喬赟鴿凌

摘要：檔案管理是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，涉及學(xué)校招生、教學(xué)、科研、管理等各方面。傳統(tǒng)的高校檔案管理方式已不符合信息時代發(fā)展的要求，近年來國內(nèi)各大高校陸續(xù)開展檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作。文章以南京開放大學(xué)為例，首先分析學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀和存在問題，其次提出高校檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，最后詳細(xì)介紹高校檔案管理系統(tǒng)的總體設(shè)計和功能設(shè)計。通過檔案管理信息化建設(shè)提高學(xué)校檔案管理和利用水平，更好地服務(wù)于師生。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；系統(tǒng)設(shè)計

中圖分類號：TP399? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0 引言

2022年全國教育工作會議指出，新時代教育工作要做到“五個深刻認(rèn)識和把握”，明確提出要“實(shí)施教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動”［1］。隨著各大高校數(shù)字化校園建設(shè)的深入開展，學(xué)校檔案管理工作也呈現(xiàn)出信息化、無紙化和智能化的發(fā)展趨勢［2］。其中，學(xué)籍檔案是高校檔案資源的重要組成部分，關(guān)系到學(xué)生的切身利益，是畢業(yè)生在校期間取得一定學(xué)識水平的客觀記載，真實(shí)地體現(xiàn)了學(xué)生在校階段學(xué)習(xí)及綜合素質(zhì)能力方面的發(fā)展?fàn)顩r［3］。傳統(tǒng)的歸檔方式已不適應(yīng)時代發(fā)展的要求，自2021年起學(xué)校啟動檔案管理系統(tǒng)建設(shè)項目，文章以該系統(tǒng)為例，探索大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)計，以提高檔案信息化管理水平和利用率，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源共享。

1 檔案管理現(xiàn)狀和存在問題

南京開放大學(xué)原名南京市廣播電視大學(xué)創(chuàng)辦于1979年，2005年合并南京聯(lián)合職工大學(xué)，并在此基礎(chǔ)上于2012年成立南京城市職業(yè)學(xué)院。學(xué)校建校以來培養(yǎng)了十幾萬畢業(yè)生，形成了大量學(xué)籍檔案。但是，每年的歸檔工作依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方式，工作量大、任務(wù)繁重且效率不高，檔案管理存在以下問題。

1.1 檔案年代久遠(yuǎn)，保存不易

學(xué)校40多年的發(fā)展歷史，存在成人教育、開放教育和高職教育等多種辦學(xué)形式，學(xué)籍檔案數(shù)量巨大種類繁多，有些檔案還涉及多個管理部門和人員。歸檔方式依舊采用人工收集紙質(zhì)資料，在歸檔后容易出現(xiàn)紙張泛黃、損壞等缺點(diǎn)［2］，同時占據(jù)了學(xué)校檔案館大量空間，對室內(nèi)環(huán)境和安全防范要求很高。紙質(zhì)檔案歷經(jīng)合并和校區(qū)搬遷容易遺失，如南京聯(lián)合職工大學(xué)的學(xué)籍檔案目前僅存有少量卷宗，大部分已無從查詢。

1.2 檔案查閱困難

學(xué)校有兩個校區(qū)，新街口校區(qū)和溧水校區(qū)直線距離近50 km，大部分檔案都存放在溧水校區(qū)圖書館。近年來，畢業(yè)生對查閱個人學(xué)籍檔案的需求不斷增加，江蘇省學(xué)歷認(rèn)證中心發(fā)送的學(xué)歷證書查詢公函數(shù)量也逐年增長。檔案查詢工作經(jīng)常要跨校區(qū)進(jìn)行，費(fèi)時費(fèi)力。

1.3 缺乏專職檔案管理人員

學(xué)校目前的檔案管理業(yè)務(wù)都是由各部門的行政人員兼職，并沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，缺乏專業(yè)知識和技能。在實(shí)際的檔案收集工作中，難免會出現(xiàn)收集不及時、不完整的情況，最終可能導(dǎo)致檔案資料無法歸檔、審核鑒別錯誤等問題［4］。

2 建設(shè)目標(biāo)和內(nèi)容

2.1 建設(shè)目標(biāo)

通過融合當(dāng)前國際國內(nèi)的先進(jìn)技術(shù)，全面、有效地整理學(xué)校自成立以來形成的教學(xué)、行政和各類學(xué)生學(xué)籍檔案，依托互聯(lián)網(wǎng)、高校內(nèi)部校園網(wǎng)建設(shè)檔案信息資源庫，實(shí)現(xiàn)館藏檔案資源及各管理部門檔案信息化管理。通過檔案查詢系統(tǒng)為教職工、學(xué)生提供檔案信息資源利用和查閱服務(wù)，建成數(shù)字環(huán)境下歷史檔案永久保管基地。一期項目建設(shè)完成后將徹底改變學(xué)校檔案信息化的落后局面，使檔案信息更好地為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展提供服務(wù)。

同時，通過檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)南京開放大學(xué)檔案管理智能化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、專業(yè)化管理；利用信息技術(shù)獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源，提高檔案管理效率與效益；為教育數(shù)字化建設(shè)助力。

2.2 建設(shè)內(nèi)容

檔案管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容主要包括：

（1）建立一個覆蓋檔案管理全流程的工作服務(wù)管理系統(tǒng)。

（2）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計、編研等功能，適用于檔案生命周期管理。

（3）可依據(jù)授權(quán)向第三方系統(tǒng)開放接口，建立集成其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)接收與歸檔實(shí)現(xiàn)文檔一體化、智能化、自動化方式的檔案管理平臺。實(shí)現(xiàn)各類檔案信息資源的共享，同時對各類檔案形成的全過程進(jìn)行監(jiān)督。

（4）針對不同利用對象，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷地滿足各類用戶利用需求，對檔案信息資源建立知識化管理的平臺。

（5）保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

3 系統(tǒng)總體設(shè)計

3.1 設(shè)計原則

系統(tǒng)采用先進(jìn)的設(shè)計思想和技術(shù)，應(yīng)用成熟的軟硬件技術(shù)進(jìn)行設(shè)計，基于業(yè)界成熟的微服務(wù)架構(gòu)平臺，采用B/S結(jié)構(gòu)和JAVA編程技術(shù)，將存儲層、數(shù)據(jù)邏輯層、業(yè)務(wù)層、表現(xiàn)層分離，便于與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成、系統(tǒng)升級和向今后的先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)遷移。通過提供應(yīng)用工具加強(qiáng)管理端的數(shù)據(jù)處理和分析能力、安全控制和系統(tǒng)管理能力，實(shí)現(xiàn)對檔案的全面管理，實(shí)現(xiàn)對檔案從收集、歸檔、整理、編目、鑒定和利用整個生命周期的管理，充分適應(yīng)未來的發(fā)展變化，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)實(shí)用性。系統(tǒng)設(shè)計參照或遵循電子檔案管理的專業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、通用業(yè)界標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理實(shí)際需要，在業(yè)務(wù)規(guī)范、業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)格式、保密性能等方面確保系統(tǒng)使用既方便又安全、既規(guī)范又靈活。此外，學(xué)籍檔案內(nèi)容往往涉及個人隱私，數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)安全性十分重要。系統(tǒng)在設(shè)計時，基于嚴(yán)密的權(quán)限控制機(jī)制，嚴(yán)格控制用戶對系統(tǒng)的訪問和操作權(quán)限。另外，系統(tǒng)還通過訪問跟蹤控制、數(shù)字簽名、電子印章、水印、加密等手段提供安全保證，同時對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，保證數(shù)據(jù)的安全存儲和及時恢復(fù)。

3.2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)流

本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流如圖1所示。

3.3 總體架構(gòu)

檔案管理系統(tǒng)的總體構(gòu)架可分為五大層次，具體描述如下。

3.3.1 系統(tǒng)層

系統(tǒng)層是整個檔案系統(tǒng)的支撐平臺，包括網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)、儲存、備份設(shè)備、系統(tǒng)軟件等信息系統(tǒng)運(yùn)行的物理設(shè)備以及信息資源建設(shè)的軟件環(huán)境，是任何一個信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)條件。

3.3.2 數(shù)據(jù)支撐層

數(shù)據(jù)支撐層即檔案信息的數(shù)據(jù)庫，是檔案管理系統(tǒng)的核心。

3.3.3 應(yīng)用數(shù)據(jù)層

檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用數(shù)據(jù)層包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、管理流程數(shù)據(jù)庫、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)審計數(shù)據(jù)庫和法律法規(guī)數(shù)據(jù)庫。

3.3.4 平臺工具支撐層

平臺工具支撐層包括基礎(chǔ)組件平臺、系統(tǒng)管理平臺、系統(tǒng)配置平臺、全文檢索平臺、信息發(fā)布平臺、接口服務(wù)平臺、工作流平臺、報表平臺、隱秘數(shù)據(jù)保護(hù)平臺、隱秘水印保護(hù)技術(shù)、EEP封裝工具、脫機(jī)光盤工具、通用文件瀏覽器、OCR識別、版式固化、四性檢測、數(shù)據(jù)采集、大數(shù)據(jù)分析、數(shù)字簽名、電子文件長期保存等多個工具技術(shù)，為應(yīng)用系統(tǒng)提供支撐，架構(gòu)在平臺上的應(yīng)用系統(tǒng)一方面可以縮短開發(fā)周期，降低系統(tǒng)建設(shè)風(fēng)險，另一方面可以提升系統(tǒng)的性能和穩(wěn)定性。

3.3.5 數(shù)據(jù)接入層

檔案管理系統(tǒng)可以與其他外部系統(tǒng)對接，并對外提供利用服務(wù)等。外部系統(tǒng)也可以將其信息數(shù)據(jù)移交到檔案系統(tǒng)中，便于統(tǒng)一管理、保存和利用。

4 系統(tǒng)功能設(shè)計

檔案管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)如圖2所示。

4.1 檔案收集

檔案收集是檔案管理的第一個環(huán)節(jié)，是各專（兼）職檔案人員使用的功能模塊，完成了整個系統(tǒng)的前期文件、資料的收集。該模塊是預(yù)歸檔的電子檔案、紙質(zhì)檔案的集結(jié)地；同時實(shí)現(xiàn)和單位其他系統(tǒng)之間電子檔案自動歸檔的集合地。該模塊支持檔案按“卷”和按“件”管理；支持Doc，XML，Excel，TXT，PDF，TIFF，DWG等近百種常用格式文件的接收與管理。

4.2 檔案整理

檔案整理用于輔助檔案管理人員對已采集的各類檔案進(jìn)行著錄、分類、組卷、歸檔移交、打印輸出等，最終形成正式檔案。

4.3 檔案管理

檔案管理實(shí)際上是對檔案進(jìn)行長期保存，共分為5個模塊：

（1）檔案存儲，即對已錄入并且分類整理后的檔案進(jìn)行存儲并對檔案數(shù)據(jù)定期備份。

（2）EEP封包，用于電子文件的長期保存，作為立檔單位與檔案館之間的數(shù)據(jù)交換格式。

（3）四性檢測，對電子全文進(jìn)行“四性”檢查，確保在整個管理過程中，電子文件未篡改、未遺失、未損壞，保證檔案數(shù)據(jù)的永久保存。

（4）數(shù)字簽名，用于確認(rèn)文件的完整性、驗(yàn)證發(fā)送者的身份和文件的來源。系統(tǒng)對所有正式進(jìn)入檔案庫電子文件進(jìn)行可信數(shù)字簽名。

（5）電子文件存儲異常管理，支持電子文件非授權(quán)訪問、文件監(jiān)測異常、服務(wù)器存儲不足等情況由管理員發(fā)送告警提示消息。

4.4 檔案利用

檔案利用主要是對檔案進(jìn)行全文檢索和借閱管理，還可以進(jìn)行檔案編研、信息發(fā)布和檔案統(tǒng)計。

系統(tǒng)提供多種檢索方式，有一體化檢索、基本檢索、高級檢索等。檢索界面類似百度、GOOGLE，支持用戶直接輸入關(guān)鍵字進(jìn)行跨檔案類型、跨字段的檔案信息的檢索。用戶還可以對檢索結(jié)果的二次檢索，也支持自行設(shè)定檢索字段，進(jìn)行檔案信息的檢索，方便檔案人員在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢以及進(jìn)一步的利用。

借閱管理主要分為借閱申請和借閱審批。借閱申請是指可以直接在檔案管理系統(tǒng)上提交申請借閱檔案庫中的檔案。系統(tǒng)支持電子借閱、館內(nèi)查閱、實(shí)物借閱、離線借閱等借閱類型。借閱審批模塊面向檔案管理員，用于在線對檔案利用人員對檔案借閱申請的審批和賦權(quán)，并支持多級審批。系統(tǒng)內(nèi)置流程配置功能，在借閱審批環(huán)節(jié)可引用工作流自定義，系統(tǒng)將根據(jù)不同的借閱方式，進(jìn)行借閱審批辦理。

4.5 系統(tǒng)設(shè)置

系統(tǒng)設(shè)置包括元數(shù)據(jù)庫管理、權(quán)限管理、日志管理、全文檢索管理、數(shù)據(jù)詞典、數(shù)據(jù)庫管理、發(fā)布管理、簽名與證書管理、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、License授權(quán)和安全管理功能。

4.6 個人空間

個人空間是檔案管理系統(tǒng)用戶的個人工作空間，充分體現(xiàn)檔案系統(tǒng)對個性化需求的實(shí)現(xiàn)。

5 結(jié)語

南京城市職業(yè)學(xué)院檔案管理系統(tǒng)一期項目已基本建設(shè)完成，學(xué)校歷年成人專科和全日制?？茖W(xué)生的紙質(zhì)學(xué)籍檔案已完成電子化并進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。該系統(tǒng)的應(yīng)用徹底解決了跨校區(qū)查詢檔案的困難，提升了檔案管理數(shù)字化智能化水平，為滿足學(xué)校師生日益增長的檔案服務(wù)需求提供了技術(shù)支持。

參考文獻(xiàn)

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［3］劉玉紅.從歸檔過程談高?；鶎訉W(xué)籍檔案管理工作［J］.文教資料，2021（35）：162-165.

［4］霍倩倩.以“雙高”計劃為引領(lǐng)，加強(qiáng)高職院校檔案管理人才隊伍專業(yè)化建設(shè)［J］.楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2022（1）：70-72.

（編輯 傅金睿）

Design of university archives management system based on B/S structure and JAVA programming technology

Qiao? Yungeling

（Nanjing Open University， Nanjing 210002， China）

Abstract：? Archives management is an important basic work in universities， involving admissions， teaching， scientific research， administration and other aspects. The traditional way of archives management in universities is not able to meet the requirements of the development of information age， many domestic universities have successively carried out the informatization construction of archives and the filing of electronic documents. Taking Nanjing Open University as an example， this paper firstly analyzes the current situation and existing problems of archives management， then further puts forward the construction objectives of university archives digital management system， and finally introduces the overall design and functional design of university archives management system in detail. Through the informatization construction of archives management， the university archives management level is greatly improved， serving better for teachers and students.

Key words： universities; archives management; system design