財務(wù)共享環(huán)境下財務(wù)管理優(yōu)化成企業(yè)“必選動作”

黃果紅

隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的日益復(fù)雜，傳統(tǒng)分散式的財務(wù)管理模式在運行效率上已經(jīng)無法達(dá)到最優(yōu)，導(dǎo)致企業(yè)對前端業(yè)務(wù)管控不足，也難以有效監(jiān)督下屬機(jī)構(gòu)對財務(wù)活動的處理，以至于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)與預(yù)期產(chǎn)生偏離，從而在不同程度上影響到企業(yè)的未來發(fā)展。而財務(wù)共享模式可以打破傳統(tǒng)分散式財務(wù)管理的限制，實現(xiàn)財務(wù)信息的共享，推動企業(yè)降低運營成本、提高工作效率、規(guī)范財務(wù)工作。目前，如何利用財務(wù)共享模式優(yōu)化財務(wù)管理，已經(jīng)成為諸多企業(yè)積極探索的重要任務(wù)。

什么是財務(wù)共享模式

財務(wù)共享模式是信息化高速發(fā)展的產(chǎn)物，企業(yè)可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和各類信息化辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)各部門及集團(tuán)與子公司之間的信息融通，從而使得會計核算、財務(wù)管理和審核業(yè)務(wù)快速匯總集中并得到高效處理。其中，財務(wù)共享中心是財務(wù)共享模式的核心，該中心是獨立部門，負(fù)責(zé)收集并整理企業(yè)各個部門的經(jīng)營管理數(shù)據(jù)，并按照統(tǒng)一的管理理念和標(biāo)準(zhǔn)，對各部門實行財務(wù)監(jiān)管，幫助企業(yè)各部門相互合作，共同努力實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)。

財務(wù)共享模式的核心作用是促進(jìn)財務(wù)信息交流的高效化。傳統(tǒng)財務(wù)信息逐級流轉(zhuǎn)的方式不僅效率低下，還會影響信息的時效性，很可能會因為信息的滯后而延誤項目進(jìn)程。而財務(wù)共享模式能將財務(wù)信息集中在一起，并對信息內(nèi)容進(jìn)行分類，及時將信息推送給需要處理的人員。此外，財務(wù)信息的信息化有助于追蹤信息來源，有利于提高內(nèi)部信息核對速度，從而極大提高財務(wù)管理的效率。

財務(wù)共享模式還能發(fā)揮統(tǒng)領(lǐng)與監(jiān)督的作用。通過財務(wù)信息的集中，企業(yè)管理者可以透過各項財務(wù)數(shù)據(jù)及經(jīng)營業(yè)績，從宏觀角度把握企業(yè)發(fā)展方向，有效提高企業(yè)的抗風(fēng)險能力和內(nèi)控水平，也可以明顯地發(fā)現(xiàn)部門之間的差異，從而督促相關(guān)部門進(jìn)行針對性的優(yōu)化和完善。不過，財務(wù)共享模式必須建立在財務(wù)管理統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行的基礎(chǔ)上，只有這樣，財務(wù)信息才能精準(zhǔn)反映企業(yè)及部門間的真實情況，為企業(yè)發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。

傳統(tǒng)財務(wù)管理存在的問題

財務(wù)人員素養(yǎng)問題。目前，很多企業(yè)對財務(wù)管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性認(rèn)識不夠深刻，將財務(wù)部門視為服務(wù)其他部門的附屬部門，導(dǎo)致財務(wù)人員無法充分發(fā)揮財務(wù)管理的作用。此外，財務(wù)共享模式的運行需要基于信息化技術(shù)的實踐應(yīng)用，而傳統(tǒng)財務(wù)人員雖具備豐富的財務(wù)專業(yè)知識，但在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等方面卻顯得力不從心，無法滿足當(dāng)前財務(wù)管理的需求。

信息化建設(shè)問題。傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式下，缺乏宏觀層面的調(diào)控機(jī)制，導(dǎo)致集團(tuán)與子公司或企業(yè)各部門往往各自為政，缺乏充分的交流與溝通。這種情況造成了信息壁壘，嚴(yán)重阻礙了管理的統(tǒng)一協(xié)調(diào)，財務(wù)部門不得不花費大量時間對各部門的財務(wù)信息進(jìn)行匯總和整理。然而由于信息匯總的滯后性，這些信息對于項目分析和后續(xù)進(jìn)度推進(jìn)的參考價值大大降低，使財務(wù)部門淪為單純的信息收集者。此外，財務(wù)信息的安全監(jiān)管還存在諸多不足。工作人員在處理重要文件和核心文件的定期存檔和加密保存時往往欠妥，同時企業(yè)對于自身網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù)不足，缺乏足夠的防御性安全系統(tǒng)來抵御黑客的入侵。

經(jīng)營風(fēng)險問題。在實際工作中，企業(yè)往往缺乏對自身經(jīng)營風(fēng)險的管控或?qū)ν话l(fā)異常情況的應(yīng)對預(yù)案，一旦出現(xiàn)風(fēng)險或緊急情況，企業(yè)容易失去把控，造成管理與業(yè)務(wù)的停擺。

財務(wù)共享環(huán)境下的財務(wù)管理優(yōu)化策略

制定特色化財務(wù)共享管理模式。盡管財務(wù)共享模式已成為諸多企業(yè)在財務(wù)管理方面發(fā)展的重要方向，但在實際建設(shè)過程中，企業(yè)不能簡單地照搬或復(fù)制其他企業(yè)的模式。相反，企業(yè)應(yīng)基于自身實際情況，搭建符合自身需求的財務(wù)共享流程和財務(wù)部門組織架構(gòu)，以減少不必要的重復(fù)勞動環(huán)節(jié)。同時，企業(yè)需要在每個環(huán)節(jié)配備專業(yè)人員，明確落實人員的權(quán)責(zé)，實現(xiàn)高效的人員配置。此外，要建立完善的財務(wù)人員培訓(xùn)機(jī)制，使他們能夠迅速掌握并熟練運用財務(wù)共享軟件。通過財務(wù)共享系統(tǒng)，財務(wù)人員能夠全面了解企業(yè)的財務(wù)狀況，為正確實施財務(wù)管理提供有力的支持。

拓寬信息溝通渠道。財務(wù)共享模式的有效運作離不開信息的及時收集與整理。為了確保信息的及時性，關(guān)鍵在于讓企業(yè)全體員工了解并熟悉財務(wù)共享模式的作用和重要性。通過開展宣傳活動和內(nèi)部財務(wù)流程培訓(xùn)，員工可以更好地了解企業(yè)的組織架構(gòu)和內(nèi)控控制原則，并被引導(dǎo)及時將所接觸的財務(wù)信息上傳至財務(wù)共享系統(tǒng)，實現(xiàn)信息的匯總與整理。其次，當(dāng)財務(wù)人員在系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)信息出現(xiàn)偏差或錯誤時，應(yīng)立即組織與該信息相關(guān)的團(tuán)隊和部門，對信息內(nèi)容進(jìn)行梳理和校核，以消除信息錯誤造成的影響。此外，在信息的生成與管理工作中，每個節(jié)點都應(yīng)該記錄相應(yīng)的責(zé)任人。對于信息的交流與溝通，應(yīng)保留會議紀(jì)要，以確保信息的可追溯性。

完善財務(wù)共享系統(tǒng)軟硬件配套。財務(wù)共享模式是基于各類互聯(lián)網(wǎng)和信息化辦公系統(tǒng)之上的，因此需要相應(yīng)的軟硬件來支持系統(tǒng)的運行。例如，統(tǒng)一的財務(wù)信息收集系統(tǒng)、各部門間的網(wǎng)絡(luò)連接硬件等。此外，企業(yè)還應(yīng)根據(jù)自身需求和信息化發(fā)展的需要，積極引進(jìn)更合適的軟硬件配套設(shè)施。例如，針對大量的財務(wù)信息，可借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行初步的信息整理，以幫助財務(wù)人員更快地進(jìn)行信息分類和統(tǒng)計；針對信息的處理，可以借助人工智能技術(shù)，幫助財務(wù)人員進(jìn)行信息分析以及未來發(fā)展預(yù)測，同時生成粗略的應(yīng)對措施供財務(wù)人員參考，以促進(jìn)財務(wù)管理的全面化和深入化；針對財務(wù)信息的安全，可通過創(chuàng)新復(fù)合網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)、訪問身份認(rèn)證和網(wǎng)絡(luò)信息傳輸保護(hù)等軟硬件優(yōu)化，構(gòu)建高等級的信息安全防護(hù)體系。

實施更加科學(xué)有效的風(fēng)險防范措施。關(guān)于風(fēng)險的防范，可從以下幾點做起：一是強(qiáng)化財務(wù)共享系統(tǒng)的信息安全防范。因為財務(wù)共享系統(tǒng)的信息傳遞是通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸?shù)?，易遭受黑客入侵和財?wù)信息泄露的風(fēng)險，因此需要聘請專業(yè)團(tuán)隊來提升傳輸?shù)陌踩雷o(hù)，確保信息傳輸?shù)陌踩浴６羌訌?qiáng)企業(yè)內(nèi)部員工的風(fēng)險意識。首先要對員工進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使他們深刻認(rèn)識到泄露財務(wù)信息對企業(yè)和自身可能帶來的嚴(yán)重后果；其次需要建立完善的信息保密機(jī)制，通過明確的規(guī)章制度和流程來約束員工的行為。三是提升企業(yè)應(yīng)對經(jīng)營風(fēng)險的能力。需要借助財務(wù)共享系統(tǒng)對企業(yè)財務(wù)信息進(jìn)行匯總整理，使企業(yè)充分了解自身財務(wù)狀況，從而在開展項目前結(jié)合自身現(xiàn)狀進(jìn)行科學(xué)評估，并對潛在風(fēng)險制定相應(yīng)的應(yīng)對舉措；通過財務(wù)共享系統(tǒng)及時發(fā)現(xiàn)各部門存在的運行風(fēng)險，提前做好預(yù)防工作，并積極針對關(guān)鍵點進(jìn)行針對性改進(jìn)；強(qiáng)化財務(wù)統(tǒng)籌管理，促進(jìn)各部門間的緊密聯(lián)系，減少不必要的資源浪費，提升企業(yè)核心競爭力，讓企業(yè)具備更強(qiáng)大的抗風(fēng)險能力。