中小型制造業(yè)存貨管理存在的問題及對策研究

周建霞

摘要：存貨反映企業(yè)流動資金運作情況的晴雨表包含在接單、生產(chǎn)、庫存、銷售等供應鏈中的每一個環(huán)節(jié)。本文通過闡述存貨管理的基本定義、存貨管理對企業(yè)的重要意義、調(diào)研中小型制造業(yè)存貨管理中存在的一些問題，如制度不健全內(nèi)控不完善、沒有實行不相容崗位制度、與存貨相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)不強等，并針對這些問題提出解決問題的辦法等如健全內(nèi)控制度、提高采購水準、實行全面預算、提高產(chǎn)品質(zhì)量、推行ERP等幫助企業(yè)降低存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)、提高存貨周轉(zhuǎn)率進而提高資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟效益、使企業(yè)在市場經(jīng)濟活動中更加具有競爭力。

關(guān)鍵詞：存貨管理；晴雨表；資金使用效率

一、引言

我國是制造業(yè)大國，中小型制造業(yè)作為我國制造業(yè)的重要組成部分對我國經(jīng)濟發(fā)展有不可忽視的作用。而存貨是制造業(yè)的重要組成部分，存貨管理的好壞直接影響到企業(yè)的發(fā)展。作為流動性較差的流動資產(chǎn)，存貨不僅擠占企業(yè)的流動資金、還不能為企業(yè)經(jīng)營活動提供附加值，有變現(xiàn)能力慢等特點，因而提高企業(yè)存貨管理水平如減少存貨數(shù)量，優(yōu)化存貨結(jié)構(gòu)等對企業(yè)的長遠發(fā)展舉足輕重?？茖W有效的存貨管理可以提高資金使用效率，給企業(yè)生產(chǎn)活動、經(jīng)營活動的正常、穩(wěn)定、持續(xù)開展起到良性循環(huán)的作用。

二、存貨管理的定義及意義

（一）存貨管理的定義

制造業(yè)的存貨是指采購部門購入的原材料、包裝物、五金配件等低值易耗品；月末生產(chǎn)部門的在產(chǎn)品、半成品、退料；完工入庫的產(chǎn)成品、外購品、委托加工物資、報廢的產(chǎn)品、廢料等。存貨有較強的流動性、有形狀、用途在一定時間內(nèi)會因為沒保存好而霉爛變質(zhì)因而具有時效性和潛在發(fā)生損失的可能。存貨管理就是通過數(shù)字化的語言結(jié)合各部門的業(yè)務活動，對中小制造業(yè)的存貨進行事前信息管理、事中數(shù)據(jù)支撐、事后決策分析，以達到有效控制存貨、提高經(jīng)濟效益的目的。

（二）存貨管理對企業(yè)的重要意義

制造業(yè)從原材料的采購入庫到生產(chǎn)領料、產(chǎn)成品、半成品完工入庫、退料入材料倉、銷售出成品倉等需要與研發(fā)、采購、生產(chǎn)、銷售、財務等各個部門都交涉、作為公司的綜合職能部門、存貨管理反映公司的經(jīng)濟運營、資金利用率、內(nèi)控水平等。

首先，合理的存貨可以維持企業(yè)的正常生產(chǎn)，促進技術(shù)改造；原料短缺不利于產(chǎn)品的生產(chǎn)、合理的存貨減少資金被存貨占用的風險、使企業(yè)有更多資金投入到研發(fā)設計、產(chǎn)品升級、技術(shù)改造等。存貨變成貨幣資金的速度加快更利于產(chǎn)品變現(xiàn)能力的提升。

其次，企業(yè)有效的存貨管理可以有效地降低采購、倉儲、銷售過程中發(fā)生的成本。例如運費、倉儲成本、保險費用、銷售提成金、管理人員工資等。通過EOQ法、MRP等方法可以設定經(jīng)濟采購批量、降低與采購相關(guān)的運費、差旅費，減少不必要原料的采購類型與數(shù)量，減少倉儲管理成本進而節(jié)約采購成本。

再次，存貨管理活動的有效開展能促進內(nèi)控水平的提高，降低庫存、避免物品積壓或短缺，使企業(yè)經(jīng)營活動正常開展。存貨反應在供應鏈的各個環(huán)節(jié)，通過單據(jù)來進行管控，有效的存貨管理可以促進其他業(yè)務部門規(guī)范流程作業(yè)，保證每一環(huán)節(jié)業(yè)務的真實性與完整性，部門與部門之間業(yè)務活動銜接的連續(xù)性，當發(fā)生異常時有因可查有單據(jù)可追，相互間起到了檢查、監(jiān)督和制約的平衡無盲點無疏漏的作用。因此，企業(yè)建立完善和系統(tǒng)的存貨管理體系對企業(yè)的經(jīng)營能力、盈利能力和長期發(fā)展能力有不可忽視的意義。

三、企業(yè)存貨管理中存在的問題

（一）財務內(nèi)控體系不健全、制度不完善

許多中小型企業(yè)沒有相應完善的存貨管理辦法如與各部門銜接的入出庫工作流程、存貨盤點制度、保存制度、呆滯品處理辦法等或者雖然有存貨管理制度，但執(zhí)行力度不夠、不能完全按制度執(zhí)行。且管理層對存貨管理的意識不夠，重銷售與生產(chǎn)、認為存貨的附加值不夠而沒有認識到存貨是制造業(yè)的重要樞紐。上行下仿與存貨盤點相關(guān)人員對存貨入出庫、盤點工作不重視、也不重視庫存，甚至實物倉庫簡陋或者沒有物料標識牌，物品沒有分類而亂放、造成同一品種東西存放好幾處、或者相同功能物品放在不同地方，造成倉庫類型混亂不利于實物的查找，查找要花費好多時間，不利于倉庫存儲。造成原料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品的入出庫流程不規(guī)范、或不按流程執(zhí)行。對單據(jù)不夠重視，發(fā)生業(yè)務數(shù)據(jù)銜接不上無法追溯原因。存在采購回來未入庫先用后補單等原料采購入庫單、原料出庫單、產(chǎn)成品、半成品入庫單、出庫單等與實際情況不符、出入庫數(shù)據(jù)不準確，型號不對，不能提供適時庫存。盤點人員對盤點工作不重視、或者認為盤點工作量大而輕視盤點、盤點有差異未找出原因、也不實際解決經(jīng)營問題。更甚者為了解決賬實相符、賬賬相符、賬表相符而隨意人為調(diào)整入出庫單據(jù)、賬目、表格。有盤點原料、產(chǎn)成品盲區(qū)、沒有見物盤物。忽略某種原料盤點、給某些人以可趁之機。或者對于老大難的呆滯品盤點后不處理、賬目和實物賬上的存貨價值大、但是存貨的閑置率高、許多都是不合格的呆滯品，返修品，不能銷售、也不變賣或者退回給供應商。這些閑置的呆滯品擠占了資金成本、對于企業(yè)而言不能投入到生產(chǎn)中也不能變現(xiàn)成資金，在財務資產(chǎn)負債表的存貨賬上反應，屬于變現(xiàn)不了的資產(chǎn)。

（二）不相容崗位分離制度缺乏制約和監(jiān)督機制

沒有執(zhí)行不相容崗位分離制度、許多中小型企業(yè)采購、銷售都是同一人員、采購原料沒有科學依據(jù)全憑個人習慣。制造業(yè)計劃人員根據(jù)銷售量和現(xiàn)有庫存量、生產(chǎn)工單等制定原料需求計劃、采購人員沒有根據(jù)需求計劃采購而多采購或少采購或者想大量采購降低原料單價而造成原料閑置、占用流動資金，造成資金周轉(zhuǎn)速度減慢影響生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常運營。成品、原料等銷售出庫存在先銷售后補單，銷售價格不明確、無銷售合同或銷售合同沒有約定收款條件和方式，造成采購、銷售相關(guān)的資金收付款，原料入庫成品出庫的對接方由同一人員完成。大多數(shù)中小型制造業(yè)倉管人員數(shù)量不多，原料、成品入出庫大多數(shù)是同一人，一人多崗既收發(fā)料又卸貨搬運更要登記倉庫入出庫日記賬，業(yè)務繁忙時容易出現(xiàn)分身乏術(shù)而不按流程來統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)現(xiàn)象，如業(yè)務為采購到貨入倉庫的時候為了節(jié)省時間和精力，到貨單、實物沒有一一驗收而直接在到貨單上簽字，容易造成貨不對版，如規(guī)格型號、供應商的不符或數(shù)量的增加或者減少；業(yè)務為銷售出貨的情形為實物先出庫后補相關(guān)銷售單據(jù)，制度上管理上存在漏洞，容易給相關(guān)人員提供可趁之機，當發(fā)現(xiàn)實物減少時找不到原因也找不出責任人而給公司財產(chǎn)造成了損失。為了減少人員開支的人工費用而使相關(guān)人員過分集權(quán)看似節(jié)約了人工成本、實際上制度上管理上有疏漏給公司帶來無法估量的損失。

（三）與存貨相關(guān)的人員專業(yè)能力不強

制造業(yè)中小企業(yè)大多數(shù)缺乏業(yè)財融合的ERP，倉管部門的單據(jù)都是通過手工或者EXCEL表格來管控。造成人為操作空間大如錯寫單據(jù)、漏寫單據(jù)、部分管控存貨，存貨實物管理上有盲區(qū)，因而對相關(guān)倉管人員的素質(zhì)要求高如講原則、責任心強、溝通協(xié)調(diào)能力強，工作細心EXCEL表格處理能力強等。而大多數(shù)企業(yè)的倉管人員工資薪酬相對于其他管理部門而言偏低，進而人力資源部門因為薪資招不到合適的人才。而在職的倉管學歷不高、年紀偏大，缺乏與存貨相關(guān)的專業(yè)知識。因而專業(yè)能力有待提高。加上領導不重視庫存管理，認為倉庫管理不需要很強的專業(yè)水平與業(yè)務素質(zhì)不愿意高薪聘請相關(guān)專業(yè)人員，更少對其專業(yè)能力的培訓。

四、提高企業(yè)存貨管理水平的建議

（一）強化企業(yè)一把手及相關(guān)領導意識，健全企業(yè)內(nèi)控制度

認識到存貨管理涉及到流動資金及反映到生產(chǎn)銷售的晴雨表，制定一系列與存貨管理相關(guān)的制度并執(zhí)行。堅持不相容崗位分離制度。做到原料，成品，半成品入庫，出庫，退料，科學有依據(jù)，工作有流程。存貨盤點有大小盤點制度，賬實不符有原因，廢料，呆滯品處理有依據(jù)有結(jié)果有責任有落地。且與存貨相關(guān)部門工作領導、員工原則性強，責任心強，堅持公事公辦，一切以公司利益為出發(fā)點。與存貨相關(guān)的崗位人員原則性強、責任心重、嚴格按公司的制度、工作流程來辦事、EXCEL技能突出、采購收貨時核對后簽字再入庫，入庫的采購單與倉庫管理員入庫單一致，出庫的銷售單與倉庫管理員出庫單一致；倉庫按流程辦事，不合規(guī)的業(yè)務堅決不受理。賬上的實時庫存可以反映企業(yè)真實的庫存情況，與財務相關(guān)的倉庫登記臺賬余額、實物庫存、物料卡清單三者相符。并且可以根據(jù)業(yè)務不同區(qū)分原料倉、半成品倉、廢料倉、成品倉、低值易耗品倉。對存貨的重要程度不同采用不同的分類方法和管理方法。如ABC分類法。

（二）計劃部門、采購計劃有依據(jù)

根據(jù)銷售訂單和原料，產(chǎn)成品適時庫存，生產(chǎn)工單來制定采購需求計劃。生產(chǎn)部門希望生產(chǎn)越多越好，銷售部門希望產(chǎn)品品類豐富，數(shù)量多多益善，采購部門希望采購數(shù)量越多越好從而在價格上有一定優(yōu)勢，但是太多的存貨不利于存儲，且占用大量流動資金。采購部門根據(jù)已經(jīng)簽字審批的請購單上的物料規(guī)格、數(shù)量來采購、避免爛采、漏采、以次沖好的行為發(fā)生。請購、采購、標準收貨行為規(guī)范且有依據(jù)。制定明確而清晰的采購業(yè)務流程圖、明確采購人員的工作范圍與崗位職責并制定可以執(zhí)行的理論與企業(yè)狀況緊密相連的可以落地執(zhí)行的科學的有效的制度；通過熟悉采購產(chǎn)品、服務質(zhì)量，運輸交貨條款、售后條款、付款條款等詢價、多家對比議價等一系列程序確定采購價格后簽訂采購合同；建立供應商管理制度，通過供應商開發(fā)、調(diào)研、篩選、引入、維護、淘汰等建立合格供應商機制。根據(jù)原料用量及購買難易程度、付款條件等不同情況建立供應商等級制度，分清友好合作供應商與備選供應商。

（三）提高產(chǎn)品質(zhì)量，生產(chǎn)適銷對路的產(chǎn)品

當前市場經(jīng)濟以顧客為導向，產(chǎn)品更新?lián)Q代的速度驚人，而中小型制造業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量良莠不齊，價格不等。大多數(shù)企業(yè)老板把重點放在銷售和生產(chǎn)上而忽略了研發(fā)設計。生產(chǎn)，銷售周期不穩(wěn)定，而存貨周轉(zhuǎn)率也波動幅度大，安全庫存難以把控。過時、質(zhì)量不過關(guān)的產(chǎn)品難以在市場競爭中取勝。而存貨從業(yè)務角度而言反應的是成本的積壓、體現(xiàn)在資產(chǎn)負債表的流動資產(chǎn)中。因而結(jié)合市場而言，提高產(chǎn)品質(zhì)量、促進產(chǎn)品升級，生產(chǎn)適銷對路的產(chǎn)品有利于降低庫存。當庫存降低了、企業(yè)的供、產(chǎn)、銷平衡、得到良性循環(huán)運轉(zhuǎn)，中小型制造型企業(yè)有更多資金和關(guān)注點投入到研發(fā)設計上來，設計生產(chǎn)出一種適銷對路、質(zhì)量好的高性價比產(chǎn)品能使企業(yè)更有競爭力。最終使企業(yè)市場份額的競爭變成產(chǎn)品競爭的良性循環(huán)。

（四）加強全面預算管理

將存貨納入相關(guān)部門如研發(fā)、采購、生產(chǎn)、銷售、倉庫等部門績效考核。根據(jù)銷售訂單來以銷定產(chǎn)。具體到每季度每月的銷售，生產(chǎn)，采購，庫存數(shù)量、運營資金額度。使與之相關(guān)的方案落地有責任人、執(zhí)行人。工作執(zhí)行有結(jié)果有績效考核制度。各個部門配合協(xié)調(diào)、在保證供求平衡的基礎上優(yōu)化存貨結(jié)構(gòu)、降低存貨數(shù)量，減少占用流動資金、從而使資金在更需要它的地方來發(fā)揮更大的作用。如提升生產(chǎn)能力、壓迫采購品種、價格、數(shù)量。提高企業(yè)的整體運營效率和質(zhì)量。這樣利于溝通與協(xié)調(diào)各部門，明確自身和相關(guān)部門的目標，加強部門間的協(xié)作，合理安排資金分配資源，做到收支平衡。全方位科學高效集中管理，最大限度地堵塞漏洞，降低庫存，使存貨管理更上一個新臺階、更加利于提高企業(yè)的凝聚力和向心力事前目標明確并編制采購與銷售預算，事中執(zhí)行與控制，事后考核，經(jīng)過不斷的管理改進與企業(yè)業(yè)務相融合的預算、可以根據(jù)業(yè)務量來確定經(jīng)濟批量、確定安全庫存。通過存貨一系列真實可靠有效的數(shù)據(jù)整理分析后優(yōu)化與之對應的預算管理制度、提升企業(yè)的營運能力。

（五）推行業(yè)財融合的數(shù)字化ERP系統(tǒng)

ERP系統(tǒng)通過模塊化的設計方式，將各個部門的業(yè)務聯(lián)系的更加緊密起來，將分散的數(shù)據(jù)串在一起精準性得到提高。一個設計符合企業(yè)業(yè)務合理管控的ERP，可以通過不相容崗位職責和制度對存貨相關(guān)的業(yè)務口徑統(tǒng)一、對不同存貨的發(fā)出采用不同的方法，使得存貨成本計算的更加精準，大大提高了倉庫管理員工作效率，ERP整合了研發(fā)、采購、生產(chǎn)、倉管、銷售、財務等部門的業(yè)務流程，提高了中小型制造業(yè)的管理水平。中小型制造業(yè)企業(yè)由于資金有限、老板前言性不夠、ERP推行成本高等原因致使ERP沒有普及。制造型企業(yè)通過推行ERP起到了模板化制度化管理企業(yè)的作用、推行ERP的制造型企業(yè)因為各個模塊都銜接起來更加透明化因而人為操作空間小，推行ERP前期看似花了一大筆資金、但是對企業(yè)數(shù)字化工程建設有里程碑的意義，為企業(yè)經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)化支持。高素質(zhì)的倉庫管理人員應變能力強，能夠根據(jù)自己豐富的經(jīng)驗對合理化存貨提出專業(yè)化有效可行的改善化建議。高素質(zhì)的倉庫管理人員會學習最新的倉庫管理知識并不定期的組織倉庫相關(guān)人員培訓新技能。會開會總結(jié)工作中遇到的問題并討論解決，最終優(yōu)化與企業(yè)自身相符的倉庫管理辦法、盤點制度與盤點方法，通過存貨的視覺反應中小型制造業(yè)管理中存在的一些問題，并提出解決問題的方案。通過不斷發(fā)現(xiàn)與優(yōu)化最終提高管理水平、對企業(yè)的發(fā)展大有禆益。

五、結(jié)束語

制造業(yè)是我國的重要產(chǎn)業(yè)，而我國中小企業(yè)的制造業(yè)在制造業(yè)中占大多數(shù)，提高中小企業(yè)的存貨管理水平可以加速存貨周轉(zhuǎn)率、降低存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)。減少資金占用成本、提高利潤空間，使企業(yè)在市場競爭中更有優(yōu)勢；提高中小企業(yè)的的存貨管理水平還可以優(yōu)化企業(yè)制度管理和內(nèi)控管理，對企業(yè)的長足發(fā)展有十分重要的意義。

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