李文燕 殷豪 譚敏清

摘 要：本文基于標準化文件編寫實踐中遇到的問題，如缺少標準化文件編制相關標準體系解讀、術語較多、語言描述過于學術化、引用關系交錯復雜等，以標準化文件編寫的推廣和實踐為目標，系統(tǒng)性分析標準編制的基礎性國家標準體系各部分的主要內(nèi)容及作用，以標準化工作導則GB/T 1.1為主要解讀對象，并輔助其他標準編制相關的文件，從標準編寫者視角，對GB/T 1.1等文件描述的標準編寫規(guī)則，按照標準文件寫作過程的思維習慣，對每個要素涉及的知識進行抽取、歸納、重組，集中對同一個知識點進行系統(tǒng)解析，進而為標準編制實踐提供借鑒和指導。

關鍵詞：標準編制，GB/T 1.1，實踐

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2024.09.002

0 引 言

《國家標準化發(fā)展綱要》[1]指出夯實標準化發(fā)展基礎是《國家標準化發(fā)展綱要》重點任務，隨著經(jīng)濟社會發(fā)展和《綱要》的頒布，標準化文件編制的需求迅猛發(fā)展。通常主要依據(jù)GB/T 1.1《標準化工作導則 第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》來編制標準化文件，但GB/T 1.1以標準化語言編寫，同時缺少相關的通俗化解讀和培訓，導致標準化文件的編制門檻較高，主要問題包括以下兩方面：

（1）鮮有文獻對標準編制相關的國家標準化基礎體系文件進行系統(tǒng)解讀，讀者需全面閱讀《標準化工作導則》（GB/ T 1）、《標準化工作指南》（GB/T 20000）、《標準編寫規(guī)則》（GB/T 20001）、《標準中特定內(nèi)容的起草》（GB/ T 20 0 02）、《標準制定的特殊程序》（GB/T 20003）、《團體標準》（GB/T 20004）等標準文本并進行消化吸收后，才能起草合格的標準文本；

（2）標準編制相關的國家標準化基礎體系文件出于標準表述的嚴謹性、一致性等目的，術語較多，語言描述過于學術化，引用關系交錯復雜，對于初學者較難理解：

● 術語定義較為專業(yè)化，實際寫作過程更關注實踐知識；

● 語言描述學術化，對于閱讀者尤其是初次接觸標準編制工作的讀者有一定閱讀難度；

● 內(nèi)容組織方式不貼近寫作習慣，標準化文件的條款類似積木，需要閱讀者通讀后自行組裝，而實際上讀者需要組裝后的成品。

為降低標準化文件編制的入門門檻，促進標準化文件編制便利化，本文通過梳理當前標準化學習中遇到的問題，系統(tǒng)分析標準編制相關的國家標準化基礎體系文件各部分的主要內(nèi)容及作用，以推廣標準編寫實踐為主要目標，解讀《標準化工作導則》及相關標準編制指南文件。從標準編寫者的視角，對GB/T 1.1為主所描述的標準編寫規(guī)則，按照標準寫作思維習慣，對每個要素涉及的知識進行抽取、歸納、重組，集中對同一個知識點進行系統(tǒng)性解析。例如，在描述標準條款寫作規(guī)則時，從GB/T 1.1及相關標準中進行抽取條款相關知識點，并使用更通俗語言進行表述，以提高本文的可讀性，進而為標準編制實踐提供借鑒和指導。

1 與標準制修訂活動相關的國家標準體系解讀

1.1 與標準制修訂活動相關的基礎性國家標準體系介紹

為保證標準化活動的有效性，我國已經(jīng)建立支撐標準制修訂工作的基礎性國家標準體系，包括《標準化工作導則》（GB/T 1）、《標準化工作指南》（GB/T 20000）、《標準編寫規(guī)則》（GB/T 20001）、《標準中特定內(nèi)容的起草》（GB/T 20002）、《標準制定的特殊程序》（GB/ T 20003）、《團體標準》（GB/ T20004）等國家標準。其中GB/T 1.1《標準化工作導則第1部分標準化文件的結構和起草規(guī)則》確立了普遍適用于起草各類標準化文件的總體規(guī)則，GB/T 20001《標準起草規(guī)則》對于具體標準化文件的起草，確立了更有針對性的特定規(guī)則，與GB/T 1.1一起形成了總體規(guī)則與特定規(guī)則相結合的規(guī)則體系。

GB/T 1《標準化工作導則》[2]定義了編寫標準的通用規(guī)則與方法，主要內(nèi)容包括標準化文件的結構和起草規(guī)則、以ISO/IEC標準化文件為基礎的標準化文件起草規(guī)則，共計2個現(xiàn)行國家標準。

GB/T 20000《標準化工作指南》[3]確定了標準化和相關活動的通用術語、引用文件方法、標準化良好行為規(guī)范、階段代碼系統(tǒng)的使用原則和指南、國家標準英文譯本翻譯通則及通用表述，共計6個現(xiàn)行和即將執(zhí)行的國家標準。

GB/T 20001《標準編寫規(guī)則》[4]確立了術語、符號標準、分類標準、試驗方法標準、規(guī)范標準、規(guī)程標準、指南標準、評價標準、產(chǎn)品標準和管理體系標準起草的總體原則和要求，規(guī)定了文件結構以及標準名稱、范圍、要求和證實方法等必備要素的編寫和表述規(guī)則，共計10個現(xiàn)行國家標準。

GB/T 20002《標準中特定內(nèi)容的起草》[5]規(guī)定了兒童安全、老年人和殘疾人的需求、產(chǎn)品標準中涉及環(huán)境的內(nèi)容、標準中涉及安全的內(nèi)容、涉及中小微型企業(yè)需求等內(nèi)容的編寫和表述規(guī)則，共計5項現(xiàn)行國家標準。

GB/T 20003《標準制定的特殊程序》[6]規(guī)定了涉及專利等特殊內(nèi)容標準的制定，共計1項現(xiàn)行國家標準。

GB/T 20004《團體標準》[7]定義了團體標準化良好行為模式、確立了對團體標準化良好行為進行評價的方法，共計2項現(xiàn)行國家標準。

1.2 標準制修訂相關的基礎性國家標準之間的關系解讀

根據(jù)標準化文件編寫過程中對各標準的使用場景，可將標準制定的基礎性國家標準分為兩類，即基礎通用類和特殊場景類，詳見圖1。

基礎通用類，包括GB/T 1.1《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》和GB/T20000.1《標準化工作指南 第1部分：標準化和相關活動的通用術語》，適用于一般標準編制過程，描述了通用基礎標準編制規(guī)則，可視為必讀文件。其中，GB/T 20000.1[8]定義了在標準化工作中遇到的高頻常用術語，建議在開展標準化文件編寫前閱讀；GB/T 1.1[9]詳細介紹了標準化文件（即標準文檔）的結構組成及其起草的總體原則和要求，并規(guī)定了標準名稱、層次（例如章、節(jié)、段落）、要素（例如封面、目次、引言等）的編寫和表述規(guī)則以及文件的編排格式，針對標準特殊內(nèi)容明確給出了參考標準，是標準化文件編寫時的必讀指導文件，適用于各類標準化文件的起草。

特殊場景類，即以上標準中除GB/T 1.1和GB/T20000.1外的其他標準，適用于某些具體場景下標準編制涉及時再進行閱讀，例如GB/T 20003.1《標準制定的特殊程序 第1部分：涉及專利的標準》規(guī)定了涉及專利的標準該如何編寫和表述。

2 標準化文件的類別與結構

2.1 標準化文件的類別

依據(jù)標準內(nèi)容的功能或標準針對的標準化對象，標準被劃分為不同的功能類型。

（1）按照標準內(nèi)容的功能劃分，可分為以下類別：

● 術語標準：為界定概念體系的標準確立起草規(guī)則，以便構建交流的基礎；

● 符號標準：為界定符號體系的標準確立起草規(guī)則，以便提供快速識別、有效交流的形象化表征概念的體系；

● 分類標準：為確立分類體系/分類結果的標準確立起草規(guī)則，以便在分類的基礎上進行交流；

● 試驗方法標準：為描述試驗活動并得出結論的標準確立起草規(guī)則，以便對產(chǎn)品的性能/過程或服務的效能進行證實；

● 規(guī)范標準：為規(guī)定可證實的要求的標準確立起草規(guī)則，以便判定產(chǎn)品過程或服務是否符合標準中的規(guī)定；

● 規(guī)程標準：為規(guī)定可追溯/可證實的過程/程序的標準確立起草規(guī)則，以便能證實規(guī)定的程序是否得到履行；

● 指南標準：為提供普遍性、方向性指導的標準確立起草規(guī)則，以便能掌握某主題的發(fā)展規(guī)律，從而形成技術解決方案或標準化文件。

● 評價標準：為規(guī)定可量化的評價指標體系的標準確立起草規(guī)則，以便能評價產(chǎn)品、過程、服務或系統(tǒng)并得出較全面的結果。

（2）按照標準針對的標準化對象（產(chǎn)品、過程、服務等）來劃分，可分為以下類別：

● 產(chǎn)品標準：規(guī)定起草產(chǎn)品標準需要遵守的總體原則和相關規(guī)則；

● 管理體系標準：規(guī)定起草管理體系標準需要遵守的總體原則和相關規(guī)則。

2.2 標準化文件的結構

標準化文件，其構成如圖2所示，主要由“部分”和“要素”構成。

如果一套標準體系包含多個標準文件，則每個標準文件稱為標準的“部分”，例如GB/T 1.1—2020《標準化工作導則 第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》和GB/T 1.2—2020《標準化工作導則第2部分：以ISO/IEC標準化文件為基礎的標準化文件起草規(guī)則》。

2.2.1 標準化文件劃分部分的原則

一個標準化對象通常是作為一個文件來編制，但是在遇到特殊情況下也可以分為若干部分來進行編制，具體如下：

● 單個文檔的篇幅過長，不適宜編制成一個整體文件時，即可拆分為若干部分；

● 使用者有不同使用需求時，例如某產(chǎn)品在進行生產(chǎn)交易時，生產(chǎn)方需關注產(chǎn)品生產(chǎn)相關標準部分，而采購方需關注產(chǎn)品質量相關標準部分，此時就可以分為不同部分提供給使用者；

● 編制標準目的不同時，例如一個涉及信息化數(shù)據(jù)的標準文件，編制該文件的目的可能涉及數(shù)據(jù)統(tǒng)一規(guī)則便于數(shù)據(jù)歸集，也會涉及相應的接口規(guī)范、數(shù)據(jù)交換規(guī)則等，可針對相應的功能點進行分部分編制說明。

2.2.2 標準化文件及部分的命名方法

每個部分文件的名稱包括引導元素、主體元素、補充元素，其中主體元素是必備元素，其余兩個元素均為可選元素，命名時應選擇盡可能少的幾種元素組成，具體如下：

● 主體元素，表示文件所涉及的對象，即該標準所描述的主體。

● 引導元素，表示文件所屬領域，例如行業(yè)名稱，地方名稱，可根據(jù)實際情況來決定是否需要引導元素，例如通過刪除引導元素后是否會引起表示不明確來判別。

● 補充元素，表示上述對象的特殊面或者給出區(qū)分各部分的信息，用來區(qū)分與其他文件的不同。使用時，要根據(jù)文件所包含對象的方面來具體分析：

文件只包含所描述對象的一兩個方面，則需要增加所對應的補充元素來具體指出；文件包含多個方面且并非所有方面，則可以通過增加一些范圍詞語來加以界定，例如技術要求、規(guī)范等；文件包含對象所有方面，則不需要補充元素。同時在命名時，非必要不增加限制范圍的細節(jié)，以免造成所闡述的范圍改變。

2.2.3 部分的劃分規(guī)則及編號規(guī)則

部分是一個標準文件劃分的第一級層次，首先要考慮第一部分或前幾部分是否預留給“總則”“術語”等通用方面的內(nèi)容，一般使用兩種方式將文件劃分為若干部分：

● 將標準化對象分為幾個特殊方面，每個部分涉及其中一兩個方面，每個部分可單獨使用；

● 將文件劃分為通用和特殊兩個方面，一般將通用部分放在前面，其他特殊方面則作為通用部分的補充或對其進行修改。且特殊部分必須依據(jù)本文件中的通用標準來使用，不可單獨使用。

文件的“部分”使用阿拉伯數(shù)字來編號，且通常是連續(xù)的，例如：

第1部分：術語；

第2部分：要求；

第3部分：試驗方法。

部分的編號應位于文件編號之后，使用從“1”開始的阿拉伯數(shù)字，并用下角點相隔，（例如XXXXX.1、XXXXX.2等）。部分名稱中應包含“第X部分”（X為使用部分的阿拉伯編號），后跟補充元素，引導元素根據(jù)實際情況增加在部分前端。例如：

GB/T 14XX8.1《低壓開關設備的控制設備 第1部分：總則》；

GB/T 14XX8.2《低壓開關設備的控制設備 第2部分：斷路器》。

2.2.4 標準化文件的要素

在編寫一個標準文件時，需要諸多要素來構成一個完整的文件，包含必備要素和可選要素。其中必備要素是一個完整標準文件所必須包含的要素，例如封面、前言、范圍等，可選要素可根據(jù)實際需要進行選擇性編寫，例如分類和編碼、附錄等。通常的標準化文件構成要素見表1，不同類別標準的文件構成要素可參考GB/T 20001《標準編寫規(guī)則》。

3 標準化文件要素編寫規(guī)則解析

本章主要分析標準化文件主要要素的編寫規(guī)則，限于文章篇幅及本文目標，本章不包含字體字號與排版介紹，涉及字體及排版內(nèi)容可參考GB/ T1.1附錄E、附錄F。

3.1 封面

封面用來標明文件的信息，如圖3所示。

封面上必須標明以下信息：

● 文件名稱，即該標準文件的名稱；

● 文件的層次或類別，如XXX國家標準、XXX行業(yè)標準等；

● 文件代號（如國家標準的“GB”，行業(yè)標準的“MR”等）；

● 文件編號，由文件代號、順序號及發(fā)布年份構成，例如GB/T XXXXX-XXXX；

● 國際標準分類（ICS）號，由國際標準化組織（ISO）編制、維護和管理的國際性標準文獻專用分類號，可通過ICS分類目錄進行查找分類；

● 中國標準文獻分類（CCS）號，以專業(yè)劃分為主，適當結合科學分類，可通過CCS分類目錄查找分類；

● 發(fā)布日期，即發(fā)布該標準文件的日期，格式為XXXX-XX-XX；

● 實施日期，即開始實施該標準文件的日期，格式為XXXX-XX-XX；

● 發(fā)布機構，即發(fā)布該標準文件的相關單位、機構名稱。

國家標準和行業(yè)標準封面上應標明文件名稱的英文譯名，行業(yè)標準還應標明備案號。征求意見稿或者送審（報批）稿應在封面顯著位置進行標注，且按照規(guī)定給出文件是否涉及專利的信息。

3.2 目次

目次用于呈現(xiàn)標準文件的整體結構，應依次對下列內(nèi)容建立目次列表：前言、引言、章編號+標題、條編號+標題（一般到章下一層，例如4.1，但目次術語章不包含具體的術語條目）、附錄編號+“（規(guī)范性）”/“（資料性）”+標題〔例如：附錄A（資料性）層次編號示例〕、附錄條編號和標題（一般到附錄章的下一層，例如：C.1要求）、參考文獻、索引、圖標號+圖題（需要時列出）、表編號+表題（需要時列出），此部分示例可參考GB/T 1.1的目次。

3.3 前言

前言用來描述標準文件起草依據(jù)、與其他文件的關系以及編制、起草者的基本信息等與標準自身內(nèi)容無關的信息，前言不應包含要求、指示、推薦或允許型條款，也不應使用圖、表或數(shù)學公式等表述形式，不應給出章編號且不分條。前言一般包含內(nèi)容見表2。

3.4 引言

引言給出編制該文件的原因、編制目的、分為部分的原因以及各部分之間關系等說明，可理解為標準編寫的背景，不包含部分時引言也可省去。當引言的內(nèi)容需要分條時，應僅對條編號，編為0.1、0.2等。如果已經(jīng)識別出包含專利，可按GB/T 1.1附錄D.3條進行描述。

3.5 正文

由于標準內(nèi)容的多樣性，本文旨在提供一般性標準的寫作規(guī)則，概述標準化文件正文的層次構成和常用的語言、句式表述規(guī)則，不涉及某一類標準具體內(nèi)容的編寫，如有此場景編寫需求，可參考GB/T 20001《標準編寫規(guī)則》、GB/T 20002《標準中特定內(nèi)容的起草》和GB/T 20003《標準制定的特殊程序》。

3.5.1 正文的層次

正文要素的層次，可理解為正文的章節(jié)構成和段落規(guī)則，通過章、條、段落和列項表示，且層級依次變小。

“章”使用阿拉伯數(shù)字1、2、3表示；“條”類似論文中的“節(jié)”，使用所屬章號/上一層次條號+“.”+代表順序的阿拉伯數(shù)字表示，例如4.1、4.2、4.2.1、4.2.1。條的層次不宜過多，最多可分到第五層，范圍、規(guī)范性應用條件、術語和定義作為第1～3章，如果有符號和縮略語清單，建議作為第4章，如果沒有則從第4章開始核心要素章，描述標準的主要內(nèi)容，不同類型的標準核心章的設置可參考GB/T 20001《標準編寫規(guī)則》。

“段”是章或條內(nèi)沒有編號的細分層次，為了不在引用時產(chǎn)生混淆，不宜在章標題與條之間或條標題與下一層次條之間設段（稱為“懸置段”）。

“列項”是段中的子層次，用于強調(diào)細分的并列各項中的內(nèi)容，無序列項符號使用“——”和“·”引導，有序列項編號使用a）、b）和1）、2）引導。如果列項通過句號引出，每條列項需要以句號結束；如果列項通過冒號引出，則每條可使用分號或逗號劃分，且最后一條列項需要以句號結束。

3.5.2 正文的內(nèi)容表述規(guī)則

標準化文件內(nèi)容的表述包含以下幾種方式：條款、固定句式、提示和引用、常用詞、縮略語和圖表數(shù)字及公式等。

（1）條款

條款為應用該文件需要遵守、符合、理解或作出選擇的表述，是標準化文件編制過程中最常見且最基礎表述方式，有些術語的定義，如規(guī)范性引用、規(guī)范性附錄都是建立在條款的定義之上。

條款分為五種類型：要求、指示、推薦、允許和陳述，各類型條款表述的強制性依次減弱。在選擇條款時，應結合標準的實際應用場景，謹慎選擇表述方式。不同條款用到的語氣詞，如“應”“宜”“可”“能”等，是標準化文件文字表述中所特有的方式，因此條款的理解和準確使用是標準化文件編制的基礎要求，條款的類型及定義詳見表3。

（2）重要固定句式

正文的固定句式主要分布在“范圍”“規(guī)范性引用文件”“術語和定義”要素中。

“范圍”描述了標準化文件描述對象所覆蓋的方面，并指明本文件的適用場景。一般句式可描述為“本文件/本部分規(guī)定了/確立了……。（換行）本文件/部分適用于……”。同時還需要特別給出通常被認為文件可能覆蓋但實際不覆蓋的內(nèi)容，參見GB/T20001.7—2017范圍描述。

“規(guī)范性引用文件”用來展示規(guī)范性引用的文件清單，規(guī)范性引用包括以下4種情況，其他情況稱為資料性引用，用來輔助對標準內(nèi)容理解或使用。

● 任何文件中，由要求型或指示型條款提及文件。

● 規(guī)范標準中，由“按”或“按照”提及試驗方法類文件。

● 指南標準中，由推薦型條款提及文件。

● 任何文件中，在“術語和定義”中由引導語提及文件。

“規(guī)范性引用文件”由引導語+文件清單構成。無規(guī)范性引用文件時，引導語為：“本文件沒有規(guī)范性引用文件?！庇幸?guī)范性引用文件時，引導語為：“下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。”

文件清單中應列出規(guī)范性引用的每個文件，不需要序號。文件清單中應選擇列出下列相應的內(nèi)容：

● 注日期的引用文件，文件清單內(nèi)容包括：“文件代號、順序號”+“發(fā)布年份號和/ 或月份號”+“文件名稱”；

● 不注日期的引用文件，文件清單內(nèi)容包括：“文件代號、順序號”+“文件名稱”；

● 不注日期引用文件的所有部分，文件清單內(nèi)容包括：“ 文件代號、順序號”+“（所有部分）”+“引導元素（如果有）和主體元素”；

● 引用國際文件、國外其他出版物，文件清單內(nèi)容包括：“文件編號”或“文件代號、順序號”+“原文名稱的中文譯名（原文名稱）”。

文件清單如果包括標準化文件之外的其他引用文獻（例如印刷的、電子的或其他方式的），需遵守GB/T 7714《信息文獻 參考文獻著錄規(guī)則》確定的相關規(guī)則。

文件清單中列出的引用文件需要遵守相應排序規(guī)則，排列順序為：國家標準化文件、行業(yè)標準化文件、本行政區(qū)域的地方標準化文件（僅適用于地方標準化文件的起草）、團體標準化文件、ISO、ISO/IEC或IEC標準化文件、其他機構或組織的標準化文件、其他文獻。其中，國家標準、ISO或IEC標準按文件順序號排列；行業(yè)標準、地方標準、團體標準、其他國際標準化文件先按文件代號的拉丁字母和/或阿拉伯數(shù)字的順序排列，再按文件順序號排列。

“術語和定義”用于描述理解文件中某些術語所必需的定義，由引導語和術語條目構成。如果在文件中至少使用兩次，且具有局部特殊定義情況下，必須列出術語條目。

術語條目應分別使用下列適當?shù)囊龑дZ：

● “本文件沒有需要界定的術語和定義。”（如果沒有需要界定的術語和定義）

● “下列術語和定義適用于本文件。”（如果僅該要素界定的術語和定義適用時）

● “……界定的術語和定義適用于本文件?！保ㄈ绻麅H其他文件中界定的術語和定義適用時）

● “……界定的以及下列術語和定義適用于本文件。”（如果其他文件以及該要素界定的術語和定義適用時）

每個術語條目應包括四項內(nèi)容：條目編號、術語、英文對應詞、定義，根據(jù)需要還可增加其他內(nèi)容，如來源，具體方法為在方括號中寫明“來源：文件編號，條目編號，有修改”。

（3）提示和引用

標準化文件編制時，為避免重復和不必要的差異，如果有些內(nèi)容已經(jīng)包含在現(xiàn)行有效的其他文件中并且適用，或者包含在文件自身的其他條款里，需在使用文件自身或其他文件內(nèi)容時應盡量避免復制，以提示或引用的方式出現(xiàn)。

在文件中需要稱呼文件自身時，應使用的表述形式為：“本文件……”（包括標準、標準的某個部分、標準化指導性技術文件）。如果分為部分的文件中的某個部分需要稱呼其所在文件的所有部分時，那么表述形式應為：“GB/T XXXXX”。

凡是需要提及文件自身具體內(nèi)容時，只提及文件內(nèi)容的編號，不提及頁碼，此時根據(jù)提示的目的，分為規(guī)范性提示和資料性提示，并按照表4所述規(guī)則進行表述。

標準化文件內(nèi)容涉及外部文件的引用時，首先需要判斷是注日期引用還是不注日期引用，并按照表5規(guī)則在文件內(nèi)容中進行表述；然后需判斷是規(guī)范性引用還是資料性引用，如果是規(guī)范性引用，除了在文件內(nèi)容提及外還需要在“規(guī)范性引用文件”章列出文件清單，如果是資料性引用，除了文件內(nèi)容中提及外，還需要在“參考文獻”列出文件清單，規(guī)范性引用/資料性引用的規(guī)則，詳見上文“固定句式”。

（4）常用詞

“遵守”及“符合”的使用規(guī)則：一般而言需要“人”做到的用“遵守”，需要“物”達到的用“符合”。遵守用于在實現(xiàn)符合性過程中涉及的人員或組織采取的行動的條款。符合用于規(guī)定產(chǎn)品/系統(tǒng)、過程或服務特性符合文件或其要求的條款。

表示推薦的程度：“盡可能”“盡量”“考慮”（“優(yōu)先考慮”“充分考慮”）以及“避免”“慎重”等詞語可與“宜”一起使用表示推薦，不建議和“ 應”搭配表示要求；“ 通常”“ 一般”可與“宜”“不宜”一起使用表示推薦，不建議和“應”“不應”一起使用表示要求。

表示有前提條件的要求：可使用“……情況下應……”“只有/僅在……時，才應……”“根據(jù)……情況，應……”“除非……特殊情況，不應……”等表示有前提條件的要求。

（5）縮略語

如果在文件中某個詞語或短語需要使用簡稱，那么在正文中第一次使用該詞語或短語時，應在其后的圓括號中給出簡稱，以后則應使用該簡稱。如果縮略語較多，也可列出清單，并建議放在第4章。

3.6 表格、圖、數(shù)學公式、數(shù)值等

“圖”將文件內(nèi)容圖形化表示，圖編號形式為“圖1”“圖2”等，只有一幅圖時，仍應給出編號“圖1”，圖編號從引言開始一直連續(xù)到附錄之前，并與章、條和表的編號無關；附錄中的圖編號使用“圖A.1”“圖 A.2”表示，A表示圖所在附錄的編號。文中應通過相應條款提及圖，表明圖中內(nèi)容所符合的強制類型。如：…的結構應與圖2相符合，…的循環(huán)過程見圖3。

“表”將文件內(nèi)容表格化表示，對于結構化強且復雜的內(nèi)容，表格化表示比文字更加清晰、易讀，表編號和提及方法與圖基本一致，但不允許分表。

一般使用符號代表的量關系式（即數(shù)學公式）來表示量之間的關系，變量應由字母符號來代表，應在數(shù)學公式后用“式中：”引出對字母符號含義的解釋。如果需要引用或提示，應使用帶圓括號從1開始的阿拉伯數(shù)字對數(shù)學公式編號。

表示物理量的數(shù)值，應使用后跟法定計量單位符號的阿拉伯數(shù)字。

3.7 附錄及索引

附錄用來承接和安置不便在文件正文、前言或引言中表述的內(nèi)容，它是對正文、前言或引言的補充或附加。附錄可分為規(guī)范性附錄和資料性附錄，文件中下列表述形式提及的附錄屬于規(guī)范性附錄，其他表述形式指明的附錄都屬于資料性附錄：

（1）任何文件中，由要求型條款或指示型條款指明的附錄；

（2）規(guī)范標準中，由“按”或“按照”指明試驗方法的附錄；

（3）指南標準中，由推薦型條款指明的附錄。

附錄應位于正文之后，參考文獻之前。多個附錄用英文字母表示，例如附錄A，附錄B，附錄下再分條用“A.1”“A.1.1”“A.1.2”“A.2”表示，附錄中的圖用“圖A.1”“圖A.2”表示；表用“表A.1”“表A.2”表示；數(shù)學公式用“（A.1）”“（A.2）”表示。附錄編號之下（即新啟一行）應標出“（規(guī)范性）”或“（資料性）”，再下方為附錄標題。

3.8 參考文獻

如果文件內(nèi)容包括資料性引用，則需最后一個附錄之后列出資料性引用文件清單，文件清單的格式與上文規(guī)范性引用文件清單要求大致相同，唯一不同的是如果是國際文件、國外文件不必給出中文譯名。

參考文獻中不必分條，可以通過小標題進行分組，但標題不編號。每個列出的參考文件或信息資源前應在方括號中給出使用阿拉伯數(shù)字的序號。

4 結 語

本文基于標準化文件編寫中缺少相關基礎性國家標準體系的通俗化解讀和術語較多、語言描述過于學術化、引用關系交錯復雜等問題，針對性解析了基礎性國家標準體系中每個部分的主要內(nèi)容和作用，結合標準化文件編制過程的需求場景，將基礎標準體系劃分為基礎通用類和特殊場景類，并給出每類標準的閱讀建議。在此基礎上，本文從基礎性國家標準體系中選擇以GB/T 1.1《標準化工作導則 第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》為主，其他標準為輔，系統(tǒng)梳理了標準化文件的層次結構與構成要素，重點解析標準化文件中封面、目次、前言、引言、正文、附錄和參考文獻等要素的編寫要求和規(guī)則，將涉及同一要素的相關要點集中呈現(xiàn)，以方便讀者閱讀和理解，進而為標準化文件編制實踐提供借鑒和指導。

同時，限于篇幅因素和出于易理解性考慮，本文未包含字體字號與排版介紹，涉及字體字號及排版內(nèi)容可參考GB/T1.1附錄E和附錄F。

參考文獻

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作者簡介

李文燕，碩士研究生，工程師，研究方向為質量監(jiān)督、市場監(jiān)管等行業(yè)信息化建設與管理。

殷豪，本科，工程師，研究方向為市場監(jiān)管行業(yè)信息化建設與管理。

譚敏清，通信作者，碩士研究生，高級工程師，研究方向為檢驗檢測認證、質量監(jiān)督、市場監(jiān)管等行業(yè)信息化建設與管理。

（責任編輯：張瑞洋）