文/上海市城市建設(shè)設(shè)計(jì)研究總院（集團(tuán)）有限公司 陳曉潛

協(xié)同設(shè)計(jì)是近幾年勘察設(shè)計(jì)單位工作方法的發(fā)展方向之一。上海市城市建設(shè)設(shè)計(jì)研究總院（集團(tuán)）有限公司從2021年開始著手設(shè)計(jì)協(xié)同平臺(tái)的研制和開發(fā)，以項(xiàng)目管理流程結(jié)合CAD制圖軟件，協(xié)同平臺(tái)將項(xiàng)目工作包拆分，將工作內(nèi)容和檔案管理平臺(tái)進(jìn)行連接，通過流程進(jìn)行質(zhì)量管控，隨著信息技術(shù)和設(shè)計(jì)手段的不斷進(jìn)步，痕跡化自動(dòng)歸檔融入設(shè)計(jì)過程中，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔。

一、傳統(tǒng)歸檔模式的缺陷

在傳統(tǒng)的勘察設(shè)計(jì)企業(yè)中，各專業(yè)設(shè)計(jì)人員在電腦上用CAD軟件進(jìn)行制圖，制圖后打印成紙質(zhì)硫酸紙送校核人員、專業(yè)負(fù)責(zé)人，然后根據(jù)需要各專業(yè)間進(jìn)行提資，歸檔時(shí)將提資圖紙紙質(zhì)或電子版進(jìn)行歸檔。以上操作存在以下問題：

（一）歸檔的電子文件版本控制困難。工程勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目往往有多個(gè)專業(yè)組成，各專業(yè)既是分工又有協(xié)作。一般市政項(xiàng)目有道路、橋梁、排水、電氣、暖通等專業(yè)組成，建筑項(xiàng)目分為建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專業(yè)，每個(gè)專業(yè)既相互獨(dú)立又互相協(xié)作，互為條件形成了上下游專業(yè)。在項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中，由于上游專業(yè)的變化，如果不及時(shí)給下游專業(yè)提資，下游專業(yè)設(shè)計(jì)差錯(cuò)，影響項(xiàng)目整體完成度，下游專業(yè)完成設(shè)計(jì)后再向上游專業(yè)提供成品，最后由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)匯總提交成果，設(shè)計(jì)項(xiàng)目完成后3個(gè)月內(nèi)完成歸檔，顯然到最后歸檔，提資版本會(huì)出現(xiàn)管理混亂，歸檔的條件圖與實(shí)際情況不符合的情況一直發(fā)生，條件提資時(shí)不合規(guī)的手續(xù)也不斷出現(xiàn)。造成歸檔文件質(zhì)量不高，項(xiàng)目全過程的可追溯性差。

（二）設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一造成歸檔標(biāo)準(zhǔn)混亂。一般大型勘察設(shè)計(jì)單位都有較成熟的質(zhì)量管理體系和以ISO9000標(biāo)準(zhǔn)體系為主的項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程控制文件。長(zhǎng)期以來，不同專業(yè)的設(shè)計(jì)人員會(huì)形成一套適合本專業(yè)的設(shè)計(jì)習(xí)慣，以適應(yīng)專業(yè)的要求。由于各設(shè)計(jì)人員的CAD版本不同，字體、線型、圖框等存在差異，歸檔后的電子文件無法做到自動(dòng)讀取元數(shù)據(jù)、歸檔后的圖形文件、字體也由于版本問題造成無法還原成成品圖紙，甚至因?yàn)樽煮w文件的缺失造成文件的亂碼。

（三）ISO貫標(biāo)記錄不全歸檔效率低下。ISO有一套過程記錄表單和相應(yīng)的管理體系，嚴(yán)格執(zhí)行表單痕跡化管理要求，與設(shè)計(jì)人員的工作習(xí)慣、工作運(yùn)用場(chǎng)景并不契合，所以表單歸檔后補(bǔ)情況嚴(yán)重，ISO制度標(biāo)準(zhǔn)流于形式。而歸檔前集中填寫大量過程表單又在無形中增加了歸檔人員的工作難度，對(duì)于設(shè)計(jì)過程中缺失的信息往往無法補(bǔ)充完整，造成項(xiàng)目歸檔不完整。

二、協(xié)同系統(tǒng)的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)

（一）協(xié)同設(shè)計(jì)特點(diǎn)。協(xié)同設(shè)計(jì)系統(tǒng)以信息平臺(tái)為基礎(chǔ)，以CAD制圖軟件為依托，勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目?jī)?nèi)的各專業(yè)在統(tǒng)一的平臺(tái)上完成設(shè)計(jì)工作，項(xiàng)目組所有成員根據(jù)不同角色在平臺(tái)中賦予不同的權(quán)限，所有的設(shè)計(jì)過程和設(shè)計(jì)成果都以一定格式存貯在平臺(tái)上，平臺(tái)有設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，參與設(shè)計(jì)人員必須遵守標(biāo)準(zhǔn)，確保設(shè)計(jì)圖紙的圖框、字體、線形、圖層的標(biāo)準(zhǔn)化。通過不同圖層的命名，使每個(gè)專業(yè)的設(shè)計(jì)人員都能及時(shí)了解到上下游專業(yè)的設(shè)計(jì)進(jìn)程和各項(xiàng)需求，上游專業(yè)在設(shè)計(jì)圖紙后，平臺(tái)會(huì)自動(dòng)更新并知會(huì)下游專業(yè)設(shè)計(jì)人員，避免上下游專業(yè)圖紙的碰撞，專業(yè)間的配合也更加協(xié)調(diào)。

（二）協(xié)同設(shè)計(jì)系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)。1.標(biāo)準(zhǔn)化程度高。項(xiàng)目各專業(yè)都在同一平臺(tái)上工作，就需要有平臺(tái)的規(guī)劃，標(biāo)準(zhǔn)化工作是實(shí)現(xiàn)協(xié)同設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。一般的協(xié)同平臺(tái)都會(huì)將圖紙和設(shè)計(jì)流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置。圖紙標(biāo)準(zhǔn)化包含圖框、圖簽標(biāo)準(zhǔn)化、字體文件標(biāo)準(zhǔn)化、圖層命名和使用標(biāo)準(zhǔn)化。設(shè)計(jì)流程標(biāo)準(zhǔn)化包含項(xiàng)目?jī)?nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化、設(shè)計(jì)過程各環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化、提資、校審流程標(biāo)準(zhǔn)化、項(xiàng)目人員角色標(biāo)準(zhǔn)化等等。標(biāo)準(zhǔn)化的文件和流程在歸檔時(shí)，系統(tǒng)可根據(jù)規(guī)劃自動(dòng)采集電子文件元數(shù)據(jù)，為后續(xù)設(shè)計(jì)圖紙歸檔打下良好的基礎(chǔ)。2.保證電子文件的真實(shí)性、可靠性。勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目在圖紙交付后，還需要根據(jù)專家意見和項(xiàng)目施工的實(shí)際情況進(jìn)行修改和補(bǔ)充，變更次數(shù)多，圖紙版本更替快，時(shí)效性強(qiáng)，在實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)施工白圖與歸檔的底圖不一致的情況，導(dǎo)致產(chǎn)生嚴(yán)重的質(zhì)量事故。協(xié)和設(shè)計(jì)平臺(tái)在圖紙?jiān)O(shè)計(jì)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)時(shí)對(duì)過程進(jìn)行全面監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目的全過程，各環(huán)節(jié)自動(dòng)收集，系統(tǒng)也可以根據(jù)相關(guān)管理文件創(chuàng)建相應(yīng)過程記錄，設(shè)計(jì)過程文件的記錄是通過設(shè)計(jì)人員的設(shè)計(jì)過程隨時(shí)完成，電子文件的原始性、真實(shí)有效性有了保證。實(shí)現(xiàn)了設(shè)計(jì)過程記錄、設(shè)計(jì)依據(jù)資料收集、設(shè)計(jì)成品輸出全過程記錄。將流程辦結(jié)節(jié)點(diǎn)與歸檔入口緊密相聯(lián)，做到辦結(jié)即歸檔，確保了歸檔電子文件的真實(shí)性、可靠性。3.提高歸檔效率。傳統(tǒng)意義歸檔需要專業(yè)負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將所有項(xiàng)目資料收集齊全后，進(jìn)行整理再實(shí)現(xiàn)歸檔。協(xié)同管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)人員工作的同時(shí)記錄設(shè)計(jì)過程，通過流程設(shè)置記錄審批意見，正式出版的文本或圖紙上加蓋CA電子章或其他形式的電子文件簽章，使歸檔的電子文件合法化。

三、基于協(xié)同設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

（一）無感化歸檔。在協(xié)同設(shè)計(jì)系統(tǒng)下，檔案管理系統(tǒng)與協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)自動(dòng)對(duì)接，對(duì)工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行全過程周期管理。從各專業(yè)策劃開始，到條件提資，到設(shè)計(jì)過程流轉(zhuǎn)和審批等各設(shè)計(jì)流程在流程結(jié)束后自動(dòng)歸檔的原則，設(shè)計(jì)人員在設(shè)計(jì)過程中所有的過程都由系統(tǒng)進(jìn)行痕跡化收集和管理，再依據(jù)歸檔范圍進(jìn)行分類處理。從記錄控制的角度記錄設(shè)計(jì)的全過程內(nèi)容。末端進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)過程性歸檔和元數(shù)據(jù)的自動(dòng)捕獲、著錄。同時(shí)檔案管理系統(tǒng)能自動(dòng)識(shí)別歸檔電子文件并生成條碼，條碼中包含電子文件的形成人、形成地點(diǎn)、電子簽名的時(shí)間、電子簽名的數(shù)字證書等內(nèi)容，在文件檢查時(shí)會(huì)自動(dòng)顯示，被改動(dòng)后電子文件自動(dòng)生效。有效地保證歸檔文件的真實(shí)性、完整性、可用性。設(shè)計(jì)工作與歸檔入口同時(shí)在協(xié)同平臺(tái)上，設(shè)計(jì)人員在設(shè)計(jì)完成后自動(dòng)歸檔，設(shè)計(jì)過程中需要使用檔案，通過平臺(tái)搜索引擎自動(dòng)連接檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)最便捷的利用，避免檔案信息滯后化和孤島化帶來的檔案利用率低下的現(xiàn)狀。無感化歸檔系統(tǒng)很好地解決了設(shè)計(jì)人員變動(dòng)頻繁、設(shè)計(jì)資料中間過程倒補(bǔ)、ISO質(zhì)量管理文件與實(shí)際設(shè)計(jì)過程不相符等一系列問題，為保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性提供了平臺(tái)資源。

（二）前端控制需求明確。協(xié)同設(shè)計(jì)雖是設(shè)計(jì)系統(tǒng)，但是協(xié)同設(shè)計(jì)與檔案管理是密切相連的兩個(gè)系統(tǒng)，協(xié)同設(shè)計(jì)是歸檔文件來源，檔案管理系統(tǒng)中是設(shè)計(jì)院知識(shí)高地、產(chǎn)品庫(kù)，可以根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)、技術(shù)特點(diǎn)、地域要求等為設(shè)計(jì)人員提供知識(shí)參謀，所以檔案人員要介入?yún)f(xié)同系統(tǒng)的開發(fā)和歸檔模塊的設(shè)計(jì)工作，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)需求不僅要滿足設(shè)計(jì)人員協(xié)作的需要，也要滿足歸檔電子文件的要求。需要將電子文件的合法化要求納入?yún)f(xié)同系統(tǒng)的前端，對(duì)設(shè)計(jì)文件、流程從生成到歸檔整個(gè)過程進(jìn)行統(tǒng)一策劃、實(shí)施，實(shí)現(xiàn)電子文件生命周期管理，構(gòu)筑歸檔電子文件的真實(shí)性、可用性保障體系。在協(xié)同系統(tǒng)需求分析時(shí)，要從檔案管理的角度出發(fā)，結(jié)合《電子簽名法》等法律法規(guī)對(duì)電子文件的要求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，各項(xiàng)目、專業(yè)、階段的歸檔范圍、編號(hào)規(guī)則、著錄、電子審簽、元數(shù)據(jù)生成與采集等方面進(jìn)行整體設(shè)計(jì)和分析，確保電子文件來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

（三）開發(fā)檔案信息資源。利用檔案信息庫(kù)加強(qiáng)檔案信息提取、開發(fā)利用，對(duì)檔案進(jìn)行知識(shí)化管理，以知識(shí)共享為契機(jī)，讓數(shù)字檔案由數(shù)據(jù)變信息；在設(shè)計(jì)的校審過程中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄圖紙差錯(cuò)，并根據(jù)規(guī)劃自動(dòng)判別差錯(cuò)的嚴(yán)重程度，后續(xù)根據(jù)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)不斷更新設(shè)計(jì)院的校審提綱和優(yōu)秀項(xiàng)目推薦表。最后，通過拓展檔案信息資源收集范圍，項(xiàng)目資料數(shù)據(jù)分析、工時(shí)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等功能與設(shè)計(jì)院各應(yīng)用系統(tǒng)集成，提升檔案的數(shù)據(jù)價(jià)值，使檔案管理系統(tǒng)成為設(shè)計(jì)院的數(shù)據(jù)信息資源中心，在領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)提供數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，優(yōu)秀項(xiàng)目設(shè)計(jì)的經(jīng)驗(yàn)分享和優(yōu)秀項(xiàng)目申報(bào)材料的亮點(diǎn)描述，更好地為設(shè)計(jì)人員的成長(zhǎng)提供參考。優(yōu)秀項(xiàng)目庫(kù)、設(shè)計(jì)質(zhì)量事故案例庫(kù)是設(shè)計(jì)院的兩面鏡子，協(xié)同設(shè)計(jì)可以在設(shè)計(jì)過程中根據(jù)技術(shù)級(jí)別進(jìn)行打分，優(yōu)秀項(xiàng)目庫(kù)也可以為后續(xù)同類項(xiàng)目招投標(biāo)、企業(yè)業(yè)績(jī)積累、企業(yè)對(duì)外宣傳、地方志編史修志、地域性差異設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)傳授等做出支持。案例庫(kù)可以明確告知設(shè)計(jì)人員的設(shè)計(jì)紅線，起到應(yīng)有的警示作用。

四、結(jié)語(yǔ)

在信息化飛速發(fā)展的今天，勘察設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)手段從單專業(yè)分裂作戰(zhàn)，到協(xié)同標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，伴隨著電子檔案合法化正式落地，檔案管理從實(shí)體管理向內(nèi)容管理邁進(jìn)，如何加強(qiáng)前端控制，從成套性歸檔要求演變?yōu)榉峙⒍嗑暥葰w檔已是勘察設(shè)計(jì)單位檔案部門的重要課題，檔案人員要及時(shí)介入前端工作，在工作手段變化的同時(shí)，檔案工作要緊隨其后，以發(fā)展的理念和創(chuàng)新的工作模式更好地適應(yīng)信息化社會(huì)的發(fā)展。