、信息技術(shù)等復(fù)合型人才培育。

結(jié)語(yǔ)

任何檔案信息“供需耦合”優(yōu)化都是供方主體、需方主體與檔案信息客體三者之間相互作用的結(jié)果。在此理論背景下，檔案開(kāi)放鑒定在檔案信息供方主體通過(guò)其檔案開(kāi)放鑒定的數(shù)量、廣度、精度，與需方主體之間發(fā)生聯(lián)系，通過(guò)檔案信息客體這一橋梁，滿足需方主體信息需求，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息“供需耦合”優(yōu)化。針對(duì)當(dāng)前檔案信息供需耦合存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，需要檔案管理部門(mén)增加檔案信息開(kāi)放數(shù)量、增強(qiáng)檔案信息開(kāi)放質(zhì)量、增進(jìn)檔案信息開(kāi)放廣度，持續(xù)滿足不斷增長(zhǎng)的檔案信息需求，發(fā)揮檔案應(yīng)有價(jià)值功能。

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作者簡(jiǎn)介：楊青（1974-），碩士研究生學(xué)歷，惠民縣大數(shù)據(jù)中心館員，主要從事中國(guó)古代史研究。