王 靜 日照城投集團(tuán)有限公司
財務(wù)共享中心對于企業(yè)集團(tuán)發(fā)展具有重要價值,能夠幫助企業(yè)快速準(zhǔn)確處理各種財務(wù)數(shù)據(jù),釋放集團(tuán)精力使其全面投入各種增值業(yè)務(wù)以及核心經(jīng)營活動當(dāng)中。為此需要對財務(wù)共享中心相關(guān)構(gòu)建進(jìn)行系統(tǒng)分析,結(jié)合企業(yè)集團(tuán)現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求,合理創(chuàng)建財務(wù)共享中心,為企業(yè)提供各種信息服務(wù),助力企業(yè)集團(tuán)高質(zhì)量發(fā)展。
財務(wù)共享是運(yùn)用信息技術(shù),將原來分散在企業(yè)集團(tuán)各個組織的財務(wù)業(yè)務(wù)流程和工作職能整合起來,集中到一個新的獨(dú)立運(yùn)營的組織統(tǒng)一處理,為企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部提供高效、精準(zhǔn)的財務(wù)服務(wù)。這個新的組織就是財務(wù)共享中心,同時財務(wù)共享中心的建立推動企業(yè)集團(tuán)財務(wù)架構(gòu)從傳統(tǒng)的“集團(tuán)、子集團(tuán)、分子公司垂直分散核算”的模式,轉(zhuǎn)向戰(zhàn)略財務(wù)、共享財務(wù)、業(yè)務(wù)財務(wù)“三位一體”的職能分工布局,因此財務(wù)共享中心也是一種新型財務(wù)管理模式。
財務(wù)共享中心在創(chuàng)新改造現(xiàn)有工作流程基礎(chǔ)上,全面整合各種業(yè)務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則,通過流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化,去除某些冗余工作和多余活動,提升整個系統(tǒng)流程協(xié)調(diào)性,形成更為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的工作模式,能夠幫助企業(yè)提升運(yùn)營效率,優(yōu)化資源配置,降低運(yùn)營成本。
財務(wù)共享中心進(jìn)一步提升了財務(wù)管理效率,通過統(tǒng)一會計(jì)口徑、統(tǒng)一核算標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一資金結(jié)算,使相關(guān)財務(wù)工作得以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行,憑證自動生成,報表自動出具,原始憑證附件統(tǒng)一電子化管理,提升工作效率的同時提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性,為企業(yè)提供高質(zhì)量財務(wù)服務(wù)。
財務(wù)共享中心通過建立“資金池”,對企業(yè)集團(tuán)各單位的資金進(jìn)行實(shí)時歸集、集中管控,隨時掌握資金使用情況、資金流向,便于集團(tuán)更合理地進(jìn)行資金統(tǒng)籌安排,同時可以激發(fā)出資金規(guī)模效應(yīng),提升融資議價能力。
財務(wù)共享中心實(shí)現(xiàn)了各模塊數(shù)據(jù)互聯(lián)互通、互相支撐,進(jìn)一步加深了業(yè)財融合程度,消除管理盲區(qū),減少經(jīng)營風(fēng)險,提升企業(yè)集團(tuán)風(fēng)險管控與財務(wù)管理能力。
財務(wù)共享中心通過與辦公系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、合同系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成,實(shí)現(xiàn)“無事項(xiàng)不申請”“無申請不執(zhí)行”“無業(yè)務(wù)不合同”“無合同不支出”的管控機(jī)制,打通業(yè)務(wù)斷點(diǎn),破除數(shù)據(jù)壁壘,促進(jìn)業(yè)財深度融合。
財務(wù)共享中心建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)及財務(wù)處理流程,統(tǒng)一規(guī)范集團(tuán)內(nèi)成員單位的財務(wù)行為,使風(fēng)險管控延伸至業(yè)務(wù)源頭。通過與預(yù)算系統(tǒng)集成,實(shí)現(xiàn)“無預(yù)算不申請”“超預(yù)算不付款”的管控機(jī)制,通過與資金系統(tǒng)密切融合,實(shí)現(xiàn)資金支付必須關(guān)聯(lián)資金計(jì)劃,達(dá)到“無計(jì)劃不付款”的管控效果。
財務(wù)共享中心建立后,財務(wù)人員基礎(chǔ)工作量下降,業(yè)務(wù)支持、風(fēng)險管控、決策輔助工作量上升,將傳統(tǒng)財務(wù)人員從煩瑣的基礎(chǔ)性工作中解放出來,使財務(wù)人員將精力主要集中于經(jīng)營分析、決策支持等方面,促進(jìn)其從核算型向管理型轉(zhuǎn)變。
財務(wù)共享中心能夠使財務(wù)機(jī)構(gòu)支持核心業(yè)務(wù)發(fā)展,促進(jìn)財務(wù)工作與企業(yè)戰(zhàn)略有效銜接,借助專業(yè)性和規(guī)范化操作,幫助業(yè)務(wù)部門高效處理各種冗余數(shù)據(jù)業(yè)務(wù),使企業(yè)能夠?qū)⒏嗑ν度牒诵臉I(yè)務(wù)發(fā)展當(dāng)中,促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略順利實(shí)施。企業(yè)集團(tuán)基于財務(wù)共享中心能夠加速財務(wù)轉(zhuǎn)型,為企業(yè)不斷擴(kuò)張發(fā)展提供基礎(chǔ)財務(wù)支持,落實(shí)各項(xiàng)發(fā)展戰(zhàn)略,挖掘企業(yè)潛力[1]。
結(jié)合企業(yè)集團(tuán)未來戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營業(yè)務(wù)需求創(chuàng)建高質(zhì)量財務(wù)共享系統(tǒng),為財務(wù)工作提供基礎(chǔ)平臺是促進(jìn)財務(wù)共享服務(wù)順利實(shí)施的基礎(chǔ)條件,財務(wù)共享系統(tǒng)構(gòu)建會影響財務(wù)共享服務(wù)實(shí)施。企業(yè)集團(tuán)在創(chuàng)建財務(wù)共享中心時,需要重點(diǎn)建設(shè)信息系統(tǒng),財務(wù)系統(tǒng)也是促進(jìn)財務(wù)共享管理有序?qū)嵤┑闹匾h(huán)節(jié),是企業(yè)集團(tuán)實(shí)施財務(wù)工作的核心保障和關(guān)鍵載體。人工智能、大數(shù)據(jù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展,為財務(wù)共享系統(tǒng)構(gòu)建提供了技術(shù)支持,在信息系統(tǒng)支持下財務(wù)共享管理擺脫物理層面限制,激發(fā)出自身獨(dú)有優(yōu)勢功能,為實(shí)現(xiàn)預(yù)期發(fā)展目標(biāo)奠定基礎(chǔ)。信息系統(tǒng)作為整個財務(wù)共享中心基礎(chǔ)設(shè)施,可以從以下幾個方面進(jìn)行建設(shè):
一是建設(shè)ERP系統(tǒng)。結(jié)合企業(yè)集團(tuán)發(fā)展需求創(chuàng)建ERP信息系統(tǒng),促進(jìn)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)全面連通,針對營銷、采購、合同、資產(chǎn)管理、財務(wù)核算等系統(tǒng)平臺實(shí)施全面數(shù)據(jù)連接,支持企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息和財務(wù)數(shù)據(jù)的全面共享,實(shí)時傳輸動態(tài)信息。
二是建設(shè)資金管理系統(tǒng)。促進(jìn)企業(yè)資金管理系統(tǒng)與合作銀行數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時聯(lián)系,開通銀企直連功能,通過資金系統(tǒng)與各銀行前置機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互,實(shí)時查詢賬戶余額、交易明細(xì)、付款指令,取代手動網(wǎng)銀錄入支付,提高財務(wù)工作效率。針對各種風(fēng)險設(shè)計(jì)預(yù)警提示,比如,針對大額支付項(xiàng)目提供提醒服務(wù),或形成專門報批制度,針對大額支付項(xiàng)目做好審批管理,保證大額支付規(guī)范性和安全性,減少支付風(fēng)險,保障資金支付安全。
三是建設(shè)全面預(yù)算管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)報賬單據(jù)提報控制功能,超預(yù)算金額的付款單據(jù),設(shè)置系統(tǒng)彈窗提示并控制付款等管控機(jī)制。單據(jù)提交后系統(tǒng)自動回寫預(yù)算執(zhí)行數(shù)、預(yù)算占用數(shù)、預(yù)算余額、預(yù)算執(zhí)行比率等數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)預(yù)算系統(tǒng)控制、執(zhí)行情況查看及執(zhí)行情況分析等功能。
四是建設(shè)稅務(wù)管理系統(tǒng)。共享報賬單上傳電子影像后,系統(tǒng)可對發(fā)票批量識別、驗(yàn)真、查重,發(fā)票信息自動上傳到稅務(wù)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)流程智能化與自動化,財務(wù)人員無需線下人工核對、勾選,進(jìn)一步提高查驗(yàn)效率,保障查驗(yàn)準(zhǔn)確度。
五是建設(shè)電子影像系統(tǒng)。引用線上信息系統(tǒng)和影像管理設(shè)備,改善遠(yuǎn)程財務(wù)工作難題,企業(yè)集團(tuán)各成員單位可以對相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)施采集、存儲傳輸,方便實(shí)時查詢調(diào)用,同時能夠?qū)Ω鞣N財務(wù)單據(jù)以及文件資料位置、狀態(tài)信息進(jìn)行全面跟蹤。
六是建設(shè)共享中臺。在數(shù)據(jù)中心定期發(fā)布財務(wù)信息,幫助集團(tuán)內(nèi)各個業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)準(zhǔn)確把握自身財務(wù)活動。結(jié)合企業(yè)發(fā)展要求,實(shí)時提供業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù),結(jié)合信息價值設(shè)置查詢限制,向?qū)?yīng)負(fù)責(zé)人發(fā)送定向信息,或結(jié)合集團(tuán)需求創(chuàng)新研發(fā)專用APP,支持財務(wù)工作進(jìn)行移動查詢、審批和處理,滿足企業(yè)各個部門的實(shí)時財務(wù)信息需求,輔助企業(yè)管理活動[2]。
信息系統(tǒng)是企業(yè)集團(tuán)實(shí)施財務(wù)共享的基礎(chǔ)硬件保障,業(yè)務(wù)流程再造屬于企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型的軟件基礎(chǔ),也是企業(yè)財務(wù)共享中心的核心軟實(shí)力。通過細(xì)致梳理企業(yè)集團(tuán)現(xiàn)有流程形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的操作流程,全面整合業(yè)務(wù)活動中的重復(fù)性和同質(zhì)化活動,支持相關(guān)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)批量化處理,為企業(yè)發(fā)展助力賦能。業(yè)務(wù)流程再造可以從以下幾個方面著手:
一是梳理會計(jì)科目,統(tǒng)一會計(jì)核算政策,實(shí)現(xiàn)財務(wù)語言統(tǒng)一。企業(yè)集團(tuán)需要對內(nèi)部實(shí)際業(yè)務(wù)工作進(jìn)行深入調(diào)查研究,準(zhǔn)確把握財務(wù)工作特征,科學(xué)劃分財務(wù)職能,統(tǒng)一會計(jì)流程,做好財務(wù)報表的標(biāo)準(zhǔn)化分析,實(shí)現(xiàn)財務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化,并將標(biāo)準(zhǔn)化流程配置到財務(wù)共享中心。在實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化財務(wù)工作后,能夠針對集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動和財務(wù)活動實(shí)施統(tǒng)一管理,利用財務(wù)賬目準(zhǔn)確反映集團(tuán)業(yè)務(wù)活動,通過標(biāo)準(zhǔn)化流程監(jiān)督相關(guān)業(yè)務(wù)活動。
二是梳理企業(yè)集團(tuán)報賬流程。主要包括費(fèi)用報銷類、工程類、物資采購類、薪酬社保類、總賬類、應(yīng)收類、資產(chǎn)類、資金類等報賬流程,并將業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化。通過梳理流程中各個節(jié)點(diǎn)職責(zé),把各類規(guī)則嵌入流程中,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的規(guī)則管控、風(fēng)險管控,后續(xù)推廣時統(tǒng)一組織培訓(xùn)宣貫。
三是梳理企業(yè)集團(tuán)各類主數(shù)據(jù)。主要包括組織架構(gòu)、部門、人員、崗位、客戶、供應(yīng)商等數(shù)據(jù)。在財務(wù)共享建成環(huán)節(jié)需要促進(jìn)共享服務(wù)全面覆蓋整個集團(tuán),基于共享中心打造業(yè)財一體化架構(gòu),借助智能、數(shù)字技術(shù)支持業(yè)務(wù)決策以及精細(xì)化管理[3]。財務(wù)共享深化發(fā)展中,需要打造專業(yè)化分工場景,支持財務(wù)工作轉(zhuǎn)型,形成三位一體基礎(chǔ)架構(gòu),統(tǒng)一財務(wù)體系和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。
審批流程的控制節(jié)點(diǎn)是以企業(yè)制度為依據(jù)的,企業(yè)制度不健全將導(dǎo)致財務(wù)共享系統(tǒng)上線沒有可依據(jù)進(jìn)行操作的標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)集團(tuán)應(yīng)細(xì)致梳理企業(yè)財務(wù)制度,健全相關(guān)管理制度,形成完善的財務(wù)共享體系,基于管理制度促進(jìn)企業(yè)財務(wù)共享活動的順利實(shí)施。
管理制度應(yīng)涵蓋管理方法、流程以及崗位職能等。其中崗位職能需要對不同工作崗位形成明確操作要求,細(xì)化職責(zé)分工。形成規(guī)范流程,對不同業(yè)務(wù)操作流程進(jìn)行細(xì)致描述和明確規(guī)定,按照標(biāo)準(zhǔn)要求實(shí)施審批工作,固化內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)。針對財務(wù)共享中心相關(guān)業(yè)務(wù)形成統(tǒng)一操作規(guī)范,標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)憑證處理需要基于制度支持,通過形成標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)類型,可以促進(jìn)信息系統(tǒng)結(jié)合預(yù)設(shè)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)自動生成相關(guān)單據(jù)憑證,提升財務(wù)管理專業(yè)性。同時,財務(wù)共享中心是新型組織機(jī)構(gòu),應(yīng)建立健全財務(wù)共享中心自身運(yùn)營管理的相關(guān)制度,指導(dǎo)財務(wù)共享中心業(yè)務(wù)操作規(guī)范,保障穩(wěn)定運(yùn)營,及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險,確保目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。例如,財務(wù)共享中心運(yùn)營管理制度、標(biāo)準(zhǔn)化管理辦法、服務(wù)管理辦法、培訓(xùn)管理辦法、員工報賬規(guī)范、質(zhì)量管理辦法、組織績效管理辦法等。針對財務(wù)共享管理創(chuàng)建風(fēng)險預(yù)警機(jī)制,對于業(yè)務(wù)違規(guī)以及錯誤操作等問題進(jìn)行合理提示,幫助財務(wù)共享中心減輕數(shù)據(jù)審核和會計(jì)核算負(fù)擔(dān),提升財務(wù)審批準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)處理效率[4]。
企業(yè)集團(tuán)建設(shè)財務(wù)共享中心主要是以信息系統(tǒng)建設(shè)為核心,但信息系統(tǒng)在實(shí)踐操作中容易遇到各種風(fēng)險問題,為此需要加強(qiáng)管理,優(yōu)化系統(tǒng)軟硬件和數(shù)據(jù)庫操作性能,形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求和操作性能進(jìn)行科學(xué)評估,加強(qiáng)操作方的聯(lián)系溝通,接收其反饋意見,制定針對性處理方案。對相關(guān)數(shù)據(jù)信息做好安全防護(hù),創(chuàng)建內(nèi)網(wǎng),對外網(wǎng)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理,降低入侵幾率,形成分級訪問權(quán)限[5]。財務(wù)共享中心建成后會在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施財務(wù)人員調(diào)動,為此需要結(jié)合財務(wù)共享工作需求,對相關(guān)崗位職能進(jìn)行科學(xué)測算,深入調(diào)查財務(wù)人員未來發(fā)展意向,合理安置轉(zhuǎn)型調(diào)動人員,促進(jìn)平穩(wěn)轉(zhuǎn)型。財務(wù)共享中心提升了企業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)透明度,但也增加了管理挑戰(zhàn),為此需要幫助相關(guān)部門單位準(zhǔn)確把握具體變化,加強(qiáng)業(yè)務(wù)和財務(wù)管理融合,提升企業(yè)管理精細(xì)化水平。
財務(wù)共享中心對企業(yè)中的財務(wù)工作進(jìn)行全面細(xì)化分解,面對突然變化的工作內(nèi)容和工作模式,部分財務(wù)人員會出現(xiàn)不知所措的情況,認(rèn)為財務(wù)工作未來會分解成不同的簡易操作環(huán)節(jié),財務(wù)人員自身職能產(chǎn)生明顯變化,如果財務(wù)人員未能與時俱進(jìn)提升自身的信息能力,便會被淘汰,這會削弱財務(wù)人員積極性。針對這種問題需要加強(qiáng)財務(wù)人員培訓(xùn)教育,實(shí)行輪崗制度,促進(jìn)財務(wù)人員實(shí)現(xiàn)職能轉(zhuǎn)型。經(jīng)過輪崗學(xué)習(xí),能夠進(jìn)一步加深財務(wù)人員對財務(wù)共享的認(rèn)識,激發(fā)財務(wù)人員的學(xué)習(xí)自主性,全面滲透業(yè)務(wù)前后端,幫助財務(wù)人員準(zhǔn)確把握企業(yè)內(nèi)控管理和業(yè)務(wù)流程,增強(qiáng)崗位技能,打造復(fù)合型財務(wù)人才。
財務(wù)共享中心下的財務(wù)人員并非僅是意義層面的財務(wù)工作人員,除了需要為企業(yè)提供各種會計(jì)服務(wù)之外,還需要促進(jìn)財務(wù)和業(yè)務(wù)全面融合,充分了解企業(yè)相關(guān)活動流程和業(yè)務(wù)工作?;谪攧?wù)共享管理,財務(wù)員工在對各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動進(jìn)行評價分析中,不能單純依靠標(biāo)準(zhǔn)制度判斷活動合理性,需要進(jìn)一步擴(kuò)大審核范圍,全面覆蓋企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動和資金活動流程,在財務(wù)人員處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中,應(yīng)該保障審查活動全面性,深入業(yè)務(wù)活動一線進(jìn)行實(shí)地調(diào)研,準(zhǔn)確把握業(yè)務(wù)真實(shí)場景,進(jìn)行科學(xué)分析,在充分掌握集團(tuán)業(yè)務(wù)鏈特征基礎(chǔ)上實(shí)施財務(wù)審核。為實(shí)現(xiàn)財務(wù)共享目標(biāo),企業(yè)集團(tuán)可以從以下層面進(jìn)行專業(yè)培養(yǎng):
一是促進(jìn)財務(wù)人員全面參與整個項(xiàng)目的全過程和全生命周期活動中,深入了解業(yè)務(wù)特征和管理工作,經(jīng)濟(jì)參與活動項(xiàng)目的評估分析、研究論證、過程核算、成本控制以及風(fēng)險防控等環(huán)節(jié)當(dāng)中,上述各項(xiàng)經(jīng)營活動都和財務(wù)工作存在密切聯(lián)系,除此之外,還需要企業(yè)針對項(xiàng)目運(yùn)營加強(qiáng)考核管理,做好整個項(xiàng)目運(yùn)營的監(jiān)控管理,增強(qiáng)財務(wù)人員綜合能力,使其充分把握企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動,提高后續(xù)財務(wù)數(shù)據(jù)審核準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
二是引導(dǎo)企業(yè)相關(guān)財務(wù)人員以及負(fù)責(zé)人積極參與企業(yè)戰(zhàn)略經(jīng)營決策活動,財務(wù)共享中心下的財務(wù)工作不能單純對各種數(shù)據(jù)圖表和財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行片面性研究分析,需要全面深入企業(yè)各項(xiàng)運(yùn)營實(shí)踐以及業(yè)務(wù)活動當(dāng)中,開展實(shí)地調(diào)研,挖掘財務(wù)數(shù)據(jù)中所隱藏的深刻內(nèi)涵,明確數(shù)據(jù)的真實(shí)意義,及時發(fā)現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)缺漏和數(shù)據(jù)問題,為企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)活動以及戰(zhàn)略決策提供有效對策和發(fā)展建議,激發(fā)出財務(wù)核算對企業(yè)發(fā)展的重要功能。
三是企業(yè)相關(guān)財務(wù)工作者需要進(jìn)一步打破空間限制,除了進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,還需要走出辦公室,深入一線業(yè)務(wù)活動現(xiàn)場進(jìn)行全面考察,積極調(diào)動自身多重感官,不斷提問、多多傾聽、用眼觀察,走入各個一線業(yè)務(wù)活動,準(zhǔn)確把握企業(yè)集團(tuán)當(dāng)下各種業(yè)務(wù)實(shí)施進(jìn)展和所存在的問題,準(zhǔn)確把握企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)狀,擺脫傳統(tǒng)財務(wù)活動局限,促進(jìn)財務(wù)工作融入各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動當(dāng)中,突出財務(wù)共享的服務(wù)價值。
綜上所述,財務(wù)共享中心的誕生進(jìn)一步改變傳統(tǒng)財務(wù)模式,為企業(yè)創(chuàng)造出全新發(fā)展機(jī)遇。為此需要相關(guān)企業(yè)集團(tuán)提高重視程度,結(jié)合企業(yè)內(nèi)部管理需求和經(jīng)營發(fā)展合理創(chuàng)建財務(wù)共享中心,促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管理活動的全面貫徹落實(shí),促進(jìn)財務(wù)共享活動穩(wěn)步、高效運(yùn)行,打破企業(yè)管理瓶頸,增強(qiáng)企業(yè)綜合競爭力。