畢惠惠 張冀平 蘇春香

[摘 要]信息資源管理是我國(guó)醫(yī)院發(fā)展中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案管理則是信息資源管理的重要組成部分，尤其是在現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。醫(yī)院檔案管理工作不僅是醫(yī)務(wù)人員為患者提供服務(wù)的重要憑證，而且是醫(yī)院科學(xué)研究的基礎(chǔ)。隨著行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，為進(jìn)一步提高醫(yī)院的檔案管理水平，必須加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化管理，確保醫(yī)院檔案的安全性和有效性。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；綜合檔案管理；檔案信息資源

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2023）15-0082-03

醫(yī)院檔案管理不僅反映了醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀，而且影響著醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展。醫(yī)院檔案信息管理人員應(yīng)從現(xiàn)代化發(fā)展的視角出發(fā)，分析影響檔案管理的各種因素，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，制訂符合醫(yī)院運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)的檔案管理措施，提升檔案信息的有效性，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障[1]。

一、醫(yī)院綜合檔案管理的必要性

檔案是指保存人類各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)形式的原始記錄，記錄了各種社會(huì)活動(dòng)的具體信息，有助于人們更好地歸納與總結(jié)。對(duì)于醫(yī)院而言，提高醫(yī)療服務(wù)水平、確保社會(huì)繁榮穩(wěn)定發(fā)展是其不可推卸的責(zé)任，醫(yī)院綜合檔案管理的目的在于記錄醫(yī)院的各種活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展[2]。

隨著我國(guó)醫(yī)療水平的不斷提高，醫(yī)院中的檔案資源更加豐富，只有實(shí)現(xiàn)綜合檔案的規(guī)范化和現(xiàn)代化管理，才能提高醫(yī)院的管理水平，使其更好地承擔(dān)社會(huì)發(fā)展重任。

二、醫(yī)院檔案信息資源開(kāi)發(fā)的重要意義

（一）有助于提高醫(yī)療水平

從技術(shù)角度來(lái)看，醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的提高離不開(kāi)經(jīng)驗(yàn)的長(zhǎng)期積累和有效利用，綜合檔案管理工作的實(shí)施則是實(shí)現(xiàn)醫(yī)療技術(shù)水平提高的基礎(chǔ)。現(xiàn)階段，醫(yī)療水平的不斷優(yōu)化與提高不僅提高了疾病患者的治愈率，而且為醫(yī)院在開(kāi)展救治復(fù)雜病情病人的工作方面提供了更多的可能性。通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，醫(yī)院可以整理和歸納這些寶貴的病例資源，為醫(yī)護(hù)人員的科學(xué)研究和資料分析提供支持，使其積累更多的臨床經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而提高醫(yī)院的醫(yī)療水平。

（二）有助于醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)行

為了確保醫(yī)院的正常運(yùn)營(yíng)，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層必須準(zhǔn)確把握醫(yī)院的基本情況，需要開(kāi)發(fā)和利用綜合檔案信息資源。綜合檔案記錄了醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)運(yùn)作情況，其經(jīng)過(guò)對(duì)存檔的回溯和處理，可以為醫(yī)院管理提供重要的數(shù)據(jù)支持。通過(guò)開(kāi)發(fā)綜合檔案信息資源，醫(yī)院可以更精確地掌握其歷史財(cái)務(wù)信息，使財(cái)務(wù)信息更加透明，為醫(yī)院制定財(cái)務(wù)決策提供數(shù)據(jù)支持，確保醫(yī)院長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

三、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

隨著醫(yī)療事業(yè)的飛速發(fā)展，醫(yī)院的綜合檔案管理工作取得了顯著成果，但仍存在諸多挑戰(zhàn)，深入分析這些問(wèn)題，能夠提高醫(yī)院的發(fā)展成效，為大眾提供更完善的醫(yī)療服務(wù)[3]。

（一）缺乏完善的管理制度

由于醫(yī)院缺乏完整的檔案管理制度，檔案管理效率低下，許多醫(yī)院只是依據(jù)實(shí)際情況制定相關(guān)的規(guī)章制度，缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，檔案信息管理目標(biāo)未被納入總體考評(píng)中，導(dǎo)致檔案信息管理人員缺乏責(zé)任心，信息收集工作效率無(wú)法得到提高。

（二）未能明確規(guī)定管理范圍

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，我國(guó)各醫(yī)院對(duì)檔案管理的要求越來(lái)越高，但是由于缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員很難明確界定管理范圍，只能憑借自身經(jīng)驗(yàn)確定需要管理的范疇，導(dǎo)致檔案管理效率低下。

（三）檔案管理工作人員的管理意識(shí)比較淡薄

醫(yī)院相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理缺乏重視，沒(méi)有充分意識(shí)到醫(yī)院檔案信息管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性，具體管理工作相對(duì)分散，對(duì)相關(guān)檔案缺乏有效的開(kāi)發(fā)和利用，使檔案信息缺乏完整性和安全性。醫(yī)院內(nèi)部各科室管理的重點(diǎn)存在差異性，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息無(wú)法得到有效利用，降低了其有效性。

（四）檔案管理工作人員的專業(yè)能力較低

醫(yī)院檔案管理的相關(guān)工作人員缺乏充分的知識(shí)儲(chǔ)備和良好的工作態(tài)度，使他們的業(yè)務(wù)水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于醫(yī)院發(fā)展的步伐；缺乏有效的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，使他們無(wú)法完成檔案管理任務(wù)。由于部分醫(yī)院不能按時(shí)更換檔案管理硬件設(shè)備，檔案管理工作面臨著設(shè)備落后于發(fā)展的重大問(wèn)題。

（五）醫(yī)院檔案管理模式比較單一

目前，有些醫(yī)院在檔案管理工作方面沒(méi)有完備的規(guī)章制度，未能結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致檔案管理缺少科學(xué)性和合理性，產(chǎn)生了重復(fù)性管理、管理工作質(zhì)量不高等問(wèn)題[4]。

有些醫(yī)院仍然采取手動(dòng)歸檔的方法保管有關(guān)材料，但由于紙張材料上字跡粗糙、記錄不完整、時(shí)間久遠(yuǎn)及字跡難以辨認(rèn)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量下降，檔案資源不能被有效利用。由于缺少科學(xué)和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有些醫(yī)院出現(xiàn)了重要檔案不能查閱的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了醫(yī)療服務(wù)的品質(zhì)和效率。

四、強(qiáng)化醫(yī)院檔案規(guī)范管理、促進(jìn)檔案信息資源利用的策略

（一）建立完善的管理制度，對(duì)相應(yīng)的檔案給予依法管理

醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)，加大對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度，讓檔案管理工作人員掌握《中華人民共和國(guó)檔案法》及其有關(guān)知識(shí)，增強(qiáng)其依法管理意識(shí)，使其了解檔案信息管理業(yè)務(wù)對(duì)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)建設(shè)的意義，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的支持。

醫(yī)院管理層應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理業(yè)務(wù)的關(guān)注，促進(jìn)檔案管理工作人員有意識(shí)地歸類保管各種類型的檔案信息，形成有效的檔案管理格局，保證檔案的安全和完善。為提高檔案信息管理的服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)對(duì)原有的檔案管理模式加以革新，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作效果的評(píng)估。

健全的管理制度是醫(yī)院檔案管理事業(yè)取得成功的關(guān)鍵，因此，醫(yī)院管理者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，明確職責(zé)分工，確保歸檔資料全面和正確，提高檔案管理水平。醫(yī)院應(yīng)建立長(zhǎng)期有效的歸檔管理監(jiān)督機(jī)制，避免出現(xiàn)遺漏或丟失等問(wèn)題。一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理存在問(wèn)題，應(yīng)立即采取問(wèn)責(zé)措施，確保歸檔的安全性和完整性。

在信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)已被應(yīng)用于各行各業(yè)，對(duì)促進(jìn)行業(yè)發(fā)展具有十分重要的作用。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)重視信息化改革，及時(shí)更新醫(yī)院檔案管理理念，根據(jù)實(shí)際情況加以全面優(yōu)化，特別是要利用數(shù)字化管理流程，精簡(jiǎn)檔案查詢程序。

醫(yī)院要大力投入網(wǎng)絡(luò)化方面的資源，利用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)搭建醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，檔案管理工作人員可以通過(guò)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整合各種資源，提高檔案管理的效率和質(zhì)量[5]。

（二）加強(qiáng)檔案的集中統(tǒng)一管理

醫(yī)院檔案管理的相關(guān)工作人員應(yīng)主動(dòng)嘗試全新的管理工作方式，通過(guò)創(chuàng)新管理方式，提高工作能力和服務(wù)水平。為此，工作人員應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的分散式管理模式，立足于醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況，結(jié)合行政管理和法律管理，更好地滿足醫(yī)院的發(fā)展需求。為了更好地促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，應(yīng)制定完整、科學(xué)、有效的檔案信息管理制度，以便統(tǒng)一管理檔案信息，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的管理工作使其更具實(shí)用性。

（三）構(gòu)建科學(xué)的檔案信息管理體系

隨著醫(yī)院發(fā)展的不斷深入，完善的檔案管理體系對(duì)于提高檔案管理質(zhì)量至關(guān)重要。因此，檔案管理工作人員應(yīng)以檔案管理相關(guān)規(guī)定為指導(dǎo)，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的檔案信息管理制度，實(shí)施個(gè)性化的管理，確保開(kāi)展檔案管理各項(xiàng)工作的規(guī)范化和效率。

同時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)與人力資源管理部門(mén)保持密切溝通，將檔案管理質(zhì)量納入員工業(yè)務(wù)考核評(píng)價(jià)范疇，確保檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性。

（四）提升檔案管理人員的專業(yè)技能

醫(yī)院管理人員應(yīng)積極采取措施，構(gòu)建完整的檔案管理培訓(xùn)體系，提高醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的水平。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)意識(shí)觀念的培養(yǎng)，將歸檔信息管理系統(tǒng)培訓(xùn)納入醫(yī)院的人才培養(yǎng)規(guī)劃，提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院要通過(guò)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其增長(zhǎng)專業(yè)知識(shí)，提升管理能力，轉(zhuǎn)變他們對(duì)管理工作的態(tài)度，讓他們變得積極主動(dòng)，依據(jù)檔案的類別、不同科室等，對(duì)檔案實(shí)行分類管理，包括科研型檔案、教學(xué)型檔案及不同科室之間的病歷資料等。這樣可以探索適合我國(guó)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的檔案管理方法，進(jìn)一步提高檔案管理的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的高效開(kāi)展。

（五）加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理

在科技高速發(fā)展的背景下，高新電子產(chǎn)品不斷更新和優(yōu)化，醫(yī)院檔案信息管理的質(zhì)量和效率得到不斷提高。為了更好地提高管理水平，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況合理投入資金，引進(jìn)先進(jìn)的信息化科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，創(chuàng)造良好的檔案管理工作環(huán)境，進(jìn)一步提升醫(yī)院的信息處理能力，結(jié)合醫(yī)院數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，制訂更加科學(xué)合理的檔案管理方案，以期達(dá)到更好的檔案管理效果。

醫(yī)院應(yīng)通過(guò)建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提升醫(yī)院檔案管理工作的整體性。這種智能化的信息管理方式，不僅可以減少醫(yī)療人員查詢和翻閱有關(guān)信息資料的時(shí)間，而且可以降低檔案管理過(guò)程中的人力和財(cái)力投入。采用智能化信息管理技術(shù)，可使醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)存儲(chǔ)空間大大縮小，使有關(guān)人員能夠更加便捷地獲取所需信息內(nèi)容，提高了信息數(shù)據(jù)的利用效率。

（六）建立完善的網(wǎng)絡(luò)管理體系

在醫(yī)院具體的綜合檔案信息管理過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守綜合檔案管理的原則，在醫(yī)院的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，按照統(tǒng)一的規(guī)章和操作流程，對(duì)綜合檔案信息資料實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，并結(jié)合醫(yī)院中各科室的實(shí)際情況，采用三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，落實(shí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示，確保檔案信息處理的有效性和準(zhǔn)確性[6]。

除此之外，醫(yī)院還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各職能部門(mén)的監(jiān)督，確保檔案信息資料的有效利用，發(fā)揮不同科室對(duì)檔案信息的收集功能，有效解決人力不足、財(cái)力緊張和設(shè)備落后等問(wèn)題，為醫(yī)院綜合檔案信息管理工作的有效開(kāi)展提供保證。

五、結(jié)語(yǔ)

為了確保醫(yī)院的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展，醫(yī)院的綜合檔案信息管理工作必須確保高效而有序，這是確保醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)順利開(kāi)展的關(guān)鍵。

因此，醫(yī)院應(yīng)將更多精力投入到醫(yī)院綜合檔案信息管理工作中，通過(guò)熟練使用和掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和自動(dòng)化設(shè)備，提高綜合檔案管理的效率和質(zhì)量，強(qiáng)化對(duì)醫(yī)院綜合檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高醫(yī)院檔案資源的利用效果，提升醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展能力。

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