文/南京理工大學(xué)紫金學(xué)院教務(wù)處 彭夢(mèng)君；南京郵電大學(xué)計(jì)算機(jī)學(xué)院 周劍

“十三五”期間，我國(guó)在發(fā)展高等教育事業(yè)方面取得前所未有的成就，《中共中央關(guān)于制定國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和二〇三五年遠(yuǎn)景目標(biāo)的建議》中，更是將“高等教育進(jìn)入普及化階段”列入決勝全面建成小康社會(huì)取得的重要成就之一。隨著高等教育改革發(fā)展進(jìn)程的加快，如何有效提升教育教學(xué)管理水平成為各高等學(xué)校面臨的新挑戰(zhàn)。

學(xué)籍與學(xué)歷管理工作是高等學(xué)校教育教學(xué)管理工作的重要內(nèi)容，是高等學(xué)校依法治校、規(guī)范管理的重要組成部分，對(duì)穩(wěn)定教學(xué)秩序、確保培養(yǎng)質(zhì)量、保證教育公平、助力學(xué)生成長(zhǎng)起著決定性作用。2001年，教育部正式下發(fā)《高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定》，以進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范我國(guó)各所高等學(xué)校的學(xué)籍與學(xué)歷管理，同時(shí)通過建立高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度，為高等學(xué)校學(xué)籍與學(xué)歷管理工作指明新的發(fā)展方向。2007年，教育部印發(fā)《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊(cè)暫行辦法》，通過加強(qiáng)對(duì)高等學(xué)校招生行為的監(jiān)督，保障高等教育改革健康發(fā)展。2007年，教育部印發(fā)了《關(guān)于做好普通高等學(xué)校2008年新生學(xué)籍電子注冊(cè)工作的通知》，不僅對(duì)在校生學(xué)年注冊(cè)管理工作提出明確要求，通知中相關(guān)政策對(duì)在校生的學(xué)籍與學(xué)歷管理工作提供了規(guī)范性依據(jù)，有助于高等學(xué)校對(duì)學(xué)生在校期間全過程的規(guī)范化、信息化管理。2014年，教育部印發(fā)了《高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)辦法》，有效提升了學(xué)籍與學(xué)歷注冊(cè)工作的規(guī)范性及科學(xué)性。至此，高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)工作有了明確的政策支持，其內(nèi)容及流程得到進(jìn)一步的明確、規(guī)范。同時(shí)，從學(xué)生入學(xué)報(bào)到到學(xué)生畢業(yè)離校的全過程管理瑣碎、復(fù)雜，而高等學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)工作貫穿始終，促進(jìn)了高等學(xué)校對(duì)學(xué)生在校期間全過程管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化。學(xué)校、學(xué)生、用人單位可便捷地在線查詢或驗(yàn)證學(xué)籍學(xué)歷信息、獲取學(xué)籍學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告，權(quán)威的學(xué)籍學(xué)歷信息共享時(shí)代已經(jīng)到來。

近年來，在國(guó)家相關(guān)學(xué)籍學(xué)歷管理政策及制度的支持及要求下，學(xué)籍與學(xué)歷管理工作水平得到了一定的提升。本文結(jié)合學(xué)籍與學(xué)歷管理工作實(shí)際，論述了高等學(xué)校學(xué)籍與學(xué)歷管理工作的主要內(nèi)容，并對(duì)工作中的注意事項(xiàng)提出若干思考，為進(jìn)一步提升學(xué)籍與學(xué)歷管理工作水平提供建議。

一、學(xué)籍與學(xué)歷管理工作的主要內(nèi)容

學(xué)籍與學(xué)歷管理工作包括新生學(xué)籍電子注冊(cè)、在校生學(xué)年電子注冊(cè)、成績(jī)和學(xué)籍變動(dòng)管理、證書管理與學(xué)歷注冊(cè)、檔案管理等。

（一）新生學(xué)籍電子注冊(cè)。新生學(xué)籍電子注冊(cè)是把好學(xué)籍管理工作“入口”的重要環(huán)節(jié)，高等學(xué)校通過開展新生入學(xué)資格審查、學(xué)籍照片采集及比對(duì)、學(xué)籍電子注冊(cè)、學(xué)籍自查等工作，確保新生學(xué)籍電子注冊(cè)準(zhǔn)確無誤。新生學(xué)籍電子注冊(cè)的工作內(nèi)容主要包括以下四個(gè)方面：1.新生報(bào)到時(shí)，各學(xué)院組織開展新生入學(xué)資格初步審查。審查合格者方可辦理入學(xué)手續(xù)。各學(xué)院將入學(xué)資格初審結(jié)果報(bào)教務(wù)處和學(xué)生工作處備案。2.新生入學(xué)后，教務(wù)處嚴(yán)格按照省級(jí)招生部門核準(zhǔn)的錄取名冊(cè)、錄取照片和經(jīng)各學(xué)院初審?fù)ㄟ^的新生入學(xué)名單，按時(shí)登錄學(xué)信網(wǎng)完成新生學(xué)籍電子注冊(cè)，對(duì)未報(bào)到學(xué)生一律不予注冊(cè)；對(duì)于教育部學(xué)籍管理系統(tǒng)未提供相關(guān)信息或缺少錄取照片的已錄新生，學(xué)生工作處須及時(shí)與生源地招生辦公室聯(lián)系并核實(shí)情況；對(duì)于漏報(bào)或延報(bào)的學(xué)生及時(shí)予以補(bǔ)報(bào)錄取數(shù)據(jù)和照片；同時(shí)，教務(wù)處、學(xué)生工作處組織開展新生學(xué)籍照片采集工作。3.各學(xué)院按照國(guó)家招生規(guī)定，結(jié)合新生本人情況及學(xué)籍照片比對(duì)，對(duì)新生入學(xué)資格進(jìn)行復(fù)查，復(fù)查不合格者取消學(xué)籍。各學(xué)院將入學(xué)資格復(fù)查結(jié)果報(bào)教務(wù)處和學(xué)生工作處備案。4.新生開學(xué)3個(gè)月內(nèi)，教務(wù)處、學(xué)生工作處牽頭、各學(xué)院協(xié)同開展報(bào)到入學(xué)的新生學(xué)籍自查工作。學(xué)生須按要求登錄學(xué)信網(wǎng)核查個(gè)人身份信息和學(xué)籍注冊(cè)信息的一致性。未完成學(xué)籍自查的學(xué)生將不納入在校生管理。各學(xué)院須匯總發(fā)現(xiàn)的問題，核實(shí)后報(bào)教務(wù)處及時(shí)復(fù)核糾正。

（二）在校生學(xué)年電子注冊(cè)。學(xué)校在認(rèn)定在校生具備新學(xué)年學(xué)習(xí)資格的基礎(chǔ)上，完成在校學(xué)生的學(xué)年電子注冊(cè)，注冊(cè)內(nèi)容包含各年級(jí)在校生新學(xué)年學(xué)籍注冊(cè)、上一學(xué)年學(xué)籍變動(dòng)標(biāo)注等。在校生學(xué)年電子注冊(cè)的工作內(nèi)容如下：1.每學(xué)期開學(xué)時(shí)，學(xué)生工作處組織各學(xué)院完成在校生學(xué)期注冊(cè)；2.學(xué)生應(yīng)按學(xué)校規(guī)定的日期、地點(diǎn)與有關(guān)要求辦理學(xué)期注冊(cè)手續(xù)。因故不能按時(shí)辦理學(xué)期注冊(cè)者，須提前向所在學(xué)院請(qǐng)假，經(jīng)批準(zhǔn)后才能暫緩注冊(cè)；不符合注冊(cè)條件者，不予注冊(cè)。未請(qǐng)假逾期2周以上不注冊(cè)，且無正當(dāng)事由者視為放棄學(xué)籍；3.每學(xué)年第一學(xué)期開學(xué)后1個(gè)月內(nèi)，教務(wù)處登錄學(xué)信網(wǎng)完成學(xué)年電子注冊(cè)，對(duì)上學(xué)年休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、保留學(xué)籍等學(xué)籍變動(dòng)進(jìn)行標(biāo)注。

（三）成績(jī)和學(xué)籍變動(dòng)管理。成績(jī)管理是高等學(xué)校根據(jù)課程修讀、考核與成績(jī)?cè)u(píng)定辦法，對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)質(zhì)量進(jìn)行動(dòng)態(tài)、全面地管理及反饋。學(xué)籍變動(dòng)管理是高等學(xué)校根據(jù)相關(guān)規(guī)定對(duì)學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、保留學(xué)籍等學(xué)籍變動(dòng)信息進(jìn)行更新維護(hù)，并對(duì)學(xué)生的成績(jī)認(rèn)定、修學(xué)年限等方面進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。

（四）證書管理與學(xué)歷注冊(cè)。證書管理與學(xué)歷注冊(cè)是學(xué)籍學(xué)歷管理工作的重要內(nèi)容。證書指畢（結(jié)）業(yè)證書及相應(yīng)證明書等。高等學(xué)校應(yīng)以學(xué)信網(wǎng)在校生學(xué)籍注冊(cè)數(shù)據(jù)為依據(jù)開展證書管理與學(xué)歷注冊(cè)工作，并建立健全學(xué)歷證書核查機(jī)制。同時(shí)，通過學(xué)生的錄取信息、學(xué)業(yè)考核、學(xué)費(fèi)繳納等情況，嚴(yán)格審定學(xué)生的畢（結(jié)）業(yè)資格，防止對(duì)無學(xué)籍、空掛學(xué)籍或不具備畢（結(jié)）業(yè)資格的學(xué)生進(jìn)行學(xué)歷電子注冊(cè)和頒發(fā)學(xué)歷證書。學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)生工作處組織畢業(yè)班學(xué)生統(tǒng)一進(jìn)行學(xué)歷電子注冊(cè)圖像采集。教務(wù)處按要求組織學(xué)歷照片及個(gè)人身份信息的核查工作。對(duì)于學(xué)信網(wǎng)人像比對(duì)未通過、按要求須報(bào)省教育廳備案的畢業(yè)班學(xué)生，學(xué)生工作處、教務(wù)處按照相關(guān)要求組織核查，確保畢業(yè)班學(xué)生學(xué)歷注冊(cè)工作平穩(wěn)順利。學(xué)校按照畢業(yè)和學(xué)位授予相關(guān)要求，組織各學(xué)院根據(jù)人才培養(yǎng)方案完成情況對(duì)學(xué)生開展畢（結(jié)）業(yè)資格預(yù)審，在此基礎(chǔ)上開展復(fù)審并將具有畢（結(jié)）業(yè)資格的學(xué)生名單報(bào)分管教學(xué)的校長(zhǎng)審批，審批通過后完成學(xué)歷電子注冊(cè)并發(fā)放畢（結(jié)）業(yè)證書。對(duì)于違反國(guó)家相關(guān)規(guī)定的學(xué)生，學(xué)校依法取消其學(xué)籍及學(xué)歷證書。學(xué)生學(xué)歷證書損毀或遺失的，學(xué)校核實(shí)后出具“學(xué)歷證明書”，并在學(xué)信網(wǎng)進(jìn)行標(biāo)注。

（五）檔案管理。學(xué)籍學(xué)歷檔案是高等學(xué)校檔案的重要組成部分，通過對(duì)學(xué)生在校期間基本情況的翔實(shí)記載，客觀反映學(xué)生學(xué)習(xí)、生活等各方面的發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)學(xué)生的德、智、體、美、勞等情況給予總結(jié)和評(píng)價(jià)。學(xué)籍學(xué)歷檔案管理應(yīng)按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》的相關(guān)要求和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，采用紙質(zhì)、電子等多種保存形式，確保學(xué)籍檔案長(zhǎng)期保存。學(xué)籍學(xué)歷檔案所包含的內(nèi)容瑣碎、復(fù)雜，應(yīng)由學(xué)校各相關(guān)部門分工協(xié)作管理。新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)、注冊(cè)信息、學(xué)籍變動(dòng)情況等，由學(xué)生工作處負(fù)責(zé)牽頭管理；學(xué)籍照片、學(xué)生成績(jī)單、畢（結(jié)）業(yè)名單等，由教務(wù)處牽頭管理。

二、學(xué)籍與學(xué)歷管理工作存在的問題及建議

應(yīng)上級(jí)主管部門要求，大多數(shù)高等學(xué)校成立了專門的工作組負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷管理工作。校長(zhǎng)承擔(dān)學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷管理工作全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管教學(xué)工作和學(xué)生工作的副校長(zhǎng)承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)管責(zé)任；教務(wù)處、學(xué)生工作處、各學(xué)院負(fù)責(zé)人在工作組領(lǐng)導(dǎo)下協(xié)同合作，落細(xì)落實(shí)學(xué)籍與學(xué)歷管理工作的各項(xiàng)要求和任務(wù)。

然而，學(xué)籍與學(xué)歷管理是一項(xiàng)內(nèi)容繁雜、要求細(xì)致的工作，面對(duì)高等教育進(jìn)入大眾化階段的新形勢(shì)，高等學(xué)校要進(jìn)一步提高學(xué)籍與學(xué)歷管理水平，必須認(rèn)真研究學(xué)籍與學(xué)歷管理工作中存在的新問題，并采用高效的學(xué)籍與學(xué)歷管理手段，提高學(xué)籍與學(xué)歷管理工作的效率和水平。本文從以下三方面著手，對(duì)學(xué)籍與學(xué)歷管理工作提出改進(jìn)思路，以進(jìn)一步提升學(xué)籍與學(xué)歷管理水平。

（一）堅(jiān)持“以人為本”，將高等學(xué)校學(xué)籍與學(xué)歷工作做到人性化。高等學(xué)校在日常教育教學(xué)管理工作中，首先要堅(jiān)持“以學(xué)生為本”。迄今為止，高等學(xué)校學(xué)籍與學(xué)歷管理相關(guān)制度方面未進(jìn)行有效創(chuàng)新和突破發(fā)展，更多的仍延續(xù)傳統(tǒng)的上下級(jí)的傳統(tǒng)管理方式，制度內(nèi)容大多由教育相關(guān)部門和高等學(xué)校制訂后傳達(dá)給學(xué)生。這樣容易對(duì)學(xué)生產(chǎn)生誤導(dǎo)：制度只是學(xué)校為了約束管理自己而制訂的。學(xué)生很容易產(chǎn)生逆反心理，不僅不利于制度的實(shí)施，還違背了高等教育“以學(xué)生為本”的理念。高等學(xué)校的學(xué)籍與學(xué)歷管理應(yīng)從服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民的角度出發(fā)，堅(jiān)持“以學(xué)生為本”的理念，從學(xué)生角度出發(fā)開展教育教學(xué)管理工作，結(jié)合學(xué)校發(fā)展和學(xué)生發(fā)展的客觀規(guī)律制訂規(guī)章制度。同時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主，鼓勵(lì)學(xué)生參與制度制訂過程中的討論，踴躍提出學(xué)生自己的疑問和想法，在討論中形成的科學(xué)管理制度，加入具有一定人性化的條例，樹立“以人為本”的管理理念。

（二）加強(qiáng)組織建設(shè)，創(chuàng)新學(xué)籍管理機(jī)制。當(dāng)前，大多數(shù)高等學(xué)校的學(xué)籍與學(xué)歷工作由教務(wù)處、學(xué)生工作處負(fù)責(zé)牽頭，具體由教務(wù)處、學(xué)生工作處承擔(dān)學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷管理的工作人員負(fù)責(zé)實(shí)施。隨著高等學(xué)校學(xué)籍與學(xué)歷管理工作的要求越來越高，學(xué)籍學(xué)歷管理工作人員的壓力與以往相比增加了很多。比如，新生的入學(xué)資格審查、錄取資格復(fù)查工作直接落在高等學(xué)校學(xué)籍與學(xué)歷管理部門工作人員的肩上。同時(shí)，學(xué)信平臺(tái)增設(shè)學(xué)生人像比對(duì)功能，基于該項(xiàng)功能的畢業(yè)生身份核查成為高等學(xué)校學(xué)籍與學(xué)歷管理的常態(tài)化工作，這些工作僅靠學(xué)籍管理部門是不可能完成的，需要招生、學(xué)生管理、檔案、紀(jì)檢等部門分工協(xié)作，審查過程出現(xiàn)的問題歸口學(xué)籍與學(xué)歷管理部門，時(shí)間緊、任務(wù)重，導(dǎo)致學(xué)籍與學(xué)歷管理工作人員不穩(wěn)定、人手不足，不利于學(xué)籍與學(xué)歷管理工作的長(zhǎng)期、穩(wěn)定開展。高等學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍與學(xué)歷管理工作的組織建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)，為學(xué)籍與學(xué)歷管理工作構(gòu)建完善的保障體系，為學(xué)籍與學(xué)歷管理工作的開展提供有力的支持；在學(xué)籍與學(xué)歷管理工作中應(yīng)將管理責(zé)任具體化、明確化，做到分工明確，權(quán)責(zé)清晰。同時(shí)，應(yīng)合理配備相關(guān)工作人員，給予足夠的培訓(xùn)和鍛煉，將責(zé)任意識(shí)、規(guī)范意識(shí)作為相關(guān)工作人員的標(biāo)尺，并設(shè)置一定的上升空間，激勵(lì)相關(guān)工作人員在規(guī)范的工作流程中創(chuàng)新管理機(jī)制，使學(xué)籍與學(xué)歷管理工作更加科學(xué)合理、規(guī)范有序。

（三）加大宣傳力度，提高學(xué)籍與學(xué)歷管理工作的執(zhí)行力，維護(hù)學(xué)生切身利益。各高等學(xué)校已逐步建立健全學(xué)籍與學(xué)歷管理制度，并以印發(fā)手冊(cè)等方式向?qū)W生、各相關(guān)部門進(jìn)行宣傳，但仍存在制度更新不及時(shí)、制度內(nèi)容粗淺、宣傳不到位等問題，導(dǎo)致學(xué)校各相關(guān)部門、在校學(xué)生對(duì)學(xué)籍與學(xué)歷管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，影響學(xué)籍與學(xué)歷管理工作的執(zhí)行力，甚至因?qū)W籍與學(xué)歷電子注冊(cè)問題對(duì)學(xué)生的切身利益產(chǎn)生不良影響。高等學(xué)校應(yīng)確保各個(gè)部門或教學(xué)單位在學(xué)籍與學(xué)歷管理工作中的良好協(xié)作，加大相關(guān)制度及工作流程的宣傳力度。比如在新進(jìn)輔導(dǎo)員培訓(xùn)會(huì)中專門開設(shè)學(xué)籍與學(xué)歷管理專題講座，通過講座來強(qiáng)調(diào)學(xué)籍與學(xué)歷管理工作的重要性，明確相關(guān)工作的具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)、流程和注意事項(xiàng)。此外，高等學(xué)校應(yīng)對(duì)在校學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍與學(xué)歷管理宣傳講解，比如在校級(jí)或?qū)W院級(jí)的微信公眾號(hào)發(fā)布相關(guān)制度、流程及注意事項(xiàng)，或者發(fā)放專門的手冊(cè)給班級(jí)學(xué)生干部，將相關(guān)制度、流程及注意事項(xiàng)教給班級(jí)里的每位學(xué)生。

三、結(jié)語

高等教育改革發(fā)展進(jìn)程加快的背景下，高等學(xué)校的教學(xué)管理工作面臨著巨大挑戰(zhàn)。學(xué)籍與學(xué)歷管理作為高等學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分，其政策性強(qiáng)、工作量大、內(nèi)容冗雜。本文從學(xué)籍與學(xué)歷管理工作的實(shí)際出發(fā)，首先論述了高等學(xué)校學(xué)籍與學(xué)歷管理工作的主要內(nèi)容，提出堅(jiān)持“以人為本”的理念進(jìn)行制度建設(shè)，使學(xué)籍與學(xué)歷工作更加人性化。其次，從加強(qiáng)組織建設(shè)方面，提出明確分工、重視具體崗位人員的隊(duì)伍建設(shè)。最后，強(qiáng)調(diào)加大對(duì)高等學(xué)校相關(guān)部門以及在校學(xué)生的宣傳，使其充分認(rèn)識(shí)學(xué)籍與學(xué)歷管理工作的重要性，理解相關(guān)工作的制度、流程及注意事項(xiàng)。本文為進(jìn)一步提升學(xué)籍與學(xué)歷管理工作水平提供了方向，堅(jiān)持從管理機(jī)制、制度建設(shè)、過程管理等方面入手，強(qiáng)化學(xué)籍與學(xué)歷管理工作。