基于院史館建設(shè)的醫(yī)院檔案規(guī)范化管理研究
——以曲靖市某醫(yī)院為例

文/云南省曲靖市第一人民醫(yī)院 狄亞霞 申思

根據(jù)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的相關(guān)要求，院史館已成為推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量文化發(fā)展的重要抓手和傳承醫(yī)院精神的重要載體?；谠菏佛^建設(shè)研究醫(yī)院檔案規(guī)范化管理，對(duì)推進(jìn)醫(yī)院檔案建設(shè)工作具有重要的作用和意義。

一、院史館建設(shè)的基本情況

（一）院史館建設(shè)的目的和意義。國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》（國辦發(fā)〔2021〕18號(hào)）指出，要建設(shè)特色鮮明的醫(yī)院文化，挖掘整理醫(yī)院歷史、文化特色和名醫(yī)大家學(xué)術(shù)思想、高尚醫(yī)德，提煉醫(yī)院院訓(xùn)、愿景、使命，凝聚支撐高質(zhì)量發(fā)展的精神力量。醫(yī)院文化是推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展的主要?jiǎng)恿Γ彩且凰t(yī)院區(qū)別于其他醫(yī)院最核心的部分。院史館在展現(xiàn)醫(yī)院文化、快速宣傳醫(yī)院文化中的作用越來越明顯，是留住醫(yī)院記憶，凝聚發(fā)展動(dòng)力，激發(fā)工作活力的“主陣地”和“主戰(zhàn)場(chǎng)”。隨著信息技術(shù)和展陳布局的專業(yè)化發(fā)展，院史館不僅僅局限在采用展板、實(shí)物展示等單一的圖文展示方式上，而更多采用智能化、交互式的展廳設(shè)計(jì)形式，運(yùn)用數(shù)字多媒體互動(dòng)等手段吸引了更多的參觀者，帶來更大的文化沖擊，得到越來越多醫(yī)院的“青睞”。

（二）院史館與醫(yī)院檔案的關(guān)系。院史館建設(shè)是使得醫(yī)院靜態(tài)檔案“活起來”“動(dòng)起來”的主要方式之一。院史館建設(shè)需要收集大量的檔案資料，包括文件、圖片、聲像、獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)狀證書，以及能反映醫(yī)院發(fā)展歷程和發(fā)展成果的醫(yī)療設(shè)備設(shè)施、器材或職業(yè)服裝等實(shí)物。這些資料主要來源于醫(yī)院檔案室。因此，醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的程度直接影響院史館的建設(shè)工作，院史館建設(shè)也是檢驗(yàn)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理程度的一把重要標(biāo)尺。桂莉、彭雪琴等學(xué)者對(duì)院史館和檔案的規(guī)范管理、日常管理進(jìn)行了研究，認(rèn)為建設(shè)院史館是對(duì)檔案資料的全面梳理、編研、利用的過程，提出加強(qiáng)檔案資料的修復(fù)保護(hù)、開發(fā)利用、信息化建設(shè)等相關(guān)建議。

（三）云南省曲靖市某醫(yī)院院史館建設(shè)的基本情況。云南省曲靖市某醫(yī)院始建于1938年6月，是滇東地區(qū)首家西醫(yī)醫(yī)療機(jī)構(gòu)。目前已發(fā)展成為一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、康復(fù)、預(yù)防為一體的三級(jí)甲等綜合醫(yī)院，創(chuàng)造了獨(dú)特的“惠民澤世、仁德濟(jì)滇”惠滇文化。2022年，醫(yī)院決定籌建院史館，筆者全程負(fù)責(zé)收集整理檔案資料，參與院史館設(shè)計(jì)等相關(guān)工作。

二、云南省曲靖市某醫(yī)院基于院史館建設(shè)下的檔案管理存在的問題

（一）醫(yī)院檔案室歸檔資料難以滿足院史館建設(shè)多樣化需求。醫(yī)院作為事業(yè)單位，需要收集整理的檔案資料主要有文書、人事、會(huì)計(jì)、科研教學(xué)、基建、醫(yī)療等，資料門類多、范圍廣。醫(yī)院檔案一般采取綜合檔案和專題檔案管理的形式，綜合檔案管理負(fù)責(zé)對(duì)全院專題檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)。綜合檔案管理主要是負(fù)責(zé)文書檔案的歸檔和利用工作。醫(yī)院一般都按照國家檔案局印發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》進(jìn)行檔案收集和歸檔管理。內(nèi)容主要包括醫(yī)院出臺(tái)的相關(guān)制度，重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。而院史館需要的史料資料更多的是圖片、音像和實(shí)物等資料，相對(duì)文書檔案，這些資料在收集過程中沒有引起醫(yī)院足夠的重視。圖片資料、音像視頻每年由宣傳科提交，主要是根據(jù)醫(yī)院的大事記提供幾張有參考價(jià)值的圖片和音頻，數(shù)量非常有限。部分聲像檔案由于儲(chǔ)存在當(dāng)時(shí)使用的設(shè)備上，如CD、VCD、磁帶、軟盤等，目前已沒有相關(guān)的設(shè)備可以播放。實(shí)物檔案主要收集醫(yī)院獲得的榮譽(yù)牌匾等，對(duì)有價(jià)值的老物件，如醫(yī)院有特色的醫(yī)療設(shè)備，反映醫(yī)院大事記的重要文書、圖片等寥寥無幾。因此，醫(yī)院檔案歸檔資料對(duì)滿足院史館建設(shè)需求還有一定的差距。

（二）專題檔案收集整理不夠全面。院史館展陳布局是對(duì)醫(yī)院發(fā)展歷史的濃縮，主要凸顯醫(yī)院發(fā)展中的重大歷史事件、重要人物、重大成就。這些“三重”一般以專題檔案的形式呈現(xiàn)。醫(yī)院檔案受到長期以來醫(yī)院檔案征集方式單一，缺乏主動(dòng)收集檔案的創(chuàng)新意識(shí)和工作態(tài)度的影響，期間主要是收集相關(guān)重要文書、部分圖片等，對(duì)其他相關(guān)內(nèi)容收集不完善。如醫(yī)院2005年“5·17”隧道坍塌救援，這次救援被稱為“中國鐵道史上的奇跡”，是醫(yī)院在履行社會(huì)公益性上的一件大事、要事。而醫(yī)院收集的資料非常有限，只有“大事記”記載和幾張圖片，具體的救援工作開展情況并沒有收集齊全。人物檔案也是院史館收集的重點(diǎn)內(nèi)容，然而醫(yī)院對(duì)人物檔案的收集工作基本處于空白狀態(tài)。人事檔案中有個(gè)人的基本情況，綜合檔案只收集了人物檔案獲得的相關(guān)榮譽(yù)文件，相關(guān)證書等。個(gè)人的相關(guān)事跡和有證明價(jià)值的相關(guān)物品，醫(yī)院并沒有注重收集。

（三）檔案資料開發(fā)利用程度有待加強(qiáng)。檔案管理部門對(duì)開發(fā)檔案的意識(shí)不強(qiáng)、積極性不夠、專業(yè)能力不足。利用檔案挖掘醫(yī)院典型事例、典型人物，發(fā)揮激勵(lì)醫(yī)院員工作用的成功案例非常缺乏。檔案管理日常工作主要是收集、歸檔資料并按照相關(guān)要求進(jìn)行保管。在利用檔案方面，主要是通過查找相關(guān)文件、編撰院志等提供相關(guān)服務(wù)。

（四）實(shí)物檔案的收集和評(píng)估機(jī)制不健全。實(shí)物檔案是院史館展陳物品中非常重要的內(nèi)容。醫(yī)院建院時(shí)間長，珍貴的實(shí)物檔案非常多，但是在實(shí)際工作中由于實(shí)物檔案不是醫(yī)院檔案管理中的重要內(nèi)容，醫(yī)院并沒有重視實(shí)物檔案的收集整理工作。檔案館里能使用的實(shí)物檔案非常稀少，大部分實(shí)物檔案散落在檔案室之外。部分有價(jià)值的醫(yī)療設(shè)備被保管在醫(yī)院的倉庫里，沒有進(jìn)行規(guī)范管理。有些有價(jià)值的實(shí)物資料由于科室搬家或者清理等，被丟棄或者遺失。醫(yī)院實(shí)物檔案征集管理的相關(guān)制度不健全，部分實(shí)物檔案持有者不清楚檔案上交的相關(guān)流程和要求。在院史館建設(shè)中，工作人員通過多種途徑收集和征集了一部分有價(jià)值的實(shí)物資料，包括醫(yī)院建院的相關(guān)照片、醫(yī)院早期使用的病歷診斷書、出生證明、注射器，不同時(shí)代使用的醫(yī)療設(shè)備等等。但是，由于沒有明確檔案價(jià)值評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，在對(duì)實(shí)物進(jìn)行歸檔入館的時(shí)候帶有較強(qiáng)的主觀傾向性。

三、意見和建議

（一）轉(zhuǎn)變工作理念。為推進(jìn)檔案工作與醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展相協(xié)調(diào)。首先，從院領(lǐng)導(dǎo)到具體檔案管理部門，要轉(zhuǎn)變工作理念，深刻認(rèn)識(shí)檔案工作在醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展、依法治院中發(fā)揮的基礎(chǔ)性作用。要挑選工作責(zé)任心與工作能力強(qiáng)，富有開拓創(chuàng)新思維的人進(jìn)行檔案的日常管理，不斷提高服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新工作方式方法。其次，要建立健全檔案管理相關(guān)制度。建立健全相關(guān)管理制度，強(qiáng)化檔案全面管理，是促進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要基礎(chǔ)。目前，檔案工作存在的一些問題，與檔案管理相關(guān)制度不完善、操作不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范有一定的關(guān)系。要進(jìn)一步完善相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)流程，如明確歸檔的范圍和內(nèi)容，包括專題檔案、人物檔案、突發(fā)事件檔案、院務(wù)公開檔案等；制定檔案開發(fā)管理的激勵(lì)考核機(jī)制，完善實(shí)物檔案價(jià)值鑒定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。再次，及時(shí)更新檔案管理載體和平臺(tái)。針對(duì)在院史館籌建中，檔案室的部分音頻、視頻檔案資料無法使用的情況，及時(shí)更新存儲(chǔ)載體至關(guān)重要。積極籌集數(shù)字檔案館，加快檔案管理的信息化建設(shè)，是不斷提升檔案管理質(zhì)量的有效手段。最后，重視檔案學(xué)專業(yè)高層次人才的引進(jìn)，為檔案管理工作注入新鮮血液，并結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)、時(shí)代發(fā)展相關(guān)要求進(jìn)行精細(xì)化、智慧化的拓展管理。

（二）專題檔案管理是醫(yī)院檔案精細(xì)化管理水平的具體體現(xiàn)。專題檔案是規(guī)范醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容之一。由于專題檔案相對(duì)一般檔案的復(fù)雜性、系統(tǒng)性、關(guān)聯(lián)性和周期不確定性等原因，建議從以下幾個(gè)方面進(jìn)一步加強(qiáng)。一是要重視專題檔案資料的收集工作。醫(yī)院中產(chǎn)生的歷史記錄資料，如等級(jí)醫(yī)療評(píng)審、公立醫(yī)院績效考核等等，在這些工作中產(chǎn)生了大量的圖片、會(huì)議記錄、上級(jí)部門的督導(dǎo)檢查、工作推進(jìn)報(bào)告、工作筆記、工作總結(jié)、治療方案、防控措施等相關(guān)文書、圖片、數(shù)據(jù)、實(shí)物等資料。要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類收集整合，爭取做到事前參與、提前干預(yù)。二是要加強(qiáng)專題檔案的開發(fā)和利用工作。通過加強(qiáng)宣傳報(bào)道、人物傳記、主題展覽、視頻拍攝等多種形式，盡量全面系統(tǒng)反映事情的真實(shí)情況，為以后檔案工作留下更多可以使用的素材。

（三）重視人物檔案的開發(fā)工作。檔案收集、整理、開發(fā)、利用是檔案管理工作的主要職能職責(zé)。其中檔案開發(fā)是將“靜態(tài)檔案”通過多種渠道和方式轉(zhuǎn)換為“動(dòng)態(tài)信息”，是發(fā)揮檔案價(jià)值的有效手段。尤其是人物檔案對(duì)激勵(lì)員工、營造良好的社會(huì)聲譽(yù)具有重要的作用。當(dāng)前，人物檔案建設(shè)內(nèi)容主要包括常規(guī)人物檔案編撰、查閱、展覽、雜志出版等。人物檔案在醫(yī)院檔案管理中一直處于空白的領(lǐng)域，由于人物檔案受政治環(huán)境、時(shí)代背景等多方面的影響，醫(yī)院在人物入檔條件、相關(guān)事跡等方面比較謹(jǐn)慎。目前，只存檔了人物檔案的獲獎(jiǎng)、獲評(píng)等相關(guān)文件，對(duì)獲獎(jiǎng)事跡沒有太多詳細(xì)的歸檔資料。部分醫(yī)院有名人檔案，普通人物事跡沒有入檔的“準(zhǔn)入證”。醫(yī)院要高度重視人物檔案的開發(fā)工作，制定相關(guān)人物報(bào)道、宣傳的工作標(biāo)準(zhǔn)，既要注重對(duì)名人檔案的論文、手稿、筆記、編著等收集整理，也要通過多種途徑、多種方式加強(qiáng)對(duì)臨床一線人物的挖掘，不斷完善人物檔案。

（四）重視實(shí)物檔案的收集整理工作。實(shí)物檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中制作或獲取的，以特定有形物品存在的具有保存價(jià)值的實(shí)物。包括獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、證書、印章、印模、產(chǎn)品、標(biāo)本、工具設(shè)備等。實(shí)物檔案是醫(yī)院檔案中的重要組成部分。醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案的收集管理工作，建立健全實(shí)物檔案收集整理工作機(jī)制，明確收集范圍，特別是要注重收集能代表醫(yī)院核心技術(shù)更新迭代淘汰的醫(yī)療設(shè)備設(shè)施，能反映醫(yī)院一定時(shí)期所使用的工作服、院徽、辦公用品、宣傳通信設(shè)備，醫(yī)院職工出版的專著等，這些都是實(shí)物檔案收集的重點(diǎn)內(nèi)容，可視情況進(jìn)行留存。同時(shí)，要注重加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案價(jià)值鑒定工作。目前，我國檔案鑒定的法律體系尚不健全，缺乏規(guī)范的管理制度，更多的檔案價(jià)值鑒定研究還是針對(duì)文書檔案方面，對(duì)實(shí)物檔案價(jià)值鑒定研究較少。因此，建議根據(jù)醫(yī)院工作特點(diǎn)和實(shí)際，完善制訂實(shí)物檔案價(jià)值評(píng)判的標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)檔案價(jià)值的大小，劃分保管期限、判定其存、毀的具體業(yè)務(wù)工作，更好地強(qiáng)化實(shí)物檔案管理。

四、結(jié)語

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要記錄和記憶，院史館是留住醫(yī)院記憶、傳承醫(yī)院文化的重要載體，醫(yī)院檔案和院史館對(duì)推進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重要性不言而喻。利用醫(yī)院檔案籌建院史館，通過院史館傳承弘揚(yáng)醫(yī)院精神，具有一脈相承、相得益彰、相互促進(jìn)的重要作用。通過院史館建設(shè)，對(duì)醫(yī)院檔案管理存在的問題進(jìn)行不斷的完善和規(guī)范管理，助力檔案管理工作再上新臺(tái)階，成為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的有效引擎。