王楓葉

【摘? 要】人事檔案材料形成于人力資源管理過(guò)程中，真實(shí)而豐富的人事檔案材料能夠?yàn)槿肆Y源管理的各個(gè)功能環(huán)節(jié)提供具有較高價(jià)值的參考信息。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式和保密性要求嚴(yán)重影響并阻礙人力資源管理的需要和發(fā)展，論文從檔案管理法律意識(shí)，檔案管理人員綜合管理水平，檔案數(shù)字化、信息化，挖掘檔案信息資源，豐富檔案材料內(nèi)容幾個(gè)方面闡述了人事檔案管理模式的變革。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；利用；人力資源管理

【中圖分類(lèi)號(hào)】F272.92；G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2024）03-0063-03

1 引言

人力資源管理是組織通過(guò)各種政策、制度和管理實(shí)踐，以吸引、保留、激勵(lì)和開(kāi)發(fā)員工，調(diào)動(dòng)員工工作積極性，充分發(fā)揮員工潛能，進(jìn)而促進(jìn)組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的管理活動(dòng)[1]。人力資源管理過(guò)程中，人才的招聘、職稱(chēng)晉升、崗位變動(dòng)、職位晉級(jí)等都需要調(diào)閱人事檔案，依據(jù)人事檔案材料對(duì)管理對(duì)象的過(guò)去和現(xiàn)在進(jìn)行系統(tǒng)的了解、判斷、甄別。實(shí)際中，人事檔案材料是人力資源管理過(guò)程的必然產(chǎn)物，承載了人力資源管理的全部環(huán)節(jié)和整體過(guò)程，因此，對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，在組織招聘、提拔、甄選人才及考核的過(guò)程中起著識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的信息價(jià)值作用和判別依據(jù)作用。

組織管理者、管理對(duì)象對(duì)人事檔案材料的需求利用貫穿于人力資源管理所有環(huán)節(jié)和個(gè)人職業(yè)生涯全程，甚至離職或退休后，人事檔案材料仍然發(fā)揮著極其重要的證據(jù)作用，為每個(gè)人的工作、法律糾紛、政治審查等提供信息保障。

當(dāng)下，在大數(shù)據(jù)時(shí)代之中，人事檔案管理還處于信息化、數(shù)字化起步階段，大部分人事檔案還處于傳統(tǒng)的人工管理模式下，重管理、輕服務(wù)，工作效率低下，利用程序煩瑣、不便，與人力資源的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程不匹配，不能為人力資源管理提供及時(shí)、便捷的服務(wù)，嚴(yán)重制約和影響了人力資源管理的發(fā)展。

2 人事檔案管理在人力資源管理中的重要價(jià)值

人事檔案管理在人力資源管理中扮演著至關(guān)重要的角色，具有多方面的重要價(jià)值。人事檔案作為員工信息的全面記錄，為人力資源管理提供了精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持。這些檔案詳細(xì)記載了員工的基本信息、教育背景、工作歷程和專(zhuān)業(yè)技能，為企業(yè)在選拔、任用和考核人才時(shí)提供了有力的依據(jù)。

首先，通過(guò)查閱和分析這些檔案，人力資源管理者能夠更加準(zhǔn)確地評(píng)估員工的能力和潛力，為制定人力資源計(jì)劃和策略提供科學(xué)的決策基礎(chǔ)。

其次，高效的人事檔案管理有助于提升人力資源管理的效率和效果。通過(guò)建立健全的人事檔案管理系統(tǒng)，企業(yè)即可實(shí)現(xiàn)員工信息的快速檢索、查詢(xún)和更新，極大地簡(jiǎn)化了管理流程，提高了工作效率。同時(shí)，準(zhǔn)確的檔案信息還能夠?yàn)槿肆Y源管理者提供及時(shí)且全面的員工動(dòng)態(tài)，有助于其更好地進(jìn)行人才配置和調(diào)度，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化利用。

再次，人事檔案管理在維護(hù)員工關(guān)系和諧穩(wěn)定方面發(fā)揮著重要作用。通過(guò)了解員工的個(gè)人經(jīng)歷、職業(yè)期望和性格特點(diǎn)，企業(yè)可更加關(guān)注員工的需求和感受，制定更符合員工利益的管理策略。同時(shí)，人事檔案中的記錄還可以作為處理員工糾紛和爭(zhēng)議的依據(jù)，確保企業(yè)管理的公正性和公平性，維護(hù)員工關(guān)系的和諧穩(wěn)定。

最后，人事檔案管理對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響。通過(guò)對(duì)員工人事檔案的長(zhǎng)期跟蹤和記錄，企業(yè)即可深入了解員工的成長(zhǎng)歷程和發(fā)展軌跡，為制定更為科學(xué)、合理的人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃提供有力支持。

3 人事檔案管理制約人力資源發(fā)展表現(xiàn)

3.1 人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)的封閉化管理模式制約并影響人力資源發(fā)展

在當(dāng)下人員流動(dòng)頻繁、跨區(qū)域流動(dòng)、遠(yuǎn)距離流動(dòng)是一種常態(tài)，在人才招聘、考核、職稱(chēng)晉升、職位晉級(jí)等人事工作中，需要對(duì)個(gè)人情況進(jìn)行全面了解，而人事檔案管理正好記錄了個(gè)人學(xué)習(xí)、工作、家庭關(guān)系的所有事實(shí)信息，記載了人力資源管理過(guò)程中所需要的信息。但人事檔案的傳統(tǒng)紙質(zhì)化、封閉化管理模式，卻無(wú)法提供快捷真實(shí)的信息，查閱、調(diào)閱、借閱人事檔案需要跨區(qū)域、跨部門(mén)、遠(yuǎn)距離工作，履行查閱手續(xù)煩瑣，耗時(shí)耗力，成本高、效率低，這在很大程度上影響了人力資源管理的效率，甚至成為人力資源管理的一大障礙。人事檔案是跟隨人才的就業(yè)單位而進(jìn)行管理的，人才流動(dòng)快，人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)固定的流動(dòng)方式使得人事檔案無(wú)法及時(shí)而靈活的變動(dòng)。

3.2 傳統(tǒng)人事檔案管理的保密性不適應(yīng)現(xiàn)代人力資源發(fā)展需求

人事檔案材料形成于人力資源管理過(guò)程中，檔案信息是對(duì)個(gè)人信息的確認(rèn)，是人力資源管理各個(gè)環(huán)節(jié)的根本依據(jù)，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式下，為防止檔案信息被篡改或人為破壞等現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)禁檔案人本人查閱或攜帶個(gè)人檔案，長(zhǎng)期的保密性導(dǎo)致檔案人本人對(duì)檔案無(wú)從了解，利用更加困難，這對(duì)個(gè)人的發(fā)展是非常不利的，也難以發(fā)揮人事檔案對(duì)檔案人的督促和激勵(lì)作用，使得人事檔案材料很難從死材料轉(zhuǎn)化為活信息。人事檔案管理成為了重管理輕服務(wù)的工作，而失去服務(wù)性，管理便會(huì)失去目的和意義。

3.3 傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念制約著人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理注重人事檔案材料的收集、整理、保管、保密等基礎(chǔ)工作，重視人事檔案的憑證價(jià)值作用，而忽視了人事檔案材料的信息挖掘利用。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案信息化管理缺乏重視，單位年度發(fā)展規(guī)劃和考核總結(jié)缺乏對(duì)人事檔案管理的布局與評(píng)價(jià)，檔案管理人員對(duì)信息化程度的技術(shù)水平和技能操作掌握程度不夠深入，對(duì)人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度欠缺，對(duì)檔案的重要性和有用性宣傳力度不大，這種紙質(zhì)化管理模式下的傳統(tǒng)觀念成為人事檔案信息化、數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變的一大障礙，也使得當(dāng)前的人事檔案管理模式嚴(yán)重落后于人力資源發(fā)展需求。

4 著力人事檔案管理服務(wù)模式轉(zhuǎn)變，提高人力資源管理效率

檔案信息的系統(tǒng)、深度、及時(shí)的開(kāi)發(fā)利用，是檔案存在的基本價(jià)值，是檔案管理的根本性目的。人事檔案管理的成效和價(jià)值直接體現(xiàn)在其利用服務(wù)的程度上，為人力資源管理提供真實(shí)而豐富的支撐信息是人事檔案管理工作發(fā)展的動(dòng)力和源泉。在日常管理工作中，檔案管理意識(shí)薄弱，檔案管理人員參差不齊，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，人事檔案自身的保密性特點(diǎn)、傳統(tǒng)封閉式管理模式等限制了人事檔案的利用發(fā)展，從而嚴(yán)重影響了它在人力資源管理中作用的發(fā)揮。為改善現(xiàn)狀，促進(jìn)人事檔案事業(yè)和人力資源管理工作協(xié)同發(fā)展，

實(shí)現(xiàn)人事檔案與人事管理相統(tǒng)一，可從以下方面著手進(jìn)行改進(jìn)。

4.1 樹(shù)立檔案法律意識(shí)，做到依法管檔、依法用檔

加強(qiáng)人事檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度的宣傳，以制度學(xué)習(xí)、專(zhuān)家講座、網(wǎng)絡(luò)宣傳、案例解析等形式向公眾及管理者普及檔案法律常識(shí)，深入學(xué)習(xí)新《檔案法》，依法、依規(guī)管理人事檔案，合法、合理利用人事檔案，樹(shù)立檔案管理人員依法管檔、依法用檔的法律意識(shí)，喚起公眾依法查檔、用檔的法律認(rèn)知。

組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部完善的管理制度、健全的工作機(jī)制、規(guī)范的操作流程、先進(jìn)的管理理念是確保人事檔案管理、服務(wù)及利用實(shí)現(xiàn)合法、合理、現(xiàn)代化的基本保障，確保檔案信息資源在利用過(guò)程中既能充分發(fā)揮作用，為人力資源管理提供完整、真實(shí)的有用信息，同時(shí)確保人事檔案在利用過(guò)程中的保密性。

4.2 培養(yǎng)綜合性的人事檔案管理工作者，適應(yīng)信息技術(shù)管理模式

檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、管理能力、服務(wù)意識(shí)是檔案管理水平的關(guān)鍵影響因素，直接影響著人事檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)程度。人力資源管理對(duì)人事檔案高標(biāo)準(zhǔn)的利用需求，必然要求檔案管理人員不僅要有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)背景，優(yōu)良的素質(zhì)、過(guò)硬的作風(fēng)，還要具備綜合管理能力，掌握基本的人力資源管理知識(shí)，有一定的人力資源管理經(jīng)驗(yàn)。人事檔案管理和人力資源管理融為一體，才能在人力資源管理過(guò)程中不斷地、有針對(duì)性地豐富人事檔案材料。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案管理也面臨著數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的模式轉(zhuǎn)變，這就要求檔案管理者要建立人事檔案信息化管理理念，同時(shí)具備一定的信息化技術(shù)水平，能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理模式，能夠有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)的能力，以信息化思維認(rèn)識(shí)現(xiàn)代檔案管理，用現(xiàn)代信息技術(shù)武裝頭腦，培養(yǎng)信息化檔案管理新技能[2]。同時(shí)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和人力資源管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)及現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)管理技術(shù)，才能夠?qū)n案材料進(jìn)行系統(tǒng)的綜合性管理，進(jìn)行深入的檔案材料數(shù)據(jù)挖掘，挖掘檔案顯性及隱形價(jià)值[3]，為檔案利用者提供便捷、高效、有用的信息服務(wù)。

4.3 豐富人事檔案內(nèi)容，為人力資源管理提供更加詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息

人事檔案是具有動(dòng)態(tài)性的，檔案材料信息隨著人的社會(huì)活動(dòng)的增加而不斷的豐富，一份完整完善的人事檔案，能從橫向和縱向兩個(gè)維度全方位反映出一個(gè)人的全面成長(zhǎng)與發(fā)展經(jīng)歷，具有對(duì)人的一生活的動(dòng)態(tài)記錄和監(jiān)督作用。加強(qiáng)人事檔案管理，豐富人事檔案材料內(nèi)容，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)事求是，根據(jù)人力資源管理各項(xiàng)功能需求和特征，針對(duì)性地拓展人事檔案材料信息獲取渠道及內(nèi)容，提高人事檔案材料的完整性、真實(shí)性、條理性，本著精煉、實(shí)用的要求，通過(guò)人事檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的嚴(yán)格工作，保證“檔如其人”，提高人事檔案的“有用性”。

增加檔案中定性材料的收集，定性材料實(shí)際從第三方對(duì)檔案人進(jìn)行了客觀公正的評(píng)價(jià)，更具有參考意義。實(shí)際工作中、學(xué)習(xí)中形成的各種定性材料包括：在校期間的學(xué)期鑒定表、實(shí)習(xí)鑒定表等，工作中的年度考核表、績(jī)效考核表、聘期考核材料、見(jiàn)習(xí)期滿考核表等等。如實(shí)反映職工個(gè)人學(xué)習(xí)、工作、培訓(xùn)表現(xiàn)、成就、榮譽(yù)等的定性材料、評(píng)價(jià)性材料應(yīng)統(tǒng)一嚴(yán)格裝入人事檔案，組織在招聘人員或職工個(gè)人在進(jìn)行工作轉(zhuǎn)換、職位重新選擇的時(shí)候，用人單位對(duì)檔案的提前查閱、審核，將成為篩選人員的初步選擇，這會(huì)大大降低選人、育人成本，提高人力資源管理效率。

4.4 加快人事檔案數(shù)字化、信息化程度的步伐，與人力資源管理的現(xiàn)代化模式同步并行

人事檔案管理要適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求，適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理需求，按照檔案管理的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段和方法，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化人事檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，納入信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，建立人事檔案電子管理服務(wù)平臺(tái)，并與人力資源管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)等管理系統(tǒng)貫穿使用，運(yùn)用信息化手段，能最大限度地發(fā)揮檔案價(jià)值作用。賦予不同組織管理者不同的查閱權(quán)限，方便管理者及時(shí)查閱掌握所需信息，讓每一位組織成員在權(quán)限范圍內(nèi)可以看到個(gè)人的檔案信息內(nèi)容。這對(duì)個(gè)體會(huì)起到激勵(lì)與警示及導(dǎo)向作用。

人事檔案管理模式由實(shí)體檔案向數(shù)字檔案方向轉(zhuǎn)變是大勢(shì)所趨，數(shù)字化檔案大大提高人事檔案的使用效率和服務(wù)效率，同時(shí)也利于紙質(zhì)檔案的保存和保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案數(shù)字信息，能夠?qū)崿F(xiàn)快速、大規(guī)模的遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)采集和分析，集中管理及跨區(qū)域信息的及時(shí)響應(yīng)，方便了檔案的查詢(xún)利用，使跨地區(qū)檔案查詢(xún)方便快捷，提高人事檔案利用效率，適應(yīng)當(dāng)下高效的人力資源管理發(fā)展模式，降低人力資源管理成本，促進(jìn)人力資源管理效率的提高。

4.5 做好人事檔案統(tǒng)計(jì)分析工作，挖掘檔案材料信息，為人力資源管理提供發(fā)展性的支撐信息

人事檔案統(tǒng)計(jì)就是運(yùn)用一系列專(zhuān)門(mén)的統(tǒng)計(jì)方法和技術(shù)，對(duì)人事檔案工作領(lǐng)域中的諸種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢(shì)等進(jìn)行量的描述與分析[4]。重視人事檔案統(tǒng)計(jì)工作，利用信息化管理手段，合理利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)及統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，可以及時(shí)掌握組織人力資源狀況及變化情況，并據(jù)此做出合理的人員調(diào)整及未來(lái)發(fā)展規(guī)劃，提高人力資源管理效率，合理布局組織人員狀態(tài)。

加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開(kāi)發(fā)和管理，建立健全安全、便捷、共享、高效的人事檔案信息化管理體系，通過(guò)功能強(qiáng)大的人事檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化管理。人事檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)充分考慮統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容和目的，也應(yīng)充分考慮人力資源管理的需求性，以檔案資源為組織決策工作提供堅(jiān)實(shí)可靠的數(shù)據(jù)支持為目的，進(jìn)行基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、深度開(kāi)發(fā)檔案資源信息、系統(tǒng)利用人事檔案信息，為單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)單位提供全方位的人員信息，為綜合研究分析本單位人力資源信息、選拔人才開(kāi)展高層次的檔案信息服務(wù)，為組織的人事管理工作分析、提取有用信息，提高人事檔案管理和利用效率及為人力資源管理提供服務(wù)的能力。

5 結(jié)語(yǔ)

人事檔案的各項(xiàng)管理工作都是以檔案資源的利用為目的，檔案資源的科學(xué)合理利用，將為組織和個(gè)人的有效發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐作用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，將網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理方式方法融入人事檔案管理，加強(qiáng)人事檔案信息開(kāi)發(fā)，充分發(fā)揮檔案利用作用，主動(dòng)用檔，科學(xué)用檔，有效用檔，以檔為據(jù)，為人力資源管理提供真實(shí)、豐富的數(shù)字資源信息，為組織管理者決策提供科學(xué)依據(jù)，為個(gè)人發(fā)展做出分析預(yù)判，是人事檔案發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)和根本目標(biāo)。

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