新時(shí)代背景下中學(xué)檔案管理工作困境及對(duì)策分析

摘 要：新時(shí)代背景下，中學(xué)檔案管理工作存在制度不完善、理念滯后、隊(duì)伍建設(shè)不足、技術(shù)落后等問(wèn)題。檔案管理工作對(duì)師生的成長(zhǎng)、學(xué)校的發(fā)展具有重要意義。闡述了新時(shí)代背景下做好中學(xué)檔案管理工作的意義，分析了目前中學(xué)檔案管理工作的困境，從完善工作管理制度、更新工作理念、運(yùn)用新技術(shù)等方面探討了新時(shí)代背景下做好中學(xué)檔案管理工作的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案管理；工作困境；對(duì)策分析

作者簡(jiǎn)介：連素敏（1976—），女，福建省福州第一中學(xué)。

中學(xué)檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要內(nèi)容，在新時(shí)代背景下，我們要不斷探究提升中學(xué)檔案管理工作水平的策略。本文在明確做好中學(xué)檔案管理工作的意義的基礎(chǔ)上，深入剖析了當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作所面臨的困境，并有針對(duì)性地提出了一些對(duì)策。

一、新時(shí)代背景下做好中學(xué)檔案管理工作的重要意義

檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性［1］。 檔案具有重要的記錄功能，在學(xué)習(xí)、就業(yè)、社會(huì)保險(xiǎn)辦理、檔案專項(xiàng)核查等方面中起著輔助作用［2］，能夠充分反映被記錄者的成長(zhǎng)過(guò)程。中學(xué)檔案管理工作是宏觀檔案管理工作的一個(gè)細(xì)分領(lǐng)域，其主要面向中學(xué)學(xué)生、教師及學(xué)校。新時(shí)代背景下，做好中學(xué)檔案管理工作既是管理好學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展過(guò)程相關(guān)材料的重要環(huán)節(jié)，也是管理好教師教學(xué)教研、學(xué)校發(fā)展相關(guān)材料的重要環(huán)節(jié)。

（一）是管理好學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展過(guò)程相關(guān)材料的重要環(huán)節(jié)

學(xué)生檔案管理是中學(xué)檔案管理工作的重要內(nèi)容，重視以文字、表格等形式，記錄和反映學(xué)生的個(gè)人經(jīng)歷、品德能力、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)。學(xué)生檔案管理與學(xué)生的升學(xué)、就業(yè)等直接相關(guān)，發(fā)揮著記錄學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展過(guò)程的重要作用。做好中學(xué)檔案管理工作是確保每一位學(xué)生的檔案清晰、有據(jù)可查的重要前提，是學(xué)校重視每一位學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展過(guò)程的重要體現(xiàn)。

（二）是管理好教師教學(xué)教研相關(guān)材料的重要環(huán)節(jié)

中學(xué)檔案管理工作還涉及對(duì)教師教學(xué)教研過(guò)程的記錄。在檔案管理工作中，相關(guān)人員要對(duì)教師教學(xué)教研相關(guān)材料進(jìn)行分類整理與歸檔保存，建立相應(yīng)的檔案合集。從教師個(gè)體的角度看，檔案合集能直接反映教師的教學(xué)過(guò)程，是教師職業(yè)生涯的原始記錄。從教師群體的角度看，檔案合集庫(kù)能充分反映教師整體教學(xué)教研過(guò)程，為教師群體的專業(yè)發(fā)展與相關(guān)課程建設(shè)的改進(jìn)創(chuàng)新提供支撐。

（三）是管理好學(xué)校發(fā)展相關(guān)材料的重要環(huán)節(jié)

中學(xué)檔案管理工作的內(nèi)容還包括記錄學(xué)校發(fā)展相關(guān)材料等。一所學(xué)校的發(fā)展歷史及教育管理過(guò)程，均可通過(guò)檔案來(lái)呈現(xiàn)。因此，做好中學(xué)檔案管理工作，是保存學(xué)校發(fā)展歷史材料的必然要求，也是推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)工作更好發(fā)展的重要前提。

二、新時(shí)代背景下做好中學(xué)檔案管理工作的內(nèi)涵

（一）實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)方式與信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合

傳統(tǒng)檔案管理方式較為可靠、準(zhǔn)確，但存在紙質(zhì)檔案占用空間大、工作量大、人工工作效率低、查檔困難等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理工作的效率較低，科學(xué)性不足。而在檔案管理工作中運(yùn)用信息技術(shù)，能有效提高工作效率，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方式的不足。因此，在檔案管理工作中，我們要融入信息技術(shù)，將傳統(tǒng)管理方式與信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理與檔案利用的有機(jī)結(jié)合

中學(xué)檔案管理工作包括多個(gè)環(huán)節(jié)，是一個(gè)環(huán)環(huán)相扣、邏輯嚴(yán)密的系統(tǒng)工程。其中，檔案管理環(huán)節(jié)是基礎(chǔ)，是檔案利用的前提，而檔案利用環(huán)節(jié)則是充分挖掘檔案價(jià)值的重要環(huán)節(jié)。為了有效推動(dòng)新時(shí)代檔案管理工作的開(kāi)展，我們不僅要做好檔案收集、整理、歸置工作，確保檔案查詢快捷、準(zhǔn)確，還要在做好檔案管理工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)分析等，找出檔案所反映的規(guī)律、結(jié)論，將檔案的深層次價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。

三、目前中學(xué)檔案管理工作的困境

檔案管理是各個(gè)學(xué)校教育管理工作中不可缺少的重要內(nèi)容。中學(xué)檔案管理工作作為學(xué)校教育工作的輔助環(huán)節(jié)，具有極其重要的作用。然而，當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作仍存在一些問(wèn)題，如工作制度不完善、工作理念滯后、隊(duì)伍建設(shè)不足、技術(shù)落后等。

（一）工作制度不完善

部分省市、學(xué)校依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》等制定了立足地方實(shí)際、具有學(xué)校特色的規(guī)定，以規(guī)范中學(xué)檔案管理工作，相關(guān)規(guī)定的出臺(tái)為中學(xué)檔案管理工作提供了依據(jù)，指明了方向。但在推進(jìn)中學(xué)檔案管理工作的過(guò)程中，部分學(xué)校仍缺乏完善的工作和管理制度，這使得檔案管理工作的開(kāi)展受阻，運(yùn)行不順暢。

（二）工作理念滯后

先進(jìn)的工作理念是工作高效開(kāi)展的前提。但從實(shí)際情況來(lái)看，目前仍有部分中學(xué)檔案管理工作者工作觀念較為落后，具體表現(xiàn)如下。一是無(wú)法站在全局高度，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義。其認(rèn)為檔案管理工作不是學(xué)校發(fā)展的重點(diǎn)工作，因此只要按部就班地歸置相關(guān)材料即可。二是創(chuàng)新工作方式的積極性不足，固守傳統(tǒng)的檔案管理方式，排斥信息技術(shù)等先進(jìn)管理手段。三是不愿主動(dòng)思考如何對(duì)檔案進(jìn)行合理利用。中學(xué)檔案是對(duì)學(xué)生、教師、學(xué)校發(fā)展過(guò)程的真實(shí)記錄，其中含有豐富的信息，因此我們要對(duì)檔案進(jìn)行分析，將檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，從而有效推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展。

（三）隊(duì)伍建設(shè)不足

良好的專業(yè)能力是科學(xué)高效做好檔案管理工作的重要保障。從表面上看，檔案管理工作的流程較為簡(jiǎn)單。但深入剖析后我們不難發(fā)現(xiàn)，這一工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，其具體操作過(guò)程涉及信息管理、檔案管理、圖書(shū)館學(xué)等專業(yè)知識(shí)，同時(shí)涉及計(jì)算機(jī)技術(shù)等專業(yè)能力。從實(shí)際情況來(lái)看，目前部分中學(xué)檔案管理工作者隊(duì)伍建設(shè)還不夠完善，這制約了中學(xué)檔案管理工作的開(kāi)展。一是相關(guān)工作人員流動(dòng)性強(qiáng)，兼職人員數(shù)量較多。相較于教育教學(xué)等工作，檔案管理這項(xiàng)輔助性工作在一些學(xué)校不受重視。因此，在配備相關(guān)工作人員時(shí)，部分學(xué)校會(huì)以兼職為主、專職為輔，招收較多兼職人員，這會(huì)明顯降低檔案管理工作者隊(duì)伍的專業(yè)性，增加此隊(duì)伍人員的流動(dòng)性，使得工作的系統(tǒng)性、延續(xù)性難以得到保證。二是部分工作人員專業(yè)不對(duì)口，專業(yè)素質(zhì)有待提升，工作能力有待加強(qiáng)。部分學(xué)校對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，在招聘相關(guān)工作人員時(shí)不限制專業(yè)，這會(huì)導(dǎo)致所聘人員專業(yè)不對(duì)口。三是部分中學(xué)檔案管理工作者隊(duì)伍存在老齡化現(xiàn)象，這不利于相關(guān)人才的培養(yǎng)以及檔案管理新技術(shù)的引入，會(huì)在一定程度上影響檔案管理工作的開(kāi)展。

（四）技術(shù)落后

中學(xué)檔案管理是國(guó)家檔案管理工作的重要組成部分，是中學(xué)教育改革發(fā)展中校園文化建設(shè)的重點(diǎn)工作。在開(kāi)展中學(xué)檔案管理工作時(shí)借助信息化手段契合信息化時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，是檔案管理信息化建設(shè)的必然要求，也是解決傳統(tǒng)檔案管理工作難題的有效途徑。當(dāng)前，不少中學(xué)雖然已經(jīng)認(rèn)識(shí)到在檔案管理工作中融入信息技術(shù)的重要性，但對(duì)相關(guān)技術(shù)引入、人員素養(yǎng)培訓(xùn)的支持力度仍不足，這直接影響了中學(xué)檔案管理工作信息化的推進(jìn)，使得檔案管理工作方式仍然較為傳統(tǒng)。

四、新時(shí)代背景下做好中學(xué)檔案管理工作的對(duì)策

新時(shí)代對(duì)中學(xué)檔案管理工作提出了更高的要求，面對(duì)現(xiàn)實(shí)工作中的難題與困境，相關(guān)人員要堅(jiān)持系統(tǒng)思維，建立“制度—理念—技術(shù)—隊(duì)伍”四位一體的機(jī)制，充分建立健全中學(xué)檔案管理工作制度，積極轉(zhuǎn)變工作理念，合理運(yùn)用信息技術(shù)，積極組織檔案管理者進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，以此推動(dòng)中學(xué)檔案管理工作的開(kāi)展，提升中學(xué)檔案管理工作的科學(xué)性和效率。

（一）建立健全中學(xué)檔案管理工作制度

在建立健全中學(xué)檔案管理工作制度時(shí)，相關(guān)人員可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。一是建立健全中學(xué)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)制度。中學(xué)檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，事關(guān)學(xué)生升學(xué)、就業(yè)等，事關(guān)學(xué)校發(fā)展建設(shè)。為此，要建立健全中學(xué)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)制度，將檔案管理工作納入學(xué)校年度工作、學(xué)期工作規(guī)劃中，可通過(guò)設(shè)立分管領(lǐng)導(dǎo)、運(yùn)用領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制等，提升學(xué)校管理層對(duì)中學(xué)檔案管理工作的重視程度。二是建立健全中學(xué)檔案管理工作的工作制度。規(guī)范的工作制度是工作有序開(kāi)展的前提，制訂合理規(guī)范的工作制度能在一定程度上減少人員流動(dòng)帶來(lái)的工作銜接不暢等問(wèn)題，降低工作出現(xiàn)錯(cuò)漏的可能性。因此，要制訂合理的工作制度，明確規(guī)定工作內(nèi)容、工作方式、工作要求等，確保檔案管理工作者在開(kāi)展工作時(shí)有章可循。三是建立健全中學(xué)檔案管理工作的保障機(jī)制。可構(gòu)建“人員—場(chǎng)所—材料”三位一體的保障機(jī)制。學(xué)校應(yīng)將中學(xué)檔案管理工作者招聘工作納入學(xué)校整體人員安排計(jì)劃中，適當(dāng)招聘相關(guān)專業(yè)畢業(yè)人員，以提高檔案管理工作者隊(duì)伍的專業(yè)性。同時(shí)，學(xué)校要設(shè)置適合開(kāi)展檔案管理工作的場(chǎng)所，并依據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行設(shè)備升級(jí)。需要注意的是，由于檔案管理工作既面向?qū)W生，又面向教師、學(xué)校行政部門(mén)等，因此學(xué)校應(yīng)引導(dǎo)各方積極配合相關(guān)人員做好檔案管理工作，以確保檔案管理工作的順利實(shí)施。

（二）與時(shí)俱進(jìn)，更新工作理念

檔案管理工作在發(fā)展中形成了一些固有的工作方式。然而，當(dāng)前我們正處于信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，因此要主動(dòng)探索檔案管理的新技術(shù)與新方法，將信息技術(shù)有機(jī)融入檔案管理工作中。在新時(shí)代背景下，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)其融入中學(xué)檔案管理工作中具有重要的意義，既能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求，又能解決傳統(tǒng)檔案管理工作問(wèn)題，提升檔案管理工作效率，促進(jìn)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用。要想將信息技術(shù)與中學(xué)檔案管理工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)，相關(guān)人員要轉(zhuǎn)變中學(xué)檔案管理工作者的工作理念，引導(dǎo)其摒棄傳統(tǒng)固化的工作理念，樹(shù)立信息化意識(shí)，主動(dòng)將傳統(tǒng)檔案管理方式與信息化手段進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。

（三）不斷革新技術(shù)，多措并舉做好檔案管理

中學(xué)檔案管理工作涉及多個(gè)要素，包含多個(gè)環(huán)節(jié)，較為復(fù)雜且意義重大。要想做好檔案管理工作，使檔案分類明晰、查找便捷，相關(guān)人員就必須革新檔案管理技術(shù)。一是引入新興技術(shù)，如信息技術(shù)等。通過(guò)將傳統(tǒng)方式與信息化手段相結(jié)合，能提高檔案管理工作的效率與水平。二是反思傳統(tǒng)方式，總結(jié)以傳統(tǒng)方式開(kāi)展檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，對(duì)傳統(tǒng)工作方法、流程進(jìn)行調(diào)整、優(yōu)化，以提高檔案管理工作的效率。三是處理好傳統(tǒng)工作方式與信息技術(shù)的關(guān)系。要想有效推進(jìn)中學(xué)檔案管理工作的發(fā)展，應(yīng)將傳統(tǒng)檔案管理方式與信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，相關(guān)人員既要發(fā)揮信息技術(shù)高效、便捷等優(yōu)勢(shì)，又要發(fā)揮傳統(tǒng)方式利于保存原始材料等優(yōu)勢(shì)。需要注意的是，中學(xué)檔案管理工作既涉及與學(xué)校發(fā)展有關(guān)的常規(guī)性文件，又涉及具有歷史特點(diǎn)的獨(dú)特文件。因此，在運(yùn)用信息技術(shù)或傳統(tǒng)方式管理檔案時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)充分分析檔案的性質(zhì)、作用與重要性，選擇更便于發(fā)揮檔案功能的儲(chǔ)存方式。

（四）加強(qiáng)技能培訓(xùn)，建設(shè)專業(yè)水平高的工作隊(duì)伍

習(xí)近平總書(shū)記指出：“人才是第一資源?！保?］聚焦于檔案管理工作，人才是促進(jìn)檔案管理工作不斷發(fā)展的重要因素，一支專業(yè)基礎(chǔ)扎實(shí)、專業(yè)能力較強(qiáng)的人才隊(duì)伍有利于檔案管理工作的高效開(kāi)展。因此，要想推動(dòng)中學(xué)檔案管理工作更好地發(fā)展，相關(guān)人員要著力建設(shè)專業(yè)水平更高的工作隊(duì)伍。一是要重視人才選拔，嚴(yán)把人才選拔關(guān)，選拔專業(yè)對(duì)口、具備一定檔案管理工作專業(yè)知識(shí)或工作經(jīng)驗(yàn)的人員。二是要重視專業(yè)培訓(xùn)，有組織、有規(guī)劃地對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，包括基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)、專業(yè)技能培訓(xùn)等。系統(tǒng)的培訓(xùn)能在一定程度上提高相關(guān)工作人員的專業(yè)能力，為檔案管理工作的順利開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。三是要重視經(jīng)驗(yàn)交流，積極組織不同地區(qū)、不同行業(yè)、不同學(xué)校間的檔案管理工作交流會(huì)。在經(jīng)驗(yàn)分享交流會(huì)中，相關(guān)工作人員能吸收、借鑒其他人在檔案管理工作方面的經(jīng)驗(yàn)，提升自身的檔案管理能力與水平。

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