劉川

【摘 ?要】 隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，電子檔案逐漸成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)過(guò)程中不可或缺的重要信息資料。近年來(lái)，政府機(jī)關(guān)的電子檔案數(shù)量和種類不斷增多，這給檔案信息資源的高效開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)良好機(jī)遇的同時(shí)，也給新時(shí)代電子檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用效率的提升帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。文章分析了新時(shí)期政府機(jī)關(guān)電子檔案的特點(diǎn)以及發(fā)展趨勢(shì)，探討了新時(shí)期政府機(jī)關(guān)電子檔案管理的創(chuàng)新措施，在此基礎(chǔ)上，提出了新時(shí)期開(kāi)發(fā)利用電子檔案信息資源的重要性和提高電子檔案信息資源運(yùn)用效率的有效途徑。

【關(guān)鍵詞】 電子檔案；檔案管理；信息資源

隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化時(shí)代的到來(lái)，人們存儲(chǔ)信息的方式以及獲取信息資源的途徑發(fā)生了根本性的改變。智能手機(jī)、平板電腦、互聯(lián)網(wǎng)等新型信息技術(shù)已經(jīng)融入了人們的工作、學(xué)習(xí)和生活中。這些新技術(shù)的運(yùn)用對(duì)檔案管理產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，特別是電子檔案的大量產(chǎn)生，帶來(lái)了檔案管理領(lǐng)域的革命性變化。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)和無(wú)紙化辦公技術(shù)的快速發(fā)展和普及，政府機(jī)關(guān)產(chǎn)生的電子檔案數(shù)量不斷增加。如何有效管理這些電子檔案，高效地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，滿足用戶對(duì)電子檔案的需求，為政府部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)決策提供資料參考，是每個(gè)檔案工作者都需要深入思考的問(wèn)題。因此，文章結(jié)合工作實(shí)踐與探索，著重探討了新時(shí)代優(yōu)化政府機(jī)關(guān)電子檔案管理，提高檔案信息資源利用效率的策略。

一、新時(shí)代政府機(jī)關(guān)電子檔案的特點(diǎn)分析

（一）現(xiàn)代科技下的政府檔案管理的轉(zhuǎn)變與挑戰(zhàn)

隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，政府機(jī)關(guān)逐步實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化和無(wú)紙化辦公。在實(shí)施行政管理與社會(huì)服務(wù)過(guò)程中所形成的檔案資料，從過(guò)去的人工用筆書(shū)寫(xiě)、紙質(zhì)稿件簽發(fā)、紙質(zhì)文件印發(fā)，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的“起草、簽發(fā)、印發(fā)、催辦和歸檔”都在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)中完成。這種辦公模式下形成的檔案資料即為電子檔案，其閱讀方式以“機(jī)讀”為主，管理與儲(chǔ)存方式為“機(jī)存”，即通過(guò)電腦或其他儲(chǔ)存媒介（如移動(dòng)硬盤(pán)、移動(dòng)U盤(pán)、光盤(pán)）進(jìn)行存儲(chǔ)。

在此背景下，電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，其利用方式也發(fā)生了根本性變化。從過(guò)去紙質(zhì)檔案的“人工閱讀、拍照、復(fù)印”，逐步發(fā)展成了現(xiàn)在電子檔案的“電腦機(jī)讀閱覽、直接打印或通過(guò)一定范圍的網(wǎng)絡(luò)傳輸”。

（二）新時(shí)代電子檔案管理的趨勢(shì)與優(yōu)勢(shì)

電子檔案已經(jīng)成為新時(shí)代檔案工作發(fā)展的主要趨勢(shì)，具有一系列顯著特點(diǎn)，如非人工識(shí)讀性、高存儲(chǔ)密度、操作便捷性和存儲(chǔ)內(nèi)容的易變性。首先，電子檔案有效提高了檔案工作效率。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，新時(shí)代的電子檔案管理在資料收集、整理、歸檔、查詢以及統(tǒng)計(jì)分析等方面工作效率大幅提升。其次，電子檔案的修改和維護(hù)更加方便。無(wú)論是直接將電子文件資料存入計(jì)算機(jī)或其他設(shè)備，還是通過(guò)掃描轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案，都能輕松進(jìn)行修改。再次，電子檔案的存儲(chǔ)性能得到有效提升。采用計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、專用U盤(pán)和存儲(chǔ)卡等多種途徑存儲(chǔ)資料，與紙質(zhì)檔案相比，占用空間小且可靠性強(qiáng)。最后，查找利用更加便捷。電子檔案以“件”為單位收集、整理、歸檔，并實(shí)現(xiàn)電子化管理，通過(guò)輸入關(guān)鍵詞即可快速查詢所需資料，節(jié)省了大量查詢時(shí)間和人力成本。除此之外，電子檔案使日常管理更加規(guī)范。以數(shù)字化管理和信息技術(shù)支撐的電子檔案能夠避免復(fù)雜的工作流程，實(shí)現(xiàn)文件增補(bǔ)和隨時(shí)修改，從而使得日常管理更加規(guī)范和科學(xué)。

二、新時(shí)期政府機(jī)關(guān)電子檔案利用的重要性

（一）實(shí)現(xiàn)電子檔案資源自身價(jià)值的增值性

政府機(jī)關(guān)電子檔案信息資源的增值轉(zhuǎn)化，進(jìn)一步彰顯了電子檔案管理工作的重要意義和社會(huì)價(jià)值。在數(shù)字化時(shí)代的背景下，電子檔案資源的信息化、系統(tǒng)化和智能化開(kāi)發(fā)，不僅促進(jìn)了各類檔案資源的有效整合和動(dòng)態(tài)更新，還實(shí)現(xiàn)了檔案資源價(jià)值的最大化利用。電子檔案管理的優(yōu)化確保了檔案信息的完整性，實(shí)現(xiàn)了信息的可訪問(wèn)性，進(jìn)而提升了檔案利用的時(shí)效性和針對(duì)性。例如，政府機(jī)關(guān)向企業(yè)提供檔案服務(wù)時(shí)，可以通過(guò)提供上級(jí)或本級(jí)政府近年來(lái)發(fā)布的有關(guān)企業(yè)發(fā)展鼓勵(lì)和優(yōu)惠政策等電子檔案，幫助企業(yè)降低運(yùn)營(yíng)成本、提高生產(chǎn)效益，促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展，優(yōu)化內(nèi)部資源配置，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。這不僅是政府機(jī)關(guān)電子檔案資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)的重要表現(xiàn)，還是檔案信息資源增值的直接證明。因此，通過(guò)科學(xué)的電子檔案管理和深度的電子檔案資源開(kāi)發(fā)利用，不僅提升了檔案資源的實(shí)用價(jià)值，而且推動(dòng)了檔案工作的社會(huì)化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了電子檔案信息資源的戰(zhàn)略性增值。

（二）促進(jìn)電子檔案信息資源價(jià)值轉(zhuǎn)化的及時(shí)性

政府機(jī)關(guān)電子檔案管理必須注重檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，以有效增強(qiáng)檔案信息資源的價(jià)值轉(zhuǎn)化速度。要準(zhǔn)確把握檔案價(jià)值利用的時(shí)效性，這需要不斷提高檔案工作效率。對(duì)電子文書(shū)檔案而言，其價(jià)值利用的時(shí)效性控制較為復(fù)雜，其社會(huì)效用取決于信息需求者對(duì)內(nèi)容的吸收和利用程度。實(shí)施電子檔案管理，可采用檔案分類、索引建設(shè)等多樣化形式，大幅提升檔案檢索效率，確保電子文書(shū)檔案信息資源在有效期內(nèi)得到高效利用。對(duì)事務(wù)性通知、執(zhí)行性電子檔案而言，應(yīng)在其時(shí)效性消失之前，通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有效延續(xù)。至于合同、協(xié)議類文書(shū)檔案，其有效性與法律效力緊密相關(guān)，電子化檔案管理能夠確保這類檔案在法定時(shí)效內(nèi)的有效鏈接和快速檢索?？萍紮n案的時(shí)效性與科技發(fā)展密切相關(guān)，基建檔案的管理應(yīng)重視其價(jià)值的持續(xù)挖掘與利用。因此，電子檔案管理的創(chuàng)新和應(yīng)用是確保檔案信息資源時(shí)效性轉(zhuǎn)化為社會(huì)效益的關(guān)鍵。

（三）為決策及計(jì)劃制定提供科學(xué)依據(jù)

在制訂戰(zhàn)略決策與長(zhǎng)短期規(guī)劃時(shí)，電子檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮著關(guān)鍵作用。通過(guò)電子化管理，檔案信息資源得以系統(tǒng)化整理與分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。管理者建立相應(yīng)檔案系統(tǒng)，以電子檔案的元數(shù)據(jù)管理、存取控制、內(nèi)容分析與信息檢索等功能為基礎(chǔ)，確保決策者能夠迅速獲取準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)。結(jié)合檔案信息資源的時(shí)效性與歷史性，決策者可借助多維度的檔案信息對(duì)比、趨勢(shì)追溯及模式識(shí)別，運(yùn)用定性與定量分析的方法，準(zhǔn)確評(píng)估決策環(huán)境及其變量，實(shí)現(xiàn)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的科學(xué)預(yù)測(cè)。通過(guò)電子檔案信息系統(tǒng)提供的深度分析，決策者能夠降低不確定性，綜合運(yùn)用邏輯推理與經(jīng)驗(yàn)判斷，全面評(píng)估可能的風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)遇，形成基于事實(shí)和數(shù)據(jù)的科學(xué)決策過(guò)程。舉例而言，長(zhǎng)期保存的歷史記錄性檔案通過(guò)數(shù)字化保存與深度挖掘，持續(xù)展現(xiàn)其時(shí)代價(jià)值和文化價(jià)值，為政府機(jī)關(guān)在決策文化發(fā)展、城市建設(shè)、旅游開(kāi)發(fā)等重大事項(xiàng)提供重要的參考史料。因此，電子檔案管理在決策科學(xué)化方面發(fā)揮著重要的資政、輔助作用，能夠確保決策制定有計(jì)劃、更可行、更準(zhǔn)確，為轄區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供參考。

三、新時(shí)期政府機(jī)關(guān)提高電子檔案管理和利用效率的策略

（一）政府機(jī)關(guān)電子檔案利用的途徑

政府機(jī)關(guān)電子檔案可以通過(guò)以下幾種方式為社會(huì)大眾提供服務(wù)：

首先，提供電子檔案“拷貝服務(wù)”。政府機(jī)關(guān)檔案管理工作人員按照管理規(guī)范和保密程度，為檔案利用者提供電子檔案資料的拷貝服務(wù)。在必要時(shí)，將拷貝資料的存儲(chǔ)格式轉(zhuǎn)化為利用者計(jì)算機(jī)程序可識(shí)別的格式。

其次，提供電子檔案“在線利用服務(wù)”。政府機(jī)關(guān)將一些可對(duì)外公開(kāi)且社會(huì)大眾需要的電子檔案上傳到局域網(wǎng)或檔案查詢系統(tǒng)中，以便查詢者通過(guò)計(jì)算機(jī)直接查詢電子檔案信息資料，節(jié)省查詢時(shí)間，有效減少勞動(dòng)力。對(duì)僅適合個(gè)別人員或單位閱讀的特殊電子檔案，政府機(jī)關(guān)可以探索建立特殊電子檔案查詢的預(yù)約申請(qǐng)制度。

最后，開(kāi)展遠(yuǎn)程“通信傳輸服務(wù)”。政府機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)管理人員可以通過(guò)黨政網(wǎng)、OA、微信、QQ、電子郵箱等點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的通信網(wǎng)絡(luò)傳輸利用者需要的不涉密的電子檔案。這種方式適合需要固定查詢政府機(jī)關(guān)電子檔案的單位和個(gè)人。

（二）政府機(jī)關(guān)電子檔案優(yōu)化管理

電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，管理流程、方式和手段都發(fā)生了較大變化。盡管電子檔案具有工作效率大幅提升、查詢便捷等諸多優(yōu)勢(shì)，但也存在著電子檔案管理硬件軟件依賴性強(qiáng)、資料易丟失和被篡改等缺點(diǎn)。因此，必須嚴(yán)格加強(qiáng)電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)監(jiān)管，確保電子檔案的保管安全和有效利用。

首先，健全電子檔案日常管理制度。建立健全政府機(jī)關(guān)電子檔案資料收集、整理、鑒別、歸檔等制度，并嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案部門(mén)制定的電子檔案格式標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子檔案的接收、存儲(chǔ)、格式標(biāo)準(zhǔn)和載體形式。

其次，健全電子檔案的儲(chǔ)藏保管制度。歸檔后的電子檔案具有特殊性，儲(chǔ)藏保管對(duì)條件、環(huán)境要求較高。因此，應(yīng)確保有適合電子檔案儲(chǔ)藏載體保管的物理環(huán)境和條件，有效保證電子檔案在儲(chǔ)存過(guò)程中不損毀、不失真、不散失，從而保障政府機(jī)關(guān)電子檔案的安全有效、完整真實(shí)、便于利用。

最后，健全電子檔案合理利用制度。嚴(yán)格電子檔案查詢利用審批程序，以及電子檔案查詢利用的保密規(guī)定，確保政府機(jī)關(guān)電子檔案在合理利用的同時(shí)得到安全有效的保護(hù)。

（三）提高檔案人員業(yè)務(wù)和管理技能

新時(shí)期的電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理有根本性的區(qū)別，這需要政府機(jī)關(guān)的檔案管理人員注重學(xué)習(xí)電子檔案管理的新理論、新知識(shí)和新技能。電子檔案管理工作涵蓋資料收集、整理、鑒定、登記、編目、歸檔、保管和利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)檔案高質(zhì)量管理與高效利用的重要前提與基礎(chǔ)。因此，需要不斷加強(qiáng)檔案工作人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)和技能培訓(xùn)，夯實(shí)其檔案工作業(yè)務(wù)知識(shí)根基，主要包括以下兩個(gè)方面的學(xué)習(xí)提升：

首先，學(xué)習(xí)電子檔案現(xiàn)代管理操作技能。掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)以及掃描、拍照、程序運(yùn)用等多樣化的檔案管理和檢索輔助工具。熟練掌握通過(guò)計(jì)算機(jī)閱讀各種儲(chǔ)存方式儲(chǔ)存的電子檔案，以提供更高效和精準(zhǔn)的電子檔案信息服務(wù)。

其次，強(qiáng)化電子檔案整理操作技能。檔案整理是電子檔案信息資料管理與利用的前提。通過(guò)對(duì)電子檔案資料的收集、整理、歸檔，使其成為更具有序性和清晰性的資料，從而確保其檢索與利用的高效性，并為今后檔案信息資料的深入挖掘和開(kāi)發(fā)奠定基礎(chǔ)。

（四）強(qiáng)化電子檔案服務(wù)社會(huì)大眾的意識(shí)

在信息時(shí)代的背景下，加強(qiáng)政府機(jī)關(guān)電子檔案管理與利用對(duì)服務(wù)社會(huì)大眾、促進(jìn)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展而言具有重要意義。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要不斷增強(qiáng)政府機(jī)關(guān)檔案管理的服務(wù)意識(shí)，特別是提升電子檔案服務(wù)社會(huì)各界的整體意識(shí)。

作為政府機(jī)關(guān)的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)責(zé)任和義務(wù)，加強(qiáng)對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案服務(wù)社會(huì)的重要價(jià)值的宣傳與普及教育。通過(guò)官方網(wǎng)站、傳統(tǒng)媒體、自媒體、會(huì)議培訓(xùn)等多渠道、多途徑的宣傳，深化公眾對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案資料利用的重要性認(rèn)知，提升政府機(jī)關(guān)檔案信息資源的社會(huì)知曉度。這不僅有利于提高電子檔案管理水平，還可以保障檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的效率。

（五）優(yōu)化電子檔案服務(wù)手段

為了實(shí)現(xiàn)政府機(jī)關(guān)電子檔案信息資源的全方位利用，檔案管理人員應(yīng)采用多元化的服務(wù)方式與手段，并注重對(duì)這些方式和手段的優(yōu)化，以提高檔案服務(wù)質(zhì)量和效率，更好地適應(yīng)和滿足用戶的多樣化需求。

首先，開(kāi)展檔案展覽與陳列服務(wù)。政府機(jī)關(guān)根據(jù)特定的主題，選定并展示與主題相關(guān)的原始檔案或復(fù)印件，對(duì)檔案的內(nèi)容成分進(jìn)行系統(tǒng)揭示和介紹，滿足社會(huì)各界對(duì)檔案資料的利用需要。這是一種廣泛應(yīng)用的服務(wù)形式，有助于向公眾展示政府機(jī)關(guān)的歷史、政策、成果等。

其次，開(kāi)展檔案對(duì)外查詢服務(wù)。政府機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)按照程序面向社會(huì)開(kāi)放檔案查詢服務(wù)，以滿足社會(huì)大眾對(duì)某些檔案的特殊需求。這種服務(wù)方式有助于促進(jìn)透明化和公開(kāi)化，增強(qiáng)政府與公眾之間的溝通與信任。

再次，開(kāi)展檔案證明服務(wù)。根據(jù)相關(guān)檔案使用者的要求，政府機(jī)關(guān)檔案管理工作人員可以根據(jù)所藏檔案中記錄的某一事實(shí)出具書(shū)面憑證，以滿足社會(huì)大眾的特殊需求。這種服務(wù)有助于提供法律、歷史、經(jīng)濟(jì)等方面的證明和支持。

最后，提供電子檔案常規(guī)閱覽服務(wù)。政府機(jī)關(guān)檔案儲(chǔ)藏區(qū)域劃出一定空間，作為檔案閱覽區(qū)，通過(guò)這種方式為檔案查詢者提供高質(zhì)量的檔案材料訪問(wèn)服務(wù)。這是提高政府機(jī)關(guān)檔案查閱服務(wù)效率的有效手段，也有助于促進(jìn)電子檔案的利用和管理。

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