智能財務機器人在通信企業(yè)財務管理的應用

王明慧?滕永湃

隨著大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈等信息技術的不斷更迭，人工智能快速崛起和發(fā)展，仍停留在會計信息系統(tǒng)第一維度的智能財務體系或面臨重大變革，傳統(tǒng)財務領域逐漸走向智能化和云端化，傳統(tǒng)財務管理逐漸朝著智能化財務方向轉(zhuǎn)型，快速普及的財務共享中心則是智能財務的主要表現(xiàn)形式，在會計信息系統(tǒng)的支撐下可有效整合會計信息。智能財務并不會單單在財務共享中心階段停留，未來還會朝著機器人流程自動化和區(qū)塊鏈智能財務共享方向發(fā)展。本文在智能財務機器人概述及其在企業(yè)財務管理應用方面特點的基礎上，根據(jù)通信企業(yè)實際，重點研究了智能財務機器人在通信企業(yè)財務管理中的具體應用方向，僅供同行進行參考借鑒。

我國財務管理經(jīng)歷了從電算化到信息化的發(fā)展歷程，隨著網(wǎng)絡傳輸數(shù)據(jù)和處理數(shù)據(jù)能力不斷增強，在信息技術的作用下，財務管理流程進一步優(yōu)化，財務管理實現(xiàn)了會計工作的自動化。新時期下，在企業(yè)財務管理工作中，也開始對全新的財務管理模式進行應用，以替代傳統(tǒng)人工操作模式。通過智能財務機器人的應用，可對自動化管理系統(tǒng)進行構(gòu)建，不斷增強企業(yè)財務管理工作的準確性，以降低財務人員的工作強度，不斷提高企業(yè)財務管理工作效率，為企業(yè)未來發(fā)展提供強有力的財務管理支撐。

一、財務機器人概述

財務機器人屬于人工智能技術，現(xiàn)代化特點突出，在財務數(shù)字化建設領域中得到了廣泛應用。對于財務機器人來說，主要是在機器人流程自動化（即RPA）的技術基礎上進行構(gòu)建，技術人員通過對RPA自動化軟件進行充分利用，根據(jù)事先設定好的程序和現(xiàn)有系統(tǒng)實現(xiàn)交互，之后確保預期的工作任務順利完成?，F(xiàn)階段，市場上推出的財務機器人主要應用在企業(yè)財務日常管理中，以對財務管理涉及的工作流程進行模擬，可在一定程度上替代人工開展標準化、重復性的工作或數(shù)據(jù)分析，釋放人力、提高工作效率和準確性。

二、財務機器人的作用

（一）可替代標準化、交易量大且重復性高的手工操作，有效提高工作效率

在財務日常管理中，往往會有大量標準化且重復性高的基礎操作流程和工作存在，該過程的實現(xiàn)需要財務人員投入大量的時間和精力，還會占用大量的財務人員。在RPA技術的基礎上開發(fā)出的財務機器人可對網(wǎng)站登陸、數(shù)據(jù)錄入、審核、發(fā)票開具等交易量大和重復性高的工作進行處理，還可以通過應用程序來讀取、傳輸、合并、匯總及統(tǒng)計數(shù)據(jù)信息，編制報表并對報表實現(xiàn)簡單分析等。這些環(huán)節(jié)均有效提升了業(yè)務流程的自動化特征，不僅減少了財務人員的勞動強度，提高了員工的工作滿意度，還有效提高了工作效率。財務人員可以從重復性、低價值的財務工作中解放出來，轉(zhuǎn)而從事數(shù)據(jù)分析、財務規(guī)劃、企業(yè)日常經(jīng)營管理等高價值的工作，有效增強了自身素質(zhì)，并將人才從簡單的核算型逐漸轉(zhuǎn)為管理型人才。

（二）可有效避免人工操作差錯，提高工作精準度

在實際的財務工作中，因業(yè)務內(nèi)容和類型的復雜性特點突出，在記錄每項業(yè)務的過程中均要遵循對應原則，一旦任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，均會對會計信息的準確性產(chǎn)生影響。通過手工操作的方式難免會在不同環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，會降低會計信息準確性，使得財務信息使用者的判斷和決策失誤。相對來說，財務機器人很少出現(xiàn)人工操作方式上的錯誤，可對每項業(yè)務節(jié)點的交易數(shù)據(jù)信息進行審核；還能對各種財務數(shù)據(jù)進行精準的自動化處理，有效增強了數(shù)據(jù)處理效率和準確度，使得手工操作失誤風險進一步下降；還能預防非法操縱和人為篡改會計信息的情況，進一步提升了會計信息的可靠性和準確性水平。

（三）可全天候工作，保持高效穩(wěn)定的工作能力

在企業(yè)財務工作量強度較大的情況下，若是單純依靠財務人員法定工作日時間很難將這些任務完成，需要財務人員耗費更多的精力或加班的方式來完成，長久下去，財務人員很容易滋生抱怨，使得員工工作積極性和工作效率大打折扣。作為虛擬勞動力，財務機器人根本不存在工作日限制，可以24小時連續(xù)不間斷工作，只需要提前將對應程序設置好，就能將預期任務圓滿完成，且工作內(nèi)容和時間可隨意改變，可第一時間響應業(yè)務需求。因此，財務人員可對財務機器人進行有效利用，以有效彌補人工操作的缺陷，確保財務工作業(yè)務流程的自動化。

三、智能財務機器人成功運行條件

（一）工作流程是否標準化

對于財務機器人來說，主要是對人的行為進行模仿，并借助于現(xiàn)存的用戶接口來將重復性流程工作做好，實際就是根據(jù)事先制定的規(guī)則來實現(xiàn)自動化，主要在標準化程度高且有明確規(guī)則的流程中進行應用。如財務相關票據(jù)數(shù)據(jù)錄入、審核；對指定區(qū)域的工作開展移動、上傳、篩選等，這些均是需要在標準化規(guī)則基礎上完成的。針對財務實操工作來說，不管是管理資金、稅務、固定資產(chǎn)、檔案，或者是采購到付款、存貨到成本等，常見的財務流程均與智能財務機器人的匹配度較高，同財務機器人應用標準相符。

（二）操作運行是否具備技術可行性

由于財務機器人是非侵入性的，所以使其以插件的形式部署在業(yè)務系統(tǒng)中，無需開發(fā)與相關業(yè)務系統(tǒng)的接口，即可實現(xiàn)多個業(yè)務系統(tǒng)的集成。如，通信企業(yè)在評估財務機器人技術可行性時，需要關注財務機器人是否支持相應模擬的業(yè)務操作，是否涉及跨系統(tǒng)之前的安全登錄，是否涉及復雜的圖形驗證碼及短信驗證碼，是否需要人值守的業(yè)務操作等等。只有相關的技術環(huán)境能夠支持同時跨越多個系統(tǒng)軟件，同時實現(xiàn)系統(tǒng)、軟件方面的兼容，并將人為操作過程中的局限性問題克服，進而實現(xiàn)不同界面的自由轉(zhuǎn)換，財務機器人的操作運行才能真正具備可行性。

（三）操作內(nèi)容是否屬于大量重復性范疇

在利用智能財務機器人對常見業(yè)務進行處理的過程中，需要投入人力和財力，應保證機器人的應用是具備效益性的，能夠為企業(yè)實現(xiàn)降本增效。首先，財務機器人應在錄入、核對、驗證、審核判斷大容量數(shù)據(jù)時進行應用，若是該部分流程以人工操作為主，將會使人力和出錯率成本大幅度提升。其次，應確保流程的重復性特點突出，也就是要有明確的且能被數(shù)字化的觸發(fā)指令，如，每日審核大量的交易核對單和費用單據(jù)，禁止出現(xiàn)流程不能提前定義的情況。以財務共享服務中心為例，常見的業(yè)務處理環(huán)節(jié)標準化和重復性特點突出，同財務機器人服務標準相符，由此看出在財務共享服務中心，財務機器人的應用空間極為廣闊。

（四）流程和IT設備是否具備穩(wěn)定性

若是流程和IT系統(tǒng)的穩(wěn)定性特點突出，財務機器人可對相關任務要求實現(xiàn)快速響應，并根據(jù)提前設定的格式實現(xiàn)信息輸出。若是部署的流程經(jīng)常變化，對流程進行頻繁升級或變更，會增加智能財務機器人項目維護難度，容易造成頻繁出錯，降低了用戶信任度，相關維護費用也會隨之增長。因此，頻繁變化的業(yè)務流程并不適宜應用財務機器人。

四、智能財務機器人在通信企業(yè)財務管理的應用方向研究

（一）費用報銷方面

由于通信企業(yè)中涉及到的費用報銷業(yè)務較多，業(yè)務類型穩(wěn)定，業(yè)務量大且重復性明顯，需頻繁使用財務機器人，應用流程主要包括以下幾點：①接收報銷單據(jù)。發(fā)票是報銷的關鍵，在企業(yè)中的地位突出，傳統(tǒng)發(fā)票主要是紙質(zhì)材料，在對發(fā)票進行一系列郵寄、錄入和報銷中會出現(xiàn)表面破損或丟失的狀況。財務人員在選擇財務機器人的發(fā)票運行模式后，在避免以上問題出現(xiàn)的同時，還能對通信企業(yè)各部門的單據(jù)和發(fā)票進行統(tǒng)一采集，并通過OCR掃描技術進行自動識別，在分類匯總后可將前期發(fā)票處理時間大幅度縮短。智能財務機器人以發(fā)票信息為依托，可自動生成報銷單據(jù)。②智能化審核報銷費用。在報銷工作未開始前，需保證報銷單據(jù)的真實性水平，通過收支數(shù)據(jù)庫可自動匯總報銷單據(jù)，之后將其對比財務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，兩者一致后方能將報銷信息發(fā)送給財務部門，形成記賬憑證后開展自動審核。該項工作開展之前，需要技術人員在費用報銷系統(tǒng)中嵌入預先制定的審核規(guī)則，機器人根據(jù)相關規(guī)則開展審查，并對發(fā)票真?zhèn)芜M行驗證，審核成功能直接記錄。③自動付款。在以上環(huán)節(jié)完成后，會有付款單生成，并以支付指令的方式出現(xiàn)在資金結(jié)算處，機器人以指令為依托對付款信息進行填寫，核對正確后會提交到網(wǎng)銀頁面進行付款。④賬務處理。在未付款前，申請人需選擇合適的收款方式，付款憑證也會出現(xiàn)在資金核算處，機器人會向上層管理人員發(fā)送財務報告信息，整個費用報銷業(yè)務就此結(jié)束。

（二）財務核算方面

實際上，往來對賬是實現(xiàn)通信企業(yè)財務管理的日常性工作內(nèi)容，財務人員需將賬務勾稽做好，該項工作從開始到結(jié)束需要財務人員花費大量的時間和精力，一旦不能及時核對，將會造成工作積壓，很容易影響企業(yè)財務報表的生成。通過智能財務機器人，可在月底自動勾稽每月通知單，以自動化核對通信企業(yè)關聯(lián)交易。針對企業(yè)財務付款業(yè)務來說，智能財務機器人自動關聯(lián)管理單據(jù)，如將審批后的付款申請單關聯(lián)成付款單，并將其批量生成憑證，之后對憑證進行審核。在財務單據(jù)審核中，通過智能財務機器人可自動模擬人工方式審核單據(jù)，進而提升財務核算效率。

（三）從采購到付款方面

在通信企業(yè)采購到付款流程中引入智能財務機器人，涉及到了較多環(huán)節(jié)：①請款單的處理。對常規(guī)性的采購流程進行制定，采購人員需認真填寫申請單，在業(yè)務和采購部門審核確認后方能預算采購對應金額。制定評估方案選擇供應商，簽訂合同填寫采購訂單，根據(jù)合同時間催貨，收貨確認無誤后做好請款。對于通信企業(yè)采購部門來說，在接收到請款單后，財務部門審核成功后，通過智能財務機器人來整合OCR和對應圖像，以自動識別掃描請款單上的相關信息。與此同時，智能財務機器人會將請款方面的信息自動錄入到ERP系統(tǒng)，并認真核對入庫單及發(fā)票信息，核對無誤后直接在系統(tǒng)中錄入付款信息，記賬之后就是付款業(yè)務環(huán)節(jié)。②采購付款。智能財務機器人在提交付款申請時會按照時間順序，全面核對付款單相關信息，核對無誤后自動提交到付款系統(tǒng)。③供應商對賬。根據(jù)財務模塊中的對賬操作時間選項，智能財務機器人會自動管理供應商，同時自動模擬人工方式錄入數(shù)據(jù)，以爬蟲程序為基礎對招標中涉及到的供應商信息進行自動采集，成功登陸財務模塊后，機器人會將提醒信息發(fā)送給供應商，以將網(wǎng)上對賬工作做好。供應商成功接收請求信息后，會將采購信息提供給通訊企業(yè)，智能財務機器人則會借助于對賬外掛程序?qū)ο嚓P信息全面核對，核對正確后會開具發(fā)票信息。

（四）稅務管理方面

在智能財務機器人的幫助下，可實現(xiàn)通信企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)與稅務系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互通互聯(lián)，主要涉及有以下操作流程：①準備納稅申報。由于智能財務機器人中包含有自動化工具，結(jié)合事先設定好的腳本，財務人員會登陸到對應系統(tǒng)，同時提取固定資產(chǎn)賬目、試算平衡表等數(shù)據(jù)，在對其認真分析后，批量化的增值稅認證數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)可直接從該系統(tǒng)中導出。②稅務數(shù)據(jù)獲取。通信企業(yè)對納稅申報底稿進行編制的過程中需結(jié)合稅務數(shù)據(jù)信息，該過程應保證相關數(shù)據(jù)的有效性和真實性。③核對涉稅數(shù)據(jù)信息。認真調(diào)整稅務、進項稅或預繳稅金等信息，之后根據(jù)提前預設的校驗公式，借助于智能預算機器人校驗財務和稅務科目，校驗完成后，需要機器人在文件內(nèi)統(tǒng)一存放數(shù)據(jù)，財務人員只需審查數(shù)據(jù)信息即可。④納稅申報。審核數(shù)據(jù)無誤后，在自動化工具的基礎上可進行納稅申報，登陸系統(tǒng)后可自動導入底稿數(shù)據(jù)，并在此基礎上形成申報表，之后需要智能機器人填報對應信息。⑤賬務處理。將需要繳稅項目的賬務工作處理好，編制稅務分錄，并將通信企業(yè)繳稅和納稅情況進行結(jié)合，準確計算企業(yè)資產(chǎn)負債情況，以確保入賬工作的順利完成。

目前，在通信企業(yè)財務管理部分領域已采用了機器人數(shù)字化員工，進行費用報銷、存貨管理等工作，有效提高了相關工作效率和準確性。未來，隨著人工智能的深入發(fā)展，財務智能機器人將會應用在更多業(yè)務場景，進一步消除財務人工作業(yè)流程，同時基于強大的計算和反應能力，自主的信息搜集、信息分析為人類作出經(jīng)營決策提供更大的幫助，提升企業(yè)的競爭優(yōu)勢。

（作者單位：中國移動通信集團廣西有限公司來賓分公司）

作者簡介：王明慧，1986年9月出生，女，壯族，廣西象州縣人，大學本科學歷，會計師，從事財務管理和分析工作。

通訊作者：滕永湃，1984年4月出生，男，壯族，高級會計師，從事財務管理工作。