高質(zhì)量發(fā)展背景下高校財務信息化平臺建設(shè)的探究

金京

【摘要】信息時代，傳統(tǒng)的財務工作模式已經(jīng)難以滿足日益增長的高校管理需求。文章通過梳理會計行業(yè)政策發(fā)展要求、信息化技術(shù)發(fā)展態(tài)勢、高校財務管理工作的需求，結(jié)合自身工作經(jīng)驗和理論研究，剖析了當前財務工作中存在的問題。以提高財務服務水平和財務工作效能助推高校高質(zhì)量發(fā)展為導向，應用OCR、RPA等技術(shù)，從用戶層面、業(yè)務層面、單位層面三個方面探討如何構(gòu)建高校財務信息化平臺。

【關(guān)鍵詞】高校；財務管理；信息化平臺

【中圖分類號】G647.5

一、研究背景及意義

改革開發(fā)以來，我國對高等教育的經(jīng)費投入總量不斷增加，僅以高等學?？蒲薪?jīng)費為例，2021年與2020年相比增長了15.8%，高校財務日常工作量和工作難度同步增大。財務須做好資金管理與財務服務，提高資源的效率和效益實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。黨的二十大報告提出“高質(zhì)量發(fā)展是全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家的首要任務”?！稌嫺母锱c發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》指出“十四五”時期是會計工作實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵時期，會計作為宏觀經(jīng)濟管理和市場資源配置的基礎(chǔ)性工作在經(jīng)濟發(fā)展、營商環(huán)境優(yōu)化和宏觀經(jīng)濟決策方面發(fā)揮著越來越重要的作用。高質(zhì)量發(fā)展內(nèi)涵反映在會計工作中，體現(xiàn)為正確把握降低風險和提高效率之間關(guān)系。

2012年至今，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，我國進入了“信息化”時代。“大智移云區(qū)”等技術(shù)不斷發(fā)展迭代，推動我國會計行業(yè)向信息化邁進?！稌嫺母锱c發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》中提出“做好會計工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型頂層設(shè)計，實現(xiàn)會計信息化對單位會計核算流程和管理的全面覆蓋”?；诟哔|(zhì)量發(fā)展時代要求，如何利用數(shù)字技術(shù)為會計工作賦能，實現(xiàn)財務平臺的流程規(guī)范化、操作智能化、信息共享化，進而推動高校財務高質(zhì)量發(fā)展。

目前我國關(guān)于“高質(zhì)量”和“財務管理”關(guān)鍵詞的理論研究中高校財務方面的較少。葉康濤（2022）從會計信息角度提出改進會計業(yè)績評價報告推動企業(yè)財務高質(zhì)量發(fā)展。許漢友（2022）提出建立財務共享中心提高信息披露質(zhì)量來助推企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。張茂聰（2022）提出建立與政府協(xié)同共治的體系，對于高校財務內(nèi)部而言，應完善制度設(shè)計，優(yōu)化內(nèi)部控制體系，并加強隊伍建設(shè)。周亞軍（2022）指出從思想意識上提高風險意識和加強溝通技巧，為高校高質(zhì)量發(fā)展提供保障。本文以日常財務核算工作經(jīng)驗為切入點，通過梳理報銷風險和用戶需求，結(jié)合文獻研究法，從單位層面、用戶層面、業(yè)務層面三個方面探析高校財務信息化平臺的搭建。

二、當前高校財務工作現(xiàn)狀及問題

近幾年來，高校的財務信息化發(fā)展較快，線上繳費、網(wǎng)約報賬、銀校直連有效緩解了業(yè)務量壓力，提高了工作效率和師生滿意度。但是目前的財務工作仍存在業(yè)務與內(nèi)控分離風險大、簽字審批難、數(shù)據(jù)共享差、服務效率低等問題。

（一）業(yè)務報銷過程中缺乏風險監(jiān)控

現(xiàn)有的財務報銷軟件，多是以處理業(yè)務為主，加上軟件開發(fā)人員對當前執(zhí)行的政策、報銷細則難以準確把握，難以將內(nèi)部控制流程內(nèi)嵌平臺中。具體表現(xiàn)為以下幾個方面：1.差旅重復報銷風險。在差旅報銷中，尤其涉及市內(nèi)差旅報銷時，由于不會產(chǎn)生行程票和住宿票，存在同一時間行程不同，在不同項目中重復報銷的情況。2.發(fā)票重復報銷風險。2015年12月1日電子票據(jù)在全國范圍開始試點推行。電子發(fā)票存在可重復性打印，數(shù)據(jù)可篡改等問題，給財務報銷工作增加了風險。3.年末突擊報銷，經(jīng)費支出隨意。年末面臨財政資金支出預算進度考核，加上平時報銷人員時忙于科研、教學活動，報銷時間多集中于年末。突擊報賬時，由于時間緊、業(yè)務量大、報銷流程長，存在為用錢而發(fā)生經(jīng)濟活動的業(yè)務造假行為。

（二）簽字審批涉及部門多、用時長。

目前，財務報銷單審批方式仍采用線下審批方式。在審批時，多采用項目+金額+歸口部門管理的審核方式，常規(guī)情況下項目負責人簽字，特殊事項須經(jīng)歸口管理部門審核，超過一定金額須要財務部門或者校領(lǐng)導簽字。另一方面，采購合同在審批蓋章時，合同審批流程涉及的部門有項目負責人所在院系、國有資產(chǎn)管理部門等。審批環(huán)節(jié)耗時長且手續(xù)繁瑣，使得報銷人員“多跑路”的現(xiàn)象頻現(xiàn)。為避免“多跑路”，報銷人員采用將較長時間段內(nèi)大量票據(jù)攢在一起再一并報銷，甚至跨時達一年之久，超出了報賬規(guī)定時限，降低了票據(jù)的時效性。同時，為了“少簽字”，更換收款人，拆分單據(jù)金額等現(xiàn)象也屢見不鮮，更有甚者采用代簽，這一系列操作無疑增加了財務報銷工作風險。

（三）數(shù)據(jù)共享通道未建立，信息傳遞壁壘仍在

高校信息化建設(shè)過程中，各部門均搭建了適應自身管理需求和業(yè)務處理的信息化系統(tǒng)，然而由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃加之各部門需求不一致難以同步實施，各部門甚至財務處內(nèi)各科室的系統(tǒng)都相互獨立。各平臺數(shù)據(jù)接口未開發(fā)，數(shù)據(jù)無法相互調(diào)用，使得數(shù)據(jù)只能通過導出，郵件發(fā)送或紙質(zhì)傳送的方式進行傳遞。不同平臺數(shù)據(jù)格式標準不一致，在進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入時，多依靠人工編輯后再手動錄入。信息壁壘的存在，使得業(yè)務與財務相分離，精確度和效率難以提升；如在進行學生助學貸款到賬處理時，需要學工部導出申請名單、財務處結(jié)算科導出銀行到賬名單，通過郵件傳遞給收費科，且由于不同系統(tǒng)導出名單人員檢索信息不一還需要財務人員與學生收費系統(tǒng)的信息進行匹配后才進行收費處理。這個過程通常耗時長，且財務處理滯后。

（四）現(xiàn)存服務方式落后，政策傳遞不暢

報銷人員難以及時跟進相關(guān)政策、管理文件的更新變化。在日常財務報銷政策咨詢中，報銷人員通常通過電話咨詢、現(xiàn)場咨詢、QQ群咨詢等方式，然而財務人員忙于處理日常工作，難以時時處理電話咨詢和關(guān)注QQ群消息，且面向個人的咨詢方式依賴于個人理解和專業(yè)經(jīng)驗，存在不同人員回復不一致的狀況，這種情況下無疑降低了服務效率和財務人員的公信力。

三、高校財務信息化平臺建設(shè)的建議

為落實智慧財務體系建設(shè)，促進業(yè)財融合、提高財務工作效率和服務效率，為高校管理工作賦能。運用智慧網(wǎng)報、智能客服、財務審核、數(shù)據(jù)共享機制等技術(shù)，從用戶層面、業(yè)務層面、單位層面三個方面探討財務信息化建設(shè)路徑。

（一）用戶層面

現(xiàn)階段業(yè)務報銷流程為報銷人員登錄財務報銷系統(tǒng)填報報銷單據(jù)預約，線下簽字審批后，在財務大廳現(xiàn)場審核交單。業(yè)務流程受到時間和區(qū)域限制，靈活度較低?？山柚苿臃掌脚_、智慧網(wǎng)報系統(tǒng)、智能客服系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)上服務模式，提高財務服務效率。以移動服務平臺為基礎(chǔ)，通過手機APP或者微信小程序、微信公眾號完成移動端業(yè)務報銷，根據(jù)權(quán)限查詢自己參與項目的基本信息和經(jīng)費使用進度，實現(xiàn)報銷、審批、查詢、消息推送等功能。

在信息采集和報銷單填寫方面，報銷人員通過移動端掃描或者手工錄入的方式將票據(jù)錄入電子票夾。通過手機對單子或粘貼好的多張單據(jù)進行拍照或者掃描，運用OCR文字識別技術(shù)可實現(xiàn)對影像后單據(jù)進行自動識別，審核匯總后依據(jù)費用項分類自動填入報銷單。對于差旅票據(jù)可以智能分析差旅行程，計算差旅補助，方便報銷。

在政策傳遞和服務響應方面，在微信小程序里增加智能客服模塊，通過建立問題及答案庫、政策知識庫，實現(xiàn)智能分析問題、解答問題。能根據(jù)用戶問題智能識別，給出業(yè)務、政策、技術(shù)問題等相應解決方案。當用戶需要求助人工時，系統(tǒng)可制定專門人員回答問題，人工服務量大大降低的同時，提高財務工作的公信力。

（二）業(yè)務層面

在報銷環(huán)節(jié)，財務人員需要對報銷單據(jù)進行審核，檢查簽字、發(fā)票查驗、附件張數(shù)、摘要、金額等信息無誤后，選擇相應費用項和付款賬戶，進行預制憑證的填制。工作量繁瑣且較大，尤其在遇到報銷高峰期間，在涉及專業(yè)材料和設(shè)備的問題上依靠個人判斷容易出錯。為提高審核的準確性和高效性，應引入智能會計核算系統(tǒng)。

在技術(shù)方面可運用RPA（機器人流程自動化技術(shù)），它通過模仿最終用戶自電腦的手動操作方式，提供了另一種方式來使得最終用戶手動操作流程自動化。簡單地說只要預先設(shè)計好業(yè)務規(guī)則，可以模擬人工處理重復、規(guī)則明確，并且需要人工切換不同系統(tǒng)來完成的工作。

在構(gòu)建智能會計核算系統(tǒng)時，首要應全面梳理業(yè)務流程，經(jīng)濟分類的支出范圍，報銷審核規(guī)則，從而構(gòu)建系統(tǒng)底層運行邏輯。在票據(jù)驗證方面，對接國家金稅系統(tǒng)和財政電子非稅系統(tǒng)，自動提取和輸入相關(guān)字段和驗證碼對電子稅票進行發(fā)票查驗，提供電子票據(jù)的開具和入賬管理。搭載單據(jù)影像系統(tǒng)，實現(xiàn)對多張、單張單據(jù)圖像自動識別，實現(xiàn)紙質(zhì)信息的數(shù)字化，實現(xiàn)各類單據(jù)影像化，電子歸檔。實現(xiàn)報銷人通過移動端進行票據(jù)錄入后，運用財務審核機器人實現(xiàn)對影像后票據(jù)進行自動識別、單據(jù)驗證，合規(guī)性檢查、審核分類匯總，提高財務人員審核效率和減少操作風險。在審核通過后，費用報銷機器人根據(jù)設(shè)定的業(yè)務報銷規(guī)則、經(jīng)濟業(yè)務分類規(guī)則、費用控制規(guī)則，自動實現(xiàn)報銷單據(jù)核對，報銷異常事項的提醒。在報銷異常事項的提醒上，目前采用方式是電話通知，由于存在電話撥通不暢或聯(lián)系電話非報銷本人，導致通知不及時不到位單據(jù)滯留，在智能會計核算系統(tǒng)中增加退單模塊，可根據(jù)日常業(yè)務問題整理退單原因下拉單或自定義填寫框，填寫具體原因后通過系統(tǒng)推送到公眾號或者小程序里，報銷人就可以及時清楚地獲取單據(jù)狀態(tài)和問題相關(guān)信息。

（三）單位層面

高校財務信息化平臺的建設(shè)是系統(tǒng)性的工程，不能一蹴而就，也難以僅靠財務處一個部門進行。系統(tǒng)架構(gòu)與數(shù)據(jù)共享、思想意識與人才隊伍既是確保系統(tǒng)成功落地的必要條件，又是保障系統(tǒng)后續(xù)順利穩(wěn)定運行的關(guān)鍵因素。

1.系統(tǒng)架構(gòu)與數(shù)據(jù)

在高校信息化進程中，由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、業(yè)務需求、資金額度等原因，各部門在建設(shè)適用自身需求的信息化平臺時由不同軟件公司進行開發(fā)，不同系統(tǒng)采用的數(shù)據(jù)標準不一致。目前業(yè)務部門與財務部門之間，甚至財務部門內(nèi)部各科室之間的平臺相互獨立，互不連接，導致數(shù)據(jù)傳輸不及時，業(yè)務流與資金流無法同步。為打破數(shù)據(jù)傳遞壁壘，須建立數(shù)據(jù)共享通道，通過梳理不同部門的系統(tǒng)庫中的數(shù)據(jù)格式和存儲字段，分析與財務系統(tǒng)中數(shù)據(jù)格式之間邏輯關(guān)系，確定數(shù)據(jù)關(guān)系映射表。各系統(tǒng)之間開發(fā)數(shù)據(jù)接口，內(nèi)置數(shù)據(jù)關(guān)系映射表，利用OCR等信息技術(shù)，提取并清洗業(yè)務數(shù)據(jù)完成數(shù)據(jù)搜集，消除業(yè)務流與資金流之間的信息差。在數(shù)據(jù)安全方面，間隔遵守校內(nèi)網(wǎng)和校外網(wǎng)的隔離機制，對用戶設(shè)置的權(quán)限級別，實施關(guān)鍵資源隔離，數(shù)據(jù)分級、密碼口令復雜化及定期更換，相關(guān)安全認證軟件必須做到定期更新，信道加密等方法提高數(shù)據(jù)的安全性。

2.思想意識建立與人才隊伍建設(shè)

為適應高質(zhì)量發(fā)展時代要求，推動會計數(shù)字化轉(zhuǎn)型，須建立一批“精財務、懂業(yè)務、肯學習”的人才隊伍。在思想意識上，要積極學習行業(yè)政策，了解行業(yè)發(fā)展動態(tài)，提高自身學習新技術(shù)新知識的主觀能動性；在人才隊伍建設(shè)上，會計實務工作者應加強各項新技術(shù)應用于會計行業(yè)的相關(guān)培訓，推動會計工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型；會計管理者加強會計數(shù)據(jù)相關(guān)標準建設(shè)，推動會計數(shù)據(jù)資源的開發(fā)利用。在信息化平臺建設(shè)的全生命周期，高校與合作軟件公司保持緊密聯(lián)系，前期積極溝通建設(shè)需求讓開發(fā)人員精準理解財務工作的需求，后期可由軟件開發(fā)人員對財務人員進行培訓，便于快速高效掌握系統(tǒng)操作方法、功能特點、技術(shù)方法，提升財務人員信息化水平。

四、結(jié)論

本文以高質(zhì)量發(fā)展時代要求為研究背景，通過梳理會計行業(yè)政策發(fā)展要求、信息化技術(shù)發(fā)展態(tài)勢、高校財務管理工作的需求，結(jié)合自身工作經(jīng)驗和理論研究，剖析了當前財務工作中存在的問題。以提高財務服務水平和財務工作效能助推高校高質(zhì)量發(fā)展為導向，以O(shè)CR文字識別、RPA機器人流程自動化等為技術(shù)支撐，從用戶層面、業(yè)務層面、單位層面三個方面對平臺的模塊建設(shè)進行了探討，為高校財務信息化平臺搭建提供了思路。

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責編：夢超