醫(yī)院綜合檔案精細(xì)化管理困境及對(duì)策討論

陳穎

摘 要：醫(yī)院在開(kāi)展日常醫(yī)療工作時(shí)，檔案是非常重要的參考依據(jù)，對(duì)于醫(yī)療科研發(fā)展起到了非常重要的推動(dòng)作用。如今，基于新形勢(shì)發(fā)展背景下，醫(yī)院針對(duì)檔案實(shí)施相應(yīng)的管理工作時(shí)，如果繼續(xù)采取傳統(tǒng)的檔案管理形式，已經(jīng)不能達(dá)到醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的要求，需要全面實(shí)施精細(xì)化的檔案管理模式，才能更好地提升醫(yī)院管理工作創(chuàng)新效果。本文主要結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理工作中存在的難題進(jìn)行了探究，并提出一些有效的管理對(duì)策，希望能在一定程度上提升醫(yī)院檔案精細(xì)化管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；綜合檔案；精細(xì)化管理；困境；對(duì)策

醫(yī)院在開(kāi)展各項(xiàng)管理工作時(shí)，檔案在其中起到了至關(guān)重要的作用，與醫(yī)院行政管理、醫(yī)療活動(dòng)以及藥品資產(chǎn)管理之間有著非常密切的聯(lián)系，這些工作需要以檔案資料為依據(jù)，所以，在醫(yī)院現(xiàn)有的各項(xiàng)管理工作中，檔案起到了重要的指導(dǎo)與規(guī)范作用。同時(shí)，也是醫(yī)院內(nèi)部管理中非常重要的組成部分，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員引起高度重視。如今，在我國(guó)醫(yī)療事業(yè)不斷改革的背景下，醫(yī)院檔案管理工作也因此遇到了相應(yīng)的發(fā)展困境，對(duì)于檔案管理工作提出了更高的要求。尤其，隨著信息技術(shù)水平不斷提升，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛普及與使用，醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足醫(yī)院發(fā)展需求，需要加強(qiáng)檔案管理模式創(chuàng)新工作，在更大程度上提升檔案使用效率，這也是目前醫(yī)院檔案管理部門所面臨的重點(diǎn)問(wèn)題。

一、精細(xì)化管理的概念

對(duì)于精細(xì)化管理而言，主要是指社會(huì)分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化實(shí)施之后所產(chǎn)生的一種現(xiàn)代化管理形式，在日常工作中通過(guò)采取規(guī)范化的管理模式與方法，保證各項(xiàng)工作滿足一定的高效性與準(zhǔn)確性，從而有效提升日常工作效率，促進(jìn)工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。精細(xì)化管理實(shí)質(zhì)上所體現(xiàn)的是一種管理文化，也是一種工作理念，需要工作人員在工作中嚴(yán)格規(guī)范自身行為，全面做好本職工作，能夠及時(shí)明確管理工作中存在的困境，從而在第一時(shí)間采取有效的解決措施。

醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，因?yàn)樯婕暗馁Y料內(nèi)容非常多，所以，采取精細(xì)化管理模式有著非常重要的意義。對(duì)于剛剛產(chǎn)生的檔案資料，應(yīng)第一時(shí)間做好收集、管理以及使用等工作，盡量減少未整理、未編目以及未鑒定的檔案資料。如今，基于信息技術(shù)水平不斷提升的背景下，還應(yīng)充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新與完善，形成多樣化的管理模式，提升檔案資料利用效率，有效降低檔案管理成本投入。此外，在實(shí)施精細(xì)化檔案管理的基礎(chǔ)上，還能提升檔案查準(zhǔn)率以及查全率，按照不同的檔案類型合理劃分，不斷簡(jiǎn)化檔案的調(diào)取程序，使用信息技術(shù)更好地匯總資源與數(shù)據(jù)，提升醫(yī)院整體服務(wù)質(zhì)量，將醫(yī)院檔案資料的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

二、醫(yī)院綜合檔案精細(xì)化管理要求

1.保障檔案內(nèi)容真實(shí)性與準(zhǔn)確性

一般醫(yī)院在做出各項(xiàng)醫(yī)療行為活動(dòng)時(shí)，檔案資料是非常重要的參考依據(jù)，除了醫(yī)療檔案外，文書檔案、基建檔案、科研檔案、采購(gòu)檔案以及人事檔案等都在醫(yī)院管理的過(guò)程中起到了決定性作用。所以，醫(yī)院在實(shí)施具體的檔案管理工作時(shí)，需要對(duì)檔案內(nèi)容全面審核，保證可以達(dá)到一定的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，將醫(yī)院的實(shí)際情況如實(shí)記載下來(lái)，保證工作人員在后期使用時(shí)，可以從中提取出有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，從而為后續(xù)工作開(kāi)展奠定重要的基礎(chǔ)條件。

2.保障醫(yī)院檔案內(nèi)容完整性與準(zhǔn)確性

首先，醫(yī)院檔案資料與一般機(jī)構(gòu)相比，其檔案管理工作之間具有明顯不同，是因?yàn)獒t(yī)院檔案資料比較集中，在進(jìn)行各項(xiàng)檔案管理時(shí)，不可出現(xiàn)遺漏或失誤等情況，必須保障醫(yī)院檔案內(nèi)容完整性與準(zhǔn)確性。其次，因?yàn)獒t(yī)院檔案資料在后期使用中具有較大的價(jià)值作用，需要保障檔案資料準(zhǔn)確可靠。

3.保障醫(yī)院檔案的專業(yè)性

除了醫(yī)療活動(dòng)方面的檔案外，醫(yī)院的文書檔案、科研檔案、基建檔案等，在實(shí)施檔案管理行為時(shí)，需要由專業(yè)的人員指導(dǎo)來(lái)完成。因此，在具體的操作階段，對(duì)于檔案專業(yè)性以及專屬性也有著非常高的要求，需要檔案管理人員在更大程度上提升管理工作專業(yè)化水平。

三、醫(yī)院綜合檔案精細(xì)化管理面臨的困境

1.缺少先進(jìn)的檔案管理制度

因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間受到傳統(tǒng)觀念影響，導(dǎo)致很多醫(yī)院仍然采取粗放式的檔案管理制度，這種制度已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展要求，經(jīng)常導(dǎo)致在工作中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，缺少合理的參考標(biāo)準(zhǔn)，很多檔案管理人員都是依靠以往的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)開(kāi)展工作，導(dǎo)致在醫(yī)院綜合檔案管理工作開(kāi)展中，缺少具體的管理目標(biāo)，整個(gè)管理流程也比較隨意。一些醫(yī)院在制定績(jī)效考核內(nèi)容時(shí)，沒(méi)有考慮到檔案管理工作的特殊性，使檔案管理工作長(zhǎng)時(shí)間呈現(xiàn)出一種管理不嚴(yán)的狀態(tài)，很多監(jiān)督工作并沒(méi)有得到全面實(shí)施。由于現(xiàn)有的檔案管理制度不夠先進(jìn)，不但會(huì)降低檔案精細(xì)化管理工作效果，也會(huì)對(duì)管理工作的開(kāi)展形成阻礙。

2.檔案管理信息化程度較低，缺少統(tǒng)一的信息管理鏈

目前，很多醫(yī)院的檔案資料以紙質(zhì)版的形式為主，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行管理，不僅會(huì)影響檔案資料使用效率，還會(huì)導(dǎo)致檔案資料面臨一定的丟失風(fēng)險(xiǎn)。在醫(yī)院各類檔案資料中，病歷檔案處在核心地位，但在醫(yī)院管理活動(dòng)中，綜合檔案的管理也至關(guān)重要，長(zhǎng)時(shí)間積累的紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程發(fā)展較慢，醫(yī)院涉及的檔案類型非常多，主要包括文書檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、科研檔案以及設(shè)備檔案等，這些檔案分別由不同的部門儲(chǔ)存，而部門之間缺少統(tǒng)一的信息管理鏈，導(dǎo)致檔案信息呈現(xiàn)出一定的孤立性，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效連接與共享，從而影響檔案信息的安全性與規(guī)范性。

3.缺少專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

醫(yī)院在開(kāi)展綜合檔案管理工作時(shí)，人員在其中起到了非常重要的執(zhí)行作用，所以，檔案管理人員專業(yè)性與綜合檔案管理效果之間有著密切聯(lián)系。但是，長(zhǎng)久以來(lái)，醫(yī)院一直將檔案管理工作視為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，沒(méi)有受到領(lǐng)導(dǎo)人員的高度重視，導(dǎo)致在實(shí)施檔案管理工作時(shí)，缺少專業(yè)的人才隊(duì)伍。結(jié)合目前的實(shí)際情況來(lái)看，部分醫(yī)院檔案人員身兼多職，無(wú)法將精力全部集中在檔案管理工作上。另外，醫(yī)院沒(méi)有定期開(kāi)展培訓(xùn)教育活動(dòng)，檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，知識(shí)結(jié)構(gòu)比較落后，現(xiàn)有水平已經(jīng)無(wú)法滿足未來(lái)檔案管理工作的創(chuàng)新要求。

4.檔案管理模式較單一

在醫(yī)院日常管理工作中，檔案管理是一項(xiàng)比較基本的工作，不僅關(guān)系到醫(yī)院整體管理水平，還能保障醫(yī)院在未來(lái)實(shí)現(xiàn)更加穩(wěn)定的發(fā)展。在以往的檔案管理工作中，其歸檔模式呈現(xiàn)出一定的被動(dòng)性。一般是在移交的基礎(chǔ)上才會(huì)歸檔，在檔案資料形成以及轉(zhuǎn)運(yùn)等環(huán)節(jié)中，檔案人員沒(méi)有提前參與到其中，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)文件資料的有效把控，導(dǎo)致檔案資料在后期歸檔時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)分散或者遺漏等問(wèn)題。醫(yī)院大部分檔案資料都是以紙質(zhì)版的形式管理，并且通過(guò)人工操作的方式儲(chǔ)存。因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間受到傳統(tǒng)觀念的影響，部分醫(yī)院將重點(diǎn)放在了管理方面，而沒(méi)有對(duì)檔案利用引起重視，在整個(gè)資料利用過(guò)程中，缺少一定的服務(wù)意識(shí)。檔案資源開(kāi)發(fā)范圍有限，現(xiàn)有的服務(wù)方式比較單一，人員在查閱檔案時(shí)，一般都是通過(guò)人工檢索調(diào)閱的方式來(lái)完成，檔案部門只是提供檔案原件借閱，或者是提供檔案復(fù)印件，正是因?yàn)檫@種被動(dòng)式的服務(wù)模式導(dǎo)致醫(yī)院檔案利用率不高。這種問(wèn)題的存在不但會(huì)容易導(dǎo)致檔案原件發(fā)生破損或者丟失等情況，還對(duì)檔案查閱速度以及利用效率產(chǎn)生一定的負(fù)面影響，導(dǎo)致管理工作在內(nèi)容上比較單一。

四、醫(yī)院綜合檔案精細(xì)化管理的相關(guān)對(duì)策

1.構(gòu)建精細(xì)化的檔案管理制度

基于新形勢(shì)發(fā)展背景下，醫(yī)院在開(kāi)展綜合檔案管理工作時(shí)，要想滿足一定的精細(xì)化要求，應(yīng)制定精細(xì)化的檔案管理制度，具體可以通過(guò)以下幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行：第一，制定科學(xué)有效的檔案管理機(jī)制。醫(yī)院只有在保障檔案管理機(jī)制完善的情況下，才能促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，并保證整個(gè)流程的規(guī)范性，這也是促進(jìn)精細(xì)化檔案管理工作實(shí)施的前提保障。醫(yī)院針對(duì)檔案開(kāi)展管理工作時(shí)，應(yīng)該嚴(yán)格遵守標(biāo)準(zhǔn)化、目標(biāo)化以及流程化等要求，將精細(xì)化理念貫徹落實(shí)到整個(gè)檔案管理工作中。醫(yī)院應(yīng)參照相應(yīng)的法律規(guī)定，在對(duì)自身實(shí)際情況全面了解的基礎(chǔ)上，制定完善的檔案管理制度。檔案管理制度不僅要在內(nèi)容上滿足一定的科學(xué)性與規(guī)范性，還需要對(duì)實(shí)施之后的實(shí)效性引起高度重視。檔案管理人員應(yīng)結(jié)合醫(yī)院檔案信息化建設(shè)目標(biāo)與實(shí)際狀況，制定科學(xué)的檔案信息化制度，將精細(xì)化管理延伸到每一項(xiàng)工作中，保證檔案管理滿足一定的規(guī)范化以及制度化要求，提升醫(yī)院檔案管理工作效率。第二，細(xì)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合檔案管理工作涉及的各項(xiàng)規(guī)章制度，醫(yī)院應(yīng)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式。將日常管理細(xì)化為多種標(biāo)準(zhǔn)，每一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)都應(yīng)滿足一定的完善性與準(zhǔn)確性，對(duì)崗位人員提出嚴(yán)格的工作要求，在開(kāi)展各項(xiàng)檔案管理工作時(shí)，需要嚴(yán)格按照各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)中的要求來(lái)執(zhí)行。第三，細(xì)化檔案管理流程。對(duì)于精細(xì)化管理而言，應(yīng)更加重視管理對(duì)象的流程化管理，也就是對(duì)管理對(duì)象開(kāi)展系統(tǒng)化以及體系化的管理工作。醫(yī)院在對(duì)檔案管理狀況明確的基礎(chǔ)上，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理流程進(jìn)行不斷細(xì)化，確定嚴(yán)格的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，將流程貫徹落實(shí)到收集、整理以及歸檔等環(huán)節(jié)中。醫(yī)院在對(duì)檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化的過(guò)程中，不但要保證各流程之間的有效連接，還要保證各部門之間信息實(shí)現(xiàn)有效傳輸。第四，保證管理工作在實(shí)施中滿足一定的動(dòng)態(tài)化要求，是需要不斷進(jìn)行完善的過(guò)程，醫(yī)院需要結(jié)合新出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)管理流程進(jìn)行優(yōu)化與完善，保證醫(yī)院檔案管理流程在實(shí)施過(guò)程中可以滿足一定的科學(xué)性，這對(duì)于提升醫(yī)院檔案管理水平有著重要作用。

2.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

將精細(xì)化理念融入檔案管理工作中，主要是為了能充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值作用。目前，信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中實(shí)現(xiàn)了非常廣泛的應(yīng)用，也使得醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作迎來(lái)了更大的難題。首先，醫(yī)院應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案資源保存標(biāo)準(zhǔn)，在對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)充分利用的基礎(chǔ)上，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的形式進(jìn)行儲(chǔ)存。同時(shí)，構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)以及檔案信息全文數(shù)據(jù)庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的數(shù)字化儲(chǔ)存。醫(yī)院綜合檔案的信息化程度越高，醫(yī)院管理的效率越高，醫(yī)院的綜合能力發(fā)展也隨之更快；其次，醫(yī)院應(yīng)構(gòu)建完善的檔案管理信息系統(tǒng)，保證與其他科室之間實(shí)現(xiàn)有效連接，在檔案歸檔環(huán)節(jié)中，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)前期的有效把控；最后，醫(yī)院應(yīng)該在內(nèi)部構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理大系統(tǒng)，在整個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中，針對(duì)不同的檔案類型，分別設(shè)置不同的模塊來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)管理，保證在檔案信息收集與整理過(guò)程中可以滿足一定的自動(dòng)化要求。醫(yī)院管理部門不但要確定歸檔范圍，還需要確定電子檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，以集中化的方式對(duì)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存與管理，通過(guò)這種方式不但可以豐富檔案信息資源，還能為各部門提供更加方便的檔案利用工具。

3.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

要想促進(jìn)精細(xì)化管理工作高效開(kāi)展，檔案人員應(yīng)從自身出發(fā)，提升自身專業(yè)性。因此，全面實(shí)施檔案管理隊(duì)伍建設(shè)工作，是保障精細(xì)化檔案管理工作全面實(shí)施的重要基礎(chǔ)條件，檔案管理人員所掌握知識(shí)的完善性，會(huì)直接影響綜合檔案精細(xì)化管理實(shí)施的效果。首先，醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格按照崗位管理規(guī)范中的相關(guān)要求，開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，明確每一位在崗人員的具體職責(zé)，確保在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)可以責(zé)任到人，所采取的工作方法有章可循；其次，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，幫助檔案管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，樹(shù)立正確的價(jià)值觀，保證在崗位工作中能夠嚴(yán)格按照職業(yè)道德規(guī)范中的相關(guān)要求，不斷提升檔案管理人員的認(rèn)同感與歸屬感，在開(kāi)展每一項(xiàng)工作時(shí)可以嚴(yán)格規(guī)范自身行為。在業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)中，不但要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，還需要對(duì)技術(shù)學(xué)習(xí)引起重視，可以對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)充分利用，使檔案管理人員掌握更多先進(jìn)的技術(shù)方法，并在學(xué)習(xí)過(guò)程中不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)。對(duì)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化與完善，進(jìn)一步提升檔案管理人員專業(yè)水平。

4.創(chuàng)新檔案管理模式與方法

在開(kāi)展檔案管理方法創(chuàng)新工作時(shí)，需要轉(zhuǎn)變檔案管理人員思想觀念，將被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，加強(qiáng)檔案前期質(zhì)量控制。檔案管理人員應(yīng)該主動(dòng)深入部門中，全面掌握醫(yī)院資源結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)與檔案形成部門之間的溝通與交流，使最終所產(chǎn)生的檔案資料不但可以滿足單位使用需求，還能達(dá)到檔案管理工作要求，保證檔案內(nèi)容滿足一定的真實(shí)性與可靠性。同時(shí)，對(duì)暫時(shí)不歸檔的資料，應(yīng)第一時(shí)間做好數(shù)字化歸檔工作。針對(duì)檔案信息設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)所登錄用戶的身份進(jìn)行驗(yàn)證，通過(guò)之后就能對(duì)平臺(tái)中的檔案信息進(jìn)行查閱，通過(guò)這種方式不但能夠減少對(duì)紙質(zhì)檔案的破壞，還能對(duì)醫(yī)院檔案起到一定的保護(hù)作用。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷提升，醫(yī)院在實(shí)施檔案管理工作時(shí)，需要對(duì)傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，改變以往的管理理念，將精細(xì)化理念貫徹落實(shí)到整個(gè)管理過(guò)程中，嚴(yán)格遵守管理工作原則，在源頭上保障檔案管理工作效果。醫(yī)院可以制定完善的檔案管理機(jī)制，在一定的時(shí)間內(nèi)開(kāi)展嚴(yán)格的培訓(xùn)教育活動(dòng)，將信息技術(shù)融入其中，轉(zhuǎn)變紙質(zhì)版的檔案儲(chǔ)存方式，最大程度地發(fā)揮檔案資料使用效率，促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療體制改革，加快醫(yī)院發(fā)展。醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，提高自身專業(yè)性，更加科學(xué)地開(kāi)展檔案精細(xì)化管理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的充分開(kāi)發(fā)與使用。此外，通過(guò)創(chuàng)新傳統(tǒng)思想觀念，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，制定完善的培訓(xùn)方案，確定具體的檔案管理流程，加大資金方面的投入，在硬件與軟件等方面給予足夠的支持，有效提升醫(yī)院檔案精細(xì)化管理水平，保障醫(yī)院在未來(lái)實(shí)現(xiàn)更加長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定的發(fā)展。

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（作者單位：?？谑腥嗣襻t(yī)院）