趙　佳

摘要：高校基層行政人員的日常工作具有繁雜性、規(guī)律性、突發(fā)性等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)降低了工作時(shí)間的使用效率。采取詳細(xì)記錄、總結(jié)分析、制訂工作計(jì)劃、培養(yǎng)合理的工作方法與習(xí)慣等一些時(shí)間管理措施，能有效提高工作效率。

關(guān)鍵詞： 高校 基層行政人員 時(shí)間管理 效率

所謂時(shí)間管理，通俗的說是將時(shí)間看作一種有效的資源，加以科學(xué)的管理和利用，達(dá)到充分發(fā)揮時(shí)間價(jià)值，提高工作效率的目的。高?；鶎有姓藛T不僅包括學(xué)校各機(jī)關(guān)部門的行政科員，也包括各個(gè)院系的行政秘書、教務(wù)秘書、教研室管理人員等，他們作為學(xué)校日常工作的主體，是高校各項(xiàng)方針、政策、規(guī)范的執(zhí)行者與實(shí)施者，是高校教學(xué)工作能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障。雖然高?；鶎有姓ぷ鞣N類比較多，內(nèi)容涉及的比較繁雜，但在工作上卻具有一些類似的特點(diǎn)。通過對(duì)此類工作特點(diǎn)的總結(jié)與分析，采取合理的、有針對(duì)性的解決措施，可大大改善高?；鶎有姓藛T工作時(shí)間的管理水平，提高工作效率。

一、高校基層行政工作的主要特點(diǎn)

因?yàn)楦咝；鶎有姓ぷ骶哂蟹彪s性、規(guī)律性、突發(fā)性等特點(diǎn)，工作人員很容易受影響，而產(chǎn)生時(shí)間使用合理，工作效率低下的問題。

1.工作的繁雜性

基層行政部門多是高校整體工作的中心樞紐，每日要處理大量諸如統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、整理文檔、撰寫材料、接聽咨詢電話、接待來人來訪等工作。這些工作類型繁多，缺乏關(guān)聯(lián)性、連續(xù)性；各類工作任務(wù)的性質(zhì)不同、重點(diǎn)不一，獨(dú)立性較強(qiáng)，純事物性工作數(shù)量多，并多有明確的時(shí)間期限，行政人員在進(jìn)行工作時(shí)，很容易產(chǎn)生過大壓力，導(dǎo)致身心疲憊，注意力不集中，造成時(shí)間使用混亂、不合理，辦事隨意性強(qiáng)，工作效率下降。

2.工作的規(guī)律性

基層行政工作在每年固定的時(shí)間段內(nèi)，都有相同的工作中心，比如教學(xué)部門安排期末考試與課程表，財(cái)務(wù)部門做帳，招生部門安排入學(xué)考試等等，此類工作為例行工作，工作內(nèi)容集中，有明確的開始和結(jié)束期限，年復(fù)一年，反復(fù)周轉(zhuǎn)。在一些單位部門，例行工作任務(wù)量比較大，而規(guī)定完成時(shí)間比較短，會(huì)造成在每年特定時(shí)間內(nèi)工作強(qiáng)度大，其他時(shí)間相對(duì)輕松。

3.工作的突發(fā)性

基層工作還包括大量計(jì)劃外的非例行工作，有突發(fā)性的特點(diǎn)，比如咨詢電話、臨時(shí)布置的任務(wù)、計(jì)劃內(nèi)工作變動(dòng)、來人來訪等等。在實(shí)際中，此類工作往往會(huì)成為高?；鶎尤粘Ｐ姓ぷ鞯闹饕獌?nèi)容。任何管理工作都是目標(biāo)、計(jì)劃、組織、控制等環(huán)節(jié)緊密銜接的統(tǒng)一系統(tǒng)，只有保證這些環(huán)節(jié)在特定時(shí)間段內(nèi)集中而迅速的完成，才能最大程度提高工作效率。例行的工作過程如果不斷因大量突發(fā)性工作干擾，而形成工作、中斷、再工作的反復(fù)局面，會(huì)導(dǎo)致行政人員心理疲勞，增加焦慮，大大降低其工作效率。

二、高?；鶎有姓藛T工作時(shí)間管理

現(xiàn)階段，高校整體行政工作環(huán)境無法明顯改變，上述特點(diǎn)依然會(huì)長期存在?；鶎有姓藛T采取一些相對(duì)簡單的時(shí)間管理措施與方法，可以迅速改善工作效率，提高時(shí)間使用價(jià)值。

個(gè)人應(yīng)首先詳細(xì)記錄、分析每天自己時(shí)間使用情況，查明自己在不同工作中，特別是在處理計(jì)劃外或者非重要工作中的時(shí)間花費(fèi)比重。按重要并緊急、重要不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急的工作性質(zhì)分成四類依次解決的順序，依據(jù)80%的時(shí)間應(yīng)該用在20%的主要工作上的原則，衡量自己目前時(shí)間使用的合理程度。如果發(fā)現(xiàn)不合理，可以針對(duì)性采取一些比較有效的工作方法。

（一） 做行政工作計(jì)劃

全面羅列本崗位上每年必須完成的與最可能進(jìn)行的工作，列為計(jì)劃內(nèi)與計(jì)劃外工作，按照年、學(xué)期、月、周、日周期逐漸細(xì)化、合理安排，為每個(gè)周期制定工作日程表，保證自己隨時(shí)清楚當(dāng)前最主要的任務(wù)目標(biāo)。在制定具體安排時(shí)，應(yīng)該注意：1.在對(duì)全年工作進(jìn)行梳理時(shí)，對(duì)一些每年時(shí)間確定、完成期限短并且工作量大的工作，應(yīng)提前下手，制定長遠(yuǎn)計(jì)劃，按完成時(shí)間由后向前安排，將工作量平攤，每過一段時(shí)間完成一部分，避免期限前的集中突擊。2.制定日程表要以自己的實(shí)際工作記錄分析為基礎(chǔ)，對(duì)于突發(fā)性工作比較多的崗位，要事先預(yù)留出彈性時(shí)間，有應(yīng)對(duì)預(yù)案。3.每項(xiàng)工作最好限定一個(gè)最后的完成期限，防止人為拖拉。

（二） 培養(yǎng)正確的工作方法

有工作計(jì)劃指導(dǎo)后，在著手每項(xiàng)具體工作前，要做好全面、系統(tǒng)的準(zhǔn)備工作。以結(jié)果為導(dǎo)向，確定工作目標(biāo)、步驟，思考當(dāng)前最佳、最簡捷的工作方法，收集相關(guān)數(shù)據(jù)材料，協(xié)調(diào)好相關(guān)的部門人員。不用擔(dān)心會(huì)因此耽誤過多時(shí)間，前期良好的準(zhǔn)備，往往能避免返工，保證后期任務(wù)更快更好的完成。

在同時(shí)要處理多項(xiàng)工作時(shí)，采取主攻一項(xiàng)，兼顧其他，分散與集中相互結(jié)合，同時(shí)推進(jìn)的方法。當(dāng)處在各類性質(zhì)工作交織中時(shí)，人不能被最近出現(xiàn)的任務(wù)牽的團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)；要先分清楚當(dāng)前計(jì)劃中最重要的目標(biāo)，合理分配時(shí)間，盡量騰出整塊的時(shí)間，一次性處理一件事情，力求徹底解決；或完成到一定階段，再轉(zhuǎn)向次重要的任務(wù)。可將內(nèi)容相似的工作合并完成；不同性質(zhì)工作交替進(jìn)行，比如長時(shí)間伏案工作后，應(yīng)安排休息或者諸如整理文檔等動(dòng)手不動(dòng)腦的工作，既充分利用零碎時(shí)間，又提高了效率。

（三） 養(yǎng)成高效率的工作習(xí)慣

一些其貌不揚(yáng)的工作習(xí)慣能在不知不覺中提高時(shí)間管理水平。首先，接受任務(wù)要即時(shí)完成。第一時(shí)間將任務(wù)處理完畢，能克服人的惰性，減少拖拉，防止未完成工作的逐漸堆積。其次，盡早、主動(dòng)與工作相關(guān)部門與人員溝通，學(xué)會(huì)適應(yīng)協(xié)調(diào)方的工作習(xí)慣，設(shè)法與自己工作相匹配，爭取最優(yōu)配合。第三，工作程序化，文檔材料系統(tǒng)化。注意隨時(shí)整理文件、材料，減少因臨時(shí)需要而尋找的時(shí)間；每次解決計(jì)劃外的突發(fā)工作后，要注意記錄歸檔，制作類似情況下的應(yīng)對(duì)預(yù)案。

工作時(shí)間管理的好壞與個(gè)人尋求改善管理水平的主動(dòng)性、積極性有關(guān)，也與個(gè)人是否經(jīng)常思考，及工作經(jīng)驗(yàn)的積累程度有關(guān)。時(shí)間管理聽似很神秘，看似很復(fù)雜，但只要高?；鶎有姓藛T稍微付出一些努力去思考、去改進(jìn)，工作效率就會(huì)顯著提高。

作者簡介：趙佳（1981.11-），男，北京師范大學(xué)管理學(xué)院碩士畢業(yè)，研究方向?yàn)樾姓芾怼⒔逃芾?，現(xiàn)任職于中央民族大學(xué)舞蹈學(xué)院教學(xué)辦。