文/莆田市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所 林秀霞

2020年6月20日修訂通過的《中華人民共和國檔案法》增設(shè)了“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，將檔案信息化建設(shè)納入各級政府發(fā)展規(guī)劃。這是貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記關(guān)于做好新時代檔案工作的重要指示和黨中央決策部署的集中表現(xiàn)。在新《檔案法》指導(dǎo)下，我國科研水平在社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶動下不斷提升，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)呈現(xiàn)出日新月異的新局面。在這樣背景下，只有通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)不斷加快檔案數(shù)字化管理和有效資源開發(fā)與利用，才能更好地促進(jìn)檔案管理事業(yè)朝著健康的方向持續(xù)快速發(fā)展。不僅能夠緩解科研院所檔案管理工作中遇到的難題，還能提升科研院所整體工作效率。

一、檔案信息化建設(shè)的涵義及涵蓋范圍

檔案信息化建設(shè)是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一組織和規(guī)劃下，在檔案管理的活動過程中利用先進(jìn)的計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段，對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源社會化服務(wù)。使檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)化，從以檔案實(shí)體保管與運(yùn)用為重心向檔案信息的數(shù)字化管理和提供服務(wù)為重點(diǎn)轉(zhuǎn)化，從而推進(jìn)檔案工作向標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化邁進(jìn)。

檔案信息化建設(shè)涵蓋四大范圍：一是數(shù)字檔案資源建設(shè)。這是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作；二是軟件系統(tǒng)建設(shè)。是檔案信息資源開發(fā)利用的技術(shù)保障。通過計算機(jī)軟件來實(shí)現(xiàn)信息化管理，以達(dá)到提高檔案管理的水平與效率。目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和全文數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是軟件系統(tǒng)建設(shè)的兩大主題；三是硬件設(shè)施建設(shè)。硬件設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)最基礎(chǔ)的保證，包括微機(jī)、網(wǎng)絡(luò)平臺、服務(wù)器及存儲設(shè)備等；四是保障體系建設(shè)。是檔案信息化建設(shè)的支柱，涵蓋了檔案信息化規(guī)劃、法律法規(guī)、人才隊伍及安全體系保障等方面的建設(shè)。

二、科研院所檔案信息化建設(shè)的意義

檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇就是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，是適應(yīng)信息時代發(fā)展的必然產(chǎn)物。無論是社會信息化導(dǎo)致的檔案數(shù)量急劇上升，還是社會對檔案信息需求的不斷增加，都迫切要求檔案行政管理部門改變傳統(tǒng)管理模式，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)構(gòu)建信息服務(wù)平臺，使檔案管理向數(shù)字化、信息化方向轉(zhuǎn)變，最大限度為檔案資源的實(shí)現(xiàn)利用與共享提供保證。

（一）信息化建設(shè)是科研院所工作創(chuàng)新的根本。檔案信息化是科研檔案工作的一場大變革，是從傳統(tǒng)檔案向現(xiàn)代化檔案轉(zhuǎn)變的一個重要標(biāo)志。科研院所檔案是在科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)等過程中形成的有巨大實(shí)際應(yīng)用價值的文獻(xiàn)資源，是科研院所檔案管理工作的重點(diǎn)對象。傳統(tǒng)的管理模式和手段無法適應(yīng)新型檔案管理工作的步伐，我們必須充分運(yùn)用快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，不斷開拓創(chuàng)新，與時俱進(jìn)開展檔案信息化建設(shè)，這在科研院所檔案工作創(chuàng)新中具有舉足輕重的作用。

（二）信息化建設(shè)有助于實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化管理?？蒲性核鶓?yīng)充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化管理對檔案信息資源等實(shí)現(xiàn)共享，更好地利用信息庫資源將信息及時傳遞出去，有效預(yù)防信息資源庫材料發(fā)生流失或失真現(xiàn)象。在檔案建設(shè)過程中，對檔案資源服務(wù)的內(nèi)容和方式進(jìn)行創(chuàng)新服務(wù)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺，將檔案信息積累并存儲起來，還能夠拓展檔案社會利用率范疇，為檔案信息資源的科學(xué)保管與開發(fā)利用創(chuàng)造前所未有的技術(shù)條件。基于此，信息化管理在科研院所檔案建設(shè)等方面具有舉足輕重的意義，既給檔案工作人員帶來了便利，還為檔案管理的拓展提供高質(zhì)量、高效率的信息服務(wù)保障。

（三）信息化建設(shè)有助于提高科研院所工作效率?？蒲性核鶛n案呈現(xiàn)載體多樣性、內(nèi)容分散交叉的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上當(dāng)下科研工作的步伐。在當(dāng)今信息飛速發(fā)展的時代背景下，只有充分利用信息化技術(shù)搭建檔案信息資源服務(wù)平臺，有效積累和存儲信息資源，形成專題資源庫，方便人們在利用檔案時，依附互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對相關(guān)資源進(jìn)行快速檢索與查找，不受時間和空間等多方面人為因素的限制，提高網(wǎng)絡(luò)服務(wù)能力，構(gòu)建內(nèi)容豐富、覆蓋面廣、檢索快捷方便的檔案利用服務(wù)體系。只有這樣，檔案信息的檢索及共享利用率才能夠不斷提升。不斷滿足科研工作需求的多樣性，充分發(fā)揮檔案信息廣泛的社會服務(wù)價值。

三、科研院所檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）檔案信息化管理手段落后。配套的軟硬件建設(shè)是檔案工作開展的重要基礎(chǔ)和前提。就目前各科研院所檔案信息化建設(shè)情況來看，個別領(lǐng)導(dǎo)只重視科研成果轉(zhuǎn)化率，對于科研檔案管理信息化建設(shè)重視度不夠，將有限的資源優(yōu)先投放到能為單位直接帶來經(jīng)濟(jì)效益的科研項目上。為此，科研院所的信息化檔案管理工作由于缺少足夠的資金保障，無法引進(jìn)各類先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，致使科研院所檔案信息化建設(shè)工作出現(xiàn)不足，無法為日漸發(fā)展的現(xiàn)代化科研事業(yè)提供應(yīng)有的科研信息輔助能力。工作上，采用最簡單的傳統(tǒng)人工管理模式，技術(shù)手段落后，開發(fā)利用與創(chuàng)新意識淡薄，很多有參考價值的檔案只是存貯而不是高效利用。因此，信息化建設(shè)工作不能為其提供穩(wěn)固的支撐，是科研院所檔案信息化工作無法穩(wěn)步前進(jìn)的重要制約因素。

（二）檔案信息化管理人員水平不高。目前，科研院所檔案信息化建設(shè)處于起步階段。科研院所領(lǐng)導(dǎo)層受傳統(tǒng)思想的影響，導(dǎo)致檔案工作被忽視。因此造成檔案部門處于弱勢，管理人員配備不足，人員結(jié)構(gòu)老化，多是兼職而非專職人員。檔案管理人員欠缺信息化培訓(xùn)，專業(yè)化技能和管理思維方式跟不上檔案信息化建設(shè)腳步，在管理過程中，無法認(rèn)識到信息化技術(shù)對于檔案工作的意義，對檔案工作的重要性缺少必要的認(rèn)知，本身工作積極性及服務(wù)意識不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案信息化系統(tǒng)利用率不高，嚴(yán)重阻礙了科研院所檔案信息化建設(shè)步伐，無法將檔案信息化作用充分發(fā)揮出來。

（三）檔案信息化資源滯后?？蒲袡n案資源內(nèi)容豐富，是科研院所研究成果的重要財富。信息化資源共享則是科研檔案信息資源開發(fā)與利用的重點(diǎn)保障。可就目前各科研單位信息化建設(shè)情況來看，科研檔案信息化資源嚴(yán)重滯后，在實(shí)際工作中，各部門呈現(xiàn)被動狀態(tài)，長期以來缺乏信息協(xié)調(diào)溝通渠道，資源共享觀念淡薄，檔案管理工作仍處于封閉狀態(tài)，導(dǎo)致檔案信息化作用無法得到充分發(fā)揮，科研信息化建設(shè)成效大打折扣。

四、科研院所檔案信息化建設(shè)的策略

科研院所想在科研成果方面取得重大突破，必須將檔案信息化作為一項強(qiáng)基工程，建立完善的檔案管理服務(wù)體系，將檔案管理模式與信息化建設(shè)有機(jī)融合起來。

（一）加大信息化建設(shè)資金投入。科研院所檔案信息化建設(shè)事業(yè)想取得良好的成效，必須有充足的資金提供基礎(chǔ)保障。為此，各大科研院所要結(jié)合當(dāng)前單位的檔案信息化工作需求，對現(xiàn)有的科研管理資金進(jìn)行合理配置，每年投入一定的資金用于檔案信息化工作的開展，以保證資金投入和檔案信息化建設(shè)目標(biāo)任務(wù)相適宜。一是加大對檔案信息化建設(shè)工作的硬件投入。不僅要對檔案室配備的計算機(jī)、服務(wù)器及存儲設(shè)備進(jìn)行及時更新?lián)Q代，更要根據(jù)實(shí)際工作需求購置先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，使檔案向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)化。二是加大對檔案信息化建設(shè)工作軟件的投入。不僅要對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和維護(hù)，還要加強(qiáng)自主開發(fā)與改進(jìn)，加快檔案信息的處理速度，使之更加符合科研院所檔案管理工作的開展。

（二）加強(qiáng)信息人才隊伍的培養(yǎng)。在信息化高速發(fā)展的時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理人才已遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上信息化發(fā)展的腳步，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍顯得至關(guān)重要。首先，科研院所領(lǐng)導(dǎo)在檔案信息化建設(shè)過程中，要把培養(yǎng)檔案人才隊伍作為重中之重的工作，積極引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)人才，讓更多具有扎實(shí)理論知識的專業(yè)人才補(bǔ)充到檔案工作隊伍中來。其次，要定期開展檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育業(yè)務(wù)培訓(xùn)、信息技術(shù)專業(yè)知識講座，通過理論與實(shí)際相結(jié)合的方法，提高檔案管理人員的服務(wù)意識及服務(wù)技術(shù)，大力培養(yǎng)精通計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等綜合業(yè)務(wù)水平的專業(yè)人才隊伍，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作有序開展。

（三）強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè)。科研院所一定要依托信息技術(shù)手段，不斷加大科研檔案信息資源的綜合利用力度，滿足科研單位發(fā)展的迫切需要?？蒲袉挝槐仨毤涌鞕n案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)步伐，充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將數(shù)字化的各類檔案信息資源融合共享為一體，實(shí)現(xiàn)檔案信息化在線查閱與利用，更為直觀地將信息資源展現(xiàn)出來，使其不再受時間、空間等多方面因素的影響，為科研院所的發(fā)展提供寶貴的信息支撐。除此之外，還應(yīng)不斷改進(jìn)和完善網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上優(yōu)化軟硬件系統(tǒng)，通過優(yōu)化信息化系統(tǒng)來保存與利用檔案，將檔案信息化工作推向一個新平臺，不斷提升檔案服務(wù)效率。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)從傳統(tǒng)管理模式走向現(xiàn)代化管理的重要環(huán)節(jié)。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，科研院所檔案信息化建設(shè)工作勢在必行，效益明顯，前途光明，但同時面臨著一系列現(xiàn)實(shí)困難與挑戰(zhàn)。只有研究制訂科學(xué)的信息化建設(shè)策略來加強(qiáng)各方面技術(shù)保障，將其與科研院所各項管理工作有效銜接起來，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會共享，以最大限度激發(fā)檔案信息化建設(shè)的實(shí)際作用與價值，才能把檔案信息化建設(shè)推向更高的層次。