國有建筑企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實踐對策

閆芬

［摘 要］我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，推動了國有企業(yè)辦公管理領(lǐng)域的發(fā)展。在確保國有企業(yè)的正常運作和進行有效反饋方面，現(xiàn)代企業(yè)管理發(fā)揮了非常關(guān)鍵的作用。此外，經(jīng)濟發(fā)展和政策變化也給國有建筑企業(yè)的未來發(fā)展帶來了更多的機會和挑戰(zhàn)。所以，國有建筑企業(yè)辦公室管理需要進行創(chuàng)新，從而提升管理工作效率和水平。本文從對辦公室職能的剖析入手，針對目前出現(xiàn)的一些問題，提出優(yōu)化措施。

［關(guān)鍵詞］國有建筑企業(yè)；辦公室管理；創(chuàng)新對策

［中圖分類號］C93文獻標(biāo)志碼：A

在國有建筑企業(yè)中，辦公室起到了連接各職能部門的作用，同時也起到了信息傳遞及后勤服務(wù)等作用。在建筑企業(yè)辦公室的行政工作中，要把精細(xì)化管理的概念融合進去，需要從多個角度入手，通過明確部門職責(zé)，督辦各崗位愛崗敬業(yè)，讓每一個工作人員都能按時完成工作。在這一背景下，本文對辦公室管理的創(chuàng)新進行了較為全面的探討，希望通過本文的研究，能對我國國有建筑企業(yè)提高經(jīng)營管理能力起到一定的借鑒作用。

1 辦公室精細(xì)化管理的概念

精細(xì)化管理是企業(yè)的一種管理思想，其實質(zhì)是分解、細(xì)化、執(zhí)行企業(yè)的戰(zhàn)略和目標(biāo)的一系列管理行為，將企業(yè)的戰(zhàn)略計劃落實到各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)的過程。

1.1 項目量化

細(xì)化、量化管理項目，就是把整個行政管理作為一個目標(biāo)，分成幾個項目，然后對這些項目進行重構(gòu)，來實現(xiàn)對業(yè)務(wù)管理流程的優(yōu)化以及發(fā)揮辦公室管理的效能。其功能主要表現(xiàn)在兩個維度：一是將行政管理工作進行定量監(jiān)管，讓相關(guān)人員對工作的整體情況進行把握，從而加大對行政管理細(xì)節(jié)監(jiān)督的力度；二是對管理工作進行量化，對管理過程進行細(xì)化。

1.2 流程規(guī)范化

將精細(xì)化管理的概念引入辦公室管理，用某種方法將任務(wù)目標(biāo)按照特定的方式進行重構(gòu)，并按照流程來對工作進行重新分配，這樣就可以完成對業(yè)務(wù)部門的整體梳理，同時構(gòu)建出一個和目標(biāo)匹配的工作規(guī)范。

1.3 樹立協(xié)同意識

協(xié)同意識引入就是在多個部門的協(xié)作基礎(chǔ)上，對有關(guān)部門進行協(xié)調(diào)，從而確保工作的順利進行［1］。在行政工作方面，辦公室雖不直接從事生產(chǎn)，但是其工作涉及企業(yè)的方方面面，所以必須取得各個單位的配合，提升企業(yè)的經(jīng)營效率，并推動企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)。

2 國有建筑企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新理念

在國有建筑企業(yè)的經(jīng)營中，要把精細(xì)化的管理思想貫徹起來，根據(jù)國有建筑企業(yè)的特征以及計劃目的，有針對性地開展國有建筑企業(yè)的經(jīng)營活動，明確精細(xì)化管理的實施過程，最終形成一套長期有效的精細(xì)化管理保障措施。

2.1 確立管理目標(biāo)

國有建筑企業(yè)的主營業(yè)務(wù)是建設(shè)工程項目。建筑企業(yè)在建設(shè)工程項目方面積累了豐富的經(jīng)驗，也為國家的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作出了重要貢獻。為了更好地管理項目，建筑企業(yè)建立了“法人管項目、項目經(jīng)理責(zé)任制”的項目管理體系，該體系以建設(shè)工程項目為核心。建筑企業(yè)的組織架構(gòu)包括總公司、專業(yè)子公司和項目部，以項目經(jīng)營為企業(yè)管理模式的核心。這種管理模式可以更好地實現(xiàn)項目的高效管理和運營，從而提高企業(yè)的整體效益［2］。此外，每個建筑企業(yè)都有自己的特色，比如有的企業(yè)注重環(huán)保，有的企業(yè)注重創(chuàng)新等。然而，建筑企業(yè)的行政粗放管理也可能存在問題。在實踐中，一些企業(yè)的行政管理不夠嚴(yán)格，執(zhí)行拖沓、流程不協(xié)調(diào)等問題也時有發(fā)生［3］。為了解決這些問題，建筑企業(yè)需要加強對行政管理的規(guī)范和監(jiān)管，加強項目管理的信息化建設(shè)，提高項目管理的精細(xì)化水平，從而更好地實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展［4］。同時，也需要加強對項目經(jīng)理的培養(yǎng)和管理，提高他們的專業(yè)素質(zhì)和能力，從而促進建筑企業(yè)的發(fā)展和壯大。

具體的目標(biāo)包括以下幾個部分：第一，樹立精細(xì)化管理的理念，讓精細(xì)化管理的工作方式得到貫徹；第二，在國有建筑企業(yè)生產(chǎn)過程中，減少浪費，拖延等現(xiàn)象，從而達到降本增效的目的；第三，根據(jù)建筑企業(yè)的需要，對業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化，并對業(yè)務(wù)范圍進行相應(yīng)的縮減；第四，確定工作職責(zé)、工作規(guī)范，建立一套科學(xué)的工作業(yè)績考核機制。

2.2 確立管理內(nèi)容

根據(jù)國有建筑企業(yè)的特征及辦公室的職能，行政管理工作具體有以下幾個方面。

2.2.1 行政費用精準(zhǔn)化

行政費用精準(zhǔn)化是指將費用的概念與辦公室工作的全過程相結(jié)合，從而達到減少公司管理費用的目的［5］。例如，制定業(yè)務(wù)招待標(biāo)準(zhǔn)、控制公務(wù)用車成本、減少辦公用品的浪費，同時提倡電子化辦公，減少在國有建筑企業(yè)管理過程中出現(xiàn)的各種浪費現(xiàn)象。

2.2.2 執(zhí)行力度精準(zhǔn)化

國有建筑企業(yè)的經(jīng)營管理必須落實到位。在行政執(zhí)行力的精準(zhǔn)化方面，需要對國有建筑企業(yè)辦公室部門的職能進行細(xì)化，并以此為依據(jù)，明確辦公室主任、副主任、文員的職能。制定年度、季度、月度的工作內(nèi)容及評估指標(biāo)，從而對國有建筑企業(yè)的經(jīng)營管理工作進行全流程管控。

2.2.3 行政協(xié)同精準(zhǔn)化

建筑企業(yè)、子公司和項目部是建筑行業(yè)的三個重要層級，它們共同構(gòu)成了一個完整的建筑生產(chǎn)體系。然而，在實際運營過程中，這種層級式管理模式存在一些行政管理流程延伸的問題，可能會導(dǎo)致協(xié)調(diào)和溝通不暢通，影響組織系統(tǒng)的效率和生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)的達成。為了解決這些問題，國有建筑企業(yè)應(yīng)該構(gòu)建行政協(xié)同機制，使各級部門之間能夠有效協(xié)調(diào)和溝通［6］。在這個機制下，企業(yè)的各級部門應(yīng)該明確其職責(zé)和責(zé)任，并建立相應(yīng)的考核和監(jiān)督機制，以確保各級部門能夠順利地完成其任務(wù)。在具體實施時，需要對項目行政管理與企業(yè)行政管理部門的協(xié)同職責(zé)進行明確。例如，項目部應(yīng)該負(fù)責(zé)項目的具體實施和管理，而企業(yè)行政管理部門則應(yīng)該負(fù)責(zé)企業(yè)的日常管理和協(xié)調(diào)工作。這樣一來，各個部門之間的職責(zé)和責(zé)任就會更加明確，工作也會更加有序和高效。除此之外，還需要建立責(zé)任考核和監(jiān)督機制，以確保各級部門能夠履行其職責(zé)。例如，可以采用績效考核的方法，對各級部門的工作進行評估和評價，以發(fā)現(xiàn)問題并及時解決。同時，還可以建立監(jiān)督機制，對各級部門進行監(jiān)督和管理，以確保工作的質(zhì)量和效率。

2.3 實行精細(xì)經(jīng)營的戰(zhàn)略

國有建筑企業(yè)的行政工作，主要是文件往來、工作關(guān)系的協(xié)調(diào)、固定資產(chǎn)和檔案的管理等。具體包括以下幾個方面。

2.3.1 公文函件

公文的管理是辦公室的一項主要工作。辦公室應(yīng)該按照政府機關(guān)公文管理的標(biāo)準(zhǔn)，對公文的書寫形式和公文的處理流程進行詳細(xì)的規(guī)定。從文件的規(guī)范化入手，使國有建筑企業(yè)文件的管理工作與國家有關(guān)部門的工作銜接更加順暢，使國有建筑企業(yè)文件的管理工作更加規(guī)范化。

2.3.2 制度標(biāo)準(zhǔn)化

辦公室擔(dān)負(fù)著對建筑企業(yè)內(nèi)部控制制度進行編纂的主要責(zé)任，它應(yīng)該以質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定的要求為基礎(chǔ)，牽頭組織職能部門、技術(shù)部門對企業(yè)管理制度進行完善。

2.3.3 年度計劃

在建筑企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，年度計劃的起草和總結(jié)是一個非常重要的環(huán)節(jié)，它將行政管理工作與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作相結(jié)合，以實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，保證項目中心任務(wù)的順利完成。在這個過程中，辦公室以企業(yè)的年度重點工作任務(wù)為基礎(chǔ)，將建筑企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和項目中心任務(wù)作為具體的目標(biāo)，并分解到各個部門和崗位［7］。這能夠讓每個部門和崗位都明確自己的職責(zé)和任務(wù)，從而更好地完成工作。同時，行政管理部門協(xié)調(diào)職能部門、業(yè)務(wù)部門對工作目標(biāo)和工作任務(wù)進行分解，制訂具體的年度工作任務(wù)計劃、計劃任務(wù)監(jiān)控指標(biāo)和量化標(biāo)準(zhǔn)。這樣做的目的是讓企業(yè)的工作目標(biāo)更加具體、可操作，同時也能夠更好地監(jiān)控任務(wù)的完成情況，以便及時調(diào)整和優(yōu)化工作。

2.3.4 資產(chǎn)管理

隨著企業(yè)的發(fā)展，其固定資產(chǎn)也在逐漸增加。但是，企業(yè)固定資產(chǎn)以非生產(chǎn)性資產(chǎn)為主，這給企業(yè)的經(jīng)營管理帶來了不小的壓力。因此，需要加強對固定資產(chǎn)的精益管理，以提高其使用效率［8］。為了實現(xiàn)對固定資產(chǎn)的精細(xì)化管理，可以從以下幾個方面入手。首先，需要對固定資產(chǎn)的需求、采購、分配、使用、維護、報廢等全程進行記錄，以便及時了解企業(yè)固定資產(chǎn)的情況。其次，需要對固定資產(chǎn)進行統(tǒng)一編號，按照類別、使用部門進行分類管理，并定期進行清點，以確保賬目與實物對應(yīng)。同時，還需要落實責(zé)任部門和人員，確保固定資產(chǎn)的管理工作得以順利開展。

2.3.5 檔案管理

在國有建筑企業(yè)中，檔案管理是一項重要的工作，包含企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策、OA公文、項目建設(shè)文件等信息的管理。檔案管理是建筑企業(yè)經(jīng)營管理各個方面工作的信息記錄，它能夠為公司的管理和項目的結(jié)算提供一個可追溯的依據(jù)。在檔案管理工作中，辦公室應(yīng)與檔案管理工作相聯(lián)系，明確部門和項目檔案的收集范圍、流程和要求。同時，需要協(xié)調(diào)各個部門和項目設(shè)置兼職的檔案管理員，并對其進行檔案管理的訓(xùn)練，以保證建筑企業(yè)的檔案和項目檔案都能被及時地收集起來。檔案管理對于建筑企業(yè)來說非常重要，因為它能夠記錄下企業(yè)的歷史和發(fā)展過程，對于企業(yè)的經(jīng)營決策也有著重要的作用［9］。

3 國有建筑企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新策略

首先，為解決目前我國國有建筑企業(yè)經(jīng)營方式不完善、經(jīng)營不規(guī)范等問題，應(yīng)完善國有建筑企業(yè)經(jīng)營體制。要規(guī)范員工的行為，提升員工的工作效能，讓員工明白其職責(zé)所在，建立合理的工作制度，讓整體工作過程明晰通暢，力求提高工作效率。辦公室工作人員要時刻保持清醒的頭腦，勇于創(chuàng)新，勇于挑戰(zhàn)自我，努力提高自己的素質(zhì)，為企業(yè)的管理工作作出自己的貢獻。

其次，要對市場有更多的認(rèn)識，以市場為中心，不斷地進行革新，尋找出一條與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的路徑。企業(yè)管理層應(yīng)發(fā)揮好“引領(lǐng)”與“服務(wù)”的雙重作用，洞悉市場發(fā)展的趨勢，在日常生活中做好“服務(wù)”工作，做到合理安排，有條不紊；辦公室人員要把細(xì)節(jié)做好，為上級、同事提供良好的服務(wù)，充分發(fā)揮自己的作用與價值。與此同時，在管理工作中，辦公室人員要將工作落實到具體的細(xì)節(jié)上，努力提升企業(yè)的核心競爭力。

第三，要建立自己的企業(yè)文化，營造一個溫暖、和諧的工作環(huán)境，這樣才能實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的和諧［10］。同時，還應(yīng)建立一套完善的培訓(xùn)制度，以提高員工的素質(zhì)和工作能力。建立薪酬激勵體系，開展專業(yè)的培訓(xùn)，提高企業(yè)的效益，提高員工的創(chuàng)新能力和工作效率。

第四，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方法，以人為本，調(diào)動員工的積極性，讓他們認(rèn)識到自己的價值，并改變傳統(tǒng)的、落后的管理方法，為企業(yè)提供長期的發(fā)展空間。提升員工的總體文化水平，提高工作效率。

4 結(jié)語

激烈的市場競爭對建筑業(yè)的發(fā)展提出了更高的要求，即從粗放型走向精細(xì)化，以降低成本，提升國有建筑企業(yè)的競爭能力。在管理過程中，需要辦公室充分發(fā)揮其統(tǒng)籌職能，以各單位、各崗位的職能作為出發(fā)點，對其進行科學(xué)的設(shè)定，創(chuàng)新管理方法，從而推動國有建筑企業(yè)的行政管理工作向高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻

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