鄭宜娟
(福建晟禾教育管理集團(tuán)有限公司,福建 福州 350001)
互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下,物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈技術(shù)等各種新興技術(shù)的出現(xiàn)滿足了我們?nèi)粘I畹母鱾€(gè)方面,同時(shí)也滿足了集團(tuán)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理需求。集團(tuán)企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)信息化使其財(cái)務(wù)管理更加規(guī)范、便捷,推動(dòng)財(cái)務(wù)管理從會(huì)計(jì)職能逐步向管理智能、技術(shù)智能、決策智能的方向發(fā)展。現(xiàn)代集團(tuán)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜、管理覆蓋面廣、數(shù)據(jù)信息龐大、數(shù)據(jù)安全尤為重要。因此,為了達(dá)到集團(tuán)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo),企業(yè)必須對(duì)經(jīng)營(yíng)理念進(jìn)行創(chuàng)新,引進(jìn)新的管理方式,加強(qiáng)建設(shè)財(cái)務(wù)信息化。財(cái)務(wù)管理的信息化建設(shè)有助于提高集團(tuán)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率,保障企業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定的發(fā)展,幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)最終戰(zhàn)略目標(biāo)。
財(cái)務(wù)管理信息化是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代產(chǎn)生的一種全新的管理方式,是許多集團(tuán)企業(yè)當(dāng)前管理轉(zhuǎn)型的目標(biāo),其主要通過(guò)運(yùn)用各類信息技術(shù),調(diào)整集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理模式,優(yōu)化其基本運(yùn)作,實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)信息流、物流、資金流的同步運(yùn)行,從而為企業(yè)的精確決策提供支持。當(dāng)前,隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展,集團(tuán)企業(yè)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì),通過(guò)對(duì)信息資源進(jìn)行綜合分析來(lái)改進(jìn)財(cái)務(wù)工作的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略,對(duì)企業(yè)資源實(shí)現(xiàn)技術(shù)性創(chuàng)新,對(duì)財(cái)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)高效的管理控制;為企業(yè)各種財(cái)務(wù)活動(dòng)的信息收集和反饋提供依據(jù),有效提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平。
當(dāng)前,隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大以及業(yè)務(wù)多元化發(fā)展,大量的財(cái)務(wù)工作數(shù)據(jù)信息亟需高效的技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn),集團(tuán)企業(yè)通過(guò)財(cái)務(wù)信息化手段,并運(yùn)用各類新興技術(shù)建立完善的財(cái)務(wù)管理工作流程,有效地規(guī)范財(cái)務(wù)過(guò)程。通過(guò)建立信息化系統(tǒng)平臺(tái),利用人工智能、云計(jì)算等建立一個(gè)多層次、多維度的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析系統(tǒng),可以對(duì)集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面、科學(xué)地分析預(yù)測(cè),從而更好地滿足用戶需求,有效地規(guī)范財(cái)務(wù)管理流程。
集團(tuán)企業(yè)可以通過(guò)建立信息系統(tǒng)平臺(tái),對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行匯總、核算、分析,監(jiān)控財(cái)務(wù)工作流程,有效改善財(cái)務(wù)信息的時(shí)效性和完整性,為各企業(yè)的業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部的溝通和協(xié)調(diào)提供保障。同時(shí),系統(tǒng)平臺(tái)可以核實(shí)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的信息,將業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門的信息進(jìn)行核實(shí),降低傳輸時(shí)間,提高財(cái)務(wù)信息,提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平,避免人為的負(fù)面影響[1]。
集團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化通過(guò)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù),有效控制企業(yè)各項(xiàng)成本,提升企業(yè)預(yù)算管理水平。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)可以自動(dòng)接收來(lái)自各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)以及各個(gè)部門的數(shù)據(jù)信息,并利用人工智能對(duì)其進(jìn)行分類,統(tǒng)一財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí),信息系統(tǒng)可以對(duì)此過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控,保障各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的由于人工、核算不正確、遭到惡意改正的信息,提升財(cái)務(wù)管理工作的效率和透明度。
在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下,各類企業(yè)都開(kāi)始實(shí)行財(cái)務(wù)信息化,幫助企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)效益。然而,部分集團(tuán)企業(yè)仍未正確理解財(cái)務(wù)信息化建設(shè),未能認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)信息化建設(shè)對(duì)集團(tuán)發(fā)展的重要性,僅將重點(diǎn)放在企業(yè)利潤(rùn)上,注意力大多集中在生產(chǎn)和銷售績(jī)效上,而忽略企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作,尤其是信息化技術(shù)的引入。在這種情形下,集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)部門往往是直接完成集團(tuán)的工作,并不擅長(zhǎng)從集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中剔去無(wú)用數(shù)據(jù),從而獲取有用的信息。對(duì)于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析、整合、決策缺乏了解。
部分集團(tuán)企業(yè)現(xiàn)行財(cái)務(wù)管理方法與其信息化技術(shù)的運(yùn)用不相符,未能將信息技術(shù)與集團(tuán)的經(jīng)營(yíng)模式完美融合,信息技術(shù)軟硬件資源與信息化發(fā)展需求不匹配,導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理信息化方案實(shí)施存在各種問(wèn)題,難以為集團(tuán)財(cái)務(wù)管理提供輔助、支持。一些信息系統(tǒng)只是照搬其他優(yōu)秀企業(yè)或者直接購(gòu)買別的系統(tǒng)軟件,未能針對(duì)集團(tuán)企業(yè)的管理進(jìn)行詳細(xì)分析,在運(yùn)用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)相關(guān)軟件時(shí),沒(méi)有很好地發(fā)揮出財(cái)務(wù)預(yù)算的作用,從而影響財(cái)務(wù)管理的創(chuàng)新和提高。例如,人工智能技術(shù)在集團(tuán)中應(yīng)用較為少,大多數(shù)財(cái)務(wù)人員未能正確使用人工智能技術(shù)[2]。
有些企業(yè)的財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)平臺(tái)未能把信息資源的共享作為首要的建設(shè)重點(diǎn),造成業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門之間的信息存在隔離的現(xiàn)象,財(cái)務(wù)人員難以獲取信息,加大了財(cái)務(wù)人員處理信息的難度?,F(xiàn)階段,多數(shù)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)平臺(tái)的建立未能與集團(tuán)內(nèi)部管理系統(tǒng)平臺(tái)相連接,各個(gè)模塊之間數(shù)據(jù)口徑不一致,權(quán)限過(guò)多,信息的傳輸存在著一定的困難,信息無(wú)法同步更新,導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理工作效率低下。
隨著集團(tuán)企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)張,財(cái)務(wù)部門的職能也逐漸朝著多元化方向發(fā)展,從簡(jiǎn)單的核算轉(zhuǎn)向決策、管理的價(jià)值化方向發(fā)展。但是,一些企業(yè)的財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)不高,特別是基層財(cái)務(wù)人員專業(yè)水平與實(shí)踐操作能力有較大差距。同時(shí),集團(tuán)對(duì)財(cái)務(wù)管理的關(guān)注程度不高,對(duì)財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)也不加以重視,導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員工作能力不能適應(yīng)集團(tuán)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求。集團(tuán)企業(yè)要想高質(zhì)量推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化,財(cái)務(wù)人員的水平也需要同步提高,既要有專業(yè)的會(huì)計(jì)知識(shí),又要具備一定程度的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及管理水平。集團(tuán)企業(yè)實(shí)施信息化,其系統(tǒng)大多是由計(jì)算機(jī)部門負(fù)責(zé)開(kāi)發(fā),而財(cái)務(wù)人員只是使用,信息部門的相關(guān)工作人員對(duì)財(cái)務(wù)信息和工作流程不熟悉,只能根據(jù)財(cái)務(wù)人員所提出的需求進(jìn)行設(shè)計(jì)、升級(jí),這樣一來(lái),導(dǎo)致信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)人員的需求不匹配。對(duì)此,集團(tuán)企業(yè)亟須既了解計(jì)算機(jī)又了解財(cái)務(wù)知識(shí)的人員,若不能在信息系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中提供最優(yōu)建議,那么可能會(huì)出現(xiàn)一定的風(fēng)險(xiǎn)[3]。
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,許多企業(yè)都需要借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng),這在給企業(yè)帶來(lái)便利的同時(shí)也帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)?,F(xiàn)階段,集團(tuán)企業(yè)大多數(shù)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都已經(jīng)體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上,財(cái)務(wù)管理面臨著數(shù)據(jù)核算不準(zhǔn)確、系統(tǒng)模塊不充分、信息被惡意篡改、信息系統(tǒng)被黑客攻擊等風(fēng)險(xiǎn),這些風(fēng)險(xiǎn)都會(huì)給企業(yè)造成巨大的不利影響。因此,集團(tuán)企業(yè)需要加強(qiáng)自身風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)與危機(jī)意識(shí),幫助企業(yè)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、解決風(fēng)險(xiǎn)。
首先,集團(tuán)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層需要加強(qiáng)對(duì)于財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重視,更加關(guān)注財(cái)務(wù)管理的信息化進(jìn)度,優(yōu)化財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì),調(diào)整組織結(jié)構(gòu),明確各部門、各人員崗位職責(zé),規(guī)范財(cái)務(wù)信息化管理流程,完善財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng),為財(cái)務(wù)信息化進(jìn)展提供堅(jiān)實(shí)保障。其次,集團(tuán)企業(yè)要針對(duì)財(cái)務(wù)信息化制定一套行之有效的規(guī)章制度,為財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)提供指引,嚴(yán)格規(guī)定信息系統(tǒng)的建設(shè)要求。最后,集團(tuán)企業(yè)要統(tǒng)一思想,定期舉辦信息化主題會(huì)議與培訓(xùn)活動(dòng),鼓勵(lì)集團(tuán)旗下分公司、子公司的財(cái)務(wù)人員到集團(tuán)總部培訓(xùn),增強(qiáng)員工對(duì)信息化操作工作的重視,形成良好的工作氛圍,為后續(xù)的信息化建設(shè)工作奠定良好的基礎(chǔ),保障財(cái)務(wù)信息化建設(shè)具體工作順利推進(jìn)[4]。
在集團(tuán)企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的過(guò)程中,必須結(jié)合自身的實(shí)際情況和信息化的要求,對(duì)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)信息基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化和完善。首先,集團(tuán)企業(yè)需要對(duì)信息化建設(shè)加大投入,加大人力、精力、財(cái)力的投入,不能僅僅只交給計(jì)算機(jī)部門作為一個(gè)普通項(xiàng)目進(jìn)行建設(shè)。財(cái)務(wù)管理事關(guān)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展,必須引起高度的重視。需要集團(tuán)統(tǒng)一的組織和領(lǐng)導(dǎo),并建立與之相關(guān)的規(guī)章制度或行為準(zhǔn)則來(lái)對(duì)信息化建設(shè)提供指導(dǎo)和支持。在此基礎(chǔ)上,集團(tuán)企業(yè)應(yīng)明確建立財(cái)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)的目標(biāo)。在實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的過(guò)程中,集團(tuán)企業(yè)要了解財(cái)務(wù)管理工作的流程與模式,明確未來(lái)工作模式,確保財(cái)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)既能適應(yīng)集團(tuán)內(nèi)部和各個(gè)部門的需要,又能適應(yīng)集團(tuán)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。其次,要完善相應(yīng)的管理制度與體系,可以設(shè)立專業(yè)的財(cái)務(wù)信息化操作組織,加速人才的培養(yǎng)與數(shù)據(jù)分析、決策能力。給予此部門一定的權(quán)限與獨(dú)立權(quán),方便與各部門之間進(jìn)行交流。最后,要加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施,包括軟硬件的支持,集團(tuán)企業(yè)需要加速財(cái)務(wù)管理部門信息的集合,分析總部和各子公司的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行升級(jí),拋棄原有舊的計(jì)算機(jī),采用市面上新的軟件資源。例如,人工智能的廣泛使用,通過(guò)感知、運(yùn)算、認(rèn)知智能,感知智能包括人臉識(shí)別、圖像識(shí)別、語(yǔ)音識(shí)別。會(huì)計(jì)核算工作中有大量業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)憑證,機(jī)器可以模擬人類視覺(jué),對(duì)于發(fā)票的真?zhèn)?、重?fù)加以剔去,能夠節(jié)省人力,自動(dòng)化完成相關(guān)會(huì)計(jì)憑證的真?zhèn)尾轵?yàn)以及是否重復(fù)等。而運(yùn)算智能財(cái)務(wù)機(jī)器人流程自動(dòng)化、財(cái)務(wù)的多維分析和關(guān)聯(lián)分析,幫助企業(yè)提高決策的準(zhǔn)確性;認(rèn)知智能的使用包括如財(cái)務(wù)報(bào)告分析領(lǐng)域的專家系統(tǒng),以及智能客服、虛擬個(gè)人助手等,給財(cái)務(wù)管理工作提供便捷[5]。
企業(yè)必須學(xué)習(xí)業(yè)財(cái)整合的相關(guān)經(jīng)驗(yàn),對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行價(jià)值分析,全面改善財(cái)務(wù)工作,為推廣信息化技術(shù)奠定良好的基礎(chǔ)。一方面,集團(tuán)企業(yè)首先要對(duì)轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)管理工作的職能,將財(cái)務(wù)工作提升到業(yè)務(wù)前端,為業(yè)務(wù)的進(jìn)行提供財(cái)務(wù)方面的預(yù)測(cè)、分析、支持,發(fā)揮財(cái)務(wù)工作管理價(jià)值。對(duì)財(cái)務(wù)部門人員進(jìn)行分類,分為管理會(huì)計(jì)人員、核算人員。管理人員需要對(duì)財(cái)務(wù)的管控工作負(fù)責(zé),對(duì)各業(yè)務(wù)線的不同,設(shè)立財(cái)務(wù)BP職務(wù),從企業(yè)整體角度出發(fā),深入挖掘業(yè)務(wù)鏈條信息,從財(cái)務(wù)要素審視、評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)發(fā)展的合理性,給出輔助建議。而核算會(huì)計(jì)人員則專注企業(yè)信息處理、生成、核算、交易處理、資金支付等功能,幫助管理會(huì)計(jì)人員和數(shù)據(jù)需求部門做好信息的支持。另一方面,需要為財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)。例如,對(duì)集團(tuán)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整合,根據(jù)財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門雙方的需要,將業(yè)務(wù)處理流程移到線上處理;再如,對(duì)于收入信息,事先明確收入的單位標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則,即在滿足什么條件下系統(tǒng)可以確認(rèn)為收入,把數(shù)據(jù)同步推送給會(huì)計(jì)系統(tǒng),幫助會(huì)計(jì)系統(tǒng)做賬。業(yè)務(wù)系統(tǒng)要通過(guò)系統(tǒng)自己記錄與收入其他相關(guān)信息,例如,客戶明細(xì)、產(chǎn)品分類等。
人才是集團(tuán)企業(yè)各種管理制度的執(zhí)行者,是實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益的踐行者,是第一生產(chǎn)力。因此,集團(tuán)企業(yè)更加應(yīng)該重視人才的培育工作。首先,需要完善人才晉升渠道,給予員工工作熱情,同時(shí)加強(qiáng)員工的各種技術(shù)培訓(xùn),確保企業(yè)的信息化建設(shè)能夠充分發(fā)揮其作用。其次,企業(yè)在招聘財(cái)務(wù)人員的同時(shí),要提升其信息化技術(shù)操作的能力,對(duì)于優(yōu)秀的人員可以優(yōu)先考慮。最后,財(cái)務(wù)人員要加強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì),不僅要具備專業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí),還應(yīng)該擴(kuò)展其知識(shí)范圍,廣泛地學(xué)習(xí)各種管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、金融知識(shí),鍛煉全局性思維模式等,不斷擴(kuò)展自身業(yè)務(wù)[6]。
一是要制定嚴(yán)格的信息化規(guī)章制度,并采取技術(shù)的手段,如監(jiān)控預(yù)警系統(tǒng)、防火墻設(shè)置、內(nèi)外網(wǎng)隔離等措施。將兩個(gè)層次的控制措施相結(jié)合,可以在一定程度上控制風(fēng)險(xiǎn),增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范的全面性。同時(shí),財(cái)務(wù)人員也要加強(qiáng)自身安全意識(shí),積極學(xué)習(xí)防病毒等軟件技術(shù),以增強(qiáng)財(cái)務(wù)信息安全。二是加強(qiáng)公司內(nèi)部人員的安全防范意識(shí),各下屬企業(yè)、各部門員工在執(zhí)行工作時(shí),必須嚴(yán)格遵循相關(guān)的管理制度,確保工作程序的規(guī)范化,提高工作的質(zhì)量和效率。三是要完善風(fēng)險(xiǎn)防范管理制度。在這一過(guò)程中,集團(tuán)可以通過(guò)收集、整合、儲(chǔ)存的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),以及對(duì)各個(gè)部門和整合行業(yè)的潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè),對(duì)其風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類,例如資金、管理、政策、安全等各方面的風(fēng)險(xiǎn),并針對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)制定解決對(duì)策,確保各個(gè)工作環(huán)節(jié)的相關(guān)制度能夠更好地執(zhí)行。通過(guò)人工智能技術(shù)進(jìn)行監(jiān)控,對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的異常數(shù)據(jù)和異常情況,及時(shí)追蹤和處理。一旦出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn),快速反應(yīng)并匯報(bào),同時(shí)采取防范對(duì)策化解企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)要對(duì)財(cái)務(wù)操作人員的權(quán)力、業(yè)務(wù)行為進(jìn)行監(jiān)督,并對(duì)其實(shí)施全過(guò)程的追蹤與監(jiān)督;也可以引進(jìn)保密程序,安裝防護(hù)墻和高級(jí)反病毒軟件,使信息系統(tǒng)得到更好的保護(hù)。
綜上所述,互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,集團(tuán)企業(yè)加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)不僅是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求,也是企業(yè)提升內(nèi)部管理和水平的一種有效方式。在加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的過(guò)程中,集團(tuán)企業(yè)管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念,加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重視程度,完善相應(yīng)的管理體系,制定符合企業(yè)實(shí)際的財(cái)務(wù)信息化管理制度,加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng),建立風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制,為企業(yè)的信息化建設(shè)踐行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),推動(dòng)集團(tuán)企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。