大數(shù)據(jù)時(shí)代，流動(dòng)人員的檔案管理困境與對策初探

摘 要：作為反映流動(dòng)人員思想品德、綜合能力、工作作風(fēng)、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、家庭狀況以及社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料，流動(dòng)人員人事檔案是黨委政府和用人單位聯(lián)系服務(wù)人才的重要載體，如何管理好流動(dòng)人員的人事檔案成為各級就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重要工作。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢，不僅能提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量，還能讓流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)發(fā)展呈現(xiàn)多樣化特點(diǎn)，對社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到積極的作用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；流動(dòng)人員人事檔案；管理困境；對策

人事檔案不同于其他檔案類別，它是記載人生軌跡的重要依據(jù)，更是個(gè)人一生的奮斗證明，這是其他檔案不可取代的，尤其是流動(dòng)人員在參加公務(wù)員考錄和國有企事業(yè)單位招聘、辦理政審考察、申報(bào)職稱評審和核定社保待遇等事項(xiàng)時(shí)的重要依據(jù)。對于流動(dòng)人員人事檔案管理工作，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景影響下，讓其有了很多的發(fā)展機(jī)遇，但同時(shí)也產(chǎn)生了大量新的問題。隨著市場化和多樣化就業(yè)模式的發(fā)展，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，完善人才流動(dòng)社會化服務(wù)體系，對促進(jìn)人才合理流動(dòng)具有重要意義。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，如何運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，充分了解當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理工作困境，并探究有效的解決措施，是人才服務(wù)機(jī)構(gòu)等檔案管理部門急需解決的問題。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理分析

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代的概念

最早提出“大數(shù)據(jù)”時(shí)代到來的是全球知名咨詢公司麥肯錫，是指利用相關(guān)算法對海量數(shù)據(jù)的處理、分析和存儲，從海量的數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)價(jià)值，服務(wù)于生活與生產(chǎn)。從當(dāng)前的運(yùn)用現(xiàn)狀來看，大數(shù)據(jù)時(shí)代信息存儲最少是幾百GB，甚至達(dá)到幾百TN，這就要求數(shù)據(jù)庫的規(guī)劃建設(shè)有龐大的保存空間。對當(dāng)前的數(shù)據(jù)量調(diào)查顯示，這是一個(gè)極大的單位，短時(shí)間內(nèi)會形成大量數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)格式趨于多樣化。

五蓮縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心作為該縣流動(dòng)人員檔案管理部門，目前存管流動(dòng)人員人事檔案32000余份，服務(wù)代理單位200余家，每年累計(jì)向社會提供人才檔案查詢和轉(zhuǎn)遞等服務(wù)2萬余人次。其在管理過程中通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不僅能夠高速傳輸相應(yīng)數(shù)據(jù)，還以實(shí)現(xiàn)共享數(shù)據(jù)為目的，對流動(dòng)人員管理效果進(jìn)行深度優(yōu)化和調(diào)整，有效規(guī)避以往在人事檔案管理、查詢利用等多項(xiàng)業(yè)務(wù)事項(xiàng)中工作效率不高的問題，對后續(xù)工作的開展提供了有力支持。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理的重要意義

首先，給用人單位培養(yǎng)及使用人才提供有效依據(jù)。不管是公務(wù)員和企事業(yè)單位，在考錄招聘人才的過程中，能夠通過人事檔案充分了解人才的具體狀況，檔案中有個(gè)人職業(yè)經(jīng)歷、文化水平、思想品德以及專業(yè)技能等信息，可以讓用人單位對人才有綜合性的了解，為人才的培養(yǎng)和利用提供重要參考，也利于人力資源管理工作的順利開展。其次，積極拓展社會人力資源管理范疇。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，不僅能夠讓流動(dòng)人員檔案信息更加豐富，而且可以提升整體管理效率和質(zhì)量。從社會人力資源管理方面來講，還能夠有效延伸具體范圍，這和大數(shù)據(jù)時(shí)代人事管理要求形成一致性。最后，確保了檔案信息權(quán)威性。我國的流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)包括縣級及以上人民政府設(shè)立的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，以及經(jīng)省人力資源社會保障部門授權(quán)的單位，這一規(guī)定確保了檔案管理機(jī)構(gòu)的權(quán)威性。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，使得任何類型流動(dòng)人員的人事檔案都能夠利用先進(jìn)的信息技術(shù)記錄在人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫中，這完全突破了以往管理模式的不足，從而確保檔案信息的權(quán)威性，也讓檔案更加完善，對后續(xù)工作的落實(shí)起到推動(dòng)和促進(jìn)作用。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代的服務(wù)探究

1.流動(dòng)人員人事檔案管理業(yè)務(wù)服務(wù)分析

第一，大數(shù)據(jù)應(yīng)用模式促使檔案管理工作得到較大的改變，特別是流動(dòng)人員人事檔案管理方面。為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，應(yīng)將人員檔案信息錄入至大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，使其形成數(shù)字化檔案，保證檔案“收、管、存、用”實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，這樣才能讓人事檔案管理服務(wù)工作有序推進(jìn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用有非常突出的優(yōu)勢，可以將不同類別的個(gè)人信息有效整合，促使各領(lǐng)域的檔案服務(wù)更為方便，而且確保服務(wù)的有效性，與服務(wù)對象數(shù)據(jù)信息需求形成統(tǒng)一，保證檔案管理服務(wù)的高效率。第二，真正推動(dòng)檔案系統(tǒng)呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)，隨著檔案信息逐漸數(shù)字化，需要建立有關(guān)局域網(wǎng)（內(nèi)網(wǎng)）系統(tǒng)，構(gòu)建“數(shù)字賦能、綜合集成、閉環(huán)管控”的管理機(jī)制，借助檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化提升服務(wù)質(zhì)量，其他檔案管理部門可以借助內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)獲取相應(yīng)的檔案信息，為檔案管理和使用提供有力依據(jù)和安全保障。

2.流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)理念創(chuàng)新分析

檔案管理理念應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新與優(yōu)化，突破傳統(tǒng)的流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)觀念，充分融合大數(shù)據(jù)技術(shù)，進(jìn)一步確定人事檔案應(yīng)用與管理目的，通過有效加工后發(fā)揮更高價(jià)值。在此過程中，應(yīng)該針對有關(guān)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，與時(shí)代接軌，增強(qiáng)工作人員的大數(shù)據(jù)服務(wù)思維，并根據(jù)流動(dòng)人員的具體需求，為其提供針對性的檔案服務(wù)。同時(shí)，還應(yīng)積極掌握各類檔案管理方式，推動(dòng)一體化平臺建設(shè)，統(tǒng)一管理模式，促使檔案數(shù)據(jù)信息真正達(dá)到共建共享。

3.流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)資源多樣性分析

流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)已從傳統(tǒng)的人事檔案管理向?yàn)樯鐣驼峁┒嘣投嗑S的人力資源服務(wù)方向轉(zhuǎn)變。通過數(shù)字化方式完成檔案材料的整理和歸納，進(jìn)而獲得流動(dòng)人員不同時(shí)代全方位的數(shù)據(jù)信息，其數(shù)字提取功能可以按照行業(yè)、職業(yè)、性別、專業(yè)以及年齡等內(nèi)容將檔案歸類，實(shí)現(xiàn)用人單位對每名員工“精準(zhǔn)分類”，幫助員工精準(zhǔn)規(guī)劃職業(yè)生涯，從而增強(qiáng)員工對單位的歸屬感。同時(shí)，分類提煉的大數(shù)據(jù)也能為政府和用人單位的決策者提供更為詳細(xì)的人才統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對轄區(qū)人力資源結(jié)構(gòu)構(gòu)架提供精準(zhǔn)的信息支撐，更好地為地區(qū)的營商環(huán)境提供人力資源服務(wù)保障。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代流動(dòng)人員檔案管理工作的開展方向

1.無紙便捷化

通過對計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用，促使流動(dòng)人員人事檔案管理模式發(fā)生了質(zhì)的改變，由以往的紙質(zhì)檔案管理直接過渡為無紙化形式，不僅能夠?qū)嫶蟮臋n案信息進(jìn)行有效保存，更能從根本上縮減管理財(cái)力的投入，杜絕資源的大量消耗，讓流動(dòng)人員人事檔案管理和應(yīng)用更為方便。

2.微縮數(shù)字化

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)體系的不斷成熟和發(fā)展，充分運(yùn)用微縮攝像與數(shù)碼影像技術(shù)。流動(dòng)人員人事檔案管理大量的傳統(tǒng)文件資源被有效壓縮，特別是數(shù)碼縮微技術(shù)的運(yùn)用，通過對信息實(shí)現(xiàn)高清晰度處理，將其轉(zhuǎn)換成電子文件，促使檔案管理工作越來越數(shù)字化。信息技術(shù)除了能夠有效存儲和辨別電子化文件信息，也能夠建立起健全的人事檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案實(shí)現(xiàn)無線傳輸，達(dá)到共享目的，有利于用戶更便捷地調(diào)取數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的循環(huán)使用。

3.網(wǎng)絡(luò)信息化

對于人事檔案與文件資料的安全和可靠性方面，我國相關(guān)政府部門和檔案管理部門都以此建立了完善的局域（內(nèi)部）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，而且明確要求單位內(nèi)部局域網(wǎng)不能與互聯(lián)網(wǎng)平臺連接。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)和電子文件簽署方式都可以選擇特定的標(biāo)識，不可直接體現(xiàn)簽署人身份資料，有效杜絕文件被篡改和丟失等情況發(fā)生，確保人事檔案的安全。

4.智能多元化

大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，促使流動(dòng)人員人事檔案管理介質(zhì)越來越向智能化和多元化發(fā)展。以往流動(dòng)人員人事檔案管理存儲主要以檔案室和檔案館為主，當(dāng)前通過檔案數(shù)據(jù)平臺或信息系統(tǒng)存儲，不僅符合時(shí)代發(fā)展需求，也讓流動(dòng)人員人事檔案管理向多元化發(fā)展。信息化的管理模式，有效避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案安全性不夠、利用效率低、信息容易出錯(cuò)、流程無法追溯以及無法協(xié)同的問題。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理面臨的困境

1.檔案信息不夠集中

受傳統(tǒng)思想影響，在檔案管理工作落實(shí)過程中，很多地區(qū)使用的檔案管理模式還較為落后和單一，造成人員和檔案分離的狀態(tài)，這種問題較為普遍。人事檔案存放部門的管理理念和管理模式等都有所不同，導(dǎo)致人事檔案信息不能有效傳輸，更難以實(shí)現(xiàn)信息共享，這對流動(dòng)人員檔案信息的流通具有一定的阻礙性，而且缺乏便捷性。有的單位在給流動(dòng)人員辦理就業(yè)和調(diào)檔等業(yè)務(wù)時(shí)，需要對人員數(shù)據(jù)信息真實(shí)性仔細(xì)核查，通常會發(fā)生實(shí)體檔案轉(zhuǎn)遞交接等問題，促使跨地區(qū)和跨行業(yè)存檔過程中難以達(dá)到信息共享，人事檔案管理平臺也難以統(tǒng)一，而且，流程過于復(fù)雜，致使檔案調(diào)取需要花費(fèi)大量的時(shí)間。比如，受疫情影響，近幾年實(shí)體檔案轉(zhuǎn)遞經(jīng)常出現(xiàn)快遞停滯、堆積或是被退回等現(xiàn)象，極易出現(xiàn)檔案遺失或影響流動(dòng)人員就業(yè)和入職政審等問題。

2.檔案管理制度還需優(yōu)化

隨著人事制度在時(shí)代的推動(dòng)下不斷更新，造成流動(dòng)人員人事檔案管理工作難上加難，以往的檔案管理制度存在的缺陷日漸凸顯，產(chǎn)生的負(fù)面問題也非常突出。再加上流動(dòng)人員人事檔案管理本身沒有相對完善的制度，導(dǎo)致工作質(zhì)量不能達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。不同區(qū)域的管理機(jī)制存在極大差異性，有的單位沒有配備專業(yè)的檔案人才，不熟悉檔案管理規(guī)范，致使檔案信息過于分散，檔案資料不齊，與實(shí)際信息不相符等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致在日常管理過程中漏洞百出，甚至出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象。

3.棄檔現(xiàn)象過于普遍

以高校畢業(yè)生為例，每年總有一些畢業(yè)生不知道自己的檔案該如何存放，最終成為“棄檔族”，導(dǎo)致其后續(xù)就業(yè)和評職稱等環(huán)節(jié)遇到諸多不必要的困難。通過當(dāng)前的檔案管理實(shí)況分析發(fā)現(xiàn)，很多單位和個(gè)人缺乏檔案管理意識，特別是私企的流動(dòng)人員根本不考慮這方面的問題，認(rèn)為不屬體制內(nèi)人員，只要做好工作，能夠積極參加單位績效考核即可；部分企業(yè)為了防止崗位人員發(fā)生流失，有時(shí)會扣留員工人事檔案，甚至員工離職后也不為其辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)，沒有實(shí)現(xiàn)“檔隨人走”。還有的流動(dòng)人員個(gè)人檔案意識淡薄，覺得放在自己手中最安全，時(shí)間久了會出現(xiàn)存放不當(dāng)、檔案丟失、去向不明以及轉(zhuǎn)檔困難等現(xiàn)象。一些流動(dòng)人員雖然會將檔案保存到相應(yīng)的人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)，但因未及時(shí)和檔案管理單位聯(lián)系，長期處于“無人監(jiān)管”狀態(tài)，極易造成棄檔現(xiàn)象的發(fā)生，而且這種問題非常普遍，導(dǎo)致人才服務(wù)機(jī)構(gòu)出現(xiàn)大量檔案沒有人認(rèn)領(lǐng)的情況。

4.檔案管理模式較為傳統(tǒng)

為保證檔案信息的安全性，人事檔案管理部門都會針對查閱和借檔等設(shè)置相應(yīng)的規(guī)定和要求，如當(dāng)本人要借閱時(shí)需到現(xiàn)場，根據(jù)相關(guān)規(guī)定提供有關(guān)身份等證明，由于使用的管理模式比較滯后，導(dǎo)致流動(dòng)人員檔案信息難以實(shí)現(xiàn)有效共享，而且信息查閱過程過于復(fù)雜，不能保證檔案信息有效的循環(huán)利用，增加了檔案管理難度。

五、大數(shù)據(jù)時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理的有效策略

1.構(gòu)建綜合性的大數(shù)據(jù)平臺

當(dāng)前的流動(dòng)人員檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理平臺，作為檔案管理部門需要合理使用先進(jìn)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，建立綜合性的大數(shù)據(jù)平臺，加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案信息傳輸成效。還應(yīng)該借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立流動(dòng)人員檔案管理與業(yè)務(wù)相一致的經(jīng)辦平臺，對流動(dòng)人員提供統(tǒng)一的檔案服務(wù)，另外，借助大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，構(gòu)建綜合的檔案信息查詢系統(tǒng)，規(guī)避以往“信息孤島”等問題，真正讓流動(dòng)人員檔案達(dá)到跨區(qū)域和跨行業(yè)的數(shù)據(jù)共享目的，這些都能夠給后續(xù)檔案規(guī)范管理奠定良好的基礎(chǔ)。例如，2022年山東省就在全國率先建成“兩臺一庫”，并搭建起全省統(tǒng)一的網(wǎng)上辦事平臺，實(shí)現(xiàn)了流動(dòng)人員人事檔案業(yè)務(wù)跨地區(qū)網(wǎng)上辦理，做到數(shù)據(jù)向上集中，服務(wù)向下延伸，有力促進(jìn)了社會化人才的有序流動(dòng)和配置。

2.構(gòu)建完善的流動(dòng)人員檔案管理機(jī)制

為保證檔案管理工作能夠正常運(yùn)行，需要構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系，確保檔案的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。首先，要重視人才的培養(yǎng)，積極構(gòu)建一支綜合素質(zhì)強(qiáng)的人事檔案管理員隊(duì)伍，并通過開展多元化的培訓(xùn)，使檔案管理人員具備扎實(shí)的專業(yè)知識，進(jìn)一步提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)，以此來推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)。其次，要科學(xué)運(yùn)用檔案托管和人事代理制度，創(chuàng)新和提升服務(wù)管理模式，借助單位和個(gè)人需求等提供針對性的社會化服務(wù)，提升檔案管理水平，保證檔案管理工作順利進(jìn)行。最后，應(yīng)該以流動(dòng)人員檔案管理水平為基礎(chǔ)，建立相匹配的監(jiān)管體系和考核獎(jiǎng)懲制度，進(jìn)一步提升檔案管理人員的工作積極性，為提升流動(dòng)人員人事檔案管理工作的質(zhì)量和服務(wù)水平奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.多元化規(guī)避棄檔現(xiàn)象

首先，要充分體現(xiàn)人事檔案在國家檔案和社會信用體系中的重要性，把檔案與個(gè)人信用體系聯(lián)系起來，增強(qiáng)人們的檔案管理意識。作為高校檔案管理部門，要加強(qiáng)高校學(xué)生人事檔案管理意識，積極宣傳相關(guān)人事檔案管理內(nèi)容，讓學(xué)生能夠清楚地意識到人事檔案對自己未來發(fā)展的重要影響。其次，加強(qiáng)用人單位和員工的檔案知識宣傳，用人單位應(yīng)對于離職人員人事檔案及時(shí)調(diào)轉(zhuǎn)，個(gè)人也要對檔案的去向做好跟蹤監(jiān)督。最后，檔案管理部門要加快推進(jìn)檔案管理服務(wù)職能整合，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一部門管理，大力清查違規(guī)保管檔案的單位和組織，按規(guī)定及時(shí)納入各級公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。對于扣檔情況，要積極協(xié)助被扣檔人員與扣檔單位有效協(xié)商，必要時(shí)幫助申請勞動(dòng)仲裁等法律援助，保證流動(dòng)人員的合法權(quán)益。

六、結(jié)束語

上述研究內(nèi)容充分表明，雖然，大數(shù)據(jù)時(shí)代促使流動(dòng)人員檔案管理工作發(fā)生了本質(zhì)上的改變，不斷優(yōu)化與創(chuàng)新，但是，還存在較多問題。所以，在開展該項(xiàng)工作期間，應(yīng)該滿足人力資源市場發(fā)展需求，構(gòu)建完善的人事檔案管理機(jī)制，更新管理理念與模式，加強(qiáng)檔案管理工作效率，進(jìn)而促使流動(dòng)人員檔案信息管理更加數(shù)字化和智能化。

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作者簡介：王崗（1980—），男，漢族，山東五蓮人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理和人事檔案管理。