環(huán)境衛(wèi)生工程項(xiàng)目檔案管理方法探究

李丹

摘 要：環(huán)境衛(wèi)生工程項(xiàng)目檔案記錄了環(huán)衛(wèi)工程建設(shè)的全部過程，直接反映環(huán)衛(wèi)工程質(zhì)量，是環(huán)境衛(wèi)生事業(yè)的有機(jī)組成部分。實(shí)際工作中，環(huán)衛(wèi)工程項(xiàng)目檔案管理存在著比較大的差異。本文就做好環(huán)衛(wèi)工程項(xiàng)目檔案和工程項(xiàng)目全流程融合管理的方法進(jìn)行了實(shí)踐探索和研究。

關(guān)鍵詞：環(huán)境衛(wèi)生；工程項(xiàng)目；檔案管理；方法

環(huán)境衛(wèi)生工程項(xiàng)目檔案作為環(huán)境衛(wèi)生項(xiàng)目工程管理過程和結(jié)果的集中記錄，是重要的環(huán)境衛(wèi)生信息資源，是環(huán)衛(wèi)管理、環(huán)境工程和改革發(fā)展的重要參考。做好環(huán)衛(wèi)工程項(xiàng)目檔案和工程項(xiàng)目全流程融合管理，能夠保證環(huán)衛(wèi)工程項(xiàng)目檔案信息資源不流失，真實(shí)有效，能夠充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案在環(huán)境衛(wèi)生管理工作中的重要作用。

1? 環(huán)境衛(wèi)生工程項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 項(xiàng)目檔案形成的單位比較分散

環(huán)衛(wèi)工程項(xiàng)目的一些參建單位對(duì)歸檔材料內(nèi)容要求不同、標(biāo)準(zhǔn)不一，有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件，直接導(dǎo)致歸檔材料收集不全，檔案散失情況嚴(yán)重。

1.2 檔案人員的專業(yè)管理能力較低

一些參與環(huán)衛(wèi)工程項(xiàng)目單位的領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案意識(shí)，檔案工作處于茫然階段。一些參建單位為節(jié)約開支，往往不設(shè)立專門的檔案人員，而采取讓技術(shù)人員兼職管理檔案的辦法。一些工程技術(shù)人員不具備檔案方面的專業(yè)知識(shí)，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，導(dǎo)致檔案整理不及時(shí)、不規(guī)范，歸檔質(zhì)量不高。

1.3 檔案工作沒有納入項(xiàng)目管理

一些參建單位只重視環(huán)衛(wèi)工程的質(zhì)量和速度，卻忽視了檔案管理，從一開始就沒有把檔案工作納入工程建設(shè)中去，項(xiàng)目文件材料歸檔工作滯后于工程建設(shè)進(jìn)展。一些參建單位缺乏有效的檔案管理制度，沒有把檔案工作納入職責(zé)范圍，檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員；參建部門缺乏相互溝通交流，各行其是，造成檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，使得檔案工作在工程建設(shè)中很難及時(shí)有效開展。

1.4 檔案管理缺乏相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備

一些單位沒有專門的檔案工作場所和檔案存儲(chǔ)庫房，檔案設(shè)施設(shè)備陳舊落后不能滿足檔案管理需要，檔案保管達(dá)不到最基本的“八防”要求。檔案管理現(xiàn)代化程度與工程建設(shè)快速發(fā)展的需求不匹配，缺乏相應(yīng)的檔案管理軟件，計(jì)算機(jī)管理僅停留在目錄檢索階段，極大地影響了環(huán)衛(wèi)工程項(xiàng)目檔案管理的工作效率和利用價(jià)值。

2? 環(huán)境衛(wèi)生工程項(xiàng)目檔案管理的實(shí)踐探索

環(huán)衛(wèi)工程項(xiàng)目檔案是一種無形資產(chǎn)，是國家的寶貴財(cái)富。要確保環(huán)衛(wèi)工程項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，就必須把檔案管理全面納入環(huán)境衛(wèi)生工程項(xiàng)目的規(guī)劃、論證、組織實(shí)施、監(jiān)督評(píng)估、考核驗(yàn)收等全過程，提前提出文件形成要求，全面提高工程項(xiàng)目檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目運(yùn)行和檔案管理工作的無縫銜接[1]。

2.1 提高意識(shí)，完善工程項(xiàng)目檔案管理工作體制

2.1.1加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。參加工程項(xiàng)目建設(shè)各單位要積極組織檔案法律法規(guī)及檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，高度認(rèn)識(shí)工程項(xiàng)目檔案是提高工程管理質(zhì)量的關(guān)鍵和保證。一是積極開展檔案宣傳工作。通過檔案利用實(shí)例，加強(qiáng)檔案人員的工作積極性和責(zé)任感，提高檔案工作的地位，使廣大工程參與者、利用者逐步認(rèn)識(shí)到檔案和檔案工作的唯一性和必要性，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，提高工程項(xiàng)目檔案管理水平。二是組織開展知識(shí)技能培訓(xùn)。為了保證工程項(xiàng)目檔案管理工作能夠高效、有序進(jìn)行，需要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行知識(shí)技能培訓(xùn)，保證其能夠運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行更加安全和高質(zhì)量的檔案管理工作。

2.1.2完善體制建設(shè)，明確管理職責(zé)權(quán)限。根據(jù)工程項(xiàng)目特點(diǎn)和工程檔案管理要求，各參建單位都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)權(quán)限。一是建立工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通，將工程文件的形成和積累納入工程項(xiàng)目建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。二是建立工程檔案合同制等約束機(jī)制。在簽訂合同時(shí)，明確需要移交的工程檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時(shí)間和質(zhì)量要求等事項(xiàng)，有效的控制、監(jiān)督、規(guī)范工程檔案的質(zhì)量。三是將竣工歸檔工作納入工程建設(shè)管理程序。建立工程文件材料管理領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制，確保工程建設(shè)竣工文件材料的完整性、準(zhǔn)確性與系統(tǒng)性。

2.1.3 建立規(guī)章制度，有效保護(hù)檔案資源。各單位要建立工程項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔、保管和利用等一系列制度，參照國家規(guī)范，結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)際情況制定管理細(xì)則和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，管理細(xì)則包括《工程項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》《工程項(xiàng)目文件歸檔流程與檔號(hào)編制規(guī)則》，明確規(guī)定工程項(xiàng)目檔案工作必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理。確定檔案管理責(zé)任、層層理順工作職責(zé)，檔案人員嚴(yán)格履行檔案監(jiān)督制度，及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在隱患的問題，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)高質(zhì)量完成工程項(xiàng)目檔案歸檔工作。

2.2 源頭把控，將檔案工作納入工程項(xiàng)目工作程序

2.2.1納入項(xiàng)目規(guī)劃，實(shí)行同步開展。環(huán)衛(wèi)工程項(xiàng)目文件的質(zhì)量直接決定檔案質(zhì)量，客觀上要求工程項(xiàng)目檔案人員對(duì)工程項(xiàng)目文件進(jìn)行前端控制[2]。在項(xiàng)目立項(xiàng)階段就明確項(xiàng)目建設(shè)全過程的歸檔計(jì)劃和管理要求。在工程項(xiàng)目立項(xiàng)策劃階段，檔案員作為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參與工程文件的整體策劃，明確項(xiàng)目建設(shè)全過程的文件歸檔計(jì)劃，把檔案管理要求納入工程項(xiàng)目管理之中。通過管理職責(zé)的前置，從源頭監(jiān)管文件的形成，確保工程項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目管理同計(jì)劃、同部署。使工程項(xiàng)目文件材料歸檔要求在項(xiàng)目立項(xiàng)策劃階段就與項(xiàng)目建設(shè)同步，保證了工程項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

2.2.2強(qiáng)化過程管理，實(shí)施嚴(yán)格檢查。環(huán)衛(wèi)工程項(xiàng)目檔案人員承擔(dān)著項(xiàng)目文檔管控的重要職責(zé)，針對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)過程中文件的形成和歸檔，通過明確文件的擬制、審核、會(huì)簽、批準(zhǔn)等各項(xiàng)職責(zé)，強(qiáng)化文件歸檔責(zé)任制，確保“形成規(guī)范”；在標(biāo)準(zhǔn)化審查、檔案歸檔接收環(huán)節(jié)嚴(yán)格審核，提升文件歸檔的及時(shí)性和文檔質(zhì)量，確?！斑^程把控”；通過文件歸檔計(jì)劃與項(xiàng)目計(jì)劃的動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)，實(shí)時(shí)掌握文件歸檔情況，確?！坝?jì)劃同步”。在項(xiàng)目建設(shè)過程中定期抽查工程文件的階段歸檔情況，將文件歸檔情況納入階段檢查要素，檢查通過后方可轉(zhuǎn)入下一階段。在項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)，召開竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收會(huì)議，將文件歸檔作為工程項(xiàng)目驗(yàn)收和交付的必要條件，確保項(xiàng)目驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。

2.2.3落實(shí)整改意見，實(shí)現(xiàn)規(guī)范達(dá)標(biāo)。工程項(xiàng)目文檔質(zhì)量和規(guī)范性很大程度上反映了工程項(xiàng)目建設(shè)的規(guī)范性，是工程項(xiàng)目鑒定、驗(yàn)收的關(guān)注要點(diǎn)。文檔質(zhì)量改進(jìn)是持續(xù)改進(jìn)的過程，做好末端反饋，就是不斷總結(jié)影響文檔質(zhì)量的共性問題和原因，實(shí)施對(duì)策改進(jìn)、核對(duì)實(shí)施效果并不斷改進(jìn)的循環(huán)。做好末端反饋，是保證檔案質(zhì)量的有效補(bǔ)充。歸檔文件的質(zhì)量問題有一定的規(guī)律性，面對(duì)一般問題時(shí)，檔案部門負(fù)責(zé)聯(lián)系具體工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行反饋，及時(shí)提醒，避免再次出現(xiàn)類似問題，實(shí)現(xiàn)“量的積累”；在歸檔問題積累到一定程度時(shí)，檔案部門集中向各參建項(xiàng)目部門反饋檔案質(zhì)量方面出現(xiàn)的問題，并針對(duì)性開展文件歸檔質(zhì)量培訓(xùn)，確保后續(xù)歸檔技術(shù)文件的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)“質(zhì)的突破”；檔案部門定期對(duì)工程項(xiàng)目文件的歸檔及時(shí)程度和發(fā)生頻率較高的文件質(zhì)量問題進(jìn)行匯總整理、分析反饋、督促整改、驗(yàn)收合格，最終實(shí)現(xiàn)“規(guī)范達(dá)標(biāo)”。

2.3 統(tǒng)一平臺(tái)，構(gòu)建一體化檔案信息和數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)體系

2.3.1平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)工程系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)有效鏈接。環(huán)衛(wèi)工程項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目鑒定、驗(yàn)收的關(guān)注要點(diǎn)，開展歸檔電子文件同步進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，助力文檔質(zhì)量和效率提升。按照“標(biāo)準(zhǔn)化”理念開展工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)有效鏈接，利用信息化手段開展工程項(xiàng)目文件歸檔工作。同時(shí)把工程項(xiàng)目文件歸檔要求和驗(yàn)收上報(bào)等要求納入工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)，工程人員直接將歸檔的電子文件轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)，再通過信息化平臺(tái)審批、歸檔，能夠顯著提升文檔質(zhì)量，有效控制時(shí)間成本。

2.3.2過程信息化，實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案統(tǒng)一管理。電子文件“單軌制”運(yùn)轉(zhuǎn)是指業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件僅以電子化形式保存和運(yùn)轉(zhuǎn)，不再生成紙質(zhì)文件材料。工程項(xiàng)目電子文件“單軌制”運(yùn)行，能夠優(yōu)化文件歸檔流程，提升文件運(yùn)轉(zhuǎn)效率。工程項(xiàng)目文檔電子化單軌運(yùn)轉(zhuǎn)是工程項(xiàng)目建設(shè)的必然要求，通過工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)中設(shè)置的“歸檔審查”環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程文件的前端控制。同時(shí)，通過檔案管理平臺(tái)與核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，文檔審批完成后由系統(tǒng)自動(dòng)推送元數(shù)據(jù)和全文信息歸檔到檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目文件的實(shí)時(shí)在線歸檔、電子檔案集中統(tǒng)一管理[3]。

2.3.3文檔數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化共享。按照“存量數(shù)字化、增量電子化”原則持續(xù)推動(dòng)工程項(xiàng)目檔案數(shù)字化工作。充分利用檔案管理軟件、掃描儀與計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備開展檔案數(shù)字化工作，將各種紙質(zhì)、圖片、聲像資料的檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息。在文檔數(shù)字化程度不斷提高的基礎(chǔ)上，檔案利用由線下為主轉(zhuǎn)為線上為主，同一份檔案可在線提供多人共享利用，利用效率顯著提升。通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

2.4 協(xié)同配合，全面提高工程項(xiàng)目檔案管理水平

2.4.1統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和方法，規(guī)范指導(dǎo)工程項(xiàng)目檔案工作。各參建單位應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)范做好職責(zé)范圍內(nèi)的工程檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循工程檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料有機(jī)聯(lián)系，單項(xiàng)工程以相互獨(dú)立、便于利用為原則，構(gòu)成分類清晰、連續(xù)成套的一個(gè)整體。通過工程項(xiàng)目技術(shù)會(huì)議、技術(shù)交底等形式，解決工程檔案工作問題，形成現(xiàn)場辦公會(huì)議紀(jì)要、檔案工作總結(jié)、簡報(bào)等文件，還可采取外聘檔案工作專家現(xiàn)場演示、開展業(yè)務(wù)咨詢答疑等方式，對(duì)工程檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)和規(guī)范，統(tǒng)一工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和操作方法。

2.4.2配置管理深度融合，實(shí)現(xiàn)與檔案系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)。檔案管理軟件是工程項(xiàng)目的重要組成系統(tǒng)，軟件配置管理貫穿工程項(xiàng)目全流程，是控制軟件質(zhì)量的有效途徑。為滿足軟件配置管理與檔案管理要求，歸檔文件材料按軟件應(yīng)用流程歸檔入庫，歸檔前為檔案管理流程，歸檔后為配置管理流程。利用檔案的原始記錄性特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)軟件變更標(biāo)識(shí)、變更控制，確保變更正確，實(shí)現(xiàn)檔案管理與軟件配置管理的深度融合，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件歸檔后與數(shù)字檔案管理平臺(tái)歸檔狀態(tài)自動(dòng)關(guān)聯(lián)[5]。

2.4.3嚴(yán)格竣工檔案驗(yàn)收，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理整體受控。工程項(xiàng)目檔案必須經(jīng)檔案管理部門驗(yàn)收合格后，才可進(jìn)行工程的竣工驗(yàn)收。無論是工程項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位還是施工單位，都要嚴(yán)格按照國家檔案局頒布的《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》以及相關(guān)法律法規(guī)的要求，加強(qiáng)工程檔案資料的管理，貫徹工程檔案備案制度、驗(yàn)收制度，執(zhí)行工程檔案工作檢查、預(yù)驗(yàn)收步驟。檔案部門聯(lián)合工程管理部門將竣工文件材料歸檔質(zhì)量、完整情況、歸檔效率納入驗(yàn)收考核指標(biāo)體系。從確保工程文件“形成規(guī)范、運(yùn)轉(zhuǎn)及時(shí)、歸檔齊全”3個(gè)角度出發(fā)，對(duì)工程竣工檔案進(jìn)行考核；對(duì)文件歸檔及時(shí)性、文件更改閉環(huán)率進(jìn)行考核；對(duì)文件歸檔率進(jìn)行考核，工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)要完成工程檔案的移交工作。通過工程檔案驗(yàn)收環(huán)節(jié)，提高工程管理和檔案管理水平。

綜上所述，環(huán)境衛(wèi)生工程項(xiàng)目檔案管理應(yīng)以信息化手段貫通業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)，覆蓋工程項(xiàng)目文檔運(yùn)轉(zhuǎn)全流程，創(chuàng)新監(jiān)視測(cè)量手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程項(xiàng)目檔案的全生命周期平臺(tái)化、動(dòng)態(tài)化、可視化管理，推動(dòng)工程項(xiàng)目文檔管理持續(xù)改進(jìn)提升，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理和工程項(xiàng)目建設(shè)過程全受控，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案從“紙質(zhì)管理”向“數(shù)字管理”轉(zhuǎn)變，從“被動(dòng)接受”向“融合管理”轉(zhuǎn)變，從“末端管理”向“全程管控”轉(zhuǎn)變。

參考文獻(xiàn)：

[1]聶博侖.工程檔案的有效管理——建設(shè)工程質(zhì)量的保障[J].價(jià)值工程，2010（27）：56.

[2]崔文梅.淺析工程檔案管理對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量的影響[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013（02）：273.

[3]潘園園.工程檔案建設(shè)項(xiàng)目文件在線跟蹤管理服務(wù)平臺(tái)應(yīng)用探討[J].黑龍江檔案， 2022（02）：186-188.

[4]魯志榜.工程檔案在工程建設(shè)管理中的作用[J].經(jīng)濟(jì)視野，2013（17）：303-304.

作者單位：洮南市環(huán)境衛(wèi)生管理中心