趙 冬 萬 壯 羅 瑋 王玉龍 戴軍進(jìn)

1 中山大學(xué)腫瘤防治中心 廣東廣州 510060; 2 廣州市花都區(qū)人民醫(yī)院 廣東廣州 510800

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,人工智能、云端服務(wù)、深度學(xué)習(xí)、多系統(tǒng)集成等信息技術(shù)為人力資源管理帶來了嶄新的技術(shù)變革[1],信息化已成為人力資源管理不可或缺的組成部分[2]。大型三甲公立醫(yī)院作為我國醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的關(guān)鍵組成部分,具有人員規(guī)模龐大、部門構(gòu)成復(fù)雜、三方人員眾多等特點,隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入及三級公立醫(yī)院績效考核的明確導(dǎo)向,如何做好公立醫(yī)院人力資源信息化建設(shè),打造智能化、現(xiàn)代化醫(yī)院人力資源管理體系顯得尤為重要[3-4]。

1 人力資源三支柱模型

人力資源的“三支柱”模型概念由人力資源管理專家Dave Ulrich教授于1996年提出,經(jīng)學(xué)者的不斷研究完善及知名企業(yè)的廣泛應(yīng)用,形成了目前的人力資源管理“三支柱”模型[5],具體可劃分為:專家中心(HR center of expertise,HR COE)、業(yè)務(wù)伙伴(HR business partner,HRBP)、共享服務(wù)中心(HR shared service center,HRSSC)三大支柱構(gòu)成,三支柱各方的關(guān)系與職能如圖1所示。

圖1 人力資源三支柱模型

在模型中合作伙伴(HRBP)關(guān)注收集業(yè)務(wù)部門的需求,提供具體支持與解決方案。專家中心(HRCOE)負(fù)責(zé)根據(jù)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)制定相適應(yīng)的人力資源發(fā)展規(guī)劃、規(guī)范、準(zhǔn)則并作為三支柱的核心對另外的部分提供專業(yè)咨詢及指導(dǎo)意見。具體事務(wù)由共享服務(wù)中心(HRSSC)執(zhí)行,將HRBP與HRCOE從事務(wù)性工作分離,從事人事方面的基礎(chǔ)性工作,專注于提高服務(wù)效率。

2 基于三支柱模型的智能人力資源信息化服務(wù)平臺

Z醫(yī)院高度重視人力資源信息化建設(shè),自2006年建成人力資源管理系統(tǒng)以來不斷進(jìn)行系統(tǒng)智能化升級改造,現(xiàn)已初步建成基于三支柱模型的以員工為中心智能人力資源信息化服務(wù)平臺,涵蓋智能人事系統(tǒng)、釘釘人事業(yè)務(wù)流程、BI數(shù)據(jù)大屏、員工自助服務(wù)系統(tǒng)、釘釘考勤系統(tǒng)、智能人事服務(wù)門戶6大部分,平臺架構(gòu)如圖2所示。

圖2 基于三支柱模型的以員工為中心智能人力資源信息化服務(wù)平臺

2.1 智能人事系統(tǒng)

作為人力資源信息化服務(wù)平臺的核心,智能人事系統(tǒng)起到數(shù)據(jù)管理、信息分發(fā)、基礎(chǔ)支撐、互聯(lián)互通等關(guān)鍵性作用,主要由人員管理、招聘管理、考勤管理、數(shù)據(jù)報表、薪酬福利、考核考評6大模塊構(gòu)成,系統(tǒng)架構(gòu)如圖3所示。

圖3 智能人事系統(tǒng)架構(gòu)圖

2.1.1 人員管理模塊 人員管理作為智能人事系統(tǒng)的核心模塊,是其他模塊功能實現(xiàn)的基礎(chǔ),主要目的是進(jìn)行全院人員信息管理與維護(hù),包含基本信息、流動情況、教育經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、崗位等級聘用、行政職務(wù)、黨內(nèi)職務(wù)、年度考核及人員異動情況等158個子集3 600余個數(shù)據(jù)字段,Z醫(yī)院通過該功能模塊實現(xiàn)了員工人事相關(guān)數(shù)據(jù)全錄入,改變了以往靠手工、單個文件管理的數(shù)據(jù)存儲模式[6],將海量信息存儲為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),作為上游系統(tǒng)關(guān)鍵模塊,為其他系統(tǒng)其他功能實現(xiàn)打下基礎(chǔ),以實現(xiàn)各類獨特功能。

2.1.2 招聘管理模塊 招聘管理模塊以人員招聘工作流程為主線,實現(xiàn)崗位發(fā)布、簡歷投遞、簡歷預(yù)覽、短信通知等關(guān)鍵功能。相較于傳統(tǒng)的人工收集紙質(zhì)版、郵箱接收簡歷、早期簡歷系統(tǒng)的管理方式[7],該模塊具有全程電子化、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化、流程扁平化的優(yōu)點。通過用戶授權(quán)實現(xiàn)用人部門在線瀏覽挑選各崗位簡歷,科面環(huán)節(jié)在部門即可完成,增加科室用人自主權(quán)的同時極大地降低人事部門人員工作負(fù)擔(dān)。應(yīng)聘人員僅需維護(hù)一份簡歷即可投遞多個崗位,各類材料只需上傳一次,入職信息可直接導(dǎo)入正式人員庫,避免反復(fù)填寫,進(jìn)一步提升了工作效率。

2.1.3 考勤管理模塊 考勤工作歷來都是人力資源管理的重點,Z醫(yī)院作為大型三甲公立醫(yī)院,具有崗位眾多,班次復(fù)雜等特點[8],僅護(hù)理崗位打卡班次就超過40種。為滿足醫(yī)院考勤要求,考勤模塊經(jīng)過升級改造后,將釘釘考勤模塊、考勤匯總、考勤上報根據(jù)業(yè)務(wù)邏輯進(jìn)行深度結(jié)合。實現(xiàn)了打卡班次自由定制、打卡地點精準(zhǔn)定位、請假流程細(xì)化至科室及崗位、考勤報表自動生成幾大功能。解決了以往人工登記耗時費力、報表管理流程不暢、月底報送漏統(tǒng)漏報等問題。面對多院區(qū)人員管理的難題[9],通過結(jié)合打卡地點等信息,實時分析各院區(qū)人力資源分布,為院區(qū)成本核算與人力資源配置提供數(shù)據(jù)支持。

2.1.4 報表管理模塊 人事統(tǒng)計直接影響醫(yī)院人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃及政策制定[10],各類人力資源數(shù)據(jù)統(tǒng)計上報(月報、季報、年報)是醫(yī)院人事工作的重要環(huán)節(jié),通常存在統(tǒng)計報表多、涉及內(nèi)容雜、口徑區(qū)別大等特點,統(tǒng)計結(jié)果的質(zhì)量甚至影響上級單位決策部署。通過報表管理模塊,能夠?qū)⒏黝悎蟊斫Y(jié)構(gòu)直接維護(hù)在系統(tǒng)內(nèi),實現(xiàn)一鍵生成導(dǎo)出,自動邏輯校驗,定期歸檔存儲等功能。相較于通過表格軟件結(jié)合公式的方式,免去維護(hù)海量統(tǒng)計公式、結(jié)果受數(shù)據(jù)格式影響小,針對特定報表提前定義數(shù)據(jù)口徑,有效避免誤報漏報等問題,為進(jìn)行數(shù)據(jù)分析打下基礎(chǔ),助力人力資源決策支持。

2.1.5 薪酬福利模塊 Z醫(yī)院作為大型三甲醫(yī)院員工人數(shù)眾多,存在多種聘用形式,為激發(fā)員工積極性,設(shè)置了較為完善且復(fù)雜的薪酬體系。為確保效率的同時提高準(zhǔn)確性,薪酬福利模塊在工資快速核算、科學(xué)管理等方面起到至關(guān)重要的作用[11]。Z醫(yī)院根據(jù)員工類別搭建7個薪酬管理賬套,實現(xiàn)了社保繳費數(shù)據(jù)導(dǎo)入,自動匹配社保扣費信息。根據(jù)科室上報考勤數(shù)據(jù),自動計算考勤扣款。通過簡易表單功能實現(xiàn)各類人員入職定薪、離職停薪、變動調(diào)整。自動生成各賬套工資變動比對表,將不同時期數(shù)據(jù)進(jìn)行比對,分析變動情況,用于工資數(shù)據(jù)核驗;自動提醒需當(dāng)月需要進(jìn)行工資、績效變動人員名單等。通過該模塊極大地簡化了重復(fù)操作,將更多的精力放在分析統(tǒng)計數(shù)據(jù)部分,為薪酬體系改革提供參考依據(jù)。

2.1.6 考核考評模塊 Z醫(yī)院作為事業(yè)單位,民主測評與年度考核均為年度必選工作,需要覆蓋到全院的每一位員工,通過考核考評模塊,實現(xiàn)精準(zhǔn)推送、匿名投票、劃定范圍等多項功能?？己送瓿珊箅娮颖砀窨捎山M織部門統(tǒng)一打印歸檔,免去傳統(tǒng)下發(fā)、收集等環(huán)節(jié),有效提高工作效率。民主測評已實現(xiàn)全電子化流程,較傳統(tǒng)方式節(jié)約大量紙張,在一定程度上避免面對面測評時的“老好人”、“不說真話”、“平均主義”及流于形式的問題[12],針對大范圍測評時,極大提升了結(jié)果的統(tǒng)計速度與準(zhǔn)確性,做到即測既出,方便可靠。

2.2 釘釘人事業(yè)務(wù)流程及智能人事服務(wù)門戶

2.2.1 人事業(yè)務(wù)流程 現(xiàn)如今移動端OA(office automation,OA)系統(tǒng) 因方便快捷、不受設(shè)備和地點限制的特點,已成為員工日常行政業(yè)務(wù)處理的發(fā)展趨勢[13]。得益于釘釘OA系統(tǒng)在Z醫(yī)院的全面推廣,在“讓數(shù)據(jù)多跑路,讓員工少跑路”管理觀念的推動下,通過不斷梳理歸納,Z醫(yī)院人事部門將90%以上的常規(guī)人事業(yè)務(wù)遷移至在線辦理,包含勞動關(guān)系、證明開具、計生材料、醫(yī)保社保、檔案查閱、數(shù)據(jù)信息更新統(tǒng)計等6門類,合計35個業(yè)務(wù)流程,員工不用頻繁的往返人事部門即可得到高效的人事服務(wù),經(jīng)開通以來,有效避免了人事部門扎堆排隊的現(xiàn)象,尤其面對多院區(qū)的管理,受到了廣大員工的普遍認(rèn)可,有效地提升了辦事效率與員工滿意度。

2.2.2 智能人事門戶 隨著人力資源信息化建設(shè)水平不斷提高,越來越多的業(yè)務(wù)流程在OA系統(tǒng)上線,其中人事相關(guān)的系統(tǒng)/業(yè)務(wù)流程就涵蓋了人事數(shù)據(jù)、工資社保、考勤假期、職稱評聘等紛繁復(fù)雜的數(shù)十個系統(tǒng)或?qū)徟鞒?為了規(guī)避繁雜系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程所造成的員工“信息過載”(information overload)現(xiàn)象[14]。Z醫(yī)院通過釘釘宜搭系統(tǒng),打造了以員工為中心的智能人事服務(wù)門戶,在分類整合的基礎(chǔ)上(人員招聘與配置、薪酬社保、勞動關(guān)系、職稱評聘、考勤假期、計劃生育),以“辦事目的-所需材料-標(biāo)準(zhǔn)流程-造成結(jié)果”的邏輯鏈條重構(gòu)人事相關(guān)信息業(yè)務(wù)模塊。通過公示公告、文件制度瀏覽、辦事流程指引、常見問題解答等模塊,將具體業(yè)務(wù)流程指引細(xì)化打磨,做到“具體問題責(zé)任到人、模糊問題責(zé)任到崗”的業(yè)務(wù)流程指引模式,通過常見問題解答模塊,引導(dǎo)員工處理人事相關(guān)業(yè)務(wù)問題,在提升員工用戶體驗的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步提高人力資源信息化管理與服務(wù)水平。

2.3 BI數(shù)據(jù)大屏

商業(yè)智能(business intelligence,BI)軟件通過數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)展現(xiàn)技術(shù)分析經(jīng)營數(shù)據(jù),輔助決策支持,目前已被越來越多的醫(yī)院、事業(yè)單位使用于單位運營管理、三級公立醫(yī)院績效考核等工作[15]。Z醫(yī)院以智能人事系統(tǒng)的海量人事數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),依托數(shù)據(jù)可視化軟件,打造人力資源BI數(shù)據(jù)大屏。通過交互性圖表,實時分析醫(yī)院或部門層級的崗位、職稱、教育水平、工作年限、入離職、職稱晉升時間、人員業(yè)務(wù)量比例、人員科研產(chǎn)出比例等多類數(shù)據(jù)。該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)分級下鉆、數(shù)據(jù)組配(自由選擇數(shù)據(jù)項進(jìn)行對比)、趨勢展望等功能,具有直觀可視、動態(tài)交互的特點,幫助領(lǐng)導(dǎo)層迅速掌握現(xiàn)狀,回顧歷史,預(yù)測發(fā)展,能夠有效輔助人力資源決策,減少印象式?jīng)Q策、用人部門與人事部門角力等情況的出現(xiàn),經(jīng)上線以來,已在制定2023年補(bǔ)充人員規(guī)劃時發(fā)揮了關(guān)鍵作用,得到廣泛認(rèn)可。

3 人力資源信息化建設(shè)的思考與展望

3.1 總體布局,全盤考慮人力資源信息化建設(shè)

人力資源信息化建設(shè)經(jīng)過數(shù)十年的發(fā)展,從最早的單文件的報表式管理,到如今涵蓋人事數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程、移動OA、數(shù)據(jù)分析等多個板塊的復(fù)雜系統(tǒng)[16]。在進(jìn)行人力資源信息化建設(shè)時要充分認(rèn)識到不同系統(tǒng)面向的服務(wù)對象不同,實現(xiàn)同一種功能的成本不一致,擅長的領(lǐng)域不一樣,應(yīng)當(dāng)避免不斷堆砌功能式的信息化建設(shè),圍繞同一個早期系統(tǒng),不斷加碼,實現(xiàn)各類非該系統(tǒng)專業(yè)領(lǐng)域的功能及需求,導(dǎo)致系統(tǒng)過于冗余,響應(yīng)效率及可靠性顯著降低,后期升級維護(hù)成本螺旋式上升。應(yīng)當(dāng)在信息化建設(shè)初期進(jìn)行全方位規(guī)劃,明確各子系統(tǒng)的負(fù)責(zé)內(nèi)容及系統(tǒng)間接口數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)。Z醫(yī)院人力資源信息化建設(shè)以智能人事系統(tǒng)為基礎(chǔ),通過拓展了多個外圍子系統(tǒng),依托醫(yī)院信息中心主數(shù)據(jù)平臺,在數(shù)據(jù)通信時將工號、科室、病區(qū)班組等信息均轉(zhuǎn)化為全院各類系統(tǒng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式,降低通信成本、避免成為信息孤島,實現(xiàn)了“專業(yè)領(lǐng)域用專業(yè)系統(tǒng)”的管理模式,有效提升了管理效率及后期維護(hù)升級的可行性。

3.2 筑牢核心,明確智能人事系統(tǒng)的中心地位

人力資源信息化的首要核心是人力資源數(shù)據(jù),人事系統(tǒng)作為管理人力資源數(shù)據(jù)的核心系統(tǒng),更是整個人事信息化服務(wù)平臺的基石,作為其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來源與運行基礎(chǔ),將面對最高的操作量與訪問壓力。在進(jìn)行人力資源信息化建設(shè)時應(yīng)當(dāng)著重建設(shè)人事系統(tǒng),規(guī)劃初期應(yīng)充分考慮后期的發(fā)展及擴(kuò)充,系統(tǒng)性能及各項指標(biāo)應(yīng)在承受范圍內(nèi)應(yīng)盡量提高,著重提升系統(tǒng)的可靠性、易用性、互通性,便于大批量數(shù)據(jù)的維護(hù)更新及與其他系統(tǒng)的互聯(lián)互通。在此基礎(chǔ)上應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高信息安全水平[17],人事系統(tǒng)存儲了大量核心私密信息,信息丟失或泄露會造成災(zāi)難性后果。Z醫(yī)院自2006年進(jìn)行信息化建設(shè)以來,針對智能人事系統(tǒng)進(jìn)行了多次專項開發(fā)與系統(tǒng)升級,歷經(jīng)3個大版本更新,在充分可靠的基礎(chǔ)上不斷提高易用性與便捷程度。針對信息安全,在軟硬件建設(shè)(信息安全審查,硬件防火墻)之外,通過權(quán)限管理、系統(tǒng)用戶責(zé)任到人、定期培訓(xùn)等方式不斷提高智能人事系統(tǒng)的多方面能力,助力人力資源信息化服務(wù)平臺建設(shè)。

3.3 用戶分類,充分掌握各類用戶真實需求

人力資源信息化的目的是服務(wù)多類用戶,要充分理解不同用戶間的需求區(qū)別[18],避免主觀思想導(dǎo)致的需求謬誤。例如面對管理人員,系統(tǒng)功能要盡可能多、要實現(xiàn)大屏幕的多窗口操作,用戶界面(user interface,UI)內(nèi)容及各類操作要面面俱到。但針對普通用戶需求正好相反,功能應(yīng)聚焦于常用功能,UI要盡可能簡單易懂,不必要的信息要進(jìn)行隱藏,尤其針對醫(yī)院普遍用戶,應(yīng)當(dāng)著重于移動端的功能開發(fā),實現(xiàn)信息查閱、業(yè)務(wù)辦理均不依托于指定設(shè)備或特定網(wǎng)絡(luò)。如果采取同一種模式服務(wù)兩類用戶,極易造成一方或雙方都難以使用的“雙輸”局面,顯著降低用戶使用意愿,造成惡性循環(huán)。Z醫(yī)院通過不斷摸索嘗試,為占比最大的普通用戶打造了更為便捷的移動端體驗,通過管理端與移動端解耦,實現(xiàn)不同端口不同配置,在移動端著重于信息查詢和常用業(yè)務(wù)處理等服務(wù)型業(yè)務(wù),實現(xiàn)90%以上的常規(guī)人事業(yè)務(wù)在線辦理,真正落實“數(shù)據(jù)多跑路,員工少跑路”的管理服務(wù)理念。在桌面端則著重于專業(yè)用戶的專業(yè)需求,便于大屏操作與多維數(shù)據(jù)處理,雙管齊下有效提升整個系統(tǒng)運行效率。

3.4 展望

在醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革及三級公立醫(yī)院績效考核不斷深入的大背景下,Z醫(yī)院以人力資源三支柱模型為指導(dǎo),打造成多個子系統(tǒng)為一體的智能人力資源信息化服務(wù)平臺,便于更加高效的進(jìn)行人力資源管理。隨著人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展,諸如ChatGPT等大模型技術(shù)的涌現(xiàn),未來的人力資源信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)在AI領(lǐng)域進(jìn)行深度挖掘[19],Z醫(yī)院也將不斷深入探索,以期更好地實現(xiàn)智能人事、智慧管理、高效服務(wù)的人力資源管理宗旨,助力醫(yī)院高質(zhì)量內(nèi)涵式發(fā)展。