翟雷遠(yuǎn)

尊敬的編輯老師：

我是某大型國企檔案館的一名檔案員，主要負(fù)責(zé)我館的信息化建設(shè)工作。隨著單位整體信息化水平的提高，檔案信息化建設(shè)也被提上了議事日程。最近領(lǐng)導(dǎo)提出要購置一套檔案管理軟件，于是我們與幾個(gè)軟件公司進(jìn)行了聯(lián)系。這些軟件公司都是王婆賣瓜、自賣自夸，我們根本沒法判斷哪一個(gè)好，究竟應(yīng)該怎樣選購軟件，我們一點(diǎn)底都沒有。希望編輯老師能給我們提一些好的建議。謝謝!

蘭臺蜂

隨著檔案信息化技術(shù)日益成熟，名目繁多的檔案管理軟件被相繼推出。這為檔案部門在檔案管理軟件選擇上提供了較大的空間，同時(shí)也容易造成檔案部門在選擇中的猶豫不定。筆者僅就如何選購檔案管理軟件提供一些思路。

1做好需求分析。在選擇檔案管理軟件前必須先弄清楚本單位實(shí)際情況和自己工作需要。如是否需要檔案管理軟件?為什么需要?現(xiàn)有的軟、硬件條件能否支持檔案管理軟件的正常運(yùn)行?通過檔案管理軟件的使用想達(dá)到什么樣的效果等。不清楚這些，其選擇將是盲目和無效的。單位性質(zhì)、經(jīng)濟(jì)狀況、檔案數(shù)量、館藏結(jié)構(gòu)的差異，影響其對檔案管理軟件的需求，如有的檔案部門擬同時(shí)建設(shè)電子文件中心和數(shù)字檔案館，那么其對檔案管理軟件功能的要求就比較全面：有的只是想實(shí)現(xiàn)館藏檔案目錄的數(shù)字化檢索，其要求就比較簡單。再如，有的檔案部門原來已在單機(jī)版軟件中輸入了數(shù)萬條的目錄數(shù)據(jù)，現(xiàn)在要更新軟件，那就必須考慮這些數(shù)據(jù)的遷移等問題。沒有絕對通用的檔案管理軟件，必須明白自己的需要并清楚地向軟件商表達(dá)，才能選購到滿意的軟件。

2檔案管理軟件要與硬件環(huán)境配置相兼容。檔案管理軟件的使用必須依賴于相應(yīng)的硬件環(huán)境，不同的軟件對硬件配置的要求不同。購置軟件時(shí)應(yīng)當(dāng)先摸清現(xiàn)有硬件配置情況，然后再選擇軟件，所選軟件的運(yùn)行要求不能高于硬件配置，否則所購置的軟件可能無法運(yùn)行。硬件環(huán)境不僅僅只是計(jì)算機(jī)，還包括服務(wù)器、防火墻、數(shù)據(jù)庫等。如為了確保檔案數(shù)據(jù)的安全，網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件在數(shù)據(jù)安全方面必須實(shí)現(xiàn)兩個(gè)服務(wù)器的物理隔離，這就要求配置相關(guān)的安全設(shè)備。

3檔案管理軟件的性能要符合要求。檔案管理軟件的核心是在檔案業(yè)務(wù)而不是技術(shù)，采用新的技術(shù)固然好，但開發(fā)技術(shù)本身絕對不能代表軟件的核心價(jià)值。選購檔案管理軟件，首先應(yīng)分析該軟件是否符合國家檔案局頒布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《電子文件歸檔管理辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》及《檔案著錄規(guī)則》等法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，尤其是涉及到電子文件歸檔、移交、網(wǎng)絡(luò)資源共享、目錄中心建設(shè)的地區(qū)、部門和單位，必須使用符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理軟件。第二，要分析其功能是否齊全，是否具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，能否涵蓋本單位的所有業(yè)務(wù)，能否實(shí)現(xiàn)本單位信息化建設(shè)的各項(xiàng)目標(biāo)等。第三，該軟件必須性能穩(wěn)定、操作簡單，既要確保數(shù)據(jù)安全，又要體現(xiàn)人性化設(shè)計(jì)，便于操作。第四，該軟件的設(shè)計(jì)應(yīng)遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的需要，保持技術(shù)先進(jìn)。第五，一般要選購經(jīng)有關(guān)部門檢測，性能穩(wěn)定可靠的軟件。

4選擇可靠的軟件開發(fā)、服務(wù)商。在選擇軟件的同時(shí)，應(yīng)了解軟件開發(fā)、服務(wù)商的信譽(yù)情況。因?yàn)檐浖煌谝话愕纳唐?，購買單位對其使用必須有一個(gè)了解掌握的過程，且每個(gè)使用單位都有自己的特殊性，需對軟件功能進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，才能使其更好地發(fā)揮作用。因此，軟件開發(fā)、服務(wù)商服務(wù)質(zhì)量的好壞，將影響檔案管理軟件功能的實(shí)現(xiàn)。軟件開發(fā)、服務(wù)商的服務(wù)主要包括售前服務(wù)、售中服務(wù)、售后服務(wù)。從實(shí)際情況來看，各軟件公司的服務(wù)質(zhì)量差異很大。有的公司服務(wù)工作做得較好，能及時(shí)解決使用中出現(xiàn)的一些問題：但有的公司售后服務(wù)不盡人意，對購買了軟件的用戶在使用中出現(xiàn)的問題或提出的合理要求，以種種理由推拖，造成使用單位難以正常使用該軟件的情況屢屢發(fā)生。因此，建議該國企檔案館在購置檔案管理軟件之前，要對軟件開發(fā)、服務(wù)商進(jìn)行考察，了解其以往的信譽(yù)，看其是否有較強(qiáng)技術(shù)實(shí)力，能否提供良好的售后維護(hù)，是否具備各種老軟件數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換服務(wù)和軟件完善升級的后繼力量，等等。通過比較，選擇可靠的軟件開發(fā)、服務(wù)商。

5性價(jià)比要合理。在質(zhì)量和服務(wù)都有保障的情況下，我們應(yīng)該追求低價(jià)格。但在此我們還應(yīng)強(qiáng)調(diào)，如果買來沒用，再便宜也是浪費(fèi)。

最后，筆者提醒蘭臺蜂和同行，在決定購買某一檔案管理軟件后，一定要抓緊時(shí)間進(jìn)行測試。一般軟件購入后，軟件開發(fā)、服務(wù)商給客戶有3—6個(gè)月的試用期限。在此期間，檔案管理人員應(yīng)盡快熟悉和掌握該軟件的使用方法，對軟件的各種功能進(jìn)行試用，錄入本單位一定數(shù)量的已歸檔和未歸檔的檔案信息，并進(jìn)行實(shí)際操作，發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出本單位在使用該軟件中的一些特殊要求，讓軟件開發(fā)、服務(wù)商予以及時(shí)解決。