澳大利亞文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的行動(dòng)回溯及其啟示

周文泓 姜璐 崔璐 方宏晟 張開霞

摘 要：通過從戰(zhàn)略布局、行動(dòng)內(nèi)容、配套保障方面歸納與分析澳大利亞文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型行動(dòng)發(fā)現(xiàn)，其要點(diǎn)體現(xiàn)在：數(shù)據(jù)資產(chǎn)內(nèi)涵的系統(tǒng)建構(gòu)、全面融合治理要義、有效建立協(xié)作框架、對(duì)標(biāo)文件檔案管理要求的工具保障。我國文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型優(yōu)化策略包括：數(shù)據(jù)內(nèi)涵融入檔案認(rèn)知、強(qiáng)化治理方法的應(yīng)用、強(qiáng)化檔案機(jī)構(gòu)主體引導(dǎo)的作用、面向整體數(shù)據(jù)情境配置能力建構(gòu)的保障。

關(guān)鍵詞：文件檔案管理；數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型；數(shù)據(jù)治理

分類號(hào)：G279.1

Retrospection and Enlightenment of the Digital Transformation of Archival Management in Australia

Zhou Wenhong1， Jiang Lu2， Cui Lu3， Fang Hongsheng4， Zhang Kaixia5

（ 1. School of Information Resource Management， Renmin University of China， Beijing 100872； 2. School of Cultural Heritage and Information Management， Shanghai University， Shanghai 200444； 3. School of Public Administration， Northwest University， Xi’an， Shanxi 710127； 4. School of Information Management， Zhengzhou University， Zhengzhou， Henan 450001； 5. School of Humanities， Nanchang University， Nanchang， Jiangxi 330031 ）

Abstract： Through summarizing and analyzing the digital transformation of files and archives in Australia from the perspective of strategic layout， operational content and supporting measures， the paper proposes the following key points： the systematic development of data asset connotation， the overall integration of governance essentials， the effective establishment of a collaborative framework， and tools that suit the requirements of file and archive management. The archival digital transformation optimization strategies include the merging of data connotation into archival cognition， the strengthening of management methods， the improvement of the leading role of archival institutions and entities， the guarantee of capacity building for overall data situational configuration .

Keywords： Records and Archives Management； Digitized Transformation； Data Governance

隨著數(shù)據(jù)戰(zhàn)略貫通于全球數(shù)字轉(zhuǎn)型，各領(lǐng)域融入數(shù)據(jù)化趨勢(shì)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新變革成為重要議題。于文件檔案管理[1]而言，其怎樣實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型以同步人類世界數(shù)據(jù)化進(jìn)程有待深入探討，其行動(dòng)方向、行動(dòng)內(nèi)容、行動(dòng)方法等尚須充分建構(gòu)。于研究層面而言，文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型已從理論認(rèn)知到實(shí)踐應(yīng)用展開了有益探索。一是探討檔案數(shù)據(jù)化的概念，從管理對(duì)象、形式、關(guān)系演化等角度揭示其內(nèi)涵特征[2-3]；二是明確文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的必要性與機(jī)遇[4]；三是立足已有實(shí)踐總結(jié)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型在不同文件檔案管理領(lǐng)域中的痛點(diǎn)與難點(diǎn)，并形成應(yīng)對(duì)策略[5]。當(dāng)前研究成果對(duì)進(jìn)一步開展文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的研究提供了理論認(rèn)知，明晰了屬性對(duì)象、管理方法、轉(zhuǎn)型路徑等方面的問題，但對(duì)文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型是什么與如何落實(shí)尚待更為深入的探索。

因此，本文以澳大利亞的檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型實(shí)踐作為典型實(shí)例，梳理其關(guān)鍵行動(dòng)內(nèi)容，分析其行動(dòng)要點(diǎn)，并基于我國國情提出相關(guān)啟示。選擇澳大利亞的原因在于，澳大利亞國家檔案館（NAA）對(duì)接澳大利亞整體政府的數(shù)字轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略，自2010年開始布局和落實(shí)相關(guān)行動(dòng)，從自身的檔案保管到面向整個(gè)聯(lián)邦政府的電子文件數(shù)據(jù)化管理，逐步部署從戰(zhàn)略到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、從有效指導(dǎo)到全面評(píng)估的一系列措施。于我國而言，由《檔案法》至《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（下文簡稱《規(guī)劃》）都體現(xiàn)出，檔案機(jī)構(gòu)要顯著參與數(shù)據(jù)全生命周期的高質(zhì)量管理，實(shí)現(xiàn)文件檔案管理在數(shù)據(jù)層面的貫通，從落實(shí)數(shù)據(jù)對(duì)象作為文件檔案的管理工作到監(jiān)督指導(dǎo)各利益相關(guān)者做好管理均有涉及。對(duì)照于此，澳大利亞的實(shí)踐有極為相近之處，也就較具參考價(jià)值。

1 澳大利亞文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型行動(dòng)概覽

澳大利亞文件檔案管理的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型行動(dòng)自2010年起有了顯著布局，依托數(shù)字轉(zhuǎn)型、數(shù)字連續(xù)性、數(shù)據(jù)治理與管理逐步推進(jìn)。

1.1 數(shù)字連續(xù)性提挈的全景式數(shù)據(jù)戰(zhàn)略布局

自2010年發(fā)布《澳大利亞政府的開放政府聲明》起，數(shù)字轉(zhuǎn)型受到了重點(diǎn)關(guān)注。澳大利亞國家檔案館對(duì)照政府建設(shè)目標(biāo)，2011年同總理與內(nèi)閣部門聯(lián)合發(fā)布了《數(shù)字轉(zhuǎn)型政策》，自此系統(tǒng)推進(jìn)數(shù)字轉(zhuǎn)型進(jìn)程，數(shù)據(jù)問題逐步被納入。

（1）數(shù)字轉(zhuǎn)型政策明確發(fā)展方向，為數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)

《數(shù)字轉(zhuǎn)型政策》適用于所有聯(lián)邦機(jī)構(gòu)，旨在推動(dòng)澳大利亞政府機(jī)構(gòu)從紙質(zhì)文件管理轉(zhuǎn)向數(shù)字信息和文件管理。該政策對(duì)政府機(jī)構(gòu)、國家檔案館和政府信息管理辦公室提出要求。其一，要求所有機(jī)構(gòu)在數(shù)字轉(zhuǎn)型中獲得高級(jí)管理層支持以推動(dòng)變革、使用Check-up工具進(jìn)行年度信息管理能力評(píng)估、通過定期鑒定減少過期未處理的紙質(zhì)文件、優(yōu)先選擇符合電子文件國際標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及提供資源和培訓(xùn)支持。其二，要求國家檔案館與其他機(jī)構(gòu)協(xié)商制定數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃，提供管理數(shù)字信息的實(shí)用指南。其三，要求政府信息管理辦公室收集各機(jī)構(gòu)當(dāng)前文件管理系統(tǒng)的詳細(xì)信息，包括系統(tǒng)的升級(jí)或更換計(jì)劃，并作為政府解決方案登記冊(cè)（GSR）年度更新的組成部分。[6]

（2）數(shù)字連續(xù)性政策深化轉(zhuǎn)型要求，數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型導(dǎo)向逐步顯現(xiàn)

2015年10月，NAA發(fā)布并牽頭實(shí)施《數(shù)字連續(xù)性2020政策》，將信息治理整合到機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程中，提倡在整個(gè)澳大利亞政府內(nèi)部采取一致的信息治理方法。其不僅構(gòu)建了政府機(jī)構(gòu)參與信息治理的協(xié)同性框架，還推動(dòng)了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化升級(jí)。該政策提出澳大利亞政府管理和利用數(shù)字信息的三個(gè)原則。其一，強(qiáng)調(diào)信息的價(jià)值，認(rèn)為信息是政府的戰(zhàn)略資產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)資源，對(duì)信息進(jìn)行有效管理和利用能夠提高數(shù)字服務(wù)效率、促進(jìn)信息共享、提升業(yè)務(wù)決策的準(zhǔn)確性。其二，提出數(shù)字化工作流程，以數(shù)字化方式完成機(jī)構(gòu)全部業(yè)務(wù)流程，并以可訪問的數(shù)字形式創(chuàng)建和管理信息。其三，關(guān)注信息、系統(tǒng)和流程的互操作性，根據(jù)互操作性的格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)管理信息，確保信息的可查找、可共享和可重復(fù)使用。[7]

（3）發(fā)布面向整體政府的數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型規(guī)劃日趨系統(tǒng)

2021年1月，NAA發(fā)布《構(gòu)建公共文件中的信任：為政府和社群管理信息與數(shù)據(jù)》，確定了澳大利亞政府機(jī)構(gòu)提升信息管理能力和解決績效較低領(lǐng)域的關(guān)鍵要求和行動(dòng)，為澳大利亞整體政府管理數(shù)據(jù)提供框架指南，提升公眾對(duì)創(chuàng)建、收集和使用政府信息的信任程度，數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型得到全面布局。該政策提出管理數(shù)據(jù)、文件和信息等信息資產(chǎn)的三個(gè)要求。其一，明確信息資產(chǎn)管理的目標(biāo)，對(duì)數(shù)據(jù)等信息資產(chǎn)進(jìn)行系統(tǒng)管理、完整創(chuàng)建、準(zhǔn)確描述、安全存儲(chǔ)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)政府和社區(qū)的可信使用。其二，強(qiáng)調(diào)信息資產(chǎn)管理的重要性，確保內(nèi)容的可訪問性、真實(shí)性和穩(wěn)定性并降低業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，最大限度發(fā)揮機(jī)構(gòu)信息資產(chǎn)的價(jià)值。其三，提高信息資產(chǎn)管理的績效，針對(duì)數(shù)據(jù)治理、系統(tǒng)互操作性、文件鑒定等領(lǐng)域，提出彌補(bǔ)政府機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)能力差距并提高其信息管理績效的關(guān)鍵要求。[8]

（4）強(qiáng)化國家檔案館數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的引領(lǐng)地位，部署專屬數(shù)據(jù)戰(zhàn)略

NAA自身的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型是確保其引領(lǐng)地位的支撐性行動(dòng)。其自2020年起已發(fā)布兩輪數(shù)據(jù)戰(zhàn)略。[9]《2023—2025數(shù)據(jù)戰(zhàn)略》提出四大戰(zhàn)略原則：第一，數(shù)據(jù)價(jià)值最大化，提升數(shù)據(jù)分析能力，確保數(shù)據(jù)收集和管理符合政府整體數(shù)據(jù)政策，并通過安全傳輸使數(shù)據(jù)公開可用；第二，數(shù)據(jù)受到信任和保護(hù)，基于數(shù)據(jù)治理成熟度模型進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，保證數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全；第三，保障數(shù)據(jù)利用，通過提高數(shù)據(jù)處理效率實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案目標(biāo)，為外部利益相關(guān)者提供對(duì)數(shù)字材料的訪問；第四，構(gòu)建數(shù)據(jù)能力，明確檔案館工作人員的數(shù)據(jù)角色和職責(zé)，加強(qiáng)數(shù)字存檔和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)的培訓(xùn)。[10]

1.2 數(shù)據(jù)治理引領(lǐng)的多維行動(dòng)內(nèi)容體系

（1）建構(gòu)互操作能力的成熟度模型，確定數(shù)據(jù)治理與管理體系的設(shè)計(jì)依據(jù)

數(shù)據(jù)互操作性成熟度模型是由NAA開發(fā)的、用于評(píng)估和比較不同組織數(shù)據(jù)交換能力的工具?；ゲ僮餍缘膶?shí)現(xiàn)需要滿足一系列標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，因此該模型圍繞業(yè)務(wù)、安全、法律、語義和技術(shù)五個(gè)關(guān)鍵主題，構(gòu)建了每個(gè)主題下的成熟度級(jí)別和最佳實(shí)踐要求。業(yè)務(wù)主題強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)交換之間的關(guān)系，確保數(shù)據(jù)和信息交換的過程、責(zé)任和期望在所有利益相關(guān)者之間保持一致；安全主題通過管控?cái)?shù)據(jù)和信息交換的風(fēng)險(xiǎn)使數(shù)據(jù)受到保護(hù)；法律主題規(guī)定在交換或使用信息和數(shù)據(jù)時(shí)滿足法律、隱私和道德要求；語義主題關(guān)注數(shù)據(jù)的語義一致性和相互理解性，確保用戶和系統(tǒng)按預(yù)期理解交換信息和數(shù)據(jù)的含義；技術(shù)主題則關(guān)注數(shù)據(jù)格式、標(biāo)準(zhǔn)、程序接口等工具和技術(shù)問題，使平臺(tái)、系統(tǒng)和應(yīng)用程序之間能夠?qū)崿F(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的交換處理。

（2）設(shè)定數(shù)據(jù)治理的核心活動(dòng)，明晰機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)實(shí)踐的主要內(nèi)容

NAA由數(shù)據(jù)活動(dòng)入手，面向整體政府以及各部門，明確了政府?dāng)?shù)據(jù)治理與管理體系建設(shè)須落實(shí)的六大核心要素。一是面向互操作能力構(gòu)建的元數(shù)據(jù)設(shè)置，涉及元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、中央元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)庫建設(shè)、元數(shù)據(jù)有效交換的保障等；二是數(shù)據(jù)的索引與發(fā)現(xiàn)，包括數(shù)據(jù)集的調(diào)查、登記、問題分析、優(yōu)化等；三是數(shù)據(jù)分類，涵蓋面向現(xiàn)有數(shù)據(jù)技術(shù)制定分類方案、支持互操作性語義主題的建構(gòu)、創(chuàng)建大型本體等；四是數(shù)據(jù)及其格式的開放，確定數(shù)據(jù)開放及其安全保障要求，使用開放數(shù)據(jù)成熟度的通用模型、做好開放的監(jiān)控工作；五是數(shù)據(jù)質(zhì)量的管控，包括明確質(zhì)量要求、確定評(píng)估工具、做好評(píng)估工作等；六是數(shù)據(jù)合規(guī)性與安全性的保障，重點(diǎn)在于從數(shù)據(jù)交換、隱私保護(hù)等方面確定數(shù)據(jù)合規(guī)性和安全性要求，并將要求落于各項(xiàng)指南、手冊(cè)條款中。

1.3 對(duì)標(biāo)文件檔案管理要求的工具保障

NAA為各政府機(jī)構(gòu)提供了落實(shí)文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型行動(dòng)的工具保障，共指向了三大目標(biāo)。第一個(gè)目標(biāo)是通過適當(dāng)?shù)闹卫響?zhàn)略性地管理信息資產(chǎn)。NAA配置了數(shù)字存檔電子學(xué)習(xí)模塊，以解決員工在信息管理方面的能力差距問題；要求使用調(diào)查工具，以衡量政府機(jī)構(gòu)在信息和數(shù)據(jù)管理方面的成熟度和績效；設(shè)計(jì)信息資產(chǎn)登記冊(cè)，建立DATA方案，提供信息治理框架模板、信息管理策略模板、信息資產(chǎn)登記模板、能力差距分析模板以及內(nèi)部進(jìn)度監(jiān)控模板，幫助機(jī)構(gòu)調(diào)整其信息管理實(shí)踐并滿足信息治理框架的要求。

第二個(gè)目標(biāo)是實(shí)施與目標(biāo)相符的信息管理要求。NAA配置了元數(shù)據(jù)電子學(xué)習(xí)模塊、數(shù)字保存電子學(xué)習(xí)模塊和數(shù)字格式電子學(xué)習(xí)模塊；要求機(jī)構(gòu)制定或更新信息管理政策，并配置了數(shù)字授權(quán)框架、業(yè)務(wù)系統(tǒng)評(píng)估框架、開發(fā)元數(shù)據(jù)框架、AGLS元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、政府文件保存元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字原生文件格式標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化保存標(biāo)準(zhǔn)、機(jī)構(gòu)紙質(zhì)文件數(shù)字化規(guī)范以及元數(shù)據(jù)生成器、元數(shù)據(jù)驗(yàn)證器，確保業(yè)務(wù)系統(tǒng)滿足信息管理的功能和最低元數(shù)據(jù)要求；建議機(jī)構(gòu)建立互操作性，提供相關(guān)學(xué)習(xí)資源和評(píng)估工具等以減少互操作性成熟度的差距；還提供了文件管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模板、數(shù)據(jù)管理計(jì)劃模板，以實(shí)施策略管理所有信息資產(chǎn)，并以可持續(xù)的數(shù)字格式創(chuàng)建數(shù)字信息資產(chǎn)。

第三個(gè)目標(biāo)是保證信息管理效率和管控風(fēng)險(xiǎn)。NAA配置了有關(guān)文件轉(zhuǎn)移政策，為機(jī)構(gòu)將信息資產(chǎn)移交給檔案館保管提出要求；為數(shù)據(jù)遷移配置了多種工具，如用于字符識(shí)別的（OCR）軟件、用于數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的etL軟件、用于空間數(shù)據(jù)遷移的OGR2OGR軟件、用于遷移數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)自動(dòng)映射的機(jī)器學(xué)習(xí)（ML）軟件；配置業(yè)務(wù)系統(tǒng)評(píng)估框架和數(shù)字授權(quán)框架，評(píng)估業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的信息管理功能，并為政府機(jī)構(gòu)提供適當(dāng)?shù)臄?shù)字審批方法以確定業(yè)務(wù)流程；提供網(wǎng)絡(luò)文件夾結(jié)構(gòu)的示例、量刑說明，并配置行政慣例標(biāo)準(zhǔn)以及針對(duì)信息資產(chǎn)的評(píng)估和量刑標(biāo)準(zhǔn)，以定期、及時(shí)銷毀不再需要的暫時(shí)有價(jià)值的信息資產(chǎn)。

2 數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型要點(diǎn)解析

澳大利亞的文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型有著體系化的行動(dòng)要點(diǎn)。

2.1 數(shù)據(jù)資產(chǎn)內(nèi)涵的系統(tǒng)建構(gòu)

管理對(duì)象層面，數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型不僅明確了數(shù)據(jù)的資產(chǎn)性質(zhì)、擴(kuò)充了數(shù)據(jù)內(nèi)涵，而且圍繞數(shù)據(jù)資產(chǎn)進(jìn)行了多重建構(gòu)。一是數(shù)據(jù)資產(chǎn)屬性的確認(rèn)。NAA將數(shù)據(jù)資產(chǎn)界定為一種可被創(chuàng)建、收集、接收和保存的信息資源，其在組織內(nèi)外具有互操作性，以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)和文化遺產(chǎn)價(jià)值，為更具經(jīng)濟(jì)視角的檔案認(rèn)知與對(duì)應(yīng)的組織文化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。二是數(shù)據(jù)對(duì)象的多重涵蓋。NAA直接將信息、文件、檔案等都?xì)w入廣義的數(shù)據(jù)對(duì)象范疇，同數(shù)據(jù)并列。這盡管在邏輯上有一定交叉，但同時(shí)避免了實(shí)踐中過多陷于將數(shù)據(jù)與信息、文件、檔案對(duì)立的風(fēng)險(xiǎn)。三是強(qiáng)調(diào)組織數(shù)字文化的建構(gòu)。NAA無論是在數(shù)字連續(xù)性的原則闡釋，還是對(duì)組織機(jī)構(gòu)數(shù)字轉(zhuǎn)型的評(píng)估中，數(shù)字文化建設(shè)都是重要內(nèi)容，其要求將信息治理納入組織文化的具體要求。

2.2 全面融合治理要義

NAA的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型實(shí)踐亮點(diǎn)之一就在于提出信息治理、數(shù)據(jù)治理，治理要義全面提挈升級(jí)方向。一是從數(shù)據(jù)流服務(wù)業(yè)務(wù)流的準(zhǔn)則出發(fā)，將數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型充分同澳大利亞整體政府建設(shè)進(jìn)程相連接。二是由整體視角出發(fā)，構(gòu)筑以數(shù)據(jù)為中心的多要素集成框架，以此指導(dǎo)各項(xiàng)行動(dòng)方向與內(nèi)容設(shè)計(jì)。例如，NAA將互操作能力視為數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型框架的核心，并確保在各機(jī)構(gòu)間保持統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換流程、職責(zé)和期望。三是以連續(xù)與系統(tǒng)的文件檔案管理制度建設(shè)為基礎(chǔ)，構(gòu)建立足數(shù)據(jù)顆粒度的規(guī)則體系。NAA在文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型中不僅針對(duì)各個(gè)階段的行動(dòng)目標(biāo)系統(tǒng)制定了政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等，而且為政府機(jī)構(gòu)的具體實(shí)踐提供數(shù)據(jù)全生命周期的制度框架、模板以及解釋。

2.3 有效建立協(xié)作框架

澳大利亞文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型從政府機(jī)構(gòu)貫通至檔案館，在多元利益相關(guān)者的復(fù)雜任務(wù)中逐步建立了內(nèi)外聯(lián)動(dòng)的協(xié)作框架。一方面，檔案館同政府機(jī)構(gòu)合作，在凸顯檔案館的指導(dǎo)地位的同時(shí)，明確了政府機(jī)構(gòu)主導(dǎo)行動(dòng)的必要性。NAA牽頭聯(lián)合澳大利亞政府發(fā)布了多項(xiàng)不同階段推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型管理進(jìn)程的戰(zhàn)略，為澳大利亞政府部門及各機(jī)構(gòu)提供了方向指引、具體要求和行動(dòng)計(jì)劃。另一方面，機(jī)構(gòu)內(nèi)部依托信息治理委員會(huì)，建立起跨層級(jí)與跨部門、高層推進(jìn)與基層落實(shí)的組織架構(gòu)。信息治理委員會(huì)的職能設(shè)定、任務(wù)規(guī)劃、人員配置等均以協(xié)作為前提。

2.4 配置多重能力保障

數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型給各利益相關(guān)者提出了能力要求，為確保各項(xiàng)規(guī)劃得到落實(shí)，從機(jī)構(gòu)至個(gè)人的能力保障成為重要內(nèi)容。一是強(qiáng)調(diào)工具支持以最大程度減少人工工作量。NAA對(duì)標(biāo)數(shù)據(jù)資產(chǎn)分類、存儲(chǔ)、管理和使用過程中對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的功能需求，配置了OCR、ETL等前端數(shù)據(jù)處理軟件，同時(shí)還嵌入了動(dòng)態(tài)更新的電子文檔和文件管理系統(tǒng)。二是凸顯專業(yè)能力建設(shè)。NAA將數(shù)據(jù)、信息管理專業(yè)人員的職業(yè)培養(yǎng)納入了員工的績效管理協(xié)議和培養(yǎng)規(guī)劃中，并依托附屬的專業(yè)協(xié)會(huì)和跨機(jī)構(gòu)項(xiàng)目為從業(yè)人員提供專業(yè)學(xué)習(xí)和擴(kuò)展專業(yè)網(wǎng)絡(luò)的機(jī)會(huì)。三是以評(píng)估促進(jìn)能力升級(jí)。NAA提供了在線自我評(píng)估工具（Check-up）幫助政府機(jī)構(gòu)衡量其在信息和數(shù)據(jù)管理方面的成熟度和績效，并形成年度調(diào)查報(bào)告。四是增強(qiáng)制度引導(dǎo)。NAA以數(shù)據(jù)管理能力矩陣為基點(diǎn)，提供了專屬的學(xué)習(xí)課程與材料，并從信息治理、數(shù)據(jù)戰(zhàn)略等方面提供可參考的模板。

3 我國文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型優(yōu)化策略

在建設(shè)數(shù)字中國的背景下，數(shù)據(jù)已成為各領(lǐng)域的重點(diǎn)議題，且隨著國家數(shù)據(jù)局的組建，全面數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型更是大勢(shì)所趨。于檔案領(lǐng)域而言，在政策法規(guī)層面，新修訂的《檔案法》中數(shù)據(jù)被明確納入檔案管理范疇，國家至各地的檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃同樣顯現(xiàn)數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的布局，檔案工作融入數(shù)據(jù)戰(zhàn)略、參與政府?dāng)?shù)據(jù)開放、加強(qiáng)政務(wù)數(shù)據(jù)歸檔、提升檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)等均在其中有所明確。在具體實(shí)踐層面，檔案信息化建設(shè)的戰(zhàn)略引導(dǎo)，增量電子化和存量數(shù)字化的行動(dòng)布局、電子文件單軌制管理的推進(jìn)、日漸普及的數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案室建設(shè)、歷史檔案資源的數(shù)據(jù)化開發(fā)、各類系統(tǒng)現(xiàn)行數(shù)據(jù)的檔案化探索等，均構(gòu)成了我國文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的整體行動(dòng)。但文件檔案管理如何在我國實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型同樣存在諸多有待探索的空間，如數(shù)字中國和數(shù)據(jù)治理的相關(guān)國家戰(zhàn)略中未充分體現(xiàn)出檔案參與、檔案自身也缺少有關(guān)數(shù)據(jù)的專屬戰(zhàn)略、同數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)的協(xié)同機(jī)制未充分構(gòu)建、數(shù)據(jù)如何在全生命周期的多元利益相關(guān)者框架內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案化治理與管理、檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)有怎樣的配套保障等尚需更多的理論與實(shí)踐探索。結(jié)合澳大利亞具備全球前沿性的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與我國實(shí)際，優(yōu)化策略可從如下方面展開討論。

3.1 數(shù)據(jù)內(nèi)涵融入檔案認(rèn)知

隨著數(shù)據(jù)在我國從中央層面設(shè)定為生產(chǎn)要素，數(shù)據(jù)要素市場(chǎng)的培育正擴(kuò)張至更加多元與廣泛的利益相關(guān)者，檔案機(jī)構(gòu)需要順勢(shì)拓展檔案在數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下的認(rèn)知范圍。一是數(shù)據(jù)應(yīng)更廣泛納入檔案范疇之中。盡管我國相關(guān)法律法規(guī)均將數(shù)據(jù)納入檔案之中，但有關(guān)數(shù)據(jù)的提法相對(duì)有限，數(shù)據(jù)的相關(guān)話語并未充分體現(xiàn)于政策法規(guī)之中。在《規(guī)劃》提出將檔案全面納入國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的背景下，應(yīng)明確指出相應(yīng)的數(shù)據(jù)涵蓋于文件檔案管理的范疇中。二是從文件檔案管理的角度明確數(shù)據(jù)作為檔案應(yīng)有的內(nèi)涵。無論是對(duì)數(shù)據(jù)的界定，還是文件檔案管理相關(guān)政策法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，均應(yīng)對(duì)作為檔案的數(shù)據(jù)應(yīng)有的屬性、內(nèi)容、形式、特質(zhì)等進(jìn)行明確，并細(xì)化至數(shù)據(jù)檔案化管理的目標(biāo)與質(zhì)量要求。三是由數(shù)據(jù)對(duì)象擴(kuò)展檔案的有關(guān)認(rèn)知。除了有關(guān)數(shù)據(jù)作為證據(jù)、記憶、資源的界定外，數(shù)據(jù)作為生產(chǎn)要素亦要用于創(chuàng)新與擴(kuò)展檔案的內(nèi)涵與外延。例如，檔案如何建設(shè)為數(shù)據(jù)資源并開發(fā)為數(shù)據(jù)產(chǎn)品，均可在數(shù)據(jù)要素市場(chǎng)的背景下展開多重的探索。這是我國的數(shù)據(jù)資產(chǎn)概念大過澳大利亞之處，也是我國檔案引領(lǐng)全球數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的重要方向。

3.2 強(qiáng)化治理方法的應(yīng)用

文件檔案管理深入至數(shù)據(jù)層的實(shí)現(xiàn)還在于融合數(shù)據(jù)技術(shù)與理念帶來的方法創(chuàng)新，治理就是其中的關(guān)鍵方向，這直接體現(xiàn)為面向文件檔案管理的協(xié)同體系構(gòu)建。一方面，文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型不僅需要明確檔案部門在我國政府?dāng)?shù)據(jù)戰(zhàn)略中的角色定位，探索檔案館的參與空間，根據(jù)政府?dāng)?shù)據(jù)治理框架進(jìn)行調(diào)整并融入其中；還需對(duì)自身在數(shù)據(jù)規(guī)則體系中現(xiàn)存和潛在的可提供的橫向支持進(jìn)行評(píng)估，強(qiáng)化檔案部門在數(shù)據(jù)保管、質(zhì)量監(jiān)控等方面的示范作用。例如，檔案領(lǐng)域應(yīng)建立政府?dāng)?shù)據(jù)治理的示范實(shí)踐，明確檔案機(jī)構(gòu)可充分參與和引領(lǐng)的具體場(chǎng)景、管理要素、流程方案等。另一方面，推進(jìn)宏觀政策與微觀標(biāo)準(zhǔn)的整體建設(shè)。參照澳大利亞，文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型要求檔案部門完善宏觀的頂層設(shè)計(jì)，立足我國政府?dāng)?shù)據(jù)體系制定連續(xù)系統(tǒng)的戰(zhàn)略以確認(rèn)檔案館的愿景、目標(biāo)和行動(dòng)路徑，并且還要以我國政府現(xiàn)行的相關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，完善檔案數(shù)據(jù)層級(jí)的細(xì)顆粒度標(biāo)準(zhǔn)體系。

3.3 強(qiáng)化檔案機(jī)構(gòu)主體的引導(dǎo)作用

多元利益相關(guān)方的合作，在我國強(qiáng)調(diào)國家治理體系與治理能力現(xiàn)代化以及從中央至地方建設(shè)數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)的背景下更有重要意義。一是我國檔案主管部門與檔案館應(yīng)加強(qiáng)整體建設(shè)。由檔案主管部門的指導(dǎo)監(jiān)督職能聯(lián)動(dòng)檔案館作為數(shù)據(jù)資源長期存取基地，共建出更具專業(yè)度與話語權(quán)的專業(yè)性數(shù)據(jù)實(shí)體機(jī)構(gòu)。例如，檔案領(lǐng)域應(yīng)參與各地?cái)?shù)據(jù)中心建設(shè)，充分發(fā)揮長期可信保存的功能。二是檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)在黨的領(lǐng)導(dǎo)下同黨政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)有效連接，充分參與到黨政部門數(shù)據(jù)治理和管理的活動(dòng)中，并從專業(yè)角度發(fā)揮指導(dǎo)、評(píng)估、咨詢等作用。三是檔案機(jī)構(gòu)同數(shù)據(jù)管理行政機(jī)構(gòu)加強(qiáng)合作。這既是信息、數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)的聯(lián)動(dòng)建設(shè)，也是由檔案機(jī)構(gòu)基于已有的數(shù)據(jù)、信息管理經(jīng)驗(yàn)以及職能，協(xié)同承擔(dān)數(shù)據(jù)治理和管理的復(fù)雜任務(wù)，具體可體現(xiàn)為數(shù)據(jù)鑒定、歸檔、長期保存等環(huán)節(jié)應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)主導(dǎo)的制度安排。

3.4 面向整體數(shù)據(jù)情境配置能力建構(gòu)的保障

針對(duì)數(shù)據(jù)治理情境配以多樣化保障，有助于全方位幫助各主體理解數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型并落實(shí)于行動(dòng)中，其中關(guān)鍵是以能力建構(gòu)為導(dǎo)向。一方面，培育數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的組織文化，建設(shè)具備專業(yè)數(shù)字技能的人才隊(duì)伍。在《規(guī)劃》提出探索檔案技能型人才培養(yǎng)新路徑的背景下，檔案部門不僅要以數(shù)據(jù)連通業(yè)務(wù)、技術(shù)、數(shù)字思維，創(chuàng)建以共治為核心的數(shù)據(jù)治理組織文化，更要以數(shù)字文化建設(shè)為驅(qū)動(dòng)，理解并落實(shí)文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的要求，培育提升人員的專業(yè)技能素養(yǎng)與信息管理能力。例如，建立數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型引領(lǐng)的能力矩陣，并配套相應(yīng)的培訓(xùn)資源與平臺(tái)。另一方面，建立技術(shù)接入應(yīng)用平臺(tái)，完善常規(guī)化評(píng)估反饋機(jī)制，從外圍環(huán)境提升機(jī)構(gòu)及其工作人員的能力。如同NAA將電子文檔和文件管理系統(tǒng)（EDRMS）嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)檢索、傳輸、跟蹤與處理的動(dòng)態(tài)管理。我國文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型也須對(duì)接人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用平臺(tái)，推動(dòng)數(shù)據(jù)情境中技術(shù)與管理的融合，通過技術(shù)工具的智能化應(yīng)用完善數(shù)字連續(xù)性保障框架。例如，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)有關(guān)數(shù)據(jù)檔案化功能的開發(fā)及其完善。同時(shí)針對(duì)數(shù)據(jù)管理中的平臺(tái)、方式、主體等要素，也須配以成熟的評(píng)估模型與機(jī)制，以確保文件檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型得到有效落實(shí)、動(dòng)態(tài)反饋以及調(diào)整優(yōu)化。例如，圍繞數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，設(shè)立年度性的動(dòng)態(tài)完善的評(píng)估指標(biāo)與調(diào)查平臺(tái)。

注釋與參考文獻(xiàn)

[1]澳大利亞政策文本與實(shí)踐中的相關(guān)表述及認(rèn)知，涵蓋了從形成機(jī)構(gòu)中的文件到檔案館的檔案的全過程，故本文使用文件檔案這一術(shù)語。

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