新時代退役軍人檔案管理優(yōu)化路徑分析

摘 要：做好檔案管理工作是實現(xiàn)退役軍人管理高質(zhì)量發(fā)展的必要條件。本文認為目前退役軍人檔案管理存在著審查機制不嚴格、管理制度缺乏全面性、管理水平有待提升、信息化建設(shè)不足、管理隊伍素質(zhì)不高等問題，要以健全檔案管理體系、規(guī)范化管理機制、提升信息化水平、優(yōu)化利用服務(wù)、完善保障要素等方面作為優(yōu)化路徑。

關(guān)鍵詞：退役軍人；檔案管理；路徑分析

退役軍人是黨和國家的寶貴財富，這就要求必須做好退役軍人服務(wù)保障工作，其中退伍軍人檔案管理的重要性不言而喻。2021年，退役軍人事務(wù)部、教育部、財政部、人力資源社會保障部、國家檔案局、中央軍委政治工作部、中央軍委國防動員部等七部門印發(fā)了《關(guān)于加強和改進退役軍人人事檔案管理利用的意見》（以下簡稱《意見》）[1]，為新時代做好退役軍人管理工作指明了方向。

1 新時代退役軍人檔案的特征和意義

退役軍人檔案既有檔案的普遍性，也有其自身的特殊性，明確基本特征，有利于更好地把握治理重點，在實踐中更好地做好管理工作。

1.1 退役軍人檔案的特征

1.1.1復(fù)雜性。退伍軍人就業(yè)形式多樣決定了檔案管理的復(fù)雜性，不同人員的檔案需要相關(guān)部門進行整理、保管。比如，轉(zhuǎn)業(yè)到企事業(yè)單位的符合政府安排工作條件的退役士兵檔案，由所在單位人事部門負責接收管理保管。自主就業(yè)的退役士兵的檔案，由所在區(qū)縣退役軍人事務(wù)部門負責接收。退役軍人檔案內(nèi)容也區(qū)別于人事檔案，檔案轉(zhuǎn)接過程中軍隊部門要進行脫密，并進行標注。

1.1.2憑證性。檔案是退役軍人進行待遇落實、職位匹配、工資確定、稅收減免等方面最原始、最重要的證據(jù)，接收單位根據(jù)檔案中的立功受獎、學歷學位進行安置評定，若出現(xiàn)相關(guān)信息出現(xiàn)不一致、缺失等情況的，需要補充證明材料，便于更好地進行科學評定。

1.1.3流轉(zhuǎn)性。退役軍人檔案需要進行分類管理，根據(jù)安置單位的不同進行轉(zhuǎn)接。從存量來看，要按照《條例》要求對存放于檔案館、人才交流中心和部分機關(guān)、企事業(yè)單位的檔案分批分步轉(zhuǎn)接收集；對新接收的檔案登記造冊、分類管理，同時對其他特殊原因未轉(zhuǎn)接或可能遺失的檔案進行信息登記。

1.2 做好退役軍人檔案管理工作的意義

1.2.1落實黨的二十大精神的必然要求。黨的二十大報告指出：做好退役軍人服務(wù)保障工作。檔案管理是做好軍人思想政治、權(quán)益維護、就業(yè)創(chuàng)業(yè)、優(yōu)撫幫扶等服務(wù)保障工作的基礎(chǔ)[2]，要推進檔案信息化與退役軍人工作深度融合，以規(guī)范化的檔案管理推動退役軍人事務(wù)領(lǐng)域治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為退役軍人事務(wù)領(lǐng)域服務(wù)保障提質(zhì)增效提供支撐。

1.2.2傳承紅色精神的時代要求。退役軍人是傳承紅色基因的重要力量和載體，這些精神凝結(jié)在檔案中，成為寶貴的精神財富。用心用情用力保護好、管理好、利用好這些資源，積極宣傳退役軍人攻堅克難、犧牲奉獻、建功新時代的事跡，能夠推動革命精神在新時代煥發(fā)新光彩。

1.2.3推動退役軍人工作高質(zhì)量發(fā)展的題中之義。深化對檔案的分類管理，有針對性地提高退役軍人就業(yè)質(zhì)量，緊貼市場需求，創(chuàng)新服務(wù)形式，豐富服務(wù)內(nèi)容，提升服務(wù)質(zhì)效，能夠讓退役軍人的獲得感、幸福感、榮譽感成色更足，激發(fā)退役軍人服務(wù)黨和國家工作大局、國防和軍隊建設(shè)全局的信心，凝聚實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢和強軍夢的磅礴偉力。

2 新時代退役軍人檔案管理存在的問題

面對新征程新任務(wù)，檔案管理與退役軍人事務(wù)管理工作的要求，還存在著一定差距。

2.1 檔案審查機制不嚴格

在辦理檔案移交手續(xù)過程中，存在檔案審查不嚴格，出現(xiàn)檔案材料缺失、內(nèi)容篡改等問題，造成了后期定級困難。如學習經(jīng)歷材料不全，尤其是高中學籍材料不全，不利于進入部隊后的繼續(xù)教育；有的人員為順利達到入伍條件，篡改個人信息，造成姓名、年齡、身體條件與實際不相符合。出現(xiàn)這些問題的原因在于檔案材料審核不細致，入伍時原始信息就存在問題，給退役安置埋下了隱患。

2.2 管理制度缺乏全面性

2021年，《退役軍人保障法》實施，從法律上保障了退役軍人的正當權(quán)益。從中央到地方都相繼探索以市場經(jīng)濟為基礎(chǔ)的退役軍人再就業(yè)政策，這些措施都需要檔案為基礎(chǔ)來實施，比如，根據(jù)人員的學歷信息，有的人員可享受加分進入成人教育。但是檔案管理制度的不足，限制了政策的落地實施。目前，退役軍人的檔案大多分散在民政、武裝部、鄉(xiāng)鎮(zhèn)等，整理標準不一致，保管條件參差不齊，增加了利用難度。有的人員在使用檔案時，需要輾轉(zhuǎn)多個部門開證明和辦理，主要原因就是管理主體責任未明確，未有詳細的管理細則，缺乏專門的機構(gòu)進行管理，使得退役軍人檔案出現(xiàn)了多頭管理的現(xiàn)象。

2.3 管理水平有待提升

退役軍人檔案重視程度不夠，有些接收單位都未建立歸檔利用體系，缺乏必要的保管條件、制度規(guī)范和整理流程，檔案管理處于較低水平。比如，檔案收集整理不齊全、不規(guī)范的問題突出，在服役期間考核晉升、嘉獎獎勵等材料涉及退役后待遇落實，有的單位對這些材料保管不細致，重要佐證材料丟失，給有關(guān)獎勵核定帶來困難。

2.4 信息化建設(shè)不足

退役軍人檔案信息化建設(shè)處于起步階段，還未發(fā)揮信息化帶來的技術(shù)紅利。具體表現(xiàn)在：人事檔案大多未進行數(shù)字化加工，尚不具備進行數(shù)據(jù)化管理的條件；牽頭部門缺失，檔案流轉(zhuǎn)涉及多個單位，未規(guī)定相關(guān)單位的信息化建設(shè)責任；檔案檢索利用效率低，有的地區(qū)將這部分檔案納入流動人員管理，有的納入民政和退役軍人管理系統(tǒng)，檔案利用流程煩瑣；安全性建設(shè)較為滯后，網(wǎng)絡(luò)的開放性使得檔案信息面臨篡改、丟失風險。

2.5 管理隊伍素質(zhì)不高

檔案管理需要較高的知識水平和現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用水平，同時還需具備退役軍人相關(guān)知識和政策、服役情況、安置情況等，為歸檔和查詢打下基礎(chǔ)。當前，由于受管理體系不健全的影響，檔案管理人員組成分散且不足，有的不具備基本管理技能，專業(yè)化隊伍建設(shè)薄弱，這些因素限制了管理方式的科學化和規(guī)范化。

3 新時代退役軍人檔案管理優(yōu)化路徑

要深入貫徹黨的二十大精神要求，堅持以人民為中心的發(fā)展思想，不斷完善退役軍人檔案管理體系，穩(wěn)步提升檔案服務(wù)保障水平，持續(xù)推動檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。

3.1 健全檔案管理體系

3.1.1明確管理主體。檔案管理要結(jié)合退役軍人政策進行開展和調(diào)整，突出政治性，聚焦檔案管理中的難點和堵點，按照《關(guān)于加強和改進退役軍人人事檔案管理利用工作的意見》要求，結(jié)合實際，明確退役軍人事務(wù)部門牽頭作用，退役軍人服務(wù)中心、軍休服務(wù)管理機構(gòu)等服務(wù)保障機構(gòu)，要落實檔案管理細節(jié)，分類施策，明確各類型檔案整理規(guī)范。比如，轉(zhuǎn)業(yè)安置為機關(guān)干部的，要按照《干部人事檔案工作條例》進行整理、歸檔和移交；由退役軍人服務(wù)中心保管的檔案，可參照《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》進行整理和服務(wù)。

3.1.2明確管理流程。要根據(jù)管理對象屬性，制定保管期限和流程，對查詢、利用、審核環(huán)節(jié)進行規(guī)范和細化。比如，對《意見》實施前存放在其他部門的退役軍人人事檔案，要摸清家底，聯(lián)系相關(guān)工作單位，全面摸底造冊，一事一議制訂轉(zhuǎn)接計劃，分批分步進行交接。

3.1.3加強宣傳引導。退役軍人檔案是確定各項待遇的重要依據(jù)，對于退伍軍人具有重要作用，社會關(guān)注度高，要把《意見》內(nèi)容和精神宣傳好、落實好，依托新媒體、微信、微博等新興傳播工具，將有關(guān)政策講好講透徹，強化標準化檔案管理和轉(zhuǎn)接意識，推動形成工作合力。

3.2 建立規(guī)范化管理機制

3.2.1退役前的脫密審核。軍隊有關(guān)單位要做好檔案歸檔和脫密工作。對于獎勵、立功、政治表現(xiàn)、工作業(yè)績等材料認真審核和歸檔。比如，獎勵文件、審批表等要一應(yīng)俱全；要加強對年齡、年限的審核，對于入伍前材料缺失的，要聯(lián)系所在武裝部或社區(qū)進行補充完善。要扎實做好脫密管理，對于涉及國家機密檔案材料進行脫密處理，并按要求在檔案封皮、檔案袋及檔案材料《轉(zhuǎn)遞單》中予以明確。

3.2.2加強規(guī)范化建設(shè)。退役軍人事務(wù)部門制定檔案接收、歸檔、查閱和黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)接等有關(guān)規(guī)定，做到專人負責、專人保管，實現(xiàn)退役軍人檔案管理規(guī)范化；嚴格審查退役軍人檔案中《應(yīng)征公民政治審查表》《應(yīng)征公民入伍批準表》《義務(wù)兵（士官）退出現(xiàn)役登記表》等要件，確保入庫退役軍人檔案內(nèi)容真實準確、材料齊全完整?；鶎訖n案部門強化設(shè)施建設(shè)，建立專門檔案室，購置統(tǒng)一標準的檔案柜、檔案袋。紙質(zhì)檔案按編制目錄有序排放，實現(xiàn)有章可循，有序可查。要明確分類標準，可根據(jù)入伍材料、黨（團）材料、軍銜、職務(wù)晉升（調(diào)整）材料、獎懲材料等采取“一人一檔”整理[3]，確保了案卷內(nèi)材料分類精準有序。

3.3 提升信息化水平

數(shù)字化是退役軍人檔案管理利用的重要環(huán)節(jié)。

3.3.1堅持分類有序。按照檔案分類、掃描登記、圖像處理、目錄著錄、內(nèi)容質(zhì)檢、裝訂還原、檔案歸庫入庫、數(shù)據(jù)整合等步驟處理好退役軍人檔案材料，確保數(shù)字人事檔案的真實性、完整性、安全性和實用性。由于存量數(shù)字化較多，相關(guān)單位要加強環(huán)節(jié)質(zhì)量把控，實施專人分類編碼、錄入信息、核實糾錯、收集融合，確保信息化工作高效運轉(zhuǎn)。

3.3.2打造信息數(shù)據(jù)庫。要加強信息采集和整合力度，安排專人對退役軍人信息進行采集、錄入和分析，特別對退役時間較長、檔案記錄缺失的人員，要到組織部、武裝部、街道社區(qū)進行信息核實，確保信息真實性；對因年代久遠而出現(xiàn)破損、丟失、缺件的檔案材料，積極與原服役部隊取得聯(lián)系、發(fā)函調(diào)查，維護退役軍人權(quán)利。數(shù)據(jù)庫按照姓名、民族、出生年月、入伍地、入伍時間、退伍時間和退伍部隊等條目進行建立，涵蓋退役軍人從當兵入伍、服役表現(xiàn)、立功受獎、專業(yè)技能、退役返鄉(xiāng)等情況，實現(xiàn)信息化管理和查詢。

3.3.3加強檔案安全建設(shè)。聚焦檔案保管、信息化和利用方面安全保密事項，落實檔案整理保密化、標準化要求，升級人防、物防、技防設(shè)施三位一體安全體系。著力強化信息安全，設(shè)立嚴格的權(quán)限管理機制，增設(shè)防火墻、防水墻、身份認證等防護技術(shù)，確保檔案信息的安全和保密性。

3.4 優(yōu)化利用服務(wù)

3.4.1加強信息共享。建立退役士兵信息共享平臺，建設(shè)覆蓋省、市、縣、鄉(xiāng)四級的檔案管理（下接61頁）

（上接58頁）系統(tǒng)，提供全方位的信息服務(wù)和支持。如巢湖市利用檔案數(shù)字化成果，查詢利用可在線上迅速完成檔案的檢索、瀏覽、打印等流程，為退役軍人辦理退休手續(xù)提供檔案支持，依托安徽省數(shù)字檔案資源共享平臺積極為退役軍人開展異地查檔工作，讓查檔人少跑腿，讓數(shù)據(jù)多跑路。

3.4.2拓展服務(wù)方式。要為退役士兵提供便捷、安全、高效的個人信息管理服務(wù)，使其能夠隨時掌握個人檔案信息。儀征市退役軍人在市退役軍人服務(wù)中心和市檔案館兩個地點都能憑有效證件查詢服役檔案，并支持APP同步驗證查詢，提高了利用成效。

3.4.3加強統(tǒng)計分析。依托大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，深入分析退役軍人的年齡、學歷、分配和就業(yè)方向，既方便國家更好地制定針對退役軍人的各種優(yōu)惠政策，也有利于退役軍人事務(wù)部對退役軍人群體的有效管理，為退役軍人事務(wù)管理提供決策依據(jù)。

3.5 完善保障要素

3.5.1加大預(yù)算內(nèi)資金支持力度。檔案管理是打基礎(chǔ)、利長遠的工作，要加大財政資金統(tǒng)籌力度，退役軍人部門與有關(guān)部門合作，從本級預(yù)算、上級轉(zhuǎn)移支付、專項債券等渠道籌集資金，密切關(guān)注上級政策動向，加大與上級的溝通對接，重點在信息化、檔案庫房、人員培訓方面給予資金投入，尤其是加大基層檔案管理部門資金投入，盡快補齊設(shè)施薄弱短板。

3.5.2加強人員培訓。重點學習貫徹《檔案法》《關(guān)于加強和改進退役軍人人事檔案管理利用工作的意見》《干部人事檔案工作條例》《軍隊檔案條例》《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》等法律法規(guī)規(guī)定[4]，明確新時代檔案工作的新要求，提升檔案人員法治思維和業(yè)務(wù)能力，助推檔案管理標準化。

3.5.3加強考核督導。要將檔案管理工作納入績效考核，采取督導問責、現(xiàn)場指導、定期檢查等方式，確保目標任務(wù)落實到位，進一步優(yōu)化檔案工作發(fā)展環(huán)境。

結(jié)語

退役軍人事務(wù)部門的檔案管理部門要圍繞黨的二十大報告對退役軍人工作提出的新任務(wù)、新要求，進一步規(guī)范檔案管理利用，建立健全檔案管理制度，加強檔案管理人員培訓，運用信息化手段，加強合作與溝通。只有通過這些措施的全面落實，才能真正提高檔案管理利用的效果，為退役軍人的福利保障工作提供有力支撐和保障。

參考文獻

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[2]周菲菲.關(guān)于加強軍休干部檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2022（08）：30.

[3]劉真真.談做好新兵檔案管理工作的幾個問題[J].檔案天地，2015（09）：20.

作者簡介：陳育斌（1975— ），大學學歷，福建省三明市退役軍人服務(wù)中心館員，從事退役軍人檔案管理。