內(nèi)部控制視角下的建設(shè)工程合同管理

建設(shè)工程中合同管理是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，不僅有助于規(guī)范施工單位的各項行為，在產(chǎn)生糾紛時也可以按照合同中的內(nèi)容進(jìn)行有效處理，真正地減少各種風(fēng)險損失。然而，在建設(shè)工程中由于內(nèi)外部因素的影響導(dǎo)致合同管理問題頻發(fā)，并且影響因素較多。因此，相關(guān)建設(shè)單位在建設(shè)工程中要基于內(nèi)部控制視角，為建設(shè)工程合同管理提供有效支持，真正防范各種風(fēng)險問題的發(fā)生，推動建設(shè)工程順利進(jìn)行。

在內(nèi)部控制背景下開展建設(shè)工程合同管理，要根據(jù)以往合同管理中的常見問題選擇正確的處理方案，融合精細(xì)化的工作思維，使合同管理工作的質(zhì)量能夠得到有效保證，從而提高建設(shè)工程的綜合效益。

一、內(nèi)部控制與建設(shè)工程合同管理的關(guān)系

甲方內(nèi)部控制管理體系和建設(shè)工程合同管理有著不可分割的聯(lián)系。內(nèi)部控制作為甲方完成經(jīng)營目標(biāo)、保證資產(chǎn)安全、保證財務(wù)報告準(zhǔn)確合規(guī)的一個重要工具，對建設(shè)工程合同管理也產(chǎn)生了舉足輕重的影響。

內(nèi)部控制是建設(shè)工程合同管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化運行平臺。通過內(nèi)部控制體系的建立與完善，使甲方能夠制定科學(xué)合理的合同管理制度，并明確合同管理過程與責(zé)任，保證合同管理各環(huán)節(jié)在標(biāo)準(zhǔn)化運行中有序開展。這樣既能提高合同管理效率，又能減少合同管理過程中存在的風(fēng)險。同時，內(nèi)部控制在建設(shè)工程合同管理風(fēng)險防控中至關(guān)重要。建設(shè)工程合同管理涉及合同違約、合同糾紛等諸多風(fēng)險因素。內(nèi)部控制體系能夠通過對合同管理過程進(jìn)行綜合監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和整改合同管理過程中出現(xiàn)的各種問題，從而有效地防范與控制可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險。同時，內(nèi)部控制也能定期評價合同的執(zhí)行情況，保證合同被有效執(zhí)行，減少甲方虧損；另外，內(nèi)部控制有利于增強(qiáng)建設(shè)工程合同管理的透明度與公正性。甲方通過構(gòu)建完整的內(nèi)部控制體系能保證合同管理中的每一個環(huán)節(jié)均能在公開透明的氛圍中完成，降低人為干預(yù)與暗箱操作發(fā)生的概率。這樣既能保障甲方利益，又有利于維護(hù)甲方形象與信譽(yù)。

二、內(nèi)部控制在建設(shè)工程合同管理中的作用

內(nèi)部控制在建設(shè)工程合同管理中具有廣泛的作用，不僅影響合同管理的效率與質(zhì)量，而且與甲方經(jīng)濟(jì)效益與市場競爭力有著直接聯(lián)系。

首先，內(nèi)部控制有利于促進(jìn)建設(shè)工程合同的高效管理。甲方通過構(gòu)建完整的內(nèi)部控制體系，能夠?qū)崿F(xiàn)合同管理流程全過程的監(jiān)控與優(yōu)化，減少了不必要的環(huán)節(jié)與浪費，提升了合同管理效率。與此同時，內(nèi)部控制也能夠促進(jìn)各個部門間的交流與合作，從而形成合力促進(jìn)合同管理工作順利進(jìn)行。

其次，內(nèi)部控制有利于提升建設(shè)工程合同管理質(zhì)量。內(nèi)部控制體系需要甲方相關(guān)部門在合同管理中嚴(yán)格把關(guān)，審核每一個環(huán)節(jié)，保證合同合法、合規(guī)與合理。這樣既能減少合同管理中存在風(fēng)險，又能提高合同履行率、滿意度等，進(jìn)而提升單位的聲譽(yù)；另外，內(nèi)部控制也有利于減少建設(shè)工程合同管理中的費用。通過引入內(nèi)部控制體系，在合同管理中能夠做到資源優(yōu)化配置與合理使用，降低不必要的浪費與流失。與此同時，內(nèi)部控制也有助于及時發(fā)現(xiàn)與改正合同管理過程中出現(xiàn)的問題與缺陷，以免造成較大的經(jīng)濟(jì)損失。

三、內(nèi)部控制中建設(shè)工程合同管理的方法

（一）設(shè)立專門的合同管理部門

以內(nèi)部控制為背景，建設(shè)工程合同管理首先要做的就是建立一個專門的合同管理部門。這個部門的工作人員要有較高的法律知識水平、工程技術(shù)及商業(yè)談判的綜合能力，才能對建設(shè)工程合同進(jìn)行綜合系統(tǒng)的管理。這個專業(yè)的合同管理部門以制定與實施合同管理政策為中心工作，以保證合同合規(guī)性、完整性與有效性。部門成員要熟悉有關(guān)法規(guī)，理解行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與慣例，從而對合同談判與執(zhí)行過程提出準(zhǔn)確而專業(yè)的建議。另外，合同管理部門需要和單位內(nèi)部工程、財務(wù)、法務(wù)以及資產(chǎn)管理部門開展緊密的交流，以保證合同管理符合甲方的整體戰(zhàn)略。合同管理部門在具體操作時，要制定標(biāo)準(zhǔn)化的合同審批流程，并明確各層級的審批權(quán)限與責(zé)任，以防范合同風(fēng)險。與此同時，合同管理部門也應(yīng)該定期評價合同執(zhí)行情況，針對可能出現(xiàn)的問題提出預(yù)警并介入，以保證合同能夠被順利執(zhí)行。

設(shè)立專業(yè)的合同管理部門，既有利于促進(jìn)合同管理的專業(yè)性、規(guī)范化，又有利于降低合同管理風(fēng)險，增加甲方經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)市場競爭力。所以，甲方要重視合同管理部門，挑選并培養(yǎng)有相關(guān)專業(yè)知識與經(jīng)驗的人員，保證合同管理工作的順利開展。

（二）加強(qiáng)風(fēng)險控制

內(nèi)部控制視角下的建設(shè)工程合同管理，一個重要手段就是加強(qiáng)風(fēng)險控制。建設(shè)工程合同中涉及到很多風(fēng)險因素，比如合同違約、合同糾紛以及工程質(zhì)量問題等，都會給甲方的經(jīng)濟(jì)效益以及信譽(yù)帶來嚴(yán)重影響。甲方要想對風(fēng)險進(jìn)行有效管控，就應(yīng)該建立起一套完整的風(fēng)險評估與預(yù)警機(jī)制。在合同訂立之前，要對合同內(nèi)容做出全面詳細(xì)的風(fēng)險評價，確定可能存在的風(fēng)險因素、制定風(fēng)險應(yīng)對措施；在合同執(zhí)行過程中，要密切關(guān)注合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，避免風(fēng)險的擴(kuò)大與加??；另外，甲方還應(yīng)該建立風(fēng)險報告與溝通機(jī)制。合同管理部門要定期將合同履行情況及風(fēng)險問題匯報給主管領(lǐng)導(dǎo)，使甲方能夠及時作出決定與調(diào)整。與此同時，合同管理部門也要和其他部門加強(qiáng)溝通交流，一起處理合同中的風(fēng)險。加強(qiáng)風(fēng)險控制，有利于降低建設(shè)工程合同管理風(fēng)險概率、提升甲方經(jīng)濟(jì)效益、增強(qiáng)市場競爭力。所以，甲方要重視風(fēng)險控制，建立健全風(fēng)險評估與預(yù)警機(jī)制，以保證合同管理工作的順利開展。

（三）明確合同內(nèi)容

明確內(nèi)部控制語境下的合同內(nèi)容，是建設(shè)工程合同管理中的另一個重要手段。合同是當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)的約定書，其內(nèi)容清晰明了，對維護(hù)當(dāng)事人權(quán)益、減少爭議至關(guān)重要。為保證合同內(nèi)容清晰明了，甲方在簽訂合同前應(yīng)認(rèn)真審核、修訂合同條款；合同條款應(yīng)當(dāng)載明當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)、工程范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工期、支付方式等主要內(nèi)容，切忌含混不清或者有歧義。同時，合同應(yīng)當(dāng)對違約責(zé)任、爭議解決方式等作出明確規(guī)定，使簽約雙方可以按照合同的約定行事。甲方相關(guān)部門在審查合同時，要注意對合同細(xì)節(jié)的控制。合同中的每一個字、每一句話、每一個標(biāo)點符號，都要認(rèn)真推敲并加以證實，以保證內(nèi)容準(zhǔn)確完整；另外，甲方還應(yīng)注意合同的格式條款、特殊條款等，以保證其與法律法規(guī)、行業(yè)慣例等保持一致。明確合同內(nèi)容有利于降低建設(shè)工程合同糾紛與爭議的發(fā)生率，提升合同履行效率與成效。所以，甲方在進(jìn)行合同管理的過程中，要十分重視合同內(nèi)容是否清晰明了，以保證合同能真正發(fā)揮其對當(dāng)事人行為的約束作用，維護(hù)當(dāng)事人的權(quán)益。

（四）科學(xué)界定權(quán)利和義務(wù)

就建設(shè)工程合同管理而言，對合同當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)的科學(xué)認(rèn)定是保證合同得以順利實施的關(guān)鍵。在甲方內(nèi)部控制環(huán)境中，這一環(huán)節(jié)顯得尤為關(guān)鍵。因為它直接影響到企業(yè)的財務(wù)狀況和公眾形象。權(quán)利與義務(wù)的科學(xué)認(rèn)定，要求合同當(dāng)事人在訂立合同的時候必須對合同的內(nèi)容有深入的分析與了解。雙方都應(yīng)在合同中明確自己的職責(zé)、義務(wù)和權(quán)益，并確保合同的條款與法律法規(guī)和行業(yè)的常規(guī)相一致。同時，合同內(nèi)的各項條款應(yīng)當(dāng)是明確和具體的，以避免含糊不清和產(chǎn)生歧義，從而降低可能出現(xiàn)的糾紛。

權(quán)利與義務(wù)的認(rèn)定要充分考慮契約的現(xiàn)實條件與特定需要。比如在簽訂工程合同時，當(dāng)事人要對項目的范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工期和付款方式等主要信息有清楚的了解，并且要根據(jù)具體情況靈活調(diào)整；另外，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)對違約責(zé)任、爭議解決方式等作出明確的規(guī)定，使其在履行合同時可以按照合同的約定辦理；最后，權(quán)利與義務(wù)的科學(xué)認(rèn)定也要求合同當(dāng)事人之間必須保持緊密的交流與合作。在執(zhí)行合同的過程中，雙方都應(yīng)高度重視合同的執(zhí)行狀況，及時識別并處理出現(xiàn)的問題。如發(fā)生爭議或者糾紛，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)主動溝通并找到妥善的解決措施，以保證合同順利實施。

科學(xué)合理地規(guī)定權(quán)利和義務(wù)是建設(shè)工程合同管理的重要一環(huán)，有利于明確當(dāng)事人的職責(zé)與義務(wù)，減少爭議與糾紛的產(chǎn)生，提高合同履行效率與成效。所以，內(nèi)部控制背景下工程建設(shè)企業(yè)要十分重視科學(xué)合理地規(guī)定權(quán)利與義務(wù)，保證合同內(nèi)容合理公正。以某大型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目為例，它涉及到眾多的參與主體，其中有業(yè)主、承包商、設(shè)計單位以及監(jiān)理單位。為保證工程順利實施，雙方當(dāng)事人在合同中明確規(guī)定了自己的權(quán)利和義務(wù)。比如業(yè)主是工程的倡導(dǎo)者，在合同上要確定工程的對象、范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及工期要求等，要求承包商按協(xié)議完成工程。同時，業(yè)主還要保證按合同規(guī)定的支付方式及時支付工程款項。承包商作為工程實施方，也要將自己所承擔(dān)的施工內(nèi)容，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及工期要求等在合同規(guī)定的范圍內(nèi)確定下來，承諾按業(yè)主要求完成工程。與此同時，承包商還要求業(yè)主按合同規(guī)定的期限及方式支付工程款項，并且有權(quán)在合同規(guī)定的限度內(nèi)有更改索賠及其他內(nèi)容的條款。監(jiān)理單位是工程的輔助方。雙方都有明確的責(zé)任與義務(wù)體現(xiàn)在合同之中，比如設(shè)計單位要提供滿足工程需要的設(shè)計文件；監(jiān)理單位有責(zé)任監(jiān)督管理施工過程，保證施工的質(zhì)量與安全。

（五）監(jiān)控合同履行情況

以內(nèi)部控制為前提，對建設(shè)工程合同履行狀況進(jìn)行實時監(jiān)控，是保證合同成功實施的重要環(huán)節(jié)。合同履行情況直接影響甲方的經(jīng)濟(jì)利益與信譽(yù)，為保證實時監(jiān)控合同履行情況，甲方應(yīng)當(dāng)建立合同履行情況監(jiān)控機(jī)制。可以采用定期檢查、實地考察和數(shù)據(jù)分析相結(jié)合的方法，全面調(diào)查合同執(zhí)行情況，內(nèi)容應(yīng)涉及工程進(jìn)度、質(zhì)量狀況和款項支付等情況。甲方對查出的問題要及時處理，同時要和對方溝通，以保證問題得到妥善解決；另外，甲方應(yīng)當(dāng)建立合同履行報告制度。合同管理部門有責(zé)任周期性地向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報合同的執(zhí)行狀況。包括遇到的問題以及可能的解決策略等，這有利于甲方及時掌握合同履行情況，做出相應(yīng)的決策與調(diào)整。實時關(guān)注合同履行情況，有利于甲方及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題，保障合同順利履行。同時也有利于甲方對合同對方履約能力及信譽(yù)度的考察，并為后續(xù)合作提供參考依據(jù)。所以，在內(nèi)部控制背景下甲方要十分重視實時監(jiān)控合同履行情況。

（六）解決合同糾紛

就建設(shè)工程合同管理而言，解決合同糾紛是一個必然環(huán)節(jié)。內(nèi)部控制視角下有效處理合同糾紛，這對保障甲方利益與信譽(yù)具有重要的意義。在合同糾紛出現(xiàn)的情況下，甲方要立即啟動合同糾紛處理機(jī)制，組織專業(yè)團(tuán)隊深入理解與分析爭議，厘清爭議性質(zhì)、成因及所涉法律問題。接下來，要依據(jù)合同內(nèi)容及法律法規(guī)制定適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案。通過與合同另一方的交流協(xié)商，力求得到雙方均可接受的結(jié)果。在協(xié)商沒有結(jié)果的情況下，甲方可考慮通過法律手段化解合同糾紛。甲方在運用法律手段之前要對法律風(fēng)險及經(jīng)濟(jì)成本進(jìn)行全面評估，以保證解決方案可行性和效果。與此同時，甲方也要與法務(wù)部門緊密溝通，合理利用法律手段有效解決爭議。甲方在處理合同糾紛的過程中要注意維護(hù)自己的權(quán)益與利益。在談判時，甲方要堅持原則，據(jù)理力爭保證自己的權(quán)益不受侵犯。與此同時，甲方也應(yīng)該注意保持自己的信譽(yù)與形象，以免爭議帶來負(fù)面影響。處理合同糾紛是建設(shè)工程合同管理的重要一環(huán)，合理高效地處理合同糾紛，有利于保障企業(yè)的利益與信譽(yù)，增強(qiáng)企業(yè)在市場中的競爭力。所以，在內(nèi)部控制背景下企業(yè)要重視化解合同糾紛。以某商業(yè)綜合體建設(shè)工程為例，在履行合同的過程中發(fā)生了工程款的給付爭議。業(yè)主以承包商未按合同規(guī)定的質(zhì)量、進(jìn)度完成施工任務(wù)而拒付余款；而承包商認(rèn)為業(yè)主沒有按合同規(guī)定的工期及方式付款，造成施工進(jìn)度阻滯。當(dāng)雙方談判沒有結(jié)果時，項目管理團(tuán)隊出面解決爭議。先組織雙方深入交流溝通，詳細(xì)了解爭議情況及當(dāng)事人訴求。隨后他們依據(jù)合同內(nèi)容及有關(guān)法律法規(guī)制定出適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案。其中包括調(diào)整工程款付款方式，延長工程款期限等；最后，由項目管理團(tuán)隊協(xié)調(diào)促成，各方形成共識，簽署補(bǔ)充協(xié)議，爭議得以妥善化解。這個案例說明在建設(shè)工程合同管理過程中，合同糾紛問題的及時有效處理，對保障合同當(dāng)事人權(quán)益具有十分重要的意義。

（七）合同存檔管理

合同存檔管理是保證合同安全完整、可檢索的關(guān)鍵。其中，可以利用數(shù)字化技術(shù)管理合同檔案。數(shù)字化存檔也就是掃描合同形成電子文檔，構(gòu)建結(jié)構(gòu)化的電子存檔系統(tǒng)，以方便查找與檢索。與此同時，還要實施物理存檔。尤其是對需要保存原始文件的契約，使用專業(yè)合同管理軟件能夠較好地追蹤合同生命周期。其中包括合同簽訂、實施及期滿的各個階段。不論選用何種方式，均需要在符合有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)的前提下保證合同合法與完整。這將使合同管理更有效率、風(fēng)險更低。

結(jié)語：

在建設(shè)工程中，合同作為推動各個建設(shè)活動實施的重要保障，所產(chǎn)生的作用不可忽視。因此，為了提高合同管理工作的針對性，相關(guān)建設(shè)單位要站在內(nèi)部控制的視角完善合同管理工作模式，有序規(guī)劃不同的合同管理方案，全方位保障合同的可控性，促進(jìn)建設(shè)工程的順利實施。