建設(shè)工程聲像檔案接收工作機(jī)制探析

張雪迪

摘要：建設(shè)工程聲像檔案在記錄工程建設(shè)過程，提供規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)等參考數(shù)據(jù)，展示城市面貌、宣傳城市規(guī)劃等方面均具有獨(dú)一無二的重要作用。論文在闡述當(dāng)前建設(shè)工程聲像檔案接收工作機(jī)制的基礎(chǔ)上，提出新形勢(shì)下建設(shè)工程聲像檔案接收工作中需要解決的問題，并結(jié)合檔案工作新理念、新方法提出幾點(diǎn)建議，以期對(duì)建設(shè)工程聲像檔案接收和管理工作的開展有所裨益。

關(guān)鍵詞：聲像檔案 接收 單套制 信息化

建設(shè)工程聲像檔案是在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的，以照片（含膠片、數(shù)碼）、影片（正、負(fù)片）、錄像帶（含數(shù)字信號(hào)）、錄音帶、影音光盤等聲像材料為載體，以影像為主要反映方式，并輔以文字說明的具有保存價(jià)值的歷史記錄，包括有關(guān)工程建設(shè)的宣傳片、專題片、成果演示視頻等，類別包括照片檔案、視頻檔案、音頻檔案等。建設(shè)工程聲像檔案接收工作是建設(shè)工程聲像檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，直接影響著后續(xù)工作的開展，如何更系統(tǒng)、更全面地接收和管理好建設(shè)工程聲像檔案，形成具有代表性、符合工作需求的建設(shè)工程聲像檔案接收和管理的工作模式，是當(dāng)下亟待解決的問題。

（一）接收現(xiàn)狀

為充分了解全國(guó)建設(shè)工程聲像檔案接收工作情況，筆者選取我國(guó)14個(gè)城市的城建檔案館，以問卷方式進(jìn)行調(diào)查研究，就其聲像檔案接收工作方面的研究情況，接收工作的有關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)，聲像檔案管理系統(tǒng)和歸檔實(shí)施情況等問題進(jìn)行調(diào)研。從表1可以看出，全國(guó)各地的城建檔案館對(duì)聲像檔案收集工作日益重視，各重點(diǎn)城市的城建檔案館均開展了聲像電子檔案接收方面的研究工作。部分城市的城建檔案館在接收聲像檔案方面依然實(shí)行的是雙套制，即紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)存在。部分城市的城建檔案館已經(jīng)開始實(shí)施單套制歸檔，如北京、哈爾濱、重慶、長(zhǎng)春、濟(jì)南等。在聲像檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)方面，由于運(yùn)維方面投入資金較大，以及需要一定的數(shù)據(jù)量做支撐，因此部分城市的城建檔案館并未建立聲像檔案管理系統(tǒng)。

（二）接收范圍

建設(shè)工程聲像檔案是建設(shè)工程竣工檔案的重要組成部分，是反映城市建設(shè)過程、記錄城市建設(shè)變化的重要載體。對(duì)于市級(jí)行政區(qū)域范圍內(nèi)新建、改建、擴(kuò)建的各類房屋建筑工程以及市政基礎(chǔ)設(shè)施等工程建設(shè)過程中形成的各種類型的聲像檔案，建設(shè)單位必須按規(guī)定向城建檔案館移交建設(shè)工程聲像電子檔案。所有建設(shè)工程項(xiàng)目都應(yīng)按照要求歸檔有關(guān)照片和聲像電子資料，列為市級(jí)以上重點(diǎn)工程以及需要申報(bào)優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)項(xiàng)的建設(shè)項(xiàng)目，還需報(bào)送錄像資料、專題片等電子檔案資料，具體包括：建設(shè)工程開工前原貌、基礎(chǔ)工程、主體工程、竣工后新貌等，與建設(shè)工程有關(guān)的重要活動(dòng)會(huì)議等聲像電子資料。

（三）業(yè)務(wù)流程

在建設(shè)工程聲像檔案接收工作中，城建檔案館常處于聲像記錄過程的末端，無法及時(shí)掌控聲像檔案的內(nèi)容和質(zhì)量，同時(shí)存在參與度有限等問題。[1]要確保建設(shè)工程聲像檔案保質(zhì)保量接收進(jìn)館，需要一套完整有序的接收體系。首先，由城建檔案館根據(jù)每年年初確定的全市重點(diǎn)工程項(xiàng)目，聯(lián)系建設(shè)、施工、監(jiān)理等相關(guān)單位，定期進(jìn)行技術(shù)交底及培訓(xùn)，并確定具體移交報(bào)送檔案的時(shí)間期限。其次，按照屬地及行業(yè)管理原則，城建檔案館指定具體經(jīng)辦人負(fù)責(zé)工作，及時(shí)對(duì)建設(shè)單位進(jìn)行催辦及技術(shù)指導(dǎo)。最后，經(jīng)辦人在已確定的時(shí)間范圍內(nèi)，按照聲像檔案接收業(yè)務(wù)流程要求，對(duì)各建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行檢查、驗(yàn)收；通過實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)案例、檢測(cè)軟件等輔助工具，對(duì)編制單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)；為符合接收標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目辦理移交手續(xù)并接收進(jìn)館，將不符合接收標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目返回建設(shè)單位，敦促其按要求整改并重新報(bào)送，最終完成市重點(diǎn)建設(shè)工程聲像檔案的接收工作。對(duì)于遠(yuǎn)郊區(qū)縣的項(xiàng)目，由城建檔案館建立工作聯(lián)系，培訓(xùn)、指導(dǎo)其屬地內(nèi)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)工程聲像檔案進(jìn)行接收及征集工作。

（一）建設(shè)工程聲像檔案相關(guān)法律法規(guī)不健全

構(gòu)建完善的聲像檔案管理法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)體系，強(qiáng)化制度保障是當(dāng)前急需解決的首要問題。一方面，國(guó)家現(xiàn)有通用性法規(guī)過于籠統(tǒng)，針對(duì)性不強(qiáng)；另一方面，針對(duì)重點(diǎn)建設(shè)工程聲像檔案接收的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)并不完善，全國(guó)各省市缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，無法滿足當(dāng)前城市建設(shè)發(fā)展過程中建設(shè)工程聲像資料制作、驗(yàn)收與移交、歸檔等的實(shí)際操作需要。因此，要結(jié)合建設(shè)工程實(shí)際，制定統(tǒng)一的聲像檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，保證建設(shè)工程聲像檔案接收工作的順利進(jìn)行。

（二）現(xiàn)有的建設(shè)工程聲像檔案管理系統(tǒng)不完善

現(xiàn)如今建設(shè)工程聲像檔案數(shù)據(jù)形式多樣、內(nèi)容豐富、格式復(fù)雜，從普通的16：9高清格式到2K格式、4K格式以及8K格式等超高清格式不斷涌現(xiàn)，進(jìn)而對(duì)檔案管理系統(tǒng)提出了更高的要求。除此之外，現(xiàn)有的建設(shè)工程聲像檔案管理系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)定期更新維護(hù)，隨時(shí)可能出現(xiàn)系統(tǒng)不穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全隱患等問題。電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量越來越大，給系統(tǒng)的查找和利用功能也帶來更高的要求。如何保證建設(shè)工程聲像檔案無缺損、無遺漏地全部進(jìn)入系統(tǒng)，并且保證系統(tǒng)的更新維護(hù)與正常運(yùn)轉(zhuǎn)，方便利用者準(zhǔn)確、迅速查詢到所需文件，是建設(shè)工程聲像檔案管理系統(tǒng)需要解決的重要問題。

（三）建設(shè)工程聲像檔案接收方式較為傳統(tǒng)

在2020年新修訂的《檔案法》發(fā)布之前，電子檔案的法律效力一直有待明確。對(duì)于建設(shè)工程聲像檔案這類特殊形式的電子檔案，在單套制接收缺乏明確依據(jù)的前提下，大部分城建檔案館依然采用傳統(tǒng)的雙套制方式。也就是說，需要先將電子照片洗出，由檔案整編人員將照片制成實(shí)體冊(cè)單獨(dú)歸檔入庫(kù)，同時(shí)將電子版照片存入系統(tǒng)。然而在利用過程中，利用者大多首選電子版照片加以使用，幾乎不存在調(diào)取照片實(shí)體冊(cè)查找使用的情況，這樣照片實(shí)體冊(cè)的制作和歸檔既浪費(fèi)資源又浪費(fèi)空間。

（四）缺乏聲像專業(yè)技術(shù)人員

建設(shè)工程聲像檔案接收工作專業(yè)性很強(qiáng)，工作人員的聲像知識(shí)及業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著聲像檔案的質(zhì)量、水平和服務(wù)效率。筆者對(duì)各城建檔案館調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，普遍存在一名員工身兼數(shù)職的現(xiàn)象，其既要負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、利用，又要負(fù)責(zé)聲像資料的拍攝、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等工作。因此，目前急需增加聲像檔案工作人員數(shù)量，提高聲像檔案工作人員技能。

（一）制定建設(shè)工程聲像檔案接收標(biāo)準(zhǔn)

為了有效提升建設(shè)工程聲像檔案移交歸檔率，必須完善與健全法律法規(guī)，強(qiáng)化和發(fā)揮其監(jiān)督制約作用，為聲像檔案收集工作的有序開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。完善的接收標(biāo)準(zhǔn)是做好建設(shè)工程聲像檔案接收工作的重要保障。近年來，北京市城市建設(shè)檔案館一直在總結(jié)、研究和探索制定建設(shè)工程聲像檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，按照建設(shè)工程聲像檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)，特別是《關(guān)于加強(qiáng)北京市重點(diǎn)建設(shè)工程聲像檔案管理工作的通知》（市規(guī)發(fā)〔2010〕1562號(hào)）要求，切實(shí)加強(qiáng)建設(shè)工程聲像檔案管理和接收工作，于2019年編制了《北京市重點(diǎn)工程聲像檔案資料管理導(dǎo)則》（京規(guī)自發(fā)〔2019〕432號(hào)，以下簡(jiǎn)稱《導(dǎo)則》）?！秾?dǎo)則》明確規(guī)定建設(shè)工程聲像檔案收集與移交、整理及編目、存儲(chǔ)與保管方面的具體要求，按照現(xiàn)行北京市（建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施、軌道交通）資料管理規(guī)程地方標(biāo)準(zhǔn)編制完成房屋建筑工程、市政工程、管線工程、城市綜合管廊工程以及軌道交通工程聲像資料歸檔范圍明細(xì)表，以進(jìn)一步指導(dǎo)和規(guī)范建設(shè)工程聲像檔案資料接收和保管工作。筆者認(rèn)為，為確保建設(shè)工程聲像檔案的真實(shí)、完整、安全和可用，還要進(jìn)一步優(yōu)化接收細(xì)則，為聲像檔案資料真實(shí)記錄城市規(guī)劃、建設(shè)的形成過程，留存珍貴歷史影像，保證和監(jiān)督工程建設(shè)質(zhì)量，提供更為精準(zhǔn)的依據(jù)。

（二）建立完善的建設(shè)工程聲像檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)如今大型房屋建設(shè)工程形成的全程跟蹤球形云臺(tái)4K格式記錄、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程線路模擬演示系統(tǒng)，以及工程施工模型BIM等，數(shù)量龐大、種類豐富。這些文件如果得不到有效的歸檔保存，極易失存、失控。因此，目前需要一套安全可靠、穩(wěn)定、成熟的聲像檔案管理系統(tǒng)，從基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、應(yīng)用服務(wù)和信息安全等不同層面滿足聲像檔案的接收、整編、入庫(kù)、保管、利用等。不僅如此，還要根據(jù)新技術(shù)的逐步發(fā)展和利用需求的不斷提高定期更新系統(tǒng)，升級(jí)擴(kuò)展原有系統(tǒng)的業(yè)務(wù)模塊，如升級(jí)現(xiàn)有非線性編輯系統(tǒng)軟件版本，支持更多的音視頻格式，擴(kuò)容交換機(jī)接口。通過建立完善的聲像檔案管理系統(tǒng)，保證聲像檔案數(shù)據(jù)的安全、穩(wěn)定，實(shí)現(xiàn)聲像檔案資源的全生命周期管理。

（三）優(yōu)化建設(shè)工程聲像檔案接收工作方式

近兩年來，國(guó)家檔案局通過頂層設(shè)計(jì)、規(guī)范制定、試點(diǎn)引領(lǐng)等多項(xiàng)措施加快提升電子文件單套制歸檔與電子檔案單套制管理總體進(jìn)程。[2]繼新修訂的《檔案法》之后，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中也要求持續(xù)提高電子檔案單套制管理能力，“保障電子文件歸檔工作廣泛開展，切實(shí)推動(dòng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔”。這些規(guī)定均對(duì)電子檔案的合法要件、地位和作用做出了明確規(guī)定，為開展建設(shè)工程聲像檔案單套制接收工作提供了堅(jiān)實(shí)依據(jù)。城建檔案館通過優(yōu)化建設(shè)工程聲像檔案接收工作方式，實(shí)行電子文件單套制歸檔，即建設(shè)單位只需向城建檔案館移交建設(shè)工程聲像電子材料，無須再編制照片實(shí)體冊(cè)，進(jìn)一步減輕了建筑行業(yè)企業(yè)負(fù)擔(dān)，既節(jié)約了照片實(shí)體冊(cè)的使用成本，減小了檔案館庫(kù)房壓力，縮短了建設(shè)單位移交檔案辦理時(shí)限，精簡(jiǎn)了申報(bào)材料，又保證了接收的檔案數(shù)據(jù)齊全與完整。

（四）加強(qiáng)建設(shè)工程聲像檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

針對(duì)建設(shè)工程聲像檔案專業(yè)工作者身兼數(shù)職、人才緊缺的情況，城建檔案館需不斷引進(jìn)掌握先進(jìn)技術(shù)和創(chuàng)新管理理念的檔案工作者，采取集中培訓(xùn)、專家講座或者深入工程建設(shè)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)學(xué)習(xí)等方式提升聲像檔案工作者的專業(yè)水平，組建高素質(zhì)的聲像檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，為建設(shè)工程聲像檔案工作的開展提供有力的人才保障。此外，為促進(jìn)建設(shè)工程聲像檔案的信息化建設(shè)，必須著力培養(yǎng)更多既懂檔案理論知識(shí)，又具有信息化技術(shù)的復(fù)合型人才，為建設(shè)工程聲像檔案單套制接收打下良好的人才基礎(chǔ)。

建設(shè)工程聲像檔案的接收工作要緊緊圍繞國(guó)家戰(zhàn)略部署，積極響應(yīng)國(guó)家綠色發(fā)展、節(jié)能政策的要求，改變傳統(tǒng)接收管理模式，變“雙套”為“單套”，逐步減少聲像檔案實(shí)體冊(cè)的產(chǎn)生，節(jié)約檔案庫(kù)房用地，降低檔案管理、利用成本，提升電子檔案資源效益，助力數(shù)字環(huán)境下檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。[3]

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]李美芳，王彩虹，李順發(fā).聲像檔案資料管理模式創(chuàng)新與實(shí)踐——以廣州市國(guó)家檔案館為例[J].中國(guó)檔案，2022（1）：40-41.

[2]張偉.論電子文件單套制歸檔的緊迫性與發(fā)展趨勢(shì)[J].數(shù)字蘭臺(tái)，2022（10）：68-70.

[3]金凡，楊之蔚.《電子檔案單套管理一般要求》的基本內(nèi)容及相關(guān)問題思考[J].北京檔案，2021（3）：19-23.

作者單位：北京城市建設(shè)檔案館