堅(jiān)持先行示范 把握守正創(chuàng)新
——?jiǎng)?chuàng)建全國示范數(shù)字檔案館的若干舉措

林平/德清縣檔案館

2023年5月，德清縣檔案館順利通過“全國示范數(shù)字檔案館”測試驗(yàn)收，6月正式獲批“全國示范數(shù)字檔案館”，這是浙江省第4家、湖州市首家獲批“全國示范數(shù)字檔案館”的區(qū)縣級(jí)檔案館。

1 提前提早抓好謀劃，鼓足干勁凝聚力量

1.1 注重強(qiáng)化組織保障

縣檔案館自2021年起將全國示范數(shù)字檔案館創(chuàng)建工作納入年度重點(diǎn)工作任務(wù)。館黨組定期將全國示范數(shù)字檔案館創(chuàng)建工作準(zhǔn)備事宜納入館黨組會(huì)會(huì)議議程，解決實(shí)際問題。針對創(chuàng)建準(zhǔn)備工作中難點(diǎn)任務(wù)實(shí)行重點(diǎn)攻堅(jiān)，單設(shè)六個(gè)專項(xiàng)攻堅(jiān)組，制定工作方案，每月召開專題例會(huì)，聽取工作進(jìn)展匯報(bào)，推動(dòng)具體工作落實(shí)。全館總動(dòng)員參與創(chuàng)建準(zhǔn)備工作，尤其是在涉密數(shù)據(jù)篩查工作中，歷時(shí)6個(gè)月時(shí)間，全員分工協(xié)作、密切配合，將存量的涉密數(shù)據(jù)全部從非涉密數(shù)據(jù)庫分離。

1.2 健全精細(xì)管理機(jī)制

縣檔案館通過整體規(guī)劃檔案資源總庫、管理庫和利用庫等“三庫”管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理、保存和利用更加全面、準(zhǔn)確和規(guī)范。先后制訂和完善了機(jī)房管理、設(shè)備管理、人員管理、數(shù)字化加工等10余項(xiàng)管理制度，建立起涵蓋檔案業(yè)務(wù)工作全流程的制度體系，確保了數(shù)字檔案館運(yùn)行中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作均有章可循、管理規(guī)范。全面筑牢數(shù)字檔案安全屏障，加強(qiáng)安全硬件支撐，購置配套的防火墻、上網(wǎng)行為管理、日志審計(jì)、漏洞掃描等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備。持續(xù)加強(qiáng)安全環(huán)境監(jiān)控，實(shí)時(shí)監(jiān)測機(jī)房和庫房環(huán)境數(shù)據(jù)，及時(shí)做好設(shè)備的巡查和維護(hù)。

1.3 緊盯問題查漏補(bǔ)缺

全國示范數(shù)字檔案館測評(píng)指標(biāo)涉及五大方面99個(gè)測評(píng)項(xiàng)，其中基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)功能等涉及到大量軟硬件支撐。縣檔案館提早申報(bào)項(xiàng)目，爭取經(jīng)費(fèi)保障和政策支持。在硬件改造上，2022年通過實(shí)施機(jī)房微模塊數(shù)據(jù)中心提升改造、檔案庫房精密空調(diào)維修改造、數(shù)字化加工室規(guī)范化改造等“三大改造”項(xiàng)目，全面升級(jí)數(shù)字檔案館硬件設(shè)備及場地設(shè)施。在軟件提升上，通過優(yōu)化局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等“三網(wǎng)”布局和功能，搭建起滿足“收、管、存、用”全流程管理應(yīng)用的檔案信息化管理體系，數(shù)字檔案館運(yùn)行更加精準(zhǔn)高效。

1.4 常態(tài)長效抓整改促提升

檔案資源在測評(píng)指標(biāo)中占分最多，也最容易失分，重點(diǎn)是要抓好常態(tài)化長效化整改和提升?？h檔案館先后梳理出300多個(gè)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量核查整改提升項(xiàng)，完成涉及到265.96萬件數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換、2.98萬條音視頻媒體資源整理、59.3萬件開放數(shù)據(jù)清洗、2.7萬條條目整改與提升工作。在狠抓數(shù)據(jù)質(zhì)量的同時(shí)，也注重豐富數(shù)字資源，館藏民生檔案“一鍵可查、秒辦出證”涵蓋婚姻、出生醫(yī)學(xué)證明、土地確權(quán)、社保等，全文數(shù)據(jù)達(dá)59.36萬件；館藏圖書、民國地圖、地方志、報(bào)刊、媒體等數(shù)據(jù)條目全文93.89萬條/件，供查閱；“德清縣檔案信息網(wǎng)”發(fā)布專題展覽、編研成果、數(shù)字報(bào)摘、德清文獻(xiàn)、檔案?？荣Y源5500條。

2 聚焦創(chuàng)建目標(biāo)任務(wù)，精準(zhǔn)發(fā)力專項(xiàng)攻堅(jiān)

2.1堅(jiān)持“基礎(chǔ)為先”，同步推進(jìn)硬件設(shè)施與軟件系統(tǒng)建設(shè)

一方面，建成標(biāo)準(zhǔn)的中心機(jī)房、規(guī)范化的數(shù)字加工室及安防系統(tǒng)等配套設(shè)施，相關(guān)指標(biāo)和安全措施達(dá)到全國示范數(shù)字檔案館的標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，對照數(shù)字檔案館總體架構(gòu)和規(guī)范要求，搭建檔案信息化管理體系，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的全流程管理，全面支撐數(shù)字檔案館安全運(yùn)行。

2.1.1 建成全域檔案共享服務(wù)平臺(tái)。全域檔案共享服務(wù)平臺(tái)依托政務(wù)網(wǎng)，全面貫通縣鎮(zhèn)村三級(jí)檔案室，全縣各級(jí)室藏?cái)?shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)同一平臺(tái)承載、同一軟件管理、協(xié)同服務(wù)利用的一盤棋管理，打破了檔案“信息孤島”，真正實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案資源互聯(lián)互通。平臺(tái)打造了數(shù)字檔案室、查檔直通車、共享資源、監(jiān)督指導(dǎo)等四大功能模塊，集成了數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)管理、查檔利用、檔案協(xié)查、資源共享等日常應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了館室間數(shù)字檔案的移交、接收、備份等功能，創(chuàng)新了檔案局館在線指導(dǎo)、實(shí)時(shí)監(jiān)管等管理模式。

2.1.2 完善數(shù)字檔案管理系統(tǒng)?！暗虑蹇h數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”是面向館內(nèi)工作人員的局域網(wǎng)基礎(chǔ)平臺(tái)，為積極應(yīng)對新時(shí)期檔案數(shù)字化發(fā)展需求，打造了“收、管、存、用”功能及輔助檔案實(shí)體管理功能，實(shí)現(xiàn)了館內(nèi)所有實(shí)體檔案和數(shù)字檔案資源的一體化管控。

2.1.3 拓展公眾在線服務(wù)平臺(tái)。主要包括門戶網(wǎng)站“德清縣檔案信息網(wǎng)”，以及“德清檔案”微信公眾號(hào)、“德清檔案”政務(wù)微博等3個(gè)平臺(tái)，集成了信息公開、開放檔案、服務(wù)指南、查檔服務(wù)等功能，是面向廣大社會(huì)公眾的公共檔案信息互動(dòng)服務(wù)及宣傳弘揚(yáng)地方歷史文化、展示檔案工作特色的重要載體。

2.2 堅(jiān)持“資源為王”，同步抓實(shí)館藏與基層數(shù)字檔案資料建設(shè)

堅(jiān)持局館協(xié)同，不斷強(qiáng)化館藏?cái)?shù)字檔案資源建設(shè)，同步推進(jìn)基層檔案資源數(shù)字化建設(shè)，全面貫通各級(jí)室藏?cái)?shù)字檔案資源，為數(shù)字檔案開發(fā)利用打造結(jié)構(gòu)更合理、資源更豐富的數(shù)字檔案資源。

2.2.1 加快實(shí)施存量檔案數(shù)字化。按照“存量數(shù)字化”的要求，德清縣從2013年起實(shí)施館藏檔案數(shù)字化加工。現(xiàn)已建立涵蓋全部館藏案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫，館藏紙質(zhì)案卷40.34萬卷、一文一件73.82萬件的檔案數(shù)字化率分別達(dá)到93.72%和98.68%。

2.2.2 積極推進(jìn)增量檔案電子化。根據(jù)“雙套制”移交進(jìn)館的要求，2018—2022年期間，通過在線、離線方式共接收數(shù)字化成果44.84萬件、302.51萬頁，條目40.09萬條。按照“增量電子化”的要求，積極開展電子文件歸檔接收，已接收24家單位電子檔案和電子公文7.4萬件，接收數(shù)碼照片、音視頻數(shù)據(jù)等0.9萬件。

2.2.3 全面達(dá)成基層檔案數(shù)字化。根據(jù)省委省政府辦公廳《關(guān)于新時(shí)代全面推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意見》精神，德清縣局館多措并舉，大力推進(jìn)村級(jí)檔案資源數(shù)字化進(jìn)程，至2021年底，全縣171個(gè)行政村（社區(qū)）存量文書檔案100%完成數(shù)字化，增量紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作保持常態(tài)化，并全面入駐一體化平臺(tái)，落實(shí)數(shù)字檔案規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)了縣鎮(zhèn)村各級(jí)室藏檔案數(shù)字化管理全覆蓋的目標(biāo)。2021年，德清縣順利通過浙江省檔案工作服務(wù)農(nóng)村基層社會(huì)治理試點(diǎn)工作驗(yàn)收。

2.3 堅(jiān)持“安全為要”，牢牢守住檔案信息安全底線

堅(jiān)守“安全第一，預(yù)防為主”思想，樹牢底線思維，積極構(gòu)建系統(tǒng)防范機(jī)制，著力防范和化解檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案安全管理水平。近年來數(shù)字檔案館未發(fā)生過安全事故。

2.3.1 完善防護(hù)設(shè)施。實(shí)行局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和因特網(wǎng)物理隔離，改造建成微模塊數(shù)據(jù)中心，并配置防火墻、數(shù)據(jù)庫審計(jì)、運(yùn)維安全管理、準(zhǔn)入控制、日志審計(jì)、殺毒等安全防護(hù)軟硬件和物理磁帶庫等備份軟硬件，強(qiáng)化打造安全的數(shù)字存儲(chǔ)環(huán)境。館內(nèi)配備防盜、監(jiān)控、消防、溫濕度監(jiān)管等安全保管設(shè)施，全方位保障檔案實(shí)體存放和電子檔案數(shù)據(jù)保管安全。

2.3.2 落實(shí)安全管理。通過組織安全培訓(xùn)、模擬演練等活動(dòng)，切實(shí)提高應(yīng)急處突能力，并將安全工作落實(shí)到崗到人。建立管理臺(tái)賬，全程跟蹤記錄，推進(jìn)數(shù)字檔案館運(yùn)行各環(huán)節(jié)操作有跡可循，確保數(shù)字檔案安全利用。

2.4 堅(jiān)持“服務(wù)為本”，推進(jìn)數(shù)字檔案高效利用

扎實(shí)推進(jìn)數(shù)字檔案管理智能化水平，積極開拓?cái)?shù)字檔案便捷查詢、共享服務(wù)，真正讓檔案數(shù)據(jù)動(dòng)起來、跑腿需求少起來、群眾滿意高起來。

2.4.1 有效提升治理水平。積極打造數(shù)字檔案監(jiān)管智治應(yīng)用場景，依托平臺(tái)對收、管、存、用各項(xiàng)工作要素進(jìn)行指標(biāo)設(shè)定，通過數(shù)據(jù)可視化圖形，在線監(jiān)管全縣檔案資源建設(shè)情況；每年初在線發(fā)布鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門檔案工作重點(diǎn)任務(wù)清單，通過完成指數(shù)和數(shù)據(jù)分析，對各單位年度目標(biāo)完成情況實(shí)現(xiàn)自動(dòng)評(píng)價(jià)；根據(jù)在線監(jiān)管情況，隨時(shí)對各級(jí)檔案館室開展工作落實(shí)督導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對發(fā)現(xiàn)問題實(shí)現(xiàn)在線指導(dǎo)、實(shí)時(shí)反饋、及時(shí)整改、隨時(shí)復(fù)查，檔案治理效率得到明顯提升。

2.4.2 查檔服務(wù)進(jìn)入快車道。建成“1+N”檔案查詢、聯(lián)動(dòng)協(xié)查檔案查詢服務(wù)體系，依托全域檔案共享服務(wù)平臺(tái)，查檔服務(wù)覆蓋縣鎮(zhèn)村三級(jí)檔案室和各級(jí)便民服務(wù)中心，利用云簽章等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)縣域內(nèi)“一網(wǎng)查檔、就地出證”，部分民生檔案即時(shí)“秒辦”出證。全面開通“機(jī)關(guān)查檔直通車”服務(wù)，機(jī)關(guān)查檔使用浙政釘掃描登陸平臺(tái)申請協(xié)查，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)查檔“零跑腿”。3年以來，累計(jì)服務(wù)1.9萬人次。

2.4.3 大力優(yōu)化資源共享。積極推動(dòng)不同類別數(shù)字檔案資源在不同范圍內(nèi)的分類共享，主動(dòng)開放共享館藏圖書報(bào)刊、縣志古籍、民國地圖等數(shù)據(jù)資源，梳理出婚姻登記、出生醫(yī)學(xué)、土地確權(quán)等成熟的民生檔案資源提供共享查詢，整理機(jī)關(guān)部門工作急需數(shù)字檔案資源實(shí)施定點(diǎn)共享，引導(dǎo)各級(jí)檔案館室甄選檔案資源發(fā)布共享。2022年以來，為全縣退役軍人及優(yōu)撫對象建檔立卡工作提供數(shù)字檔案資源服務(wù)1972人次；為全縣計(jì)劃生育規(guī)范性文件清查清理工作的13個(gè)鎮(zhèn)（街道）、44個(gè)機(jī)關(guān)單位專門開辟數(shù)字檔案自助查檔通道，有效出證493件；為“雙女”獎(jiǎng)扶政策兌現(xiàn)工作提供線上核查檔案數(shù)據(jù)358人次等。

下階段，德清縣檔案館將繼續(xù)完善數(shù)字檔案館建設(shè)，緊跟檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐，以建成全國示范數(shù)字檔案館為起點(diǎn)，開拓創(chuàng)新，踔厲奮發(fā)推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，勇毅前行走好新時(shí)代檔案工作趕考路。