淺析基礎教育教學研究單位中的檔案建設

金格

摘 要：檔案建設對基礎教育教學研究單位的工作與當?shù)亟逃l(fā)展都有著極為重要的意義。但目前，還存在著許多矛盾，影響檔案效能的發(fā)揮，許多問題亟待解決。如何讓檔案真正做到“能用”“好用”，使之“活起來”，是基礎教育教學研究單位在檔案建設上需要探索的路徑。

關鍵詞：基礎教育教學研究單位；檔案建設；檔案現(xiàn)代化 ；優(yōu)化路徑

一、基礎教育教學研究單位檔案建設的重要意義

基礎教育教學研究單位一般指的是各地區(qū)教學研究室，承擔著組織本市（區(qū)）基礎教育教學研究、深化教學與課程改革，以及為基層學校提供教學指導服務等職能。其在教研活動過程中形成的大量檔案，不僅是衡量教研單位教學管理水平和評估基層學校教學質(zhì)量的重要依據(jù)，更是體現(xiàn)各地教育教學水平的重要見證，對地方教育教學具有指導性作用。

1.評估指導基層學校的重要依據(jù)

圍繞提高教師學科教學水平與課程實施能力，開展多種形式的教學研究活動是基礎教育教學研究單位的基本工作，教學研究活動除了對教師教學水平展開指導，還包括對基層學校的課程實施情況及教學效果開展視導與評價，基礎教育教學研究單位的檔案建設可以使得指導評估有所依據(jù)。這些檔案包括但不局限于以下幾種：（1）教研員在日常聽課過程中收集的典型教案、優(yōu)質(zhì)課件和先進的教學方法；（2）教學視導檢查時形成的檢查記錄及報告；（3）各項模擬考試及中高考后完成的試卷分析材料、教學質(zhì)量分析報告；（4）開展專題講座時收集的典型經(jīng)驗等等。它們都是隨著教研實踐活動形成的真實記錄，是教研信息材料的匯集，能夠準確、系統(tǒng)、全面地印證以往的教研活動和管理情況。以上材料的形成與收集，僅憑個人的主觀記憶積累顯然是行不通的，需要隨時隨地形成載體材料，并作為檔案保存起來，利于日后橫向與縱向?qū)Ρ?，明確教研指導方向。

2.教師評審工作的重要憑證

教師的系列評審是基礎教育教學研究單位與教育主管部門密切配合做好教師隊伍建設的重要一環(huán)。教師評審工作相關的檔案包括學科帶頭人、優(yōu)秀青年教師以及優(yōu)秀教研組等評審材料、記錄在冊的榮譽稱號及證書。這些材料不僅是教師教學水平和教學業(yè)績的重要憑證，還是教師評審結(jié)果的可靠依據(jù)。一方面，過程性評審材料和結(jié)果性公示材料存檔體現(xiàn)了“雁過留痕”的檔案思維，也為評審的公正性提供事實依據(jù)，對于評審有任何疑問，只需后期查閱相關檔案便可以得到解答，加強比賽的權(quán)威性和公平性；另一方面，這些登記在冊的榮譽及證書除了方便查詢，減少假證現(xiàn)象，還可以為本單位或教育部門建立專家?guī)焯峁┯辛σ罁?jù)。

3.促進課程與教學改革的重要推力

基礎教育教學研究單位中的教研檔案不僅記錄各種教研活動指導思想的發(fā)展，也記錄教研工作的經(jīng)驗教訓和教學規(guī)律，是展現(xiàn)課程與教學改革成果極為重要的形式，為提高教學質(zhì)量提供借鑒經(jīng)驗，為探索教學規(guī)律及方法提供參考依據(jù)。借助檔案資源不僅能對一線教學情況診斷分析，了解課程與教學改革的現(xiàn)實性成效，還能回溯性分析總結(jié)改革過程中的誤區(qū)與盲區(qū)，為當?shù)亟逃姓块T動態(tài)調(diào)整政策提供有力依據(jù)，從而使得決策更加合理化、科學化。除此之外，通過對在庫檔案的梳理、編研，將匯編而成的一系列優(yōu)秀成果、經(jīng)典案例實施資源共享，可以加快課程與教學改革試驗成果的孵化，有效推動改革進程。

二、基礎教育教學研究單位檔案建設的現(xiàn)實問題

隨著檔案工作精細化和專業(yè)化要求越來越高，基礎教育教學研究單位檔案建設中存在的問題也逐漸浮現(xiàn)，這些現(xiàn)實問題制約著檔案資源的知識性轉(zhuǎn)化與利用，成為教研單位檔案建設發(fā)展的掣肘。

1.檔案建設重要性與檔案工作邊緣化之間的矛盾

檔案資源是基礎教育教學研究單位開展教研工作重要的知識資產(chǎn)和信息儲備。然而，長期以來“重業(yè)務，輕檔案”的思維誤區(qū)仍存在于各業(yè)務部門與領導干部之間，相當一部分人對檔案建設工作的理解過于狹隘，認為檔案建設既不是重點工作，也不能帶來政績，不需要投入過多精力，只需做好教研工作，對于檔案只要不泄密、不遺失、應付查檔即可，沒有認識到檔案建設工作對教研工作的正向輔助作用。

檔案工作是非重點的邊緣性工作，這類偏見體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，單位年度工作計劃的重點工作中幾乎很少涉及檔案建設及其后續(xù)發(fā)展規(guī)劃，檔案管理僅僅停留在形式上。此外，檔案相關的硬件及基礎設備設施也常常被忽視，有的單位沒有設置專門的檔案室，檔案散落在各個經(jīng)辦人手中；有的單位雖然安排了檔案室，但未按照標準化建設，檔案庫房布置沒有嚴格落實“八防”要求，導致檔案材料出現(xiàn)發(fā)霉、蟲蛀的情況；有的檔案室沒有按照要求分門別類存放，歸檔資料擺放混亂，檢索利用效率低下；有的檔案室常被占為他用，與儲藏室并無區(qū)別。加之，檔案相關的各項制度建設有待加強，有的雖然簡單制定了相關制度，但在落實方面還有待商榷，也沒有做到動態(tài)更新完善……以上種種均導致檔案工作日益邊緣化，進而降低檔案資源的效能。

2.檔案系統(tǒng)性與歸檔非程序性之間的矛盾

收集、整理、立卷以及歸檔等是檔案管理的一系列操作，是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的必要程序，但并不意味著每一環(huán)都需要檔案人員親力親為。業(yè)務部門往往會下意識地認為檔案建設與自己無關，對于教研工作中產(chǎn)生的檔案很少能做到自覺收集和歸檔，尤其是調(diào)研報告、課題研究等具有階段性和周期性的檔案，長期滯留于個人手中，未能做到及時歸檔，造成檔案資料的不完整。由于缺乏重視，基礎教育教學研究單位對檔案的收集與歸檔往往缺乏制度約束，更遑論嚴格按照一定程序操作，某些有價值的檔案甚至沒有納入本單位的歸檔范圍，亦未提出統(tǒng)一保管的相關要求。

基礎教育教學研究單位的特殊性對檔案的建設也提出嚴峻挑戰(zhàn)。由于基礎教育教學研究單位的業(yè)務涵蓋從特殊教育、學前教育、義務教育到普通高中教育的各個學段，每個階段還細分學科，各學科均配備1～2名教研員，基本上每一次教研活動和評審活動都會產(chǎn)生大量的檔案，由于缺乏檔案相關知識以及工作量較大，這些檔案基本滯留在具體負責人手中，難以及時歸檔，有的甚至被遺忘在個人辦公室文件柜中“落灰”，隨著時間的推移很可能會發(fā)生檔案的損毀甚至丟失。

3.檔案工作專業(yè)性與檔案人員隨意性之間的矛盾

隨著現(xiàn)代化檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案工作日益精細化，對檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)要求越來越高。然而，基礎教育教學研究單位由于規(guī)模和編制的限制，很難設置專職的檔案管理人員，檔案管理往往只是其中一項工作，一般還會兼任其他工作，如行政、后勤及人事等，導致工作人員徘徊在各項工作之間疲于應付，沒有過多的精力用于檔案建設，檔案工作僅限于文檔收發(fā)、查閱，立卷歸檔較為隨意，不能及時處理。除此之外，由于檔案工作不受重視，檔案人員很少有機會接受系統(tǒng)的檔案知識技能學習培訓，難以熟練掌握檔案工作規(guī)范和流程，對檔案材料的整理、立卷和裝訂等業(yè)務工作較為生疏，沒有掌握現(xiàn)代化設備的操作技能，更遑論多方面開發(fā)教研檔案，多方位延展檔案價值，借助信息化手段搭建檔案資源共享平臺。另外，很多檔案人員沒有厘清檔案建設的目的，只是為了保存而保存，造成“存得多，利用少”的困局，檔案工作與教研工作脫節(jié)，最終成為“死檔案”，難以得到真正的利用。

三、基礎教育教學研究單位檔案建設的探索路徑

基礎教育教學研究單位中的檔案價值顯而易見，做好檔案建設是一個單位健康發(fā)展的前提，是提高教研工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。如何踐行習近平總書記對檔案工作提出的“三個走向”行動指南，延展檔案價值，使得檔案資源更好地“活”起來，用起來，是基礎教育教學研究單位在檔案建設上需要探索的路徑。

1.轉(zhuǎn)變觀念 ，健全制度

想要進一步提高基礎教育教學研究單位的檔案管理水平，就需要逐步改變單位領導及教職工對檔案工作的認識，從“重教研，輕檔案”逐步過渡成“教研與檔案并重”的思維，即充分認識到檔案建設對單位發(fā)展和教研工作開展的重要性，以及教研工作與檔案工作相輔相成的發(fā)展關系，重視并全力支持檔案工作。完善考核機制，將檔案建設質(zhì)量與檔案管理人員的績效評估、年度考核和職稱晉升掛鉤，促使檔案管理人員重視檔案工作，倒逼其提升工作能力和管理水平，以此來確保檔案建設與管理更加高效規(guī)范。加大檔案建設資金投入，引進先進設備設施和管理技術(shù)，最大限度地滿足檔案管理工作需求。為防止在檔案建設和管理中出現(xiàn)無章可循、無法可依的混亂局面，需要做好檔案建設的頂層設計，強基固本推進本單位檔案制度體系的建立健全，保證檔案建設和管理的規(guī)范化、制度化。在貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《干部檔案工作條例》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等檔案相關的法律法規(guī)、方針政策的基礎上，根據(jù)本單位實際情況，“量體裁衣”地制定本單位檔案相關的各項規(guī)章制度，做到檔案管理“有典有則”，科學、合理。例如，制定本單位的《歸檔范圍及檔案保管期限表》《檔案管理制度》《檔案室借閱制度》《檔案保密管理制度》等。再者，需要將檔案建設納入單位發(fā)展規(guī)劃和年度重點工作之中，與教研工作共同部署，協(xié)同落實，真正做到檔案工作和教研工作的耦合，實現(xiàn)“以檔促教”。

2.協(xié)同歸檔，優(yōu)化結(jié)構(gòu)

由于基礎教育教學研究單位涉及基礎教育階段的所有年段、學科，檔案范圍相對較廣，因此，檔案建設絕不能僅靠檔案管理員一人，而是需要擴大受眾面，號召全單位共同參與，更要優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，全面提高單位在庫檔案的數(shù)量與質(zhì)量。首先，要強化全員的檔案收集和歸檔意識。一方面，促使全體人員意識到檔案資源是教研工作和教研成果的儲備形式，提高全員檔案收集及歸檔的主動性，把每一個教研員納入兼職檔案員之中，并由檔案管理人員對全體教研員統(tǒng)一開展培訓指導。另一方面，需要明確歸檔范圍，保證重要檔案應收盡收，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。尤其是教學大綱、教學指導意見等政策指導性文件、新優(yōu)質(zhì)初中課堂教學評價標準及案例研究報告、各類評比產(chǎn)生的優(yōu)秀教學案例，以及中、高考質(zhì)量分析與反饋調(diào)研報告，國家級、省級立項課題和教學成果獎等散落在相關教研員手中的檔案，均需要定時定點與檔案管理人員交接歸檔。其次，檔案人員要與教研人員明確歸檔時間，確保檔案收集的時效性。教研類檔案收集要根據(jù)教學計劃開展，定期展開收集，如教學質(zhì)量評估、成果鑒定以及優(yōu)秀評選等均會產(chǎn)生許多資料，由于持續(xù)時間長、時間跨度大，一定要把握好時機，分類、整理及歸檔相關的論文、成果作品以及其他材料。最后，在檔案收集過程中要注重檔案形式的多樣性，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還要關注聲像、圖片、實物等其他形式的檔案收集，如名師課堂、微課、優(yōu)質(zhì)課的視頻音頻、各類評選評審的活動圖片、重要教研會議的錄音錄像以及各類獲獎證書、獎牌等，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。

3.培養(yǎng)人才，專業(yè)管理

千秋基業(yè)，人才為本。習近平總書記早就高屋建瓴地提出要“擇天下英才而用之”。檔案人員是檔案建設的主體，高質(zhì)量的檔案管理工作離不開高素質(zhì)的檔案人員，因此，培養(yǎng)專業(yè)的檔案人員是檔案建設的重中之重。首先，要強化檔案人員的業(yè)務能力，推動檔案工作的專業(yè)化。一方面，單位要為檔案人員創(chuàng)造各種知識結(jié)構(gòu)優(yōu)化的條件，如支持其定期參加檔案公司或者檔案主管部門組織的業(yè)務培訓，使得檔案管理人員可以熟練掌握檔案相關的法律法規(guī)和專業(yè)理論知識，熟悉基礎的檔案操作流程，掌握先進的檔案管理技術(shù)。另一方面，檔案人員自身也要增強主動學習意識，通過繼續(xù)教育網(wǎng)絡平臺的學習，不斷豐富自身的知識儲備。通過積累日常工作經(jīng)驗，不斷總結(jié)工作心得，改善不足，用認識指導實踐，用實踐優(yōu)化認識，彌補培訓的空缺。其次，要及時更新檔案管理的觀念。檔案人員可以通過加入檔案學會，定期參加行業(yè)交流大會、學術(shù)論壇和檔案工作者年會等，動態(tài)了解行業(yè)的新態(tài)勢、新標準，更新檔案管理思維模式，學會運用現(xiàn)代科技手段和先進管理方式來建設檔案資源，創(chuàng)新檔案管理，實現(xiàn)由檔案資料保管者向檔案資源開發(fā)者角色的轉(zhuǎn)變。最后，要設立專門的檔案崗位，做到檔案工作專人專職。檔案工作的精細化已經(jīng)不再適合兼職的檔案人員，現(xiàn)代化檔案管理要求檔案人員應該是復合型檔案人才，其知識構(gòu)建是多元性的——除了掌握基礎的檔案學科知識，還需要兼顧管理學、計算機及信息化建設等綜合知識，兼職的檔案人員顯然沒有這種精力和能力的支撐。

4.順應時代創(chuàng)新方式

教研活動往往會形成大量檔案，要提升教研單位檔案的使用效率，就必須改變傳統(tǒng)的檔案思維，穩(wěn)步推進檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案全方位、多層次及多功能的現(xiàn)代化管理。在檔案開發(fā)方面，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段和網(wǎng)絡服務系統(tǒng)數(shù)字化加工傳統(tǒng)載體檔案，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，逐步建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，在此基礎上組建專家團隊深度研編，開發(fā)譬如“中考質(zhì)量分析與反饋專題調(diào)研”“高中差異化教學實驗”等檔案成果專題庫，最大限度地挖掘檔案信息價值，為教研工作和教育事業(yè)發(fā)展服務；在檔案檢索方面，搭建檔案智慧檢索平臺，加快檔案查詢系統(tǒng)的智能化，采用“多軸并展”的方式完善目錄，將相關文獻資料分別以主題內(nèi)容與教研時間目錄編排，滿足教研人員的不同查閱需求；在檔案資源分享方面，通過教研網(wǎng)絡鋪設，建設檔案資源共享平臺，打破市、區(qū)、校三級“教研共同體”的時空限制，實現(xiàn)檔案資源互聯(lián)互通互享，促進三級共同體之間的交流，共同解決難點問題，推廣優(yōu)秀教學經(jīng)驗和教學成果。

四、結(jié)語

總的來說，基礎教育教學研究單位的檔案建設是一項“惠及千秋萬代的崇高事業(yè)”，是推動教育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要引擎。各教研單位要牢記習近平總書記對檔案工作“四個好”“兩個服務”的殷切囑托，深入踐行“三個走向”，砥礪奮斗，踔厲前行，做好新時代檔案建設工作。

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（作者單位：南京市教學研究室）