X物流公司內(nèi)控制度優(yōu)化建議

文/王璐

1.引言

近年來，伴隨著我國科技經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各個行業(yè)迎來了高速騰飛的黃金發(fā)展時代，其中物流運輸物流行業(yè)也不例外。越來越多的物流公司正在擴大其基礎(chǔ)設(shè)施，因此投資每年都在增加。然而，由于物流本身具有復雜性特點，加上準備時間長，期間可能存在著諸多專業(yè)問題以及其他各種風險，因此失敗的情況屢見不鮮。這些物流的失敗結(jié)果不僅沒能達到企業(yè)預期制定的計劃目標，還造成投資以及資源的浪費，甚至給社會帶來了不良影響。目前，大多數(shù)企業(yè)通過引進先進技術(shù)和創(chuàng)新技術(shù)，管理理念和管理模式也在發(fā)生變化，隨著物流運輸業(yè)在市場上競爭力的提高，企業(yè)內(nèi)部控制的優(yōu)化和創(chuàng)新需要適應當前物流運輸?shù)陌l(fā)展要求，更好地為物流運輸服務，最大限度地提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。在對X公司物流運輸進行一番深入分析之后，探索具體的物流內(nèi)控及對內(nèi)控制度進行優(yōu)化的改進方案。該研究不僅將促進內(nèi)控理論和風險管理理論在實際工作中的應用，并且在日后的實踐中也會為同類物流在內(nèi)控制度物流運輸?shù)确矫嫫鸬綉械慕梃b作用?；谝陨显颍疚膶⒔柚鶻公司對物流運輸活動的每個流程環(huán)節(jié)進行深入細致的分析，旨在找出內(nèi)部控制上存在的問題并提出針對性的優(yōu)化方案，設(shè)立一套符合企業(yè)管理情況的內(nèi)部控制制度體系。

2.X物流運輸物流有限公司內(nèi)部控制制度分析

2.1內(nèi)部控制環(huán)境分析。X物流是一家專業(yè)性的貨運服務中心，承接運城市至全國各大中城市貨物運輸，及周邊地區(qū)和省內(nèi)短駁。擁有車型4.2-18米，可承載3-200噸各類貨物，以“安全、快捷、誠信”為服務宗旨，堅持以客戶為中心，為客戶提供準確、可靠、安全、及時的服務。物流運輸公司的大多數(shù)高級管理人員都是專業(yè)的物流運輸者，但在內(nèi)部控制和風險管理方面經(jīng)驗不足，同時由于對內(nèi)部控制的認知過少，高級管理層對內(nèi)部控制制度的實施和規(guī)范也存在一定的擔憂，實施過程中可能會影響某些人的個人利益，使高級管理層保持一種死板陳舊的內(nèi)部控制管理理念，選擇對內(nèi)控制度的建立與完善敷衍了事、流于形式。此外，管理層對于內(nèi)部控制管理理解過于簡單，對內(nèi)控制度的物流運輸也沒有很深入的了解，而企業(yè)內(nèi)部的員工對此更是知之甚少。上述原因?qū)е挛锪鬟\輸公司控制環(huán)境混亂，拉低了企業(yè)內(nèi)部控制的管理水平。

2.2內(nèi)部控制制度分析。（1）分析崗位分工與授權(quán)內(nèi)控制度有效性。即使X公司規(guī)定了物流運輸?shù)囊话愠绦?，但遇到人員數(shù)量不足或者監(jiān)督不力的特殊情況出現(xiàn)時應該如何處理并未做出詳細規(guī)定，這是一個很大卻又很容易被忽視的漏洞；更重要的是，制度中只提到流程的程序，并沒有涉及明確的崗位分工和授權(quán)審批制度，也沒有提到經(jīng)辦人的職責分離制度，以此很有必要在相互節(jié)制方面加強關(guān)鍵職位的授權(quán)和分工。（2）分析資金安全管理中的大額現(xiàn)金收支。翻閱去年X公司的現(xiàn)金賬簿和原始收據(jù)，發(fā)現(xiàn)X公司在去年的第一階段處于大額取款、大額現(xiàn)金支付（一次性支付1萬以上）的情況，詳見表1。經(jīng)分析上述表格數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)：8-10月三個月之間涉及大額現(xiàn)金收入總交易筆數(shù)達到22筆，平均每月超過7筆，單筆平均金額達到15.68萬元；大額現(xiàn)金支出總交易筆數(shù)達到18筆，平均每月達到6筆，單筆平均金額達到8.17萬元。而經(jīng)調(diào)查同行業(yè)平均每月大額現(xiàn)金收入交易筆數(shù)為6筆，單筆平均金額不超過14萬元；大額現(xiàn)金支出交易筆數(shù)為6筆，單筆平均金額不超過8萬元。對比可見，X物流運輸物流有限公司的大額現(xiàn)金收支活動高于同行業(yè)平均水平。通過特殊渠道得知，X公司的大額現(xiàn)金收入通常是從銀行存款中提取現(xiàn)金備用，每一筆的額度都超過了4.8萬元，而支付工資和報銷各項日常費用導致了大額的現(xiàn)金支出。但比對原始憑證發(fā)現(xiàn)，整個提現(xiàn)過程只看到了銀行轉(zhuǎn)賬單和現(xiàn)金轉(zhuǎn)賬支票，沒有任何能夠體現(xiàn)進行了批準程序的實踐證明。以上種種跡象表明，在X公司的物流活動中比較頻繁地發(fā)生大額現(xiàn)金收支交易事項，卻并沒有任何關(guān)于大額現(xiàn)金收支控制的制度體現(xiàn)，企業(yè)的內(nèi)控制度體系有所缺陷，需要健全及細化。

表1 公司大額現(xiàn)金收支情況表

2.3對內(nèi)控制度貫徹力度分析。X物流運輸物流有限公司成立一年多以來，無論是資金管理、質(zhì)量安全管理還是財務預算管理方面都建立了相應的控制管理制度，但在X公司的實際內(nèi)部控制活動中，由于X公司存在人員素質(zhì)參差不齊和監(jiān)督檢查不力等問題，使得管理制度執(zhí)行力與管理目標差距巨大。從實踐來看，X公司制定的一系列管理制度往往并不能真正執(zhí)行到位。此外，在財務內(nèi)部控制管理過程中，企業(yè)大多采取的是傳統(tǒng)意義上的管理方式，例如人工管理很難進行評價和記錄，而且浪費資源，提高企業(yè)物流運輸成本。除此之外，在企業(yè)實際的內(nèi)部管理中并沒發(fā)現(xiàn)存在針對性的績效考核活動，規(guī)定的績效考核制度并沒有得到執(zhí)行，公司利益受到損失，同時還使企業(yè)財務陷于極大的風險之中。

3.優(yōu)化和改進X物流運輸物流有限公司內(nèi)控制度建議

3.1改善內(nèi)部控制環(huán)境。為了實現(xiàn)改善企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境的目標，只有通過樹立起全體員工的內(nèi)部控制意識才能達到。因此，提高企業(yè)人員的整體素質(zhì)是物流企業(yè)內(nèi)部控制最基本的方法，比如要加強對內(nèi)部控制制度的宣傳和指導，定期外聘內(nèi)部控制方面的專家對員工進行風險和司法教育，讓職工樹立起內(nèi)部風險控制意識；尤其是管理層，更要充分了解內(nèi)部控制理論和風險管理理論，企業(yè)應該定期對管理層進行相關(guān)方面的培訓，不能只有物流方面的專業(yè)能力，在思想上更要重視內(nèi)部控制制度的物流運輸。

3.2強化內(nèi)部控制制度建設(shè)。（1）建立明確的崗位分工與授權(quán)機制。首先，合理制定制度可以有效規(guī)范行為，確保業(yè)務中所有不一致的立場不混淆，明確各部門的責任和權(quán)力。其次,根據(jù)特點，指派具有相關(guān)技能的工作人員執(zhí)行操作。每個流程的操作者應具有良好的職業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì)，物流的主要操作者必須經(jīng)過工作認證持證上崗。最后,明確經(jīng)辦者的責任范圍和工作要求。與相關(guān)的業(yè)務建立嚴格的審批制度，明確各項控制措施，審批人應當具有與相關(guān)業(yè)務審批制度的規(guī)定，在不得超出其規(guī)定權(quán)限的范圍內(nèi)進行審批。經(jīng)辦者有權(quán)拒絕辦理在授權(quán)范圍以外進行審批的操作，并應及時準確地向上級報告情況。（2）加強物流預算及價款支付控制。①要加強對物流造價的預算控制。在內(nèi)部建立預算環(huán)節(jié)控制制度，事先做好市場調(diào)查，編制造價預算表，一切按計劃進行，避免出現(xiàn)數(shù)量上的缺失、重復和不準確等。②要加強物流價款的支付控制。制定物流價款支付進度的控制制度,特別是對大金額的交易，應對價款支付的條件、方式以及會計核算程序作出強制要求,會計師、財務人員應當對合同約定的支付方式、支付申請和審批意見等進行審查，審查合格后應當審查價格支付程序，保障會計信息的準確性和及時性。

3.3加強內(nèi)部控制制度的落實。（1）細化和明確風險管理責任。對于物流運輸企業(yè)來說，必須強化相關(guān)工作人員的責任分工，細化責任內(nèi)容，尤其是管理層和負責財務工作的人員，充分提升他們的工作效率和作用，保證無論在哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都能各盡其責。要定期檢查相關(guān)制度的落實情況，摸排調(diào)查各個部門員工是否按規(guī)定辦事，防止“制度只是一紙空話”而導致的工作效率低下，甚至出現(xiàn)物流運輸企業(yè)的重大財務問題。還應建立起負責風險管理的獨立部門，同時應嚴格按照企業(yè)內(nèi)部控制的有關(guān)制度規(guī)定，實行現(xiàn)代化企業(yè)管理，引入信息化數(shù)據(jù)化的監(jiān)控監(jiān)督管理系統(tǒng)，不要一味依靠人力管理，以此確保企業(yè)重視風險管理工作，實施內(nèi)部環(huán)境控制和風險控制。（2）提升內(nèi)部人員綜合素質(zhì)。內(nèi)控制度的落實不到位，主要是因為X的內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)中沒有相關(guān)專業(yè)人員作保障，因此必須想辦法引進相關(guān)經(jīng)驗豐富的專業(yè)人員，以確保內(nèi)部控制物流運輸方面人力資源數(shù)量和質(zhì)量都要充足。一方面為了充分調(diào)動員工的積極性，明確和落實各項獎懲措施，樹立良好的內(nèi)部控制管理意識。另一方面，要提高內(nèi)控管理人員的專業(yè)素質(zhì)，明確內(nèi)控人員的相關(guān)職能，加強專業(yè)培訓，提高相關(guān)技能。財務人員尤其是審計人員必須對提高會計信息的敏感性和專業(yè)勝任能力，學習與物流相關(guān)的專業(yè)知識，規(guī)范企業(yè)財務管理活動。這不僅需要大批專業(yè)人才，而且須有一套健全的考核制度。建立并落實人才分層制度，確保財務人員的工作能力，推動企業(yè)的經(jīng)濟效益和提升自身的市場競爭力。C

引用出處

[1]吳秀潔.企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境對會計信息質(zhì)量地影響[J].商業(yè)會計,2018,（24）,109～130.

[2]田梅.解析企業(yè)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行[J].會計研究,2020,（5）,85～86.