檔童刃等

檔童刃茂躍老姜石克白樺興利吳翠英牛二強(qiáng)丁從建亓?xí)匀A王霞豫同仁濮檔人

檔童刃：最近，我們檔案館要升級(jí)，為了使庫(kù)房的檔案實(shí)體看著美觀，單位組織全體人員加班加點(diǎn)換卷盒，把原來(lái)的卷盒換成新的統(tǒng)一的卷盒，這種所謂的“檔案規(guī)范化整理”恐怕全國(guó)并非“獨(dú)此一家，別無(wú)分店”，相反可能“分店遍及全國(guó)”。我想不明白的是這種所謂的“檔案規(guī)范化整理”的最終目的何在?是為了美觀，還是為了升級(jí)，抑或是為了別的什么?我們知道檔案工作的最終目的是為了延長(zhǎng)檔案壽命和提供利用，那么這種所謂的“檔案規(guī)范化整理”對(duì)延長(zhǎng)檔案壽命和提供利用究竟是“利大于弊”還是“弊大于利”哪?如果“弊大于利”，那么這種所謂的“檔案規(guī)范化整理”還有沒(méi)有必要?“檔案規(guī)范化整理”應(yīng)當(dāng)何去何從?

茂躍：我認(rèn)為“檔案規(guī)范化整理”的確很有必要，但“為了使庫(kù)房的檔案實(shí)體看著美觀，單位組織全體人員加班加點(diǎn)換卷盒，把原來(lái)的卷盒換成新的統(tǒng)一的卷盒”的所謂“規(guī)范化整理”是沒(méi)有必要的。歷史上形成的檔案整理結(jié)果應(yīng)當(dāng)予以尊重，否則豈不造成人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)?但許多人一提到規(guī)范化整理，就想到了“一刀切”，就要求外在的形式上的東西整齊劃一，這樣給評(píng)審專(zhuān)家看起來(lái)就特別美觀。這真有點(diǎn)形式大于內(nèi)容的味道。記得陳兆祦教授在一篇文章中介紹了美國(guó)對(duì)非永久保存檔案的整理，甚至連訂書(shū)針都不拆，裝在一個(gè)大盒子里，只要能找到就行了。他們重視的是需要永久保存的檔案，特別務(wù)實(shí)。不搞什么花架子。

老姜：90年代初，我在檔案館整理過(guò)民國(guó)檔案，經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)都有。經(jīng)驗(yàn)是：有助于建立和完善目錄。民國(guó)檔案有案卷目錄而沒(méi)有卷內(nèi)目錄，因此，對(duì)民國(guó)檔案的整理本著“有目可查，查之必準(zhǔn)”的原則，這項(xiàng)原則也是整理的目的。其中，“查之必準(zhǔn)”是對(duì)檔案整理人員的素質(zhì)要求。教訓(xùn)是：由于民國(guó)檔案原卷較厚，需要分卷，分卷就要更換卷皮。許多古色古香的原卷皮扔掉了。另外，許多民國(guó)檔案卷頁(yè)經(jīng)裱糊之后，原清晰的紅色字跡擴(kuò)散嚴(yán)重，當(dāng)下的所謂規(guī)范化整理一定要突顯整理的目的性即便于“利用”以及對(duì)案卷的“保護(hù)”，舍此，就有形式化之嫌。

石克：檔案整理原則中有這樣一條原則：充分尊重和利用原有的整理結(jié)果。所以說(shuō)整理的目的是為了便于保管和利用，并不是為了升級(jí)或者美觀，當(dāng)然在不影響檔案自身的保管利用的前提下，做到整齊美觀更好。但如果為了美觀而大動(dòng)干戈，非要統(tǒng)一裝具，就有點(diǎn)違背檔案館升級(jí)的初衷和檔案整理的原則了。而且不同時(shí)期的裝具不同，正好也是檔案整理、保管條件的一種演變過(guò)程，從某種意義上來(lái)說(shuō)，這也是檔案館的一筆財(cái)富。

白樺：我認(rèn)為檔案規(guī)范化整理是檔案工作正規(guī)化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，卷盒的規(guī)范化是加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理的必要手段，也是檔案規(guī)范化整理的重要組成部分。我認(rèn)為卷盒的更換不僅僅為了美觀，更重要的是方便提供利用和延長(zhǎng)檔案壽命，還可以大大提高檔案管理的效益。關(guān)于卷盒是否需要更換問(wèn)題，從節(jié)約成本方面講，要看卷盒有沒(méi)有更換的必要，會(huì)不會(huì)出現(xiàn)“重復(fù)性建設(shè)”的現(xiàn)象，如果該換，那么就應(yīng)該立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，樹(shù)立精品意識(shí)，把好鋼用在刀刃上。該花的錢(qián)要花，不能只顧眼前、不顧長(zhǎng)遠(yuǎn)，只顧省錢(qián)、不顧質(zhì)量；如果不該換，不該花的錢(qián)堅(jiān)決不花。

興利：有的時(shí)候，這種所謂的規(guī)范化整理就是對(duì)檔案的破壞。且不說(shuō)換檔案盒，就是檔案本身，先是將卷內(nèi)文件目錄工整地抄寫(xiě)一遍，后來(lái)又打印一遍，現(xiàn)在又搞檔案數(shù)字化，再拆開(kāi)掃描一遍，不知道什么時(shí)候是個(gè)頭。有的時(shí)候，這種折騰是上級(jí)逼的，但有的時(shí)候，是自身工作不扎實(shí)。只有在這上面打轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，弄個(gè)表面光鮮罷了。

吳翠英：我們檔案館升級(jí)時(shí)更注重的是內(nèi)容，如補(bǔ)充、完善頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷標(biāo)題等，對(duì)館內(nèi)全部檔案進(jìn)行檢查補(bǔ)充完善，然后在全部檔案數(shù)據(jù)錄入完畢的基礎(chǔ)上，重新打印了案卷目錄。過(guò)去手抄目錄筆跡不統(tǒng)一、抄寫(xiě)的不規(guī)范、案卷目錄封面、說(shuō)明、目次、備考表等不齊全。因此，檢查案卷質(zhì)量、修改、完善、補(bǔ)充案卷存在問(wèn)題，這是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理必須做的工作。如果案卷盒、卷皮破損更換也是為了更好的保護(hù)檔案也是應(yīng)該的，但沒(méi)必要全部更換。

牛二強(qiáng)：從直覺(jué)上說(shuō)，這種形式上的規(guī)范整理也有很多優(yōu)點(diǎn)，先不說(shuō)優(yōu)點(diǎn)是什么，說(shuō)點(diǎn)個(gè)人感受吧!我們單位近幾年陸續(xù)更換了1970年以前的大部分產(chǎn)品檔案盒，同時(shí)也梳理了檔案，美觀就不用說(shuō)了，利用起來(lái)也覺(jué)的爽心悅目，感覺(jué)比沒(méi)有換的良好多了!當(dāng)然，我們不是為了升級(jí)，也不是為了應(yīng)付檢查，而是拿自己管理經(jīng)費(fèi)搞。再說(shuō)還有一部分沒(méi)有更換的設(shè)備檔案，有些脊背簽直接貼到了隨機(jī)資料的硬質(zhì)夾子上，不美觀不說(shuō)，頂?shù)妹芗芤埠喜簧?，我現(xiàn)在還尋思著早點(diǎn)換掉呢!今年六月份，在一次檔案工作大檢查中，我們發(fā)現(xiàn)一些部門(mén)資料室的檔案盒破爛不堪，霉變嚴(yán)重，我們便提出更換的要求，得到了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，短短兩個(gè)月內(nèi)他們就整改完畢。效果良好!因此，形式上的規(guī)范也很有必要，關(guān)鍵是看一個(gè)度該怎樣把握!

丁從建：檔案規(guī)范化整理既是個(gè)檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題，也是個(gè)認(rèn)識(shí)論中的認(rèn)知水平問(wèn)題，既有檔案整理操作實(shí)質(zhì)內(nèi)容，也有整理結(jié)果后的形式顯現(xiàn)；既包括如何保管好實(shí)體檔案的問(wèn)題，又牽涉到檔案資源的現(xiàn)實(shí)利用需要。我的看法是，既要把檔案規(guī)范化整理本身作為一種文化來(lái)對(duì)待，有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，明確的操作要素和程序，又要把檔案規(guī)范化整理作為一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)待，嚴(yán)格遵循國(guó)家已經(jīng)出臺(tái)的相關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，把檔案整理好。

亓?xí)匀A：在此就電子文件的規(guī)范化問(wèn)題談點(diǎn)想法，我認(rèn)為我們應(yīng)當(dāng)抓緊制訂電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。因?yàn)槟壳稗k公過(guò)程中形成的各類(lèi)電子文檔大多是按照個(gè)人使用習(xí)慣存放在各個(gè)人微機(jī)或其它存儲(chǔ)介質(zhì)中，不便于電子文檔的統(tǒng)一和規(guī)范整理，而電子檔案的記錄格式、載體、形式有別于紙質(zhì)檔案，急需有一個(gè)完善的工作標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范電子文檔管理，如電子文檔的登記標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)以及專(zhuān)利維護(hù)等等，這些標(biāo)準(zhǔn)的制定可以參照文書(shū)檔案的某些做法，但又不能照搬，這是實(shí)現(xiàn)電子文檔規(guī)范化管理的重要突破口。

王霞：我想從另一個(gè)角度談一點(diǎn)個(gè)人的想法：“規(guī)范化”后反映規(guī)范化過(guò)程、內(nèi)容的文字記錄規(guī)范化了嗎?這個(gè)問(wèn)題聽(tīng)著拗口，理解其實(shí)不難。這就說(shuō)到了全宗卷內(nèi)容的補(bǔ)充和規(guī)范問(wèn)題。老檔案都知道。每一次的規(guī)范化整理，案卷實(shí)體的本來(lái)面目都有或多或少的改變，這樣下去檔案的原始記錄性就有被篡改的感覺(jué)，那么唯一的辦法就是把規(guī)范化過(guò)程中被規(guī)范的地方用文字說(shuō)明記錄下來(lái)，以備后人了解、研究。但是。這個(gè)把檔案規(guī)范化整理內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化記錄的環(huán)節(jié)卻往往被忽略，這也是近幾年來(lái)全宗卷內(nèi)容不充實(shí)、不完善的原因之一吧。因此，從這個(gè)角度上講，本人認(rèn)為檔案規(guī)范化整理，不能只局限于對(duì)檔案實(shí)體規(guī)范化整理，更要注重檔案規(guī)范化整理記