大數(shù)據(jù)視域下院系留學(xué)生校友檔案信息化的研究與探索

趙雅楠 寧煥生 趙寶永

摘要：本文闡述和分析了目前高校院系留學(xué)生校友工作的現(xiàn)狀以及現(xiàn)階段留學(xué)生校友檔案存在的問題，提出了要建立有學(xué)校特色的院系留學(xué)生校友數(shù)據(jù)庫，根據(jù)院系留學(xué)生校友數(shù)據(jù)的完整度、獲得權(quán)限和使用權(quán)限對(duì)校友數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)，以提高留學(xué)生校友數(shù)據(jù)的價(jià)值。打造專業(yè)的院系校友數(shù)據(jù)庫管理隊(duì)伍，同時(shí)充分利用信息化的手段，以促進(jìn)留學(xué)生校友工作的智慧化和數(shù)字化發(fā)展，做好留學(xué)生校友基礎(chǔ)工作，以期為“一帶一路”建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

關(guān)鍵詞：院系留學(xué)生；校友檔案；信息化；大數(shù)據(jù)

“一帶一路”倡議吸引了越來越多的留學(xué)生到中國(guó)來留學(xué)。留學(xué)生是一群有遠(yuǎn)大抱負(fù)、有國(guó)際視野、有創(chuàng)造力的青年，不僅可以成為中國(guó)與國(guó)際溝通的紐帶，還可以為“一帶一路”架起民心相通的橋梁。北京科技大學(xué)作為中國(guó)首批接受外國(guó)留學(xué)生的院校之一[1]，從1954年至今，已經(jīng)先后接收了來自亞洲、非洲、歐洲、美洲及大洋洲等160多個(gè)國(guó)家和地區(qū)的8000多名國(guó)際學(xué)生來校學(xué)習(xí)、進(jìn)修。北京科技大學(xué)學(xué)習(xí)的國(guó)際留學(xué)生在畢業(yè)和結(jié)業(yè)后，少部分人會(huì)繼續(xù)留校深造，大多數(shù)留學(xué)生選擇回到自己的國(guó)家從事政府、企業(yè)、經(jīng)濟(jì)相關(guān)的工作。目前，北京科技大學(xué)現(xiàn)有留學(xué)生768人，做好這些留學(xué)生的校友工作，建立高校留學(xué)生特色的校友檔案庫，充分實(shí)現(xiàn)留學(xué)生校友檔案的信息化，有利于服務(wù)“一帶一路”倡議，更好地建立中外友誼關(guān)系。

同時(shí)，留學(xué)生校友檔案越完善則越能提高與校友聯(lián)絡(luò)的效率，也有利于開拓留學(xué)生校友資源，向世界傳遞中國(guó)聲音[2]。而院系作為留學(xué)生學(xué)習(xí)和生活的主陣地，對(duì)于打牢留學(xué)生校友數(shù)據(jù)基座起著尤為重要的作用。

一、院系留學(xué)生校友工作的現(xiàn)狀分析

（一）院系校友檔案的內(nèi)涵和外延不斷拓展

校友檔案除了傳統(tǒng)意義上的校友基本信息，還包含對(duì)內(nèi)涵和外延的挖掘。校友的檔案應(yīng)該是一個(gè)立體的、豐滿的形象，既要包含校友在校期間的校園活動(dòng)和教育經(jīng)歷，又要包含校友畢業(yè)后的工作和個(gè)人發(fā)展情況[3]。而全生命周期的校友檔案是對(duì)校友工作豐富和延伸的新要求，其中的海量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)離不開院系對(duì)校友工作的支持和關(guān)注。

（二）信息化發(fā)展對(duì)留學(xué)生校友檔案帶來了新的挑戰(zhàn)

目前，我國(guó)正在全面發(fā)展數(shù)字教育，并推動(dòng)教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型，高校各個(gè)部門都在發(fā)展信息化。然而，我校留學(xué)生校友數(shù)據(jù)還停留在excel表格階段，數(shù)據(jù)孤島無法消除，導(dǎo)致留學(xué)生校友在校學(xué)習(xí)和生活期間涉及的教務(wù)數(shù)據(jù)、學(xué)工數(shù)據(jù)、社團(tuán)數(shù)據(jù)、院系數(shù)據(jù)等多個(gè)方面的數(shù)據(jù)尚未實(shí)現(xiàn)互通互聯(lián)。因此，如何更好地推進(jìn)留學(xué)生校友檔案管理工作信息化，減少人工維護(hù)，提高數(shù)據(jù)賦能，是我校需要面臨的艱巨挑戰(zhàn)。

二、大數(shù)據(jù)視域下院系留學(xué)生校友檔案存在的問題

（一）缺乏完善的留學(xué)生校友數(shù)據(jù)庫政策體系

目前，我校院系校友工作政策基礎(chǔ)匱乏，尤其是在留學(xué)生校友工作方面，更是零基礎(chǔ)，且發(fā)展嚴(yán)重滯后。留學(xué)生校友檔案需要包含哪些信息、信息數(shù)據(jù)來源以及建立完成后數(shù)據(jù)如何維護(hù)和使用都尚無相關(guān)規(guī)定。

（二）缺少專門從事留學(xué)生校友工作的隊(duì)伍

院系經(jīng)常會(huì)有建院和建系周年慶、慶典，且多為10的整數(shù)倍，每到慶典之前，學(xué)院各個(gè)部門就開始收集校友信息，邀請(qǐng)校友返校。然而，這支校友工作隊(duì)伍多為臨時(shí)性，一旦活動(dòng)結(jié)束，校友信息便無人更新和整理，只能等待下一個(gè)十年再重復(fù)收集。院系對(duì)于國(guó)內(nèi)校友的工作尚且缺乏連貫性，更何況是留學(xué)生校友工作，缺少專門從事留學(xué)生校友工作的隊(duì)伍已成為亟待解決的問題。

（三）留學(xué)生校友檔案數(shù)字化基礎(chǔ)非常薄弱

教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型關(guān)鍵在于“化”，也就是要進(jìn)行系統(tǒng)變革、協(xié)同共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)賦能[3]，讓數(shù)據(jù)動(dòng)起來，從而展示出想要的效果。經(jīng)調(diào)研，我校留學(xué)生數(shù)據(jù)仍處于最原始的文檔表格階段，沒有關(guān)于留學(xué)生校友數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)，無法實(shí)現(xiàn)同教務(wù)、學(xué)工等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接。

三、院系校友檔案信息化建設(shè)和管理的思路

（一）建立院系留學(xué)生校友數(shù)據(jù)庫

1.設(shè)計(jì)原則

（1）院系留學(xué)生校友數(shù)據(jù)獲取規(guī)則

依據(jù)院系留學(xué)生校友數(shù)據(jù)的完整度、獲得權(quán)限和使用權(quán)限對(duì)校友數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)[4]，分級(jí)規(guī)則如下：

Ⅰ級(jí)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包含校友的姓名、學(xué)院、專業(yè)、年級(jí)、國(guó)籍、導(dǎo)師信息、電話、郵箱等字段，由教務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)Ⅰ級(jí)數(shù)據(jù)對(duì)接。

Ⅱ級(jí)數(shù)據(jù)為校友在校期間的教育經(jīng)歷和校園活動(dòng)數(shù)據(jù)。此階段數(shù)據(jù)為了豐富校友在校期間的形象，由留學(xué)生對(duì)應(yīng)的輔導(dǎo)員、班主任或者導(dǎo)師進(jìn)行人工填寫，每學(xué)期至少維護(hù)一次。

Ⅲ級(jí)數(shù)據(jù)為校友畢業(yè)后的數(shù)據(jù)，包含校友畢業(yè)時(shí)間、取得的學(xué)位類型、畢業(yè)論文題目，由教務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接。

Ⅳ級(jí)數(shù)據(jù)為校友發(fā)展信息，包含校友就業(yè)國(guó)家和單位。校友是否保持和院系之間的聯(lián)系等數(shù)據(jù)，由留學(xué)生對(duì)應(yīng)的輔導(dǎo)員、班主任或者導(dǎo)師進(jìn)行人工填寫，并由留學(xué)生校友隊(duì)伍持續(xù)維護(hù)。

依據(jù)校友數(shù)據(jù)庫的分級(jí)情況和系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)，給出如圖1所示的系統(tǒng)應(yīng)用模型。

（2）院系留學(xué)生校友數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性

數(shù)據(jù)庫中的留學(xué)生校友基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須是準(zhǔn)確的、完整的，同時(shí)該數(shù)據(jù)需要借助校級(jí)數(shù)據(jù)中心進(jìn)行協(xié)調(diào)，分別從教務(wù)系統(tǒng)、研究生管理系統(tǒng)、留學(xué)生管理系統(tǒng)和學(xué)工系統(tǒng)中導(dǎo)入相關(guān)的字段信息。

對(duì)于手動(dòng)添加維護(hù)的信息，管理人員需要記錄添加人信息，并保留添加日志。

2.留學(xué)生校友數(shù)據(jù)庫的邏輯模型（詳見表1-3）

所有表都有主鍵，即“表名稱+id”。

3.系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

留學(xué)生院系校友數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖2所示。

在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層面上，院系留學(xué)生校友數(shù)據(jù)庫主要是由教務(wù)系統(tǒng)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。院系數(shù)據(jù)維護(hù)包括日常所需的數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計(jì)和分析，并及時(shí)錄入留學(xué)生在校動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。該系統(tǒng)可以對(duì)留學(xué)生校友的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，以提高留學(xué)生校友數(shù)據(jù)的價(jià)值，并為整理中國(guó)學(xué)生校友院系數(shù)據(jù)提供參考。

（二）建立留學(xué)生校友工作專職隊(duì)伍

校友工作就是指校友的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，特別是校友畢業(yè)后的通訊方式。目前我校所面對(duì)的群體是跨國(guó)留學(xué)生，也是一群能夠架起“一帶一路”橋梁的青年群體，因此更應(yīng)該注重收集這些留學(xué)生校友信息的深度和廣度。

而具備一定深度和廣度的留學(xué)生校友數(shù)據(jù)信息需要從多方面進(jìn)行呈現(xiàn)[5]，如在校期間的實(shí)際生活需要、學(xué)習(xí)需要、個(gè)性喜好等。學(xué)校借助大數(shù)據(jù)技術(shù)分析校友情況，并為真實(shí)需求提供預(yù)判依據(jù)[6]。同時(shí)，學(xué)校還需要建立一支留學(xué)生校友工作專職隊(duì)伍。

目前，院系留學(xué)生校友工作處于零基礎(chǔ)狀態(tài)，需要做的籌備工作較多，其中重點(diǎn)做好三方面的工作：

1.做好留學(xué)生校友基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理工作

負(fù)責(zé)該工作的成員必須準(zhǔn)時(shí)參加各類檔案相關(guān)培訓(xùn)，不斷提升檔案管理專業(yè)知識(shí)，并熟悉學(xué)生在?；顒?dòng)情況，及時(shí)與各部門做好數(shù)據(jù)對(duì)接。

2.做好留學(xué)生校友在?；顒?dòng)整理工作

負(fù)責(zé)該工作的成員需要掌握留學(xué)生活動(dòng)組織情況，并主動(dòng)拍攝和記錄留學(xué)生在?；顒?dòng)，收集留學(xué)生相關(guān)的媒體報(bào)道材料，經(jīng)整理后錄入數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)[6]。

3.做好面向留學(xué)生的宣傳工作

負(fù)責(zé)該工作的成員需要能夠在特殊時(shí)間點(diǎn)宣傳校友活動(dòng)，并注意翻譯成通用英語，從而讓留學(xué)生感受到院系的關(guān)懷，更好地分享院系發(fā)展建設(shè)的成果。

四、結(jié)束語

留學(xué)生校友工作是促進(jìn)民心相通的重要力量。學(xué)校應(yīng)該統(tǒng)籌規(guī)劃留學(xué)生校友工作，充分利用信息化手段，以此促進(jìn)留學(xué)生校友工作的智慧化和數(shù)字化發(fā)展[7]?；诖耍疚奶岢隽魧W(xué)生校友數(shù)據(jù)的分級(jí)規(guī)則，并將其用于留學(xué)生校友數(shù)據(jù)信息的基礎(chǔ)建設(shè)和日常維護(hù)中，從而有效地豐富留學(xué)生校友的檔案資料。此外，本文進(jìn)一步提出建立一支留學(xué)生校友工作的專職隊(duì)伍，在檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)與留學(xué)生校友的溝通，進(jìn)而凝聚留學(xué)生校友的力量，為“一帶一路”建設(shè)贏得更多的支持者、參與者和建設(shè)者。

作者單位：趙雅楠 北京科技大學(xué)信息化建設(shè)與管理辦公室

寧煥生 北京科技大學(xué)計(jì)算機(jī)與通信工程學(xué)院

趙寶永 北京科技大學(xué)留學(xué)生中心

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