“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案數(shù)字化外包工作的風(fēng)險(xiǎn)防控研究

王穎

摘 要：檔案數(shù)字化外包過(guò)程中存在諸多潛在風(fēng)險(xiǎn)，如信息安全風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量控制風(fēng)險(xiǎn)以及服務(wù)商穩(wěn)定性風(fēng)險(xiǎn)。文章通過(guò)分析風(fēng)險(xiǎn)因素，提出防控策略：加強(qiáng)檔案數(shù)字化保密管理，選擇合適的外包服務(wù)商，建立風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制；建立完善的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)；選擇成熟、穩(wěn)定的技術(shù)方案；建立嚴(yán)格的質(zhì)量管理體系。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案數(shù)字化；外包工作；風(fēng)險(xiǎn)防控；服務(wù)商穩(wěn)定性

當(dāng)今時(shí)代，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理工作中不可或缺的一部分。[1]隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，檔案數(shù)字化外包成為許多檔案機(jī)構(gòu)的選擇。[2]然而，數(shù)字化外包在提高檔案數(shù)字化效率和質(zhì)量的同時(shí)，也帶來(lái)了一系列風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。為了更好地保障檔案安全和完整，有必要對(duì)數(shù)字化外包工作的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控研究。本文分析風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源和特點(diǎn)，以青島大學(xué)綜合檔案館為例，提出相應(yīng)的防控措施，以期為檔案數(shù)字化外包工作提供參考和借鑒。

一、 檔案數(shù)字化外包工作風(fēng)險(xiǎn)分析

1. 信息安全風(fēng)險(xiǎn)

檔案數(shù)字化外包過(guò)程中，檔案數(shù)據(jù)常面臨泄露、篡改、丟失等風(fēng)險(xiǎn)。若外包服務(wù)商管理不善、系統(tǒng)存在漏洞、內(nèi)部人員濫用職權(quán)等，就會(huì)帶來(lái)信息安全風(fēng)險(xiǎn)。例如，檔案數(shù)字化有時(shí)涉及大量的敏感信息，外包服務(wù)商在掃描、錄入、傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中，如未采取嚴(yán)格的安全措施，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露。由于外包服務(wù)商需要訪問(wèn)和處理敏感數(shù)據(jù)，也為非法訪問(wèn)者提供了機(jī)會(huì)。黑客或內(nèi)部人員可能利用系統(tǒng)漏洞或者濫用權(quán)限等方式，非法獲取檔案數(shù)據(jù)，甚至惡意篡改檔案數(shù)據(jù)，影響數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性，導(dǎo)致嚴(yán)重的法律糾紛。檔案數(shù)字化后，數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和備份也至關(guān)重要。若外包服務(wù)商的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)施出現(xiàn)故障，或者備份不完善，將導(dǎo)致數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)丟失，給檔案管理帶來(lái)困難。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，病毒和惡意軟件可能通過(guò)掃描設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)等途徑傳播，對(duì)檔案數(shù)據(jù)造成損害。

2. 技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

檔案數(shù)字化外包工作需要依賴(lài)先進(jìn)的信息技術(shù)。然而，技術(shù)更新?lián)Q代速度快，可能帶來(lái)數(shù)字化檔案格式或系統(tǒng)的兼容性問(wèn)題。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，若掃描設(shè)備性能不佳或存在故障，易導(dǎo)致掃描圖像不清晰、顏色失真、數(shù)據(jù)丟失等，進(jìn)而影響數(shù)字檔案的可用性；圖像處理軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、檔案檢索系統(tǒng)等軟件和系統(tǒng)之間的兼容性問(wèn)題易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、處理效率低或系統(tǒng)故障等；若外包服務(wù)商未采用通用、可長(zhǎng)期保存的數(shù)據(jù)格式，易導(dǎo)致數(shù)字檔案在未來(lái)無(wú)法正常訪問(wèn)和使用；如果存儲(chǔ)設(shè)施存在故障或存儲(chǔ)介質(zhì)質(zhì)量不佳，則易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞。

3. 質(zhì)量控制風(fēng)險(xiǎn)

在檔案數(shù)字化過(guò)程中，掃描質(zhì)量直接影響數(shù)字檔案的可讀性和可用性。若對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和轉(zhuǎn)換，如進(jìn)行文字識(shí)別、圖像處理時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，可能導(dǎo)致數(shù)字檔案與原始檔案數(shù)據(jù)不一致，影響數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。若數(shù)據(jù)傳輸、存儲(chǔ)或處理過(guò)程中出現(xiàn)中斷、延遲或錯(cuò)誤等問(wèn)題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞，可能導(dǎo)致數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)不完整，影響檔案的可用性。若操作人員未按照規(guī)定流程、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，可能導(dǎo)致數(shù)字檔案出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題。外包服務(wù)商在開(kāi)展檔案數(shù)字化過(guò)程中，可能出現(xiàn)掃描質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、文件損壞等問(wèn)題，影響檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

4. 服務(wù)商穩(wěn)定性風(fēng)險(xiǎn)

在檔案數(shù)字化外包工作中服務(wù)商的穩(wěn)定性至關(guān)重要，服務(wù)商在掃描設(shè)備、圖像處理技術(shù)、數(shù)據(jù)安全等方面的技術(shù)能力對(duì)檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量具有重要影響。若服務(wù)商技術(shù)能力不足，可能導(dǎo)致數(shù)字化質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、項(xiàng)目延期等問(wèn)題；若服務(wù)商項(xiàng)目管理能力不足，可能導(dǎo)致檔案數(shù)字化工作出現(xiàn)進(jìn)度延遲、成本超支、資源浪費(fèi)等問(wèn)題；若服務(wù)商財(cái)務(wù)狀況不穩(wěn)定，可能導(dǎo)致其在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)資金困難，進(jìn)而影響檔案數(shù)字化工作的進(jìn)度和質(zhì)量。若服務(wù)商存在法律和合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致項(xiàng)目陷入糾紛，影響檔案數(shù)字化工作。若服務(wù)商人力資源不穩(wěn)定，如員工流失率高、技術(shù)團(tuán)隊(duì)不穩(wěn)定等，可能導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)人才短缺問(wèn)題，影響項(xiàng)目質(zhì)量和進(jìn)度。

二、檔案數(shù)字化外包工作風(fēng)險(xiǎn)防控策略

1. 加強(qiáng)檔案數(shù)字化保密管理，選擇合適的外包服務(wù)商，確保數(shù)據(jù)安全

首先，要加強(qiáng)檔案數(shù)字化的保密管理。以青島大學(xué)綜合檔案館為例，一是聯(lián)合學(xué)校保密行政管理部門(mén)下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案數(shù)字化保密管理的通知》，并配套印發(fā)《涉密檔案管理工作手冊(cè)》；二是組織全校所有檔案數(shù)字化單位建立清單臺(tái)賬，全面開(kāi)展自查；三是組織對(duì)部分單位的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行隨機(jī)抽查。其次，檔案數(shù)字化應(yīng)該選擇具有豐富經(jīng)驗(yàn)和良好信譽(yù)的外包服務(wù)商。一是對(duì)其進(jìn)行安全評(píng)估，了解其信息安全管理和安全保障措施，與外包服務(wù)商簽訂詳細(xì)的合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定服務(wù)內(nèi)容、價(jià)格、期限、保密及違約責(zé)任等條款，并對(duì)合同進(jìn)行法律審核。二是設(shè)立相對(duì)獨(dú)立、專(zhuān)業(yè)的技術(shù)管理崗位，積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)對(duì)口、高素質(zhì)的電子檔案管理人才。在實(shí)際工作中，依據(jù)最新的政策和制度，充分運(yùn)用諸如病毒查殺工具、木馬檢測(cè)工具、電子檔案“四性”檢測(cè)工具，全面提升電子檔案保密管理工作水平，實(shí)現(xiàn)物盡其用、人盡其才，構(gòu)建安全有保障的檔案管理體系。三是對(duì)外包服務(wù)商的工作進(jìn)行監(jiān)督和驗(yàn)收，定期檢查其工作進(jìn)展和質(zhì)量，確保按照合同約定進(jìn)行工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。最后，要建立檔案數(shù)字化外包工作的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估、控制和應(yīng)急處理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題。

2. 建立完善的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)數(shù)字檔案的全面普及和使用

建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，可以更好地實(shí)現(xiàn)檔案館之間在檔案信息業(yè)務(wù)上的相互協(xié)調(diào)與銜接，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化檔案查詢(xún)服務(wù)體系。青島大學(xué)綜合檔案館注重?cái)?shù)字檔案的宣傳和推廣，通過(guò)宣傳活動(dòng)、專(zhuān)題講座等形式，向?qū)W校各部門(mén)宣傳檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和意義，增強(qiáng)大眾對(duì)檔案管理數(shù)字化的認(rèn)識(shí)和支持。在廣泛宣傳的基礎(chǔ)上，經(jīng)常組織相關(guān)人員參加檔案數(shù)字化管理的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高其檔案數(shù)字化管理能力，推動(dòng)數(shù)字檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3. 選擇成熟、穩(wěn)定的技術(shù)方案，確保數(shù)字檔案的長(zhǎng)期可用性

一是選擇經(jīng)過(guò)市場(chǎng)驗(yàn)證的成熟掃描設(shè)備和數(shù)字化技術(shù)，確保掃描過(guò)程中檔案數(shù)字化的圖像質(zhì)量，從而保證數(shù)字檔案的質(zhì)量和可用性。二是采用成熟、兼容性好的軟件和系統(tǒng)，確保檔案數(shù)字化過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)順暢運(yùn)行。三是選擇具有廣泛應(yīng)用和兼容性的文件格式，如PDF、TIFF等，這些格式具有較高的穩(wěn)定性和可靠性，能夠在多種操作系統(tǒng)和設(shè)備上順利打開(kāi)，減少因格式問(wèn)題導(dǎo)致檔案損壞或丟失等風(fēng)險(xiǎn)。四是采用穩(wěn)定、安全的數(shù)據(jù)傳輸方式，如VPN等，降低數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。五是采用高質(zhì)量的存儲(chǔ)設(shè)施和存儲(chǔ)介質(zhì)，定期進(jìn)行設(shè)備維護(hù)和數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。

4. 建立嚴(yán)格的質(zhì)量管理體系，確保檔案數(shù)字化的優(yōu)質(zhì)高效

應(yīng)建立嚴(yán)格的質(zhì)量管理體系，一是確定檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和流程。標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該明確檔案數(shù)字化的質(zhì)量要求，包括清晰度、分辨率、格式、文件大小等。流程應(yīng)該明確檔案數(shù)字化從采集到保存的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括采集、處理、存儲(chǔ)、檢索等。二是應(yīng)對(duì)掃描設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和校準(zhǔn)，確保掃描過(guò)程中的圖像質(zhì)量。要采用成熟、高精度的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，如OCR文字識(shí)別、圖像處理算法等，提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。三是建立完善的數(shù)據(jù)校驗(yàn)和備份機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的完整性。制定詳細(xì)的操作規(guī)程和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，確保操作規(guī)范性。建立有效的質(zhì)量管理體系，對(duì)數(shù)字化檔案的質(zhì)量進(jìn)行全程監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理質(zhì)量問(wèn)題。與外包服務(wù)商建立良好的溝通和協(xié)作機(jī)制，明確質(zhì)量要求和責(zé)任劃分，確保雙方在質(zhì)量控制方面達(dá)成一致。

注釋與參考文獻(xiàn)

[1]徐擁軍，王興廣.治理視域下檔案服務(wù)外包安全監(jiān)管研究[J].檔案學(xué)研究，2022（4）：116-122.

[2]金波，晏秦.從檔案管理走向檔案治理[J].檔案學(xué)研究，2019（1）：46-55.