Viviane Frings-Hessami 呂顏冰

摘 要：檔案概念扎根于文化傳統(tǒng)，由于缺乏統(tǒng)一的術語往往難以翻譯，這可能會導致誤解，影響跨文化理解和國際協(xié)作。20世紀90年代，為了應對文件生命周期模型在電子文件管理應用中所遇到的問題，澳大利亞逐漸形成了文件連續(xù)體模型。文章著眼于法語系檔案工作者和文件管理者對于文件連續(xù)體模型的理解方式，將對文件連續(xù)體理念的誤解歸因于不同語境中的翻譯和轉換問題；此外，特殊術語本身也令人費解，這些術語（特別是records、recordkeeping和continuum）的使用與日常語言所指不同，或是在不同文化背景中有不同的含義。通過對瑞士法語系檔案工作者進行訪談，作者探索了他們對文件連續(xù)體模型的理解，以及他們?yōu)闈M足眾多利用者需求而在文件形成和文件保持中所采取的措施。雖然受訪者是在文件生命周期框架中工作，但小范圍的“連續(xù)體行為”對文件的形成、管理和保護，以及滿足眾多利用者需求的能力方面產(chǎn)生較大的影響。

關鍵詞：文件連續(xù)體模型；文件連續(xù)體視角；生命周期模型；檔案術語翻譯；跨文化理解；法語系檔案工作者

分類號：G279.1

檔案概念扎根于文化傳統(tǒng)，由于缺乏相同的術語或有相同術語卻所指它意，經(jīng)常難以翻譯為其他語言。翻譯問題不僅導致了誤解，還影響到跨文化理解和國際協(xié)作。一個經(jīng)常被誤解的例子是澳大利亞文件連續(xù)體模型。此模型的提出是為了應對電子文件的出現(xiàn)所帶來的問題，這對于正面臨相似問題的其他國家和文化背景中的檔案工作者而言，會多少有所幫助。

Yvon Lemay和Anne Klein認為文件連續(xù)體模型在文件移交至檔案機構以后就已結束，并建議增加第五個維度以提供檔案開發(fā)利用，這反映了作者對此模型的線性解讀。而文件連續(xù)體模型的提出者Frank Upward并不希望得到如此解讀。文件生命周期模型具有線性特點，文件階段按照預設的先后順序依序展開，而文件連續(xù)體模型的設計本就具有多維度和循環(huán)遞歸的特點。從文件連續(xù)體的視角來看，并不存在一個結束階段（end stage），因為文件（records）總是在生成中，總是被不同角色的人以不同的方式所使用。當文件成為多元化記憶后，就會容易再利用、再形成、再捕獲（收集）、再組織（整理）以及再多元記憶（傳播），每次利用都會將文件帶回第一維度，即創(chuàng)建維度（act and creation）。

法語系的檔案工作者和文件管理者對該模型的誤解很常見，即使在英語系體系中亦是如此。這歸因于文件連續(xù)體文章的理論復雜性以及術語的使用?！皉ecords”本身是令人困惑的詞語，因為在英語系國家這個詞語有不同的含義，而且在法語翻譯中也沒有與之對等的詞語。此外，在文件連續(xù)體中還有第二個術語問題，即“continuum”（連續(xù)體）在眾多檔案學文章中尚未得到關注。按照一般使用習慣，此術語用于強調(diào)從文件（documents）到檔案（archives）[1]的線性連續(xù)性（continuity）。然而在這個特殊的背景下則用于強調(diào)在時空中多維度遞歸流程。在文件連續(xù)體理論中，文件存在于一個時空連續(xù)體，可以同時從文件連續(xù)體模型的4個維度進行研究。這是與從文件到檔案的線性連續(xù)性的一個區(qū)別。在文件連續(xù)體理論中，當文件多元化時文件不再是一個作為結束的產(chǎn)物。

文章主要研究瑞士的法語系檔案工作者是否理解文件連續(xù)體模型，并對其確保文件符合社會期望而在文件生成、管理和保存方面所采取的行為展開調(diào)查。文章首先簡單介紹了文件連續(xù)體模型及其關鍵術語，并對法語檔案文獻中關于此模型的研究進行了回顧。然后基于對瑞士檔案工作者訪談調(diào)研的結果，進一步展開對文件連續(xù)體本質的討論，以及連續(xù)體行為有助于在文件生命周期框架中融合不同利益相關者的視角，進行文檔管理（recordkeeping）的可能性。最后，對文件連續(xù)體視角與文件生命周期模型之間的兼容性做了總結與思考。

1 文件連續(xù)體模型

20世紀90年代，F(xiàn)rank Upward教授及他的同事提出了文件連續(xù)體模型，該模型包括4個維度：創(chuàng)建（Create）、捕獲（Capture）、組織（Organise）和多元化記憶（Pluralise），對應（電子）文件處理過程中的4種形態(tài)：創(chuàng)建、系統(tǒng)中捕獲、檔案化整理以及滿足不同群體的多元化利用。這些維度是同步發(fā)生的，這樣可以確保時空中多角色的多維視角。McKemmish認為“Recordkeeping”（文檔管理，注意這里是連寫詞）包括了文件管理與檔案管理，也意味著在文件創(chuàng)建之前就要考慮文檔管理系統(tǒng)的設置，這樣才能滿足不同群體的利用需求。與此不同，文件生命周期模型則嚴格區(qū)分現(xiàn)行文件和檔案、文件管理者和檔案管理者。

除了“Recordkeeping”外，文件連續(xù)體相關文獻中使用的“records”“continuum”以及文件連續(xù)體模型上的坐標，都讓英語系檔案工作者通過不同方式運用模型時感到十分困惑，更不用說非英語母語的檔案工作者了。許多歐洲國家傳統(tǒng)檔案學中并沒有一個與英語“record”相對等的詞語，在法國，檔案自形成時就被稱為“archives”。1979年的《法蘭西共和國檔案法》將檔案定義為：所有組織團體在業(yè)務活動中形成的全部文件，不論其日期、格式、載體，文件的形成者或接收人可以是自然人或法人。在法語中沒有關于“record”的確切翻譯，2001年第一版ISO 15489中所使用的翻譯“document darchives”是最常使用的，不過也有使用其他翻譯的。使用“documents”與“archives”的最為普遍。歐盟《電子文件管理通用需求》第二版（MoReq2）中根據(jù)背景不同使用了documents à archiver[2]和documents archives[3]，ISO 16175中則使用documents engageants以強調(diào)文件的證據(jù)性特點。2016年版本的ISO 15489中采用的document dactivité（活動文件），通常用于加拿大魁北克省，很少在法國和瑞士使用。檔案工作者也對現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件[4]做了區(qū)分，這樣就可以支持當下的業(yè)務工作需求。而永久性文件[5]則因其歷史價值和文化價值存儲于檔案保管機構。法語和英語中“archives”的不同含義，以及“record”沒有確切的翻譯，都會影響法語系檔案工作者對文件連續(xù)體的理解。

文件連續(xù)體理論看似復雜，F(xiàn)rank Upward的一些文章也極為深奧。不過支撐此模型的概念可以用簡單的術語解釋。文件連續(xù)體的本質可以概括為如下兩點：

·文件可以同時處于多種維度狀態(tài)，以滿足不同利益相關者的需求。

·文檔管理流程的目的不是形成一個最終產(chǎn)物，因為文件總是可以被不同用戶以不同方式使用。

因此，文件連續(xù)體視角包括考慮文件的所有可能的用途，在文件形成之前考慮到所有的利用需求群體；文件連續(xù)體實踐旨在開發(fā)一個所有用戶在有需求時都可以獲取文件并利用文件的制度，并保護那些個人信息被記錄其中的人的權利。這是筆者在訪談中以文件連續(xù)體視角，評估訪談對象的關鍵標準。

2 法語文獻中的文件生命周期和文件連續(xù)體

法國的“文件三階段論”最早由Yves Pérotin提出，他提出了一個基于三階段的檔案管理方法：文件形成者常規(guī)使用的現(xiàn)行階段；集中保存在檔案室且利用頻次減少的中間階段；文件形成者不再使用，將其中有歷史價值的文件移交至檔案機構的第三階段。這種分類與現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件、永久性文件的三個階段相對應，不同階段應用不同的處理流程。該模型在瑞士法語地區(qū)和加拿大魁北克也被廣泛使用。

關于文件連續(xù)體模型的法語檔案文獻較少。上文提到的Lemay和Klein的文章是在Archivaria上發(fā)表的唯一一篇關于文件連續(xù)體模型的法語文章。該文作者承認，關于文件連續(xù)體的“旨在非線性”“提倡多維視角”有著各種各樣的解讀和闡釋，這些特征“旨在滿足各領域的文件利用需求，如教育、科研、專業(yè)實踐等”。然而，他們認為文件連續(xù)體結束于第四維度，并建議增加第五維度以囊括文件的開發(fā)利用，這卻是對該模型的線性解讀。一個符合文件連續(xù)體思想的想法應該是，利用范圍應包括自文件形成時全部可能的文件利用，而不局限于永久性文件。筆者不認為這樣一個額外的維度會有用，因為四個維度已經(jīng)從根本上考慮到文件的利用：文件的形成、捕獲、組織和多元化記憶，這樣不同利用者就可以在需要時以他們所期望的方式利用。

Klein認為文件連續(xù)體是“線性的”，“正如其命名所暗示的，是‘連續(xù)的”。這也反映了對文件連續(xù)體理念的誤解。在《檔案，記憶，藝術》一書中，她進一步指出，文件連續(xù)體模型與文件三階段的方法并不矛盾，但是集中強調(diào)了基于文件生命周期的多種要素。這些評論忽略了兩個模型間的本質區(qū)別，即文件連續(xù)體理論否定線性，強調(diào)不同維度的共時性。

2005年發(fā)表在La Gazette des archives的一篇文章提及了文件連續(xù)體，但并沒有對之進行闡釋，作者是在文件生命周期框架中描述檔案工作者與文件管理者的協(xié)作，確切地說，文中的連續(xù)性（continuity）或連續(xù)體（continuum）與文件連續(xù)體沒有關聯(lián)。諸如“信息管理與文件管理的連續(xù)體是貫穿于生命周期的”等觀點，是屬于文件生命周期視角而非文件連續(xù)體視角的。這里的連續(xù)體是一種（基于生命周期理論次第發(fā)生的）連續(xù)性，而不是（基于連續(xù)體理論多維度的）共時性。[6]作者所稱的“文件連續(xù)體政策”更多的是指貫穿生命周期的連續(xù)性（而非連續(xù)體理論意義上的連續(xù)性）。

在法國和瑞士的法語區(qū)，文件連續(xù)體仍不為大多數(shù)人所了解。此外，該模型常常被誤認為或同化為文件生命周期模型的變體。Gilliane Kern等認為文件連續(xù)體模型是一種接近于文件生命周期的模型。文件連續(xù)體理論中“continuum”有特殊含義，與日常英語用法和法語同源詞的用法迥異，這的確令人感到困惑。然而，這并非意味著法語系檔案工作者否認三階段理論的局限，或否認在文件生命周期中檔案工作者更早介入的必要。Jean-Yves Rousseau和Carol Couture呼吁檔案工作者接受考慮整體介入文件的第一價值和第二價值。Marcel Caya認為文件三階段理論是20世紀60年代法國當局特殊背景下的產(chǎn)物，而現(xiàn)在文件的形成、利用和保存背景已經(jīng)發(fā)生了巨大變化，這個理論越來越難以應對現(xiàn)實。像文件連續(xù)體的支持者一樣，他相信數(shù)字文件需要重新思考組織機構中的文件管理方式，檔案工作者在文檔管理系統(tǒng)設計階段就應介入。

3 訪談瑞士檔案工作者

本文是筆者在瑞士的案例研究中的一些發(fā)現(xiàn)。研究旨在調(diào)查檔案工作者是如何確保重要文件的形成、管理、保存以及隨著時間獲取文件的。在這種背景下，筆者詢問了受訪者是如何理解文件連續(xù)體模型的，以及它與文件三階段理論的區(qū)別。

筆者對在不同機構工作的8名檔案工作者進行了半結構化訪談，其中3名在州政府工作，4名在自治區(qū)工作，1名在聯(lián)邦政府工作。雖然樣本規(guī)模小，但是受訪者中具有檔案工作從業(yè)資質的人占比達40%。訪談均以法語進行，并且得到了錄音許可?？紤]到瑞士大部分聯(lián)邦機構和自治區(qū)（市）政府只有1名檔案工作者，為了保護他們的匿名權，本文并沒有說明具體身份，每人分配從1-8的隨機數(shù)字作為身份代碼[7]。

在受訪者所工作的州，每個政府部門有1名檔案工作者。也許描述其為管理現(xiàn)行文件的文件管理者（records managers）更合適，由于他們也管理部門檔案（department archives），扮演著部門和國家檔案館（state archives）中間人的角色，他們稱自己為archivists，本文中暫且稱其為檔案工作者。一些最大的地方議會也有具備從業(yè)資質的檔案工作者，稱他們?yōu)闄n案工作者是合適的，因為地方議會保存著機構自身的檔案。[8]議會不會雇傭沒有檔案資質的人來看管機構檔案。所有受訪者均具備檔案管理從業(yè)資質，共5名女性和3名男性，具有5-24年檔案從業(yè)經(jīng)歷，平均從業(yè)年齡12.5年。

《瑞士聯(lián)邦檔案法》將documents定義為：在聯(lián)邦公共活動中接收或者形成的全部信息記錄，不論何種載體，以及其他有助于理解和利用這些信息的研究工具和數(shù)據(jù)；將archives定義為：聯(lián)邦檔案館已接收或保存的案卷（documents），或其他部門根據(jù)本法律原則保存的檔案。同聯(lián)邦體系一樣，《瑞士聯(lián)邦檔案法》僅適用于聯(lián)邦政府文件（records），各州有自己的檔案法。在實踐中，各州使用各種各樣的文檔管理體系和術語。在以法語為官方語言的7個州的立法調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，各州立法對于documents和archives有不同定義，而且沒有一個州使用的是聯(lián)邦檔案館或國際標準的定義。此外，盡管在講法語的州的立法中沒有出現(xiàn)文件生命周期模型，但在實踐中卻被受訪者所在州廣泛使用。

4 瑞士檔案工作者所理解的文件連續(xù)體

州政府的一名部門檔案工作者AS1認為，法國的文件生命周期模型適合瑞士的實踐工作：

我們?nèi)匀粨碛芯€性觀念。我們沒有完全采用文件連續(xù)體。我們（基于）三階段來管理（文件）的生命周期。雖然這種方式非常線性，但非常適用公共管理。

她認為三階段僅能對簡單事情有效，但對于復雜又要長期保管的工程并不適用，如司法領域。問到她如何理解連續(xù)體理論，她說曾閱讀過這個理論，但是很難理解在實踐中如何實現(xiàn)。她還說看過筆者在瑞士期刊上發(fā)表的一篇法語文章，想要把提及的一個案例移植到她熟悉的一個活動中，但發(fā)現(xiàn)太難操作了。她評論道，文件連續(xù)體改變了我們世俗的檔案觀，但歐洲人在接受新觀念方面非常（遲滯）呆板，這也符合歐洲文化和歐洲歷史。如果有人接受了“以公民（或人）為中心”的觀點，就會尋找更好的方式可視化文件連續(xù)體的理論、觀念以及好處，在某個節(jié)點上人們會成為一個積極的公民，然后用立體方式而不是線性方式建立聯(lián)結，而現(xiàn)實中很難找到這樣的人。當在檔案工作者中討論此問題時，雖然大家都同意，但要改變一切，卻是一項艱巨的工作。

AS7表示對文件連續(xù)體模型或多或少有點了解，認為兩種模型其實是一回事，道理是相同的，只是呈現(xiàn)不同。同一個檔案可以有多種功能，未必一定是三個階段或三種情況，而是不同功能，這是另外一個維度。她的解釋含糊不清，一方面認為和文件生命周期模型類似，另一方面提及連續(xù)體模型的一個關鍵不同，即文件對于不同利用者的功能，沒有提及這些功能是同時發(fā)生的還是依次發(fā)生的，而僅從線性應用角度區(qū)分連續(xù)體理論的運用。

AS5表示聽過一些關于文件連續(xù)體的研究，不過不確定是否有很好地理解。她也讀過筆者在2018年發(fā)表的一篇文章，她理解同樣的文件可能被不同的人所使用，而且會產(chǎn)生不同的意義。她說：“個人而言，我處在公共管理的背景下，這是我觀點的出發(fā)點?！彼J為確實可能會存在除形成者以外的其他利用者的使用需求，但她將這些視作為未來需求，她并不關注這些利用需求。

該模型呈現(xiàn)為4個同心圓，會導致誤解，給人以循環(huán)過程的印象。一個受訪者表示：

文件連續(xù)體中以像是一些具有不同階段的圓的形式呈現(xiàn)……周而復始，表明這是一個沒有終點的過程。在我們的印象中，（檔案三階段論）有開始、有結束，并有終結品形態(tài)。然而在連續(xù)體的同心圓中，當進入歷史檔案階段仍可以查詢，人們會擔心格式遷移，畢竟文件沒有終結，也永遠不會有終結。文件連續(xù)體吸引我的地方正是這個原因，它很好地展示了這是一個永遠不會結束的過程，像洋蔥圈一樣具有不同層次，特別是數(shù)字化和格式保存等。

她使用了一些并沒有出現(xiàn)在文件連續(xù)體模型中的詞語（如圓、時期、階段），表明她并沒有理解圓代表流程發(fā)生的時空維度。當一個人提及文件連續(xù)體模型使用“圓”時，他們是在指發(fā)生在該模型周圍的循環(huán)步驟，文件從形成到捕獲、組織、多元化記憶，再回到形成。不過，如果我們忽略這些細節(jié)以及矛盾的語言，她其實理解文件連續(xù)體的重要方面，如流程的共時性，她認為文件連續(xù)體的方法更完整。

AS6表示在學習中聽過文件連續(xù)體模型，他理解檔案工作者需要早點介入文件的生命周期，不過他所描述的過程是線性的。AS4聲稱他理解文件連續(xù)體模型，20多年來他一直有訂閱澳大利亞檔案工作者協(xié)會的期刊Archives and Manuscripts。不過其目標是在其工作的部門施行美國式文件管理，而不是接受文件連續(xù)體視角，因此并不清楚他對連續(xù)體模型的理解程度。AS2表示她也聽過文件連續(xù)體模型，但認為這是一個文件遷移的技術系統(tǒng)，而不是一個概念模型。

總之，受訪者都理解文件（records）和檔案（archives）間需要連續(xù)性，需要及早采取措施以保證文件得到較好的管理和保存，但是他們不清楚文件連續(xù)體模型多維度的共時性。接下來筆者將討論他們所采取的一些措施，以鼓勵文檔管理（recordkeeping）實踐，幫助確保文件隨著時間推移還能夠作為檔案保存。

5 文件管理過程與連續(xù)體行動

AS3鼓勵所在部門的同事，在他們認為具有歷史價值，需要保存的文件上蓋章或做標記。她從紙質文件做起，表示長此以往就會養(yǎng)成習慣，這樣在處理電子文件時就不會忘記。至少，她是這樣認為的。當與同事談論電子文件時，她鼓勵大家考慮文件遷移到其他系統(tǒng)后的需求。特別是有關司法文件，她嘗試提高法官這方面的意識，讓他們告訴她哪些審判特別重要，哪些能作為一個判例。

一些受訪者嘗試從一開始就不同程度地介入技術項目，這促使他們有選擇管理系統(tǒng)的發(fā)言權，從而保證文件符合長期保存的格式要求。

AS3還考慮了自文件創(chuàng)建以后未來的利用可能。她研究并記錄文件的背景。比如，向新聞局索要作為報紙頭條的審判名單，以及要求法官對能夠形成法律判例的審判做標記。她計劃保存全部文件，以備記者或研究者將來使用。此外，她還剪下在當?shù)貓蠹埳峡吹降闹匾獙徟?。她說：

當一個人理解了這個理論，即使沒有頂尖的工具，這不是多大的問題，我們會盡自己所能。對我而言，我可以用剪刀應用連續(xù)體理論。

她并不期望這些都能夠永久保存（盡管這些材料在州圖書館可能還會保留），但至少在10-20年后能幫助更容易地鑒定哪些文件需要保存。她還在法律期刊搜索所在州的相關文獻，她認為文件除了具有歷史價值，還幫助人們了解他們的過去和歷史，重建自身。她想鼓勵這樣的文件得以保存，并相信她所做的事情對此有幫助。

6 連續(xù)體、連續(xù)性與連續(xù)體行動的反思

“連續(xù)體”（continuum）可以解釋為一個連續(xù)性、隨著時間一個接一個發(fā)生的行為順序。《牛津字典》的定義是，一個連續(xù)序列中的相鄰要素并不是顯著不同，但兩端的差異較為顯著。法語中也有類似的意思?！斑B續(xù)體”應用于文件和檔案管理領域，表明了文件和檔案之間存在一個連續(xù)性，即隨著時間變化以一種整合的方式實現(xiàn)文件與檔案的自然銜接管理，而不是在其生命周期中對應不同的管理方式形成嚴格的階段劃分。這與加拿大檔案學者Jay Atherton關于文件和檔案之間連續(xù)體的觀點一致，在《從文件生命周期到連續(xù)體》一文中，他從生命周期的角度區(qū)分了連續(xù)體的理念，但并未完全否定“階段”的看法，所有4個階段是內(nèi)在關聯(lián)的，在記錄信息管理（過程）中，文件管理者和檔案工作者都有在不同程度參與的連續(xù)體，在一個“共生關系”中達成共同目標，在“持續(xù)協(xié)作互動”中確保共同目標，如“創(chuàng)建包含正確信息和正確格式的文件”。盡管這種看法不同于文件生命周期模型的嚴格應用，但這仍是一種線性理解。

相比較下，澳大利亞視角下的文件連續(xù)體中“連續(xù)體”用于揭示時空中的多元遞歸過程。文件連續(xù)體模型是一個同時發(fā)生的四維空間，其中一個維度的處理動作會對其他維度產(chǎn)生影響。正如Brien Brothman所指出的，文件連續(xù)體視角實際上更接近于一個圓而非直線，而在文件生命周期模型中更接近于直線而非圓；文件連續(xù)體視角帶有文件生命周期的暗示，為周期所使用的概念如無限循環(huán)、遞歸、過程留有余地；摒棄了文件生命周期的線性和單向性的概念。

文件連續(xù)體并不否認現(xiàn)實的循環(huán)觀點，而是否認文件是一個終結產(chǎn)物。文件總是處于形成中，并且永遠不會有形成的最終狀態(tài)。文件連續(xù)體提供了一種在多維時空中整合文檔管理和歸檔處理的思路。McKemmish認為文件自創(chuàng)建的那一刻起在時空中就已是固定的，但是文檔管理機制使得文件能夠為生活在不同時空的人們提供利用。

澳大利亞文件和檔案連續(xù)體的觀點起源于20世紀中期，Ian Maclean和Peter Scott認為文件不是一個時空連續(xù)體，他們?nèi)哉J為文件是終結產(chǎn)物，而這些觀念主要應用于政府文件，并沒有考慮到社會文化目標。Frank Upward認為這不是一種范式轉變，而是20世紀持續(xù)研究檔案和文件管理連續(xù)性的一部分，也是對歐洲和拉美地區(qū)使用生命周期隱喻的檔案理論的持續(xù)研究。他認為自己基于時空建構的連續(xù)體觀點是一種范式轉變。

文件連續(xù)體和文件生命周期模型對于文件的時空性有不同的觀點。文件連續(xù)體模型采用了時空視角，認為文件并不因時間或空間而不同，文件可以同時經(jīng)歷不同過程，這樣就能確保滿足不同利用者所需文件的不同功能。文件生命周期模型認為，處于不同生命階段的文件需要區(qū)別處置。然而，實踐中許多應用于文件和檔案的過程可能是相同的。Frank Upward承認，“兩種模型都追求過程的連續(xù)性。在所有國家，我們可以忽略這種隱喻，直接談論關于系統(tǒng)設計、文檔管理和歸檔過程、協(xié)作行為，從形成那一刻起所開展的連續(xù)處理等”。

文件連續(xù)體和各種版本的文件生命周期模型之間的關鍵區(qū)別在于，前者的支持者否認文件是一種終結產(chǎn)物，認為其一直處于形成和再形成的過程中，可以同時處理不同過程的文件以同時滿足不同利用者的需求。文件連續(xù)體為接受文件主體[9]（與創(chuàng)建文件的機構本身一同）作為文件的共同形成者打開了大門，從而形成額外的文件，并且這些文件或許將來很有用。然而，文件創(chuàng)建機構可能對保存這些文件并不特別感興趣，事實上這些額外的元數(shù)據(jù)對未來識別和發(fā)現(xiàn)文件十分重要。

文獻調(diào)研和研究訪談揭示了法語系檔案工作者對文件連續(xù)體的誤解，這種誤解可以部分歸結于“連續(xù)體”術語的模棱兩可，其在文件連續(xù)體理論中的含義和在英語、法語中常用的含義并不相同。為了厘清這一誤解在檔案工作中的普遍性，應該聚焦于其他法語系國家進行進一步研究。如果我們關注文件連續(xù)體模型的本質，即旨在保證全部利用者的短期、中期和長期需求不需要等到文件結束現(xiàn)行使用就能實現(xiàn)，我們就可將對模型的理解與按照模型進行文檔管理的過程分離開來。

筆者認為一些小的連續(xù)體行為賦予了文檔管理實踐以文件連續(xù)體視角，這樣能夠滿足生命周期框架中利用者的多元需求。它們?yōu)闄n案工作者未來的工作提供了方便，為檔案的背景信息做好了充足準備，迎合不同人群因不同原因想要獲取檔案的需求，有助于嵌入檔案的社會背景并將其帶入文件連續(xù)體的第四維度。

多元化記憶并不只是關于未來的分享。為了將來能夠分享，文件、證明文件的社會背景及與文件背景相關的元數(shù)據(jù)自形成時就要保管好。AS3收集新聞剪報和雜志文章的行為就是很好的例子，他們不奢望將來這些文件幫助完成鑒定工作后還會進一步保存，而是將其視為輔助鑒定的工具，這只是建議而并非試圖強加判斷。筆者認為她過于謙虛，這些簡報顯示了她調(diào)查和思考的過程，在移交至國家檔案館時值得和檔案一起保存。雖然她的簡報和文章復印件或許在原出處也能獲取，但是這對于未來的利用者理解檔案的社會背景非常有用。

文件在形成時就已嵌入社會背景，以便于不同利用者利用。文件的格式、結構、內(nèi)容、捕獲的系統(tǒng)反映了其形成時的背景。例如，審判程序反映了法律貫徹的方式。為了作為證據(jù)保存，需要在文檔管理系統(tǒng)中捕獲文件，捕獲其背景和證據(jù)特征。AS3保存的附加文檔有助于將案子置于背景中理解，他們記錄著未包含在檔案中的其他觀點和細節(jié)，可以支持未來檔案工作者的鑒定決策。此外，收集行為對鑒定過程亦有貢獻，這解釋了鑒定在文件連續(xù)體實踐中是一個多元遞歸的過程，一切始于定義應該創(chuàng)建什么（第一維度），哪些文件應該被捕獲并管理（第二維度），哪些應該作為個人或組織記憶的一部分進行保管（第三維度），在組織或個人記憶之外哪些應該多元化（第四維度）的事實。那些做了印章標記的文件應該被保存，因為其對更廣泛社會的意義也是第四維度（多元化）的一部分。

這些小行動可以帶來較大的影響，不僅彌補了檔案業(yè)務分類和檔案保存制度方面的不足，還強化了文件管理者和檔案工作者之間的協(xié)作，建立流程以幫助文件得到正確地管理，確保最后轉化為檔案。這表明他們從一開始就考慮到各類用戶未來對文件的利用。這種尋求文檔連續(xù)體或連續(xù)性的做法，與傳統(tǒng)的文件管理系統(tǒng)和模型不同，不再只是從文件生成者的組織機構視角捕獲和保存文件。文件連續(xù)體視角認識到那些文件共同形成者的權利，他們的信息包含在文件中，因此要在文件的形成、捕獲、保存、利用過程中體現(xiàn)他們的觀點并滿足他們的需求。相比較下，加入第五維度的方法的出發(fā)點是為迎合其他文件利用者的需求，發(fā)生在文件生命周期結束后（即文件轉化為檔案后），這對于許多未能保存到彼時的文件而言或許太遲。

7 結 論

雖然對文件和檔案管理的時空性有不同的觀點，然而文件連續(xù)體模型與文件生命周期模型并非完全不兼容。撇去概念模型的差異，更重要的是實踐中做了哪些才能保證文件能夠支持業(yè)務實踐和監(jiān)管要求，最終滿足不同利用者在不同時空的需求。文件或檔案管理者在文件生命周期框架內(nèi)采取小的連續(xù)體行為，不僅能夠為文檔管理實踐帶來文件連續(xù)體視角，還會對文件的形成、長期可獲取性以及保存背景信息的文件數(shù)量產(chǎn)生極大影響。AS3為記錄重要事件的社會背景而進行調(diào)研并收集文章和剪報，她的思維過程展示了對更廣泛的社會需求進行評估，這是文件連續(xù)體模型第四維度的部分體現(xiàn)。通過保存文件的背景，嵌入社會背景以表明對文件所涉及人員和全州的重要性，增加了文件得以保存、文件的可獲取和可供利用的機會。盡管這些行為發(fā)生在生命周期框架內(nèi)，但結合了文件連續(xù)體視角。這表明無論工作背景如何，文件管理者或檔案工作者都會采取必要措施，以滿足各類利用者的短期和長期需求。

*原文發(fā)表于 Archival Science 2022年第22期，原標題為“Continuum， continuity， continuum actions： reflection on the meaning of a continuum perspective and on its compatibility with a life cycle framework”，已獲得原文作者和原發(fā)刊的授權翻譯。

注釋與參考文獻

[1]譯者注：宏觀上，文件生命周期理論中的連續(xù)體和連續(xù)性體現(xiàn)在：從文件到檔案的各階段次序的線性承接與延續(xù)。此處documents的含義與records同，archives可理解為統(tǒng)稱的“檔案”大概念。此處不是案卷或全宗，澳大利亞另有術語record series來描述。

[2]待歸檔的文件。

[3]已歸檔的文件。

[4]archives courantes et intermediaires。

[5]archives définitives。

[6]譯者注：20世紀40年代布魯克斯首先提出了文件生命周期理論，但學界對于該理論從一開始就存在著認知的偏差。該理論包括文件的生命周期和檔案生命周期的理論，而不單指文件或檔案的生命階段。文件生命周期分為產(chǎn)生、分類、維護、處置四個環(huán)節(jié)，檔案生命周期分為選擇、著錄、保存、參考和利用等環(huán)節(jié)?！疤幹谩奔仁俏募芷诘慕Y束也是檔案周期的開始，其過程貫穿著一系列程序化事務。文件生命周期理論所理解的連續(xù)體，正是指一種物質的兩種形態(tài)轉換（文件與檔案），而連續(xù)性則是通過“處置”這一行為體現(xiàn)的物理意義的轉換。但這種連續(xù)性并不是連續(xù)體理論所主張的多維度共時發(fā)生的情況。

[7]AS1代表瑞士檔案工作者1，AS2代表瑞士檔案工作者2，依此類推。

[8]譯者注：可能是指議會的檔案不需要向國家檔案館移交。

[9]譯者注：這段話原文比較長，請教作者后，將此段含義闡釋如下：一是根據(jù)文件連續(xù)體理論，文件主體即文件中所涉及的人員信息的歸屬者，可以認為是文件的共同形成者。二是文件連續(xù)體理論分析還會考慮這些人的視角并評估他們對文件利用的需求。三是這些行為會形成附屬記錄，這正是這些人未來所需要的，但是機構或許并不會有意保管，更不會關注附屬元數(shù)據(jù)。