問：用Excel進行大量數(shù)據(jù)錄入時難免會出錯，而檢查錄入錯誤更是一件不容易的事情。請問，有沒有什么辦法可以幫我解決這個難題？
　　
　　答：正確地錄入數(shù)據(jù)是保證統(tǒng)計工作有效進行的前提條件。要確保數(shù)據(jù)錄入正確，除小心謹慎外，還要掌握一些必要的技巧。
　　1．限定“數(shù)據(jù)有效性”，確保錄入數(shù)據(jù)在范圍內(nèi)
　　一般情況下，在一個表格結(jié)構(gòu)中，相同字段的數(shù)據(jù)總是在一定范圍內(nèi)，比如“姓名”字段為文本數(shù)據(jù)類型，其長度為2～4個漢字；學(xué)生“考試成績”字段為整數(shù)或小數(shù)，其范圍介于0～150之間。根據(jù)這一特點，可以在錄入數(shù)據(jù)之前，設(shè)置表行或表列數(shù)據(jù)的錄入允許值范圍（表頭除外）。在規(guī)定范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)能順利錄入，超出范圍的數(shù)據(jù)系統(tǒng)會發(fā)出拒絕錄入的警告，這樣就大大降低了數(shù)據(jù)錄入的錯誤率。具體操作過程是：執(zhí)行“數(shù)據(jù)”→“有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“設(shè)置”選項卡。在控制數(shù)據(jù)錄入范圍的“有效性條件”本文框的“允許值”下拉列表中，按照需求，選擇合適的數(shù)值類型，填寫最小值、最大值即可。
　　2.利用“替換”功能，消除文字錄入中誤輸入的空格
　　在錄入文字時，往往由于各種原因，會在所輸入的一組文字的中間或前、后產(chǎn)生空格，有時靠肉眼無法復(fù)核錯誤，尤其是在空格出現(xiàn)在文字前或后，單元格格式又分別設(shè)置在“靠右”或“靠左”對齊時。這種隱含的錯誤會直接導(dǎo)致Excel運算結(jié)果的錯誤。其糾錯辦法是：執(zhí)行“編輯”→“替換”命令，打開“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”文本框中輸入一個空格，在“替換為”文本框中不做任何輸入，單擊“全部替換”。整個工作表中錯誤錄入的所有空格全部消除。
　　3.通過“圈釋無效數(shù)據(jù)”，查找錄入錯誤
　　提前進行了數(shù)據(jù)有效性設(shè)置，但在區(qū)域內(nèi)粘貼了其他區(qū)域的數(shù)據(jù)，或區(qū)域內(nèi)運用了公式計算時，也有可能產(chǎn)生錯誤。其解決辦法如下：執(zhí)行“工具”→“公式審核”→“顯示‘公式審核’工具欄”命令，在Excel窗口中添加“公式審核”工具。單擊工具欄上的“圈釋無效數(shù)據(jù)”按鈕，則超范圍數(shù)據(jù)被一一圈釋出來。
　　
　　（作者：呂維智河北黃驊市第三中學(xué)）
　　
　　答：Excel XP版本的電子表格具備語音功能，它能夠在輸入數(shù)據(jù)或進行數(shù)據(jù)核對時，讀出輸入的數(shù)據(jù)，從而減少輸入錯誤的幾率。
　　第一步，安裝“從文本到語言”轉(zhuǎn)換程序。具體方法如下：打開Microsoft Office安裝程序，選中“添加或刪除功能”，單擊“下一步”，在“要安裝的功能”對話框中，點擊“Microsoft Excel for Windows”一項前的“+”，選擇“從文本到語言”選項中的“從本機運行”，再單擊“更新”即可。
　　第二步，添加“從文本到語言”工具欄。具體方法是：選中“工具”菜單中的“自定義”，在“自定義”對話框中的“命令”中選擇“工具”，從左側(cè)的“類別”中選擇“工具”，再從右面的“命令”中選中“顯示‘文本到語言’工具欄”，將其拖放到“工具”菜單中。
　　第三步，從“工具”菜單中，單擊“顯示‘文本到語言’工具欄”。在出現(xiàn)的工具欄中，從左到右的五個按鈕分別就是：“朗讀單元格”、“停止朗讀”、“按行”、“按列”和“按回車鍵開始朗讀”。其中“按回車鍵開始朗讀”的作用是每輸入一個數(shù)據(jù)就朗讀一個數(shù)據(jù)。若想取消此功能，只需再單擊一次即可。其他四個按鈕的功能很簡單，這里不再贅述。
　　第四步，在電腦的“控制面板”中，找到并單擊“語音”圖標(biāo)，在對話框的“語音選擇”選項中選擇所需的語言即可?！癕icrosoft Sam”是英語，遇到英語單詞按字母逐個讀出；“Microsoft Simplified Chinese”是漢語。兩者不能兼用。另外，還可以根據(jù)需要改變朗讀時的語音速度。
　　
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