“點(diǎn)線(xiàn)面”工作法破解電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理痛點(diǎn)

文·夏凱 相培娟

近年來(lái)，國(guó)網(wǎng)山東省電力公司臨朐縣供電公司聚焦電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理難題，創(chuàng)新“點(diǎn)線(xiàn)面”工作法，有效暢通工程檔案資料收集渠道，提高歸檔質(zhì)量，大幅縮短歸檔時(shí)間，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與檔案的深度融合。

一、抓牢關(guān)鍵“點(diǎn)”，增強(qiáng)約束

（一）合同簽訂，源頭控制

建設(shè)單位在與參建單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)設(shè)立專(zhuān)門(mén)章節(jié)或條款明確紙質(zhì)和電子檔案歸檔質(zhì)量、時(shí)間、數(shù)量、范圍等，明確參建單位的項(xiàng)目檔案管理責(zé)任，明確項(xiàng)目檔案工作違約條款，明確項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量作為參建單位工程尾款的支付依據(jù)之一。參建單位項(xiàng)目檔案質(zhì)量不合格或不按規(guī)定向建設(shè)管理單位移交檔案的，不得支付其進(jìn)度尾款。

（二）檔案交底，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

檔案培訓(xùn)和交底不到位，是造成參建單位歸檔意識(shí)薄弱的原因之一。開(kāi)工前，檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)各參建單位資料員進(jìn)行培訓(xùn)或交底。交底的主要內(nèi)容包括項(xiàng)目檔案管理機(jī)制、管理措施、操作流程、整理標(biāo)準(zhǔn)等，讓參建單位明確項(xiàng)目檔案工作是什么、為什么、怎么做。交底的內(nèi)容一定要規(guī)范明確，不能模棱兩可。規(guī)章制度中沒(méi)有具體要求的要在交底內(nèi)容中提出具體要求。

（三）檔案驗(yàn)收，過(guò)程管控

項(xiàng)目檔案與工程實(shí)體都是建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，兩者相輔相成，不能分割對(duì)待，開(kāi)展轉(zhuǎn)序驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收時(shí)，要同步驗(yàn)收項(xiàng)目文件資料收集整理質(zhì)量，將檔案材料收集整理質(zhì)量指標(biāo)分別納入到參建單位“三級(jí)”自檢、監(jiān)理初檢、中間驗(yàn)收及竣工驗(yàn)收中，驗(yàn)收不通過(guò)或缺陷不完成整改不得進(jìn)行下一步的轉(zhuǎn)序施工，工程竣工驗(yàn)收的檔案驗(yàn)收情況需在工程啟委會(huì)中匯報(bào)并作為工程是否啟動(dòng)的條件之一。

（四）檔案移交，嚴(yán)把入庫(kù)關(guān)

項(xiàng)目檔案移交進(jìn)館前，必須組織檔案進(jìn)館驗(yàn)收，嚴(yán)格把關(guān)項(xiàng)目檔案質(zhì)量。制定檔案入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，可以從檔案的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、組卷質(zhì)量、電子檔案、聲像文件六個(gè)方面進(jìn)行嚴(yán)格限定。

二、雙“線(xiàn)”推動(dòng)，協(xié)調(diào)配合

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是一個(gè)全過(guò)程、全流程管理，需要在建設(shè)單位與檔案部門(mén)的協(xié)調(diào)配合下實(shí)行雙線(xiàn)推動(dòng)，一條線(xiàn)以建設(shè)單位牽頭，以各參建單位項(xiàng)目部為主體，對(duì)整個(gè)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行組織安排、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施、檢查督辦，提供必要的工作保障；另一條線(xiàn)由檔案部門(mén)牽頭，以參建單位資料員為主體，做好檔案的規(guī)范指導(dǎo)、專(zhuān)業(yè)歸檔和督促檢查。以電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案收集完成為界線(xiàn)，分為兩個(gè)階段，前一階段以建設(shè)單位為主，檔案部門(mén)前期積極介入，搞好配合指導(dǎo)；后一階段以檔案部門(mén)為主，建設(shè)單位積極做好督辦和工作保障，確保工作進(jìn)度和質(zhì)量。

（一）抓好建設(shè)部門(mén)牽頭的“線(xiàn)”

緊扣電網(wǎng)建設(shè)工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)節(jié)點(diǎn)，注重抓好檔案資料的準(zhǔn)確性、專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性，做到各類(lèi)檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。在項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)工前，根據(jù)工程實(shí)際情況編制“項(xiàng)目檔案管理辦法”，辦法應(yīng)明確項(xiàng)目檔案管理目標(biāo)、職責(zé)劃分、組織機(jī)構(gòu)、管理機(jī)制、檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和管控措施等；項(xiàng)目建設(shè)中，工程管理檢查時(shí)同步進(jìn)行項(xiàng)目資料收集情況檢查；項(xiàng)目竣工后，督促各參建單位按時(shí)歸檔，并對(duì)歸檔質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格考核。

（二）抓好檔案部門(mén)牽頭的“線(xiàn)”

以提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的檔案服務(wù)為目標(biāo)，第一時(shí)間為參建單位資料員講解檔案收集范圍、整理方法。在工作推進(jìn)過(guò)程中，檔案部門(mén)組成檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)小組，及時(shí)到一線(xiàn)施工現(xiàn)場(chǎng)檢查督導(dǎo)檔案資料收集整理情況，及時(shí)解決資料員在檔案收集整理歸檔中遇到的難題。在檔案集中整理歸檔過(guò)程中，專(zhuān)職檔案人員要及時(shí)到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行手把手業(yè)務(wù)指導(dǎo)并及時(shí)糾錯(cuò)。

三、三“面”兼顧，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)

內(nèi)容完整、歸檔齊全、整理規(guī)范的電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案，是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理的目標(biāo)所在和建設(shè)過(guò)程的最終體現(xiàn)，要達(dá)到質(zhì)量要求，就必須嚴(yán)格檔案收集整理標(biāo)準(zhǔn)。

（一）基本面確保準(zhǔn)確性

準(zhǔn)確性是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案合法性和權(quán)威性的基礎(chǔ)和前提。建設(shè)單位應(yīng)對(duì)其負(fù)責(zé)的項(xiàng)目檔案的質(zhì)量加以保證，與各參建單位簽署檔案質(zhì)量保證協(xié)議，對(duì)歸檔材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性加以保證，層層落實(shí)責(zé)任。檔案管理部門(mén)要嚴(yán)格審核項(xiàng)目檔案材料，審核材料的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，簽章手續(xù)是否完備、無(wú)偽造，內(nèi)容質(zhì)量是否符合基建《標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)》要求，施工日志、監(jiān)理日志、旁站記錄是否相互對(duì)應(yīng)一致。

（二）管理面確保完整性

一是項(xiàng)目資料整體的完整性，對(duì)照《國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》收齊收全，不能有任何遺漏。對(duì)本電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目未涉及的項(xiàng)目資料進(jìn)行說(shuō)明。二是單項(xiàng)內(nèi)容的完整性，所有歸檔的文件材料必須手續(xù)完備，要素齊全。例如合同簽訂日期、蓋章、指印、簽字等要素要齊全。三是內(nèi)容的一致性。要遵循文件材料形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，確保文件材料內(nèi)容前后一致。

（三）技術(shù)面確保規(guī)范性

一是嚴(yán)格執(zhí)行《國(guó)家電網(wǎng)公司項(xiàng)目檔案整理規(guī)范》要求，所有的歸檔文件材料要整理規(guī)范，編頁(yè)、蓋章、裝訂、裝盒要符合要求。二是電子檔案要整理規(guī)范，電子文件題名、頁(yè)數(shù)、成文日期等信息要素要與紙質(zhì)材料一致，且要求全部掛接電子文件或數(shù)字化副本。